CC BY
203
Научно-практические аспекты применения тайм-менеджмента для повышения профессиональной конкурентоспособности выпускников вузов
Scientific and practical aspects of time management application to enhance the competitiveness of the professional graduates
Зайцева Н.А.
ZaitsevaN.A.
В статье рассматриваются научные подходы к определению сущности тайм-менеджмента, а также практические вопросы применения основ управления временем для повышения личной эффективности выпускников вузов. Обосновывается важность обучения студентов вузов навыкам тайм-менеджмента для обеспечения будущей профессиональной конкурентоспособности. Материалы статьи могут быть использованы как в образовательном процессе вузов, так и как элемент планирования выпускниками собственной профессиональной карьеры на основе использования принципов самоменеджмента и тайм-менеджмента.
The author considers scientific approaches to defining the essence of time management, as well as practical issues of application of time management fundamentals to improve graduates' personal effectiveness. There is substantiated the importance of teaching time management skills to university students for their future professional competitiveness. The article submissions can be used in the educational process of universities, as well as a part of graduates' careers planning, based on the use of self-management and time management principles. Ключевые слова: самоменеджмент, тайм-менеджмент, личная эффективность, профессиональная конкурентоспособность, студенты и выпускники вузов.
Keywords: self-management, time management, personal effectiveness, professional competitiveness, students and graduates.
В последние годы много внимания на государственном уровне уделяется вопросам повышения конкурентоспособности как российской экономики в целом, так и отдельных видов товаров и услуг. При этом есть понимание того, что их конкурентоспособность возможна только при наличии профессиональных кадров, отвечающих всем современным требованиям, т.е. обладающим профессиональной конкурентоспособностью.
Научные подходы к определению понятия «профессиональная конкурентоспособность выпускников вузов».
Само понятие «конкурентоспособность» означает способность того или иного объекта выдерживать конкуренцию (соперничество) за счет наличия каких-либо свойств (конкурентных преимуществ), позволяющих не только противостоять конкурентам, но и добиваться больших, по сравнению с ними, выгод.
Переходя к исследованию сущности понятия «профессиональная конкурентоспособность студентов и выпускников вузов», следует отметить, что данный вопрос не достаточно исследован в научном плане. Одним из исследователей в этой области является Ярошенко С.Н., который, рассматривая конкурентоспособность студентов вузов, отмечает, что «один из существенных признаков этого понятия связан с тем, что конкурентоспособность отражает не отдельное свойство или качество личности, а представляет определенную социально и профессионально значимую совокупность личностных характеристик [9, с. 250]. При этом в содержании «профессиональной конкурентоспособности студентов» должны быть отражены не просто совокупность способностей, а, в первую очередь те, которые способствуют достижению успеха в профессиональной деятельности в условиях конкуренции» [10, с. 71].
Следовательно, для определения мер по повышению профессиональной конкурентоспособности студентов и выпускников вузов важно четко
понимать, по каким параметрам в конкретном виде профессиональной деятельности они будут оцениваться.
На наш взгляд, можно выделить три вида конкурентоспособности специалиста на предприятии:
• конкурентоспособность в конкретном виде профессиональной деятельности (профессиональная конкурентоспособность, определяемая наличием конкурентных преимуществ по конкретной профессии (профессиональные компетенции));
• конкурентоспособность_на конкретном_предприятии
(организационная конкурентоспособность, определяемая наличием у сотрудника конкурентных преимуществ в рамках сложившейся корпоративной культуры предприятия (корпоративные компетенции));
• конкурентоспособность в рамках структурного подразделения (профессионально-личностная конкурентоспособность, определяемая способностью подчиненного соответствовать ожиданиям руководителя).
Следовательно, говоря в целом о конкурентоспособности выпускников вузов, необходимо учитывать то, что конкретный выпускник вуза может иметь необходимые знания и умения в рамках определенного вида профессиональной деятельности (профессиональной
конкурентоспособности), но при этом не обладать такими личностными характеристиками, которые способствуют его признанию в рамках конкретного структурного подразделения или предприятия в целом. Чаще всего это качества личности, связанные с его способностью выстраивать коммуникации по горизонтали (с коллегами по структурному подразделению (отделу, службе), другими специалистами, находящимися на одном и том же уровне иерархии), или по вертикали (как правило, со своим непосредственным руководителем или другими сотрудниками предприятия, находящимися на более высоких уровнях иерархии). В итоге его общая
конкурентоспособность, а следовательно, и карьерные перспективы в рамках данной организации или отдела могут оказаться невысокими. Следствием этого становится высокая текучесть кадров среди сотрудников в возрасте до 25 - 30 лет.
Проблемы обучения студентов вузов основам самоменеджмента и управления временем для повышения их профессиональной конкурентоспособности.
Совершенно очевидно, что весь процесс обучения студентов в вузах строится на соблюдении требований федеральных образовательных стандартов по соответствующим направлениям подготовки. Возьмем к качестве примера федеральный государственный образовательный стандарт высшего образования (ФГОС ВО) по направлению подготовки 38.03.02 Менеджмент (уровень бакалавриата), утвержденный Приказом Минобрнауки России N 7от 12.01.2016.
В пункте 5.2. данного ФГОСа ВО указывается, что выпускник, освоивший программу бакалавриата, должен обладать различными общекультурными компетенциями, среди которых указываются две компетенции, имеющие непосредственное отношение к самоменеджменту: способность к самоорганизации и самообразованию (ОК-7); способность использовать методы и средства физической культуры для обеспечения полноценной социальной и профессиональной деятельности (ОК-8).
Вместе с тем, анализ учебных планов по направлению подготовки 38.03.02 Менеджмент (уровень бакалавриата) и аннотаций рабочих программ некоторых российских вузов показывает, что там чаще всего отсутствуют отдельные дисциплины по формированию способностей студентов к самоорганизации и самообразованию, такие, как «Самоменеджмент» и «Управление временем». Вместе с тем, эти вопросы кратко рассматриваются в рамках различных дисциплин по менеджменту.
Но это делается в рамках направления подготовки «Менеджмент», а по другим направлениям подготовки такие вопросы вообще не рассматриваются в процессе обучения студентов. В итоге у студентов отсутствует комплексное представление о том, каким образом можно заниматься своей самоорганизацией и как использовать методы физической культуры для обеспечения полноценной социальной и профессиональной деятельности.
Роль тайм-менеджмента в повышении профессиональной конкурентоспособности выпускников вузов.
Прежде всего определимся с сущностью самого понятия «тайм-менеджмент». Этому посвящено множество исследований. С какими-то из них можно согласиться, с какими-то - нет.
Так сложно согласиться с мнением Д. Каунта, о том, что «тайм-менеджмент — это динамично развивающаяся отрасль менеджмента, основная задача которой заключается в выявлении методов и принципов эффективного управления временем» [6, с. 11].
Во-первых, понятие «отрасль» к менеджменту как виду профессиональной деятельности не применимо, а во-вторых, тайм-менеджмент направлен не столько на исследование «методов и принципов эффективного управления временем», сколько на практическое применение инструментов тайм-менеджмента для повышения личной и производственной эффективности.
По мнению другого специалиста в области тайм-менеджмента - Г.А. Архангельского, «тайм-менеджмент - технология, позволяющая невосполнимое время жизни использовать в соответствии с личными целями и ценностями. Поэтому целевая функция тайм-менеджмента - счастье» [1, с. 13].
Понятно, что задачей высшего образования все же является обучение студентов будущей профессии, а не то, как сделать их счастливыми. Однако
применение тайм-менеджмента позволит им более результативно и грамотно использовать время обучения в вузе, чтобы подготовиться к будущей работе и быстрее пройти процесс адаптации на новом месте работы, а также эффективнее использовать свободное от работы время для саморазвития и самореализации[8, с. 155].
Вместе с тем, важно объяснять студентам, что еще в конце прошлого века произошла смена парадигм от концепции «время-деньги» к «время -жизнь» [11, с. 14]. И от того, насколько человек научился применять методики тайм-менеджмента в рабочее и свободное время, зависит в конечном итоге и вся его жизнь: его профессиональная карьера, успех в личной жизни, состояние здоровья и т.п.
По результатам исследования, проведенного Булановой Н.А.[2, с. 24], был сделан вывод о том, что 75% рабочих торгового, технического персонала и 40% руководителей и специалистов среднего звена, принявших участие в данном исследовании, вообще не имели представления о методиках эффективной организации времени и самоменеджменте. Следовательно, если выпускник вуза будет иметь хотя бы минимальные навыки управления своим временем и самоорганизации, он будет обладать конкурентным преимуществом по сравнению с теми, кто таких навыков не имеет, а их, как видно из результатов вышеуказанного исследования, достаточно много.
Исходя из анализа существующих подходов к определению сущности тайм-менеджмента, в рамках данной статьи предлагается под тайм-менеджментом понимать процесс применения в процессе обучения в вузе и далее в производственной деятельности технологий управления рабочим и свободным временем с целью повышения профессиональной конкурентоспособности выпускников вузов.
Использование технологий тайм-менеджмента для повышения профессиональной конкурентоспособности выпускников вузов.
Сами технологии тайм-менеджмента широко известны и описаны во множестве книг по управлению временем. Важно донести до студентов вузов понимание необходимости системного и комплексного подхода к применению данных технологий в своей профессиональной и личной жизни.
В общем виде алгоритмом применения тайм-менеджмента для повышения профессиональной конкурентоспособности включает в себя несколько этапов:
1. Аналитический этап
На этом этапе проводиться анализ того, какие факторы внешней среды и как влияют на профессиональную конкурентоспособность человека, а также то, какими качествами он сам обладает. Для этого прежде всего важно понимать, какие существуют требования к специалисту в конкретном виде профессиональной деятельности. В настоящее время в нашей стране многое делается для этого - формируется национальная и отраслевые системы профессиональных квалификаций. Требования к знаниям, умениям, образованию и опыту работы указываются в профессиональных стандартах. Кроме того, в рамках конкретных видов профессиональной деятельности формируются оценочные средства (теоретические и практические задания), при помощи которых в Центрах оценки квалификаций (ЦОКах) будет оцениваться соответствие сотрудников занимаемой должности. С этими критериями оценки будущих выпускников - молодых специалистов и должны знакомить в вузах, обучать тому, как этим критериям соответствовать.
После того как определен «идеал» специалиста, оцениваются «разрывы» в уровнях компетенций как разница между требованиями к «идеальному» кандидату и тем, насколько конкретный выпускник вуза им соответствует.
2. Определение приоритетов
Совершенно очевидно, что выпускник вуза, да и любой специалист, уже работающий в отраслях народного хозяйства, не может соответствовать требованиям «идеала» на 100%. Поэтому важно выделить те требования, соблюдение которых является обязательным, и те, которые могут обеспечить наибольшее конкурентное преимущество. Для этого рекомендуется использовать принцип Парето (принцип 80:20). Перенесение содержания принципа на данный процесс определения приоритетов означает, что соответствие выпускника вуза 20% наиболее важных требований к «идеальному кандидату» обеспечит ему 80% итоговой профессиональной конкурентоспособности. При этом важно соотнести эти требования с тем, какие результаты анализа профессионально-личностных характеристик были получены на первом, аналитическом этапе. Это позволить оценить, какие меры нужно будет принять и какой ценой будет достигнуто такое соответствие конкретного выпускника вуза этим самым 20% наиболее важных требований к «идеальному кандидату».
Далее важно определить, каким образом следует распределять рабочее и свободное время с учетом этих приоритетов. Это можно сделать, например, с использованием матрицы, предложенной президентом США Эйзенхауэром. Все дела в ней классифицируются по степени важности и срочности. Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра приведен в таблице 1.
Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра [4, с. 327]
Срочные Несрочные
Важные I Критические ситуации Неотложные проблемы II Профилактика Планирование
Неважные III Вопросы, требующие незамедлительного решения Полюбившиеся дела IV Рутинные мелочи Праздное времяпрепровождение
Также хотелось бы еще обратить внимание на мнение Питера Друкера, который, говоря о расстановке приоритетов, предлагал ставить высокие цели, позволяющие существенно изменить ситуацию; искать свои собственные, оригинальные пути, позволяющие достигнуть решительного конкурентного преимущества [3, с. 112].
3. Целеполагание
Этот этап предполагает определение целей обеспечения и последующего повышения профессиональной конкурентоспособности выпускника вуза. Цели разрабатываются на длительный, средний и короткий период. Например, на 10 лет, 3 года и ближайший год, соответственно. Важно, чтобы цели были сформулированы максимально конкретно. Для этого рекомендуется использовать SMART- принцип (Specific (конкретные), Measurable (измеримые), Аchievable (достижимые, реалистичные), Relevant (актуальные), Timed (определенные во времени). Примеры целей и индикаторов их достижения приведены в таблице 2.
Примеры целей повышения профессиональной конкурентоспособности и индикаторов их достижения
Цель Индикатор достижения цели
За два года выучить английский язык на уровне Intermediate (средний уровень). Успешная сдача до 1 сентября 2018 года международных тестов: IELTS на уровень не ниже 4,5-5,5 баллов или TOEFL - 80-85 баллов
За текущий год довести навыки работы в специализированной компьютерной программе «ХХХ» до уровня профессионала Выполнение операции «Х» и «Y» в специализированной компьютерной программе «ХХХ» не более, чем за 2 и 3 минуты соответственно во время очередной производственной аттестации в 2017 году
Как видно из примеров, представленных в таблице 2, все цели и индикаторы их достижения обязательно должны быть увязаны с конкретным временным периодом. Кроме того, могут указываться конкретные ограничения по времени выполнения тех или иных видов работ (не менее одной операции «Х» за 5 минут, проектов «У» за 1 месяц и т.д.). Следовательно, достигать целей в организациях, в которых установленные такие или аналогичные ключевые показатели эффективности (КР1), может только тот, кто умеет рационально планировать свое рабочее время для выполнения поставленных задач в конкретные сроки.
4. Планирование мер по повышению профессиональной конкурентоспособности
Планирование в тайм-менеджменте означает разработку комплекса мер по достижению поставленных целей и структурирование в соответствии с этим рабочего и личного времени. На данном этапе важно оценить:
• какие результаты по повышению профессиональной конкурентоспособности должны быть достигнуты за конкретный период (месяц, квартал, год, 3 года и так далее);
• количество времени, имеющееся в распоряжении, для достижения конкретных результатов;
• очередность (приоритетность) выполнения задач в рассматриваемом периоде;
• необходимые подготовительные мероприятия, которые следует выполнить для достижения конкретных результатов.
После этого составляется план действий по повышению профессиональной конкурентоспособности.
В результате использования данного приема постепенно станет вырабатываться привычка структурирования времени при помощи его масштабирования («горизонтов планирования») - от долгосрочных целей к краткосрочным. Например, выпускник вуза сначала сформирует план своих дел на пять и более лет, из которого составит план на каждый год; а дальше будет планировать каждый месяц, каждую неделю и каждый день.
5. Учет личностных особенностей и характеристик в применении технологий тайм-менеджмента в текущей и стратегической деятельности по повышению профессиональной конкурентоспособности
Предпоследний этап данного алгоритма представляет собой повседневную деятельность по использованию в различных производственных ситуациях и личной жизни приемов повышения результативности использования времени. Приведем далее некоторые из таких приемов и методов:
5.1. Планирование рабочих и личных дел в соответствии со своим хронотипом.
Важно понимать, какой хронотип является преобладающим и как это использовать в своей жизни. По уровню и особенностям работоспособности различают три основных вида хронотипов: «жаворонки» (утренний), «голуби» (дневной) и «совы» (вечерний). Краткая характеристика данных хронотипов представлена в таблице 3.
Характеристика хронотипов
Параметр «Жаворонки» «Голуби» «Совы»
Среднестатистическое 25 % 40% 35%
распределение
хронотипов среди
населения
Обычное время 6-7 утра / 7-8 утра / 10-12 утра /
утреннего 21-22 часа 23-24 часа 1-2 часа ночи
просыпания /
вечернего засыпания
Приспособляемость к Биоритмы Наиболее Имеют высокие
современным наименее уравновешенные и адаптивные
условиям жизни пластичны, поэтому приспособленные к способности, менее
любая смена современным подвержены
режима с утреннего условиям жизни стрессам.
на вечерний сразу
же негативно
отражается на их
самочувствии.
Период наибольшей Первая половина Середина дня Вторая половина
работоспособности дня дня
Фазы повышенной / С 8 до 13 часов / 11-12, 16-17 часов/ 12-14 часов, после
пониженной 14-15 часов, после до 11 часов, после 17-18 часов / до 12
работоспособности 17 часов 17 часов часов
Примечание: при составлении таблицы использовались материалы аудиокниги Самоукиной Н. [7].
Зная особенности собственного хронотипа, необходимо планировать свои дела таким образом, чтобы те из них, которые связаны с повышенной интеллектуальной и физической нагрузкой, выполнялись в периоды повышенной работоспособности. Использование такого приема позволяет повысить продуктивность работы - выполнять больше рабочих дел в единицу времени с наилучшим результатом.
5.2. Планирование рабочих дел в соответствии со своим индивидуальным типом организации времени. Каждому человеку присущи свои особенности организации времени. Например, на одних ситуация цейтнота мобилизует, что способствует повышению его
результативности, а на других действует угнетающе. Основные типы организации времени и формы их проявления представлены в таблице 4.
Таблица 4.
Основные типы организации времени[4, с. 328]
Тип организации времени Как проявляется
Оптимальный Темп и тип решения задачи варьируются в зависимости от ситуации
Дефицитный Задачи решаются в условиях дефицита времени, часто в последний момент
Спокойный Задачи решаются в спокойном режиме, без учета экстренности ситуации
Исполнительный Задачи решаются так, как «приказано»
Тревожный Решение задач сопровождает постоянное беспокойство, нервозность, присутствуют гиперопека и перепроверки
Неоптимальный Темп и способ решения задачи зависят не от особенностей задачи, а от личного настроения исполнителя или внешних обстоятельств
Как наиболее точно определить тип организации времени конкретного человека? Многие опытные руководители проводят оценку на основании данных «обратной связи», т.е. того, как именно сотрудник принимает задание. Если он говорит: «когда можно приступать к выполнению задания», то это скорее спокойный или исполнительный тип организации времени. Если же основной вопрос подчиненного: «когда крайний срок сдачи работы и что мне будет, если сдам позже установленного срока», то это дефицитный или неоптимальный тип организации времени. Вместе с тем, следует понимать, что нет «плохого» или «хорошего» типа организации времени. Всё зависит от характера решаемой задачи и того, как проявляются особенности личности конкретного сотрудника при решении данных задач, например, оценить, способен ли он в условиях дефицита времени мобилизоваться и качественно решить задачу или нет.
Следовательно, уже во время обучения в вузе важно определить, какой
тип организации времени является преобладающим, в чем его преимущества и недостатки для конкретного студента и как этот тип можно при необходимости скорректировать. Умение менять тип организации времени очень важно, так как в разных организациях может быть свой подход к оценке процесса выполнения работ и их результатов. В одних важно, чтобы работа была выполнена к установленному сроку, даже если она была выполнена в последнюю ночь, а в других важно отчитываться о промежуточных результатах работы.
Кроме типа организации времени, необходимо оценивать и другие личностные особенности: отношение к шуму, иным факторам, отвлекающим от работы, снижающим ее продуктивность, способность выполнять монотонную работу, умение переключаться с одного дела на другое, и т.д.
Учитывая все эти особенности для человека, который относится к хронотипу «сова» и может мобилизоваться в условиях кратковременного стресса, легко переключается с одного дела на другое, не любит монотонность, не чувствителен к шуму, можно порекомендовать следующий план организации рабочего дня (таблица 5).
Таблица 5.
Пример организации рабочего времени
Время дня Факторы, влияющие на продуктивност ь Оценка продуктивности времени Важность дела Задача
8-9 Пробки на дороге Низкопродуктив ное время Низкая Не важные, не срочные дела, например. прослушивание диска с аудиокнигой по самоменеджменту
10-12 Оптимальное Продуктивность Высокая Решение важных и
время (сотрудник выше среднего срочных задач
уже вошел в рабочий ритм, но еще не устал)
12-14 Удовлетворение Наиболее Очень Решение самых сложных
от решения высокая высокая задач
важных задач. Максимальный продуктивность
драйв и подъем
14-17 Требуется Высокая Высокая Решение важных, но не
переключение продуктивность срочных задач, а также
внимания на поступивших в течение
другие задачи. первой половины дня срочных, но не очень важных задач
17-18 Присутствует усталость, требуется смена вида деятельности Средняя продуктивность Средняя Рутинная работа.
После Снижение Низкая Низкая Подведение итогов дня,
18 продуктивности в продуктивность разработка планов на
часов связи с утомлением следующий день
Примечание: при составлении таблицы использовались рекомендации С.Ивановой и Д. Болдогоева [5, с. 61-62].
Составление индивидуального плана организации времени позволит более продуктивно использовать временные ресурсы для качественного выполнения профессиональных задач.
6. Мониторинг уровня профессиональной конкурентоспособности.
Завершающим этапом в данном алгоритме является проведение периодического мониторинга уровня личной профессиональной конкурентоспособности. Определяется степень достижения поставленных целей и проводится их корректировка с учетом изменения требований, предъявляемых к «идеальному кандидату» в конкретном виде профессиональной деятельности.
Таким образом, применение комплексного подхода в использовании технологий тайм-менеджмента для повышения профессиональной конкурентоспособности выпускников вузов будет не только повышать их востребованность на рынке труда, но и улучшать рейтинг вуза в глазах будущих абитуриентов и их родителей, а также работодателей.
Литература
1. Архангельский Г. А. Работа 2.0: прорыв к свободному времени. -М. Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2010. - 192 с.
2. Буланова В. Б. Тайм-менеджмент как инструмент повышения эффективности. Вестник Московского областного университета. Серия: экономика. 2009, № 2, с. 23-26
3. Друкер П. Практика менеджмента. - М. Издательство «Манн, Иванов и Фербер», 2015. - 416 с.
4. Зайцева Н.А. Менеджмент в сервисе и туризме. - М. Форум-Инфра-М. 2012 - 368 с.
5. Иванова С., Болдогоев Д. Личная эффективность на 100%. Сбросить балласт, найти себя. - М. Альпина Паблишер, 2012 - 208 с.
6. Каунт Д. Организуй себя. - М. Юнион-Групп, 2002. - 136 с.
7. Самоукина Н. Управление временем на работе и в жизни. Аудиокнига. М. Школа тренинга Натальи Самоукиной. 2015
8. Чернышова М.А. Тайм-менеджмент в системе планирования профессиональной деятельности будущих менеджеров. В сборнике трудов Ш
Международной научно-практической конференции, 15 июля 2013 года. Под общей редакцией О.П. Чигишевой. Ростов-на-Дону. МИЦ «Научное сотрудничество», с. 152-164
9. Ярошенко С.Н. О развитии понятия «профессиональная конкурентоспособность» в педагогической науке. Вестник ЧГПУ. 2010, № 12, с. 248-254
10. Ярошенко С.Н. Содержание понятия «профессиональная конкурентоспособность студентов вузов» в контексте компетентностного подхода в образовательно-научном процессе. Вестник Южно-Уральского государственного университета. Серия: образование, педагогические науки. 2001, № 3, с. 70-73
11. Kay R. Managing creativity in science and Hi-Tech. - Berlin: Springer Ver-lag, 1990. - XV. - 221 p.
