CC BY
28
УДК 06.046.1
Е.Д. Казакова
МОЖЕТ ЛИ ЭФФЕКТИВНЫЙ МЕНЕДЖЕР УПРАВЛЯТЬ ВРЕМЕНЕМ?
Время - самый ограниченный капитал, и если не можешь им распоряжаться, не сможешь распоряжаться ничем другим.
П. Друкер
Рассмотрена эффективность менеджмента в контексте управления личным временем. Предложен вариант планирования деятельности менеджера с учётом временного фактора.
Ключевые слова: время, личное время, менеджмент, мотивация, планирование времени.
E. Kazakova
THE EFFECTIVE MANAGER CAN MANAGE TIME, CAN'T HE?
"Time is the scarcest resource and unless it is managed nothing else can be managed".
Peter Drucker
The article views the effectiveness of the management in the context of personal time management. The author of the article suggests the idea ofplanning the manager activity according to the temporary factor.
Keywords: time, personal time, management, motivation, time planning.
Эффективный менеджер должен знать своё дело, уметь управлять, уметь ставить цели и добиваться их. Но все эти качества будут скорее всего бесполезны, если руководитель не умеет правильно организовать своё рабочее время. На мой взгляд, невозможно добиться успеха, если человек не может планировать и использовать своё время. Это конечно относится не только к менеджерам, но и к тем, кто управляет другими работниками. Потому, что они распоряжаются не только своим временем, но и ещё планируют и организуют время своих подчинённых. Я считаю, что данная проблема свойственна многим менеджерам и имеет большое практическое значение как для руководителей, так и для любого человека.
Что такое время? Время - это такой же ресурс, как и люди, сырье, финансовые средства. Но если оборудование можно купить, сырье и материалы тоже не являются редким товаром, то потерянное время невозможно вернуть, невозможно вернуть упущенные за время возможности, его нельзя накопить, передать, поэтому важно научиться использовать его с максимальной выгодой. Как говорил английский писатель Честерфилд Ф: «Каждое потерянное мгновение - потерянное дело, потерянная польза» [1]. Недаром же говорят: «Время - деньги».
Это не просто слова, это на самом деле имеет место в жизни. Например, работник неправильно распорядился своим временем, условия контракта не были выполнены в срок, фирме придётся платить штраф, чтобы возместить убытки, связанные с простоем, следовательно, успех каждого руководителя зависит от того, как он распоряжается и управляет своим временем. В 2008 г. В.В. Путин сказал, что он работал «как раб на галерах», т. е. работал много и долго. А каково качество его работы, предстоит оценить каждому российскому гражданину самостоятельно.
Причины дефицита времени
На что обычно тратят время? Приходя на работу, менеджер должен выполнять поставленные задачи и достигать намеченных целей. Но мы понимаем, что не всегда получается выполнить намеченный план и это происходит, в частности, из-за неумения правильно использовать и планировать своё время.
Причины, по которым не хватает времени, тесно взаимосвязаны. Например, если руководитель не планирует свой рабочий день, не организует свою работу - ему явно не хватит времени. И наоборот, если руководителю не хватает времени, то он спешит, не планирует свой день, хватается за все дела подряд, стараясь выполнить всё сразу. Выйти из этого замкнутого круга можно, только
54 -
Научные и образовательные проблемы гражданской защиты - 2011'3
начав планировать своё время. Например, моему знакомому Виктору всегда не хватает времени, он вечно куда-то спешит и в результате он уже не раз опаздывал на важную встречу.
По моему мнению, существует множество различных причин, приводящих к потере времени. Например, приходя на работу, руководитель должен заниматься работой, но иногда вместо того чтобы работать, руководитель проводит «чаепития», не по работе разговаривает по телефону и т. д. Часть причин является следствием неграмотных действий самого руководителя, часть происходит независимо от него, а часть связана непосредственно с личностью руководителя.
Такими причинами являются:
1. Неграмотные действия руководителя, т. е. бесплановость работы, плохой обмен информацией между сотрудниками, слабая мотивация, отсутствие чёткого распределения по степени их важности. Например, руководитель сначала начинает выполнять самые лёгкие и не столь важные задачи, и в итоге у него не хватает времени на ключевые задачи.
2. Слабая мотивация, когда менеджер выполняет всё без энтузиазма, нехотя, что сказывается на результатах его работы. Например, мой знакомый Саша, работает менеджером по продажам в магазине электроники и в отсутствии системы бонусов он не заинтересован в продаже большего количества продукции.
3. Постоянная спешка. В этом состоянии постоянной спешки руководитель не успевает сосредоточиться на той задаче, которую он выполняет в данный момент. Он идёт по тому пути, который первый пришёл ему на ум, вместо того, чтобы подумать о других, возможно более рациональных, способах решения данной задачи. Например, школьник на контрольной работе решает задачу, но у него остается совсем мало времени и он пытается побыстрее решить её. Он начинает спешить и из-за этого он даже не пытается найти наиболее рациональный способ её решения. Нужно постараться делать всё вовремя и не откладывать на завтра то, что можно сделать сегодня.
4. Большой поток рутинных дел, часто срочных, работа над которыми занимает много времени. Как рассказывал мне мой знакомый Виктор, у него очень много работы с бумагами, и хоть и работа не является особо сложной, но она требует много времени, и он часто не успевает выполнить намеченный план работы.
5. Суетливость. Это результат плохой организованности дня, а также иногда зависит от импульсивности и особенностей человека. Например, когда я знаю, что меня около дома уже ждёт такси, а я ещё не собрана, то начинаю суетиться и обычно в итоге что-то забываю сделать или взять с собой.
«Управление» временем
С тем, на что время расходуется, мы уже разобрались. Теперь нужно понять, как правильно его планировать. Не помешало бы осуществить учёт и анализ: на что уходит время. И возможно благодаря этому вы бы поняли, куда оно исчезает. Например, в повести Д. Гранина «Эта странная жизнь» его герой Любещев разработал собственную систему учёта времени и тем самым он буквально научился управлять своим личным временем. Он записывал всё, что он делал в течение дня, и сколько времени у него на это уходило. Потом он суммировал и считал за неделю. Например: «Подготовка (план, просмотр рукописей и литературы) 14 ч 30 мин, писал 29 ч 15 мин, всего потратил 43 ч 45 мин» [2]. Он научился распоряжаться своим личным временем, поняв, куда и сколько его уходит. «Веди счёт каждому дню, учитывай каждую потраченную минуту! Время -единственное, где скаредность похвальна» (Т. Манн) [3].
На мой взгляд, самый эффективный способ учёта времени - это ведение записей. Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т. к., делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее полной картинки делать записи нужно в течение недели или дольше. Для того чтобы правильно планировать день, должна быть чётко поставлена цель. Цели и задачи должны быть ясны руководителю и подчиненным, тогда он без особого труда сможет спланировать свой рабочий день. Также я считаю, что увеличение затрат вре-
Научные и образовательные проблемы гражданской защиты - 2011'3 55
мени на планирование приводит в конечном счёте к экономии времени в целом, так что не стоит пренебрегать и экономить время на планирование.
При этом удобнее будет соблюдать некоторые правила планирования дел:
1. Целесообразнее осуществлять планирование в письменном виде. Чтобы план был не просто перечнем дел, которые необходимо выполнить за день, стоит его делать ещё и мотивирующим инструментом - ориентировать его на результат. Например, писать в списке не «сделать то-то», а «то-то сделано», чтобы по окончании дела можно было поставить рядом с этой записью жирную галочку. Это одно из сильных мотивирующих средств. Например, моя знакомая Лена всегда, куда бы она не пошла, берет с собой ежедневник, в котором фиксирует всё то, что ей нужно сделать за день.
2. Следует также устанавливать чёткие временные рамки на выполнение дел и решение проблем. Например, с утра сделать то-то до обеда, с обеда до 16:00 сделать то-то и так далее.
3. Нужно разделить дела по степени их сложности. При этом наиболее срочные и важные задачи следует решать руководителю немедленно, а не срочные можно отложить, некоторые дела следует поручить подчиненным. Например, моя подруга Света очень чётко разделяет свои дела по их сложности, ещё в школе она всегда начинала с самых сложных предметов - писала сочинения или изложения, а напоследок оставляла устные предметы.
4. Следует регулярно пересматривать планы, так как ввиду постоянного изменения окружающей среды может оказаться так, что некоторые планы руководства организации и руководителя уже не будут соответствовать целям организации и, соответственно, будут нуждаться в корректировке. Например, у моего знакомого Димы, была назначена встреча, но за несколько часов ему позвонили и отменили её, пересмотрев свои планы, ввиду отменившейся встречи, он отправился по другим делам. Планы должны быть реалистичными и согласованными, причём согласованными не только друг с другом, но и с планами коллег, подчинённых и т. д. «Истинно велик тот человек, который сумел овладеть своим временем!» - сказал древнегреческий поэт Геспод [4].
5. Если на вас навалилось больше дел, чем вы в состоянии удержать в сознании, то не стоит пытаться всё это запомнить. Нужно записывать всё, что можно записать и освободить голову для действительно важных дел. Заведите ежедневник и не жалейте времени на работу с ним, советуют многие мои знакомые.
Подводя итог, я могу сделать вывод, что управление временем касается в большей степени организации рабочего времени, чем его экономии. Руководитель должен стремиться к правильному распределению времени, исходя из личных интересов и интересов бизнеса. Нужно так использовать время, чтобы обеспечить выполнение максимального числа задач, ведущих к реализации основной цели. Свои собственные планы времени руководитель должен согласовывать с планами подчинённых и непосредственного руководителя, чтобы достичь максимального эффекта.
На мой взгляд, у менеджера на 1-м месте всегда стоит его личная мотивация. Если есть положительная мотивация, то менеджер будет:
прикладывать больше усилий в работе;
будет искать наиболее рациональные пути решения поставленных задач;
будет мотивировать своих подчинённых.
Это в конечном итоге скажется на эффективности и качестве работы не только самого менеджера, но и всей организации в целом.
Литература
1. Честерфилд Ф. Письма к сыну. М.: Рипол, 2009.
2. Гранин Д. Эта странная жизнь. Л.: Художественная литература, 1980.
3. Манн Т. Лотта в Веймаре. М.: Книга, 1983.
4. www.genialnee.net/themes/vremya (дата обращения: 10.07.2011).
Научные и образовательные проблемы гражданской защиты - 2011'3
