CC BY
459
Тайм-менеджмент как инструмент минимизации непродуктивных затрат рабочего времени
Кафарова О.Е.
аспирант кафедры социологии управления ФГОУ ВПО «Волгоградская академия государственной службы», r. Волгоград.
В свое время Ницше сказал, что «человек, который не может потратить более 16 часов в сутки лично на себя должен быть назван рабом».
Рабочее время большинства современных руководителей уплотнено до предела, рабочий день не нормирован, и все же часто не удается завершить все намеченные дела к заданному сроку. При этом нарастает такое ощущение беспомощности перед лавиной проблем, срочно требующих твоего вмешательства и чувство того, что нехватка времени как нехватка воздуха ведет к тому, что проблемы просто-напросто задавят человека. Все это ведет к стрессовому состоянию, еще более усугубляющему положение.
Такая ситуация в современном обществе носит массовый характер и не только среди руководителей. Наверняка каждый человек может вспомнить немало случаев, когда в один день он должен был решить массу проблем, побывать во множестве мест, при этом он никак не мог решить, в какой очередности лучше всего все это сделать и осознание того, что невозможно сразу и быстро решить проблему распределения времени, что из-за этого можно не успеть или пропустить что-то важно очень сильно угнетает, заставляет нервничать, портит настроение, что в конечном итоге отрицательно сказывается на самочувствии, работоспособности и уменьшает вероятность того, что все задуманное на день будет реализовано. Наверняка почти каждый человек может вспомнить и массу дел, отложенную им «на потом», а, по сути «в долгий ящик», которые вроде бы нужно сделать, но вот все «никак руки не доходят» 1
Можно выделить большое количество различных факторов, приводящих к потерям времени. Часть из этих факторов являются следствием неграмотных действий руководителя, часть происходят независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя, однако на большинство из них руководитель имеет возможность повлиять или хотя бы снизить потери времени, происходящие из-за воздействия этих факторов. Рассмотрим эти группы факторов2. Причины, которые являются следствием неграмотных действий руководителя.
К первой группе отнесем те факторы, которые являются следствием неграмотных действий руководителя. К ним относятся бесплановость работы, плохо налаженный в организации обмен информацией, отсутствие четкого распределения работ по степени их важности, выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными, слабая мотивация труда.
Руководитель может выявить эти факторы и попытаться их устранить каким-либо образом. 1) Бесплановость работы. Является результатом образа жизни не только самого руководителя, но и общего стиля жизни данной организации. Бесплановость
1. Аслетт.Д «Как успевать жить и работать», М., Астрель, 2007 г, стр.84.
2. ™жиЪага—«Искусство управлять собственным временем». А. Шмелев
Социологические науки
работы ведет к постоянным перерывам для различного рода «уточнений», разъяснений, необходимых для дальнейшей работы различных отделов, подразделений и отдельных работников. При этом отвлекаются не только те, кто обращается за информацией, но и те, к кому обращаются за информацией.
2) Плохо налаженный в организации обмен информацией. Передавая информацию, любой человек всегда уверен, что ее получатель полностью осознает
и понимает ее смысл, однако это не всегда так. Каждый имеет свои рамки восприятия, которые могут искажать полученную информацию. Далеко не все современные руководители решили эту задачу для себя и своих сотрудников и ввели на своих фирмах унифицированную систему приема и передачи информации. Во многих организациях обмен информацией между подразделениями происходит в виде испорченного телефона, часто в процессе неформального общения. Также примером отсутствия стандартов передачи информации может служить отсутствие единого стандарта объяснения клиенту по телефону местоположения организации— «каждый объясняет, как может».
3) Отсутствие четкого распределения работ по степени их важности. Это зачастую приводит к тому, что руководитель сначала делает дела, которые на самом деле не имеют большого значения. При этом на них расходуется значительное время, необходимое для решения действительно важных проблем.
4) Выполнение задач, которые вполне могут быть выполнены подчиненными. Чаще всего руководитель выполняет подобные задачи в случае, если он не доверяет подчиненным, считая, что они смогут выполнить данную задачу так же качественно, как и он, сам, то есть речь идет об отсутствии уверенности в должной квалификации сотрудников организации. В качестве примера можно привести прием клиентов именно менеджером, а не наделение какого-либо сотрудника полномочиями работы с клиентами, личный разбор почты, а не поручение секретарю сортировки входящей корреспонденции.
5) Слабая мотивация труда. Слабая мотивация труда приводит к низкой производительности труда, в большей степени это касается не руководителя организации, а его подчиненных, однако на предприятии эта проблемы может иметь место, и низкая производительность труда будет вести к дефициту времени.
Причины, которые не зависят от руководителя Ко второй группе отнесем факторы, которые, которые не зависят от руководителя. Это работа с корреспонденцией, большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени, а также «воры времени». Руководитель не может избавиться от этих факторов и может лишь попытаться максимально уменьшить их влияние на потери времени.
1) Работа с корреспонденцией. Исследования свидетельствуют, что 20—30% своего времени руководитель тратит на разбор корреспонденции, просматривая
в день до 100 документов, из которых лишь 30 по настоящему нужны. Подсчитано, что в деловой переписке объем ненужных сведений доходит до 15—20%, а по всем каналам из внутренних источников сведений поступает на 30%, а из внешних—на 40%.
2) Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Примерами могут служить такие дела, как оформление помещений, в которых проводится ремонт, выбор мебели, необходимость лично проверять различные параметры
деятельности организации, зачастую это связано с некомпетентностью подчиненных или нежелание их брать на себя ответственность, когда они сами обращаются к руководителю с «просьбами помочь». 3) «Воры времени». «Воры времени»—это непредвиденные дела, большинство из которых требуют срочного решения и не могут быть перепоручены подчиненным. Все это отнимает много времени и отвлекает от действительно важных дел. Существует много различных видов «воров времени»: а) Телефонные звонки. Ь) Заглядывающие к нам люди. с) Проблемы с компьютерным оборудованием. ё) Изменение очередности работ, навязываемое коллегами. е) Недостаток организационного планирования. ^ Неумение слушать других людей. §) Неудовлетворительная организационная структура. Ь) Исправление ошибок, которых можно было бы избежать. 1) Нерешительность в деловых вопросах. _]) Плохо организованные и скоординированные собрания. к) Отвлекающие факторы на рабочем месте. 1) Чрезмерная офисная бюрократия. т) Бесполезные дискуссии о своей работе и работе других п) хронофаги—люди, пожирающие время (термин, введенный французским ученым А. Моруа)3. Причины, непосредственно связанные с личностью руководителя
К третьей группе отнесем факторы, которые непосредственно зависят от личности руководителя. Это постоянная спешка, постоянные доработки дома, суетливость. Чтобы снизить влияние этих факторов на рабочее время руководитель должен постараться измениться, иначе, эти факторы не позволят рационально использовать ему свое рабочее время. На мой взгляд, это самая серьезная группа факторов, так как чтобы эффективно управлять своим мнением, необходимо сначала измениться самому, а потом уже пытаться изменить окружающую действительность, а изменить самого себя—это очень тяжело, особенно человеку, который уже видит себя независимым, грамотным и зрелым во всех отношениях.
1) Постоянная спешка. В состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредотачиваться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идет по тому пути, который первым пришёл на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных способах решения данной задачи.
2) Постоянные доработки дома. Постоянные доработки дома порождают замкнутый круг, когда человек не успевает в рабочее время выполнить свои дела и решить все проблемы, в итоге он вынужден решать их дома
за счет своего свободного времени, отдыха и личной жизни. Человек не имеет возможность полноценно жить, отдыхать и в результате у него снижается работоспособность, что приводит к недоработкам и снова к необходимости дорабатывать дома. Этот замкнутый круг является следствием неправильно организованного рабочего времени, и разрушить его бывает очень даже тяжело.
3) Суетливость. Суетливость является результатом плохой организации рабочего дня, она также зависит от импульсивности и особенностей человека. Суетливому человеку тяжело выбрать, за какое дело взяться, он часто «мечется» между двумя делами, одинаково срочными и одинаково длительными в решении, он никак не может выбрать, за какое из них взяться,
и из-за этого происходит трата времени.
3. www.berator.ru—«Тайм-менеджмент—сказка о найденном времени». Елена Березина
Подобные причины непродуктивного использования рабочего времени характерны не только для руководителя, а также для всего коллектива в целом.
При анализе использования сотрудниками рабочего времени были выявлены следующие факторы, приводящие к потерям времени:
♦ откладывание рутинной части работы «на потом» (3.546%);
♦ неорганизованность рабочих мест (3.612%);
♦ низкий уровень владения оргтехникой (5.862%);
♦ нерациональное ведение документооборота (4.204%);
♦ использование сотрудниками рабочего времени в своих личных целях (19.03%);
♦ отсутствие эффективного канала обмена информацией (18.373%)
♦ около 54% рабочего времени тратится впустую4.
В такой ситуации единственным решением может стать только применение специальных приемов и методов, имеющих общее название тайм-менеджмент. Само слово «тайм-менеджмент» переводится с английского языка как «управление временем», однако следует заметить, что временем управлять невозможно.
При применении модели эффективного тайм-менеджмента были выявлены следующие преимущества:
♦ Более оперативный поиск информации
♦ Организованная и упорядоченная система сортировки и хранения информации
♦ Более четкая расстановка приоритетов в работе
♦ Повышение эффективности управленческих решений
♦ Рациональная организация рабочих мест
♦ Налаженный и эффективный канал обмена информацией
♦ Повышение уровня корпоративной культуры в организации и т.д.
Тайм-менеджмент—это совокупность знаний, имеющих огромное как экономическое значение, так и значение личное.
Люди, успешно управляющие своим временем:
♦ успевают сделать больше;
♦ менее подвержены стрессу;
♦ у них более удачно складываются отношения с другими людьми;
♦ радостнее воспринимают самих себя и свою жизнь;
♦ у них больше времени для того, чтобы заниматься любимыми делами5
«Самый мудрый человек тот, кого больше всего раздражает потеря времени»—И. Кант, поэтому мудрый руководитель, прежде чем управлять другими, должен научиться управлять собой и своим временем.6
Список использованных источников
1. Аслетт.Д «Как успевать жить и работать», М., Астрель, 2007 г., стр.84.
2. www.ubo.ru—<^CKycCTBO управлять собственным временем». А. Шмелев
3. www.berator.ru—«Тайм-менеджмент—сказка о найденном времени». Елена Березина
4. Дод.П., Сандхайм Д. «25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента», СПб, «Издательство «ДИЛЯ», 2008 г., стр. 56.
5. О.Е. Кафарова » Управление временем»—«Х региональная конференция молодых исследователей», Волгоград, 2006 г., стр. 128
4. Исследование 2008 г, проводимое в Комитете по печати и информации Администрации Волгоградской области
5. Дод.П., Сандхайм Д. «25 лучших способов и приемов тайм-менеджмента», СПб, «Издательство «ДИЛЯ», 2008 г., стр. 56.
6. О.Е. Кафарова « Управление временем»—«X региональная конференция молодых исследователей», Волгоград, 2006 г., стр. 128.
