CC BY
221
ТЕRRА EСONOMICUS (Экономичeский вестник Ростовского государственного университета) ^ 2009 Том 7 № 2
СТРУКТУРА ОРГАНИЗАЦИИ И УПРАВЛЕНИЯ МАТЕРИАЛЬНОТЕХНИЧЕСКОГО СНАБЖЕНИЯ
В.Е. ШИБАНОВ,
соискатель,
Ростовский государственный строительный университет, г. Ростов-а-Дону, ул. Социалистическая, 162
Приводятся особенности механизма оперативного управления с привлечением большого количества специалистов на различных уровнях специальных управленческих механизмов.
Ключевые слова: материально-техническое снабжение; экосистема; оперативное управление
Коды классификатора JEL: M21, M31
Превращение экологии из внешнего во внутренний фактор функционирования предприятия составляет одну из важнейших отличительных характеристик современного процесса его развития. Внедрение технологических, управленческих и других решений, позволяющих повышать эффективность использования естественных ресурсов и условий наряду с улучшением или хотя бы сохранением качества природной среды на локальном, региональном и глобальном уровнях, свидетельствует о бурном развитии экологизации всех сфер деятельности экономических субъектов.
Фундаментальность возникающих в этой связи проблем требует разработки методологических принципов исследования и построения на практике экономического механизма устойчивого развития, что выдвигает, прежде всего, перед экономической теорией ряд новых задач. Неслучайно в последнее время активно осуществляются исследования социальноинституциональных основ интеграции экологического фактора в систему экономических отношений, формирования ценностного отношения к экологическим благам, построения рыночных принципов регулирования системы природопользования, установлению пределов допустимой антропогенной нагрузки на экосистему и разработке комплексных путей преодоления возникающих объективных моментов потребления природных ресурсов.
В полной мере это касается процесса материально-технического снабжения производственной сферы. В его задачи входит, с одной стороны, предоставление материалов, необходимых для производственной деятельности, а с другой стороны, оптимизация капиталовложений и заготовительных расходов. Снабжение выступает, таким образом, функцией предпринимательской деятельности, наиболее тесно связанной с функцией окружающей среды как поставщика ресурсов.
В задачу материально-технического снабжения (МТС) входит, с одной стороны, предоставление материалов, необходимых для производственной деятельности, а с другой стороны, оптимизация капиталовложений и заготовительных расходов. Снабжение выступает, таким образом, функцией предпринимательской деятельности, наиболее тесно связанной с функцией окружающей среды как поставщика ресурсов.
Существуют несколько точек зрения на процесс материально-технического обеспечения снабжения, которые сформулировали следующим образом:
1) снабжение трактуется как форма материально-технического обеспечения (МТО);
2) снабжение рассматривается как самостоятельный процесс, предшествующий МТО производства, но производный от него.
Функциональный цикл в снабжении предполагает регулярное поступление потока материалов, компонентов или готовых продуктов на производственные предприятия, выполнение определенных вспомогательных действий, к которым относятся:
1) выбор источника ресурсов;
2) размещение и отсылка заказа;
3) транспортировка;
4) получение поставки.
© Шибанов В.Е., 2009
Все эти действия необходимы для полного завершения снабженческого процесса. Функциональный цикл снабжения во многом схож с циклом обработки заказов, если не считать трех важных расхождений, которые можно определить как особенности снабжения:
во-первых, это продолжительность обработки заказов, которая порождена сроками доставки, размерами грузоперевозок, способами транспортировки и стоимостью задействованных продуктов;
во-вторых, это ограниченность контрагентов — поставщиков фирмы;
в-третьих, система снабжения порождает заказы, что сокращает риск неопределенности хозяйственной деятельности
В современной России система МТС все больше приближается к технологиям, сложившимся в странах с развитой рыночной экономикой, где схема материально-технического обеспечения основана на системе складов предприятий-поставщиков, центральных складов и складов снабжаемых предприятий. Схема ее применения мало чем отличается в различных странах [2].
Система материально-технического снабжения, основанная на принципе хранения запасов, достаточно широко распространена в обрабатывающих отраслях. Из запасов собственного склада фирмы подбираются необходимые материалы, которые затем транспортируются получателю либо доставляются прямо на рабочие места.
В этом случае, если требуемый материал отсутствует на подручном складе, делается запрос в подразделение фирмы, которое занимается закупками. На основе запроса оформляется заказ и посылается поставщику, который принимает заказ и обеспечивает отправку товаров.
Организация материально-технического обеспечения предусматривает организацию системы обеспечения промышленного предприятия материально-техническими ресурсами и организацию его собственной службы материально-технического обеспечения.
Во многом структура организации и управления материально-техническим снабжением связана с направлением потоков продукции, ее многообразием, особенностями поставщиков и потребителей, стратегическими целями предприятия.
Постоянная перестройка работы промышленного предприятия связана с перемещением больших объемов материальных ресурсов, нарушением сложившейся и формированием новой системы взаимосвязей между различными функциональными звеньями, переориентацией производственных, сбытовых и снабженческих подразделений, что требует оперативного решения большого количества сложных, конфликтных проблем, возникающих на всех уровнях управления.
Необходимость принятия решений за короткие сроки, с привлечением большого количества специалистов значительно увеличивает нагрузку как на функциональных руководителей среднего звена, так и на высший уровень управления предприятием. Практика показывает, что объединение усилий специализированного аппарата управления крупного предприятия в условиях постоянных изменений во внешней среде невозможно обеспечить без создания на различных уровнях специальных управленческих механизмов, основной задачей которых становилось бы объединение на временной или постоянной основе функциональных звеньев и координация их действий для достижения четко определенных целей.
Довольно широко используются различные методы координации с помощью специально разработанных структур и моделей, регламентирующих действия менеджеров в области управления материальными потоками. Это должностные инструкции, общие и специальные нормативные документы, определяющие задачи, полномочия и последовательность действий управляющих различными функциональными службами и их подчиненных на различных этапах их движения.
Особенность такого механизма координации состоит в том, что он действует надежно только в условиях достаточно высокой стабильности, так как правила и инструкции указывают исполнителям не только, что следует делать, но и каким образом. Этот механизм наиболее эффективен в условиях, когда ситуации и действия исполнителей регулярно повторяются, легко предсказуемы и требуют новых решений. Именно такие условия формируются в том случае, когда предприятие осуществляет массовое крупносерийное производство, выпускает постоянный ассортимент продукции, закупает ограниченную номенклатуру ресурсов, имеет устойчивые связи с потребителями и т. д.
Совершенствование плановых и контрольных процедур в управлении материальными потоками часто осуществляется с организационной перестройкой служб, вовлеченных
ТЕRRА EСONOMICUS (Экономичeский вестник Ростовского государственного университета) ^ 2009 Том 7 № 2
ТЕRRА EСONOMICUS (Экономичeский вестник Ростовского государственного университета) ^ 2009 Том 7 № 2
156
В.Е. ШИБАНОВ
в управление материалами, с целью консолидации управленческих усилий на поиск наилучшего решения проблем, возникающих в этой области.
Основными факторами, влияющими на организацию материально-технического снабжения в современных условиях, являются следующие:
> Особенности производства и технологии.
> Особенности элементов действующей системы управления.
> Цели и стратегии.
> Принципы формирования.
> Внешняя среда.
Как показывает современная практика российского бизнеса, среди наиболее частых проблем, с которыми сталкиваются менеджеры в области МТС, можно выделить:
1. Отсутствие формализованных схем бизнес-процесса. В результате, процедуры контроля отдельных его этапов являются слишком громоздкими, а информационные потоки перегруженными.
2. Плохая управляемость финансами, что в значительной мере является следствием практического отсутствия финансового планирования.
3. Несовершенная система управления, когда отсутствуют, либо недостаточно выражены вертикали функциональной и административной подчиненности, а также центры ответственности.
Для полноценной организации процесса снабжения на предприятии, считают М. Р. Линдерс и Х. Е. Фирон, необходимо использовать ряд стандартных оперативных процедур, к которым относятся [1]:
❖ определение потребности;
❖ описание потребности с точным определением нужных характеристик и количества товаров или услуг;
❖ определение и анализ возможных источников снабжения;
❖ определение цены и условий; подготовка и размещение заказа на закупку;
❖ контроль выполнения заказа и/или экспедирование;
❖ получение и проверка товаров;
❖ обработка счета и оплата;
❖ учет.
Авторы полагают, что политика снабжения вырабатывается на основании анализа двух аспектов:
— важности предполагаемой закупки, что предполагает оценку ее потенциального воздействия на характеристики производимой продукции, сокращение производственных издержек и повышения уровня прибыли;
— учет особенностей рынка поставок с точки зрения ограниченности рыночных возможностей, наличия барьеров на пути проникновения на рынок, определения характера рынка.
Правильная организация реформы системы материально-технического обеспечения позволяет оптимально распределить риски между снабжением, производственными и экономическими службами. Перестройка управления МТС на основе логистических методов ставит задачу реструктуризации управления, которая учитывала бы новые требования времени: повышение уровня плановой работы и финансовой обоснованности бизнес-планирования, создание возможности постоянного реинжиниринга бизнес-процессов на предприятии, достижение полной прозрачности финансово-производственной деятельности, увязки планов закупки и выбора вариантов платежей за поступающие ресурсы, соответствие объемов складских площадей, возможностей подвижного состава потребностям производственной программы предприятия.
Закупка ТМЦ и услуг может осуществляться на основании разовых контрактов, генеральных договоров на несколько поставок, долгосрочных договоров, открытого контракта, а также соглашений о долгосрочных партнерских отношениях. Основным критерием выбора формы договора является снижение общих издержек предприятия при удовлетворении потребности. Важной задачей при этом является нахождение оптимального баланса между повышением риска невыполнения поставки при размещении заказа у одного поставщика (затраты на возможное возникновение дефицита) и увеличением затрат на поставку при размещении заказа у нескольких поставщиков (увеличение затрат на транспортировку, подачу и оформление заказа).
На стадии анализа заказов служба снабжения следит за выполнением ожидаемого заказа, корректируя, при необходимости, количество и сроки поставок в рамках условий до-
говора и в соответствии с изменениями графика производства. Инициатором изменения или уточнения параметров поставки может выступать как заказчик, так и поставщик. Согласовываются такого рода вопросы посредством использования внутренних и внешних открытых каналов коммуникации предприятий, что является серьезным источником дополнительной информации о партнере. Реализация указанных принципов предполагает проработку процедур взаимодействия с поставщиками и определение границ обмена информацией на каждом иерархическом уровне.
Признаком выполнения заказа является поставка материалов на склад предприятия товара определенного качества, количества и ассортимента. Факт получения оформляется соответствующими документами (счета-фактуры, приходные накладные, акты приемки ТМЦ по количеству и качеству), на основании которых производится окончательная оплата заказа. Контроль выполнения поставки функционально относится к циклу закупки, но фактически реализуется на складе, а значит, уместно говорить об интеграции областей снабжения и складской деятельности. Следовательно, и обязанности, и ответственность, и полномочия, и даже уровень информационного взаимодействия сотрудников обеих сфер должны быть строго регламентированы. Так, например, целесообразно поручить менеджерам по закупкам определять порядок и структуру контроля качества товара и оговаривать их в условиях контракта, а работникам склада — своевременно и объективно информировать как о результатах выполнения поставки (количество и качество), так и о дополнительных аспектах (отклонение от срока поставки, соответствие ассортименту, качество сопроводительной документации, поведение представителей поставщика при оформлении коммерческих актов). На основе накопленной информации проводится анализ качества поставки, эффективности процесса снабжения и взаимодействия с поставщиками.
Материально-техническое снабжение сырьем и материалами, вследствие давления высоких затрат и жесткой международной конкуренции, в последние годы находится в центре пристального внимания. Возросшие требования рынка зачастую требуют от поставщиков быстрых и точных поставок, производства небольших партий товаров, а с этим и нерентабельного транспортного обслуживания. Поэтому система оперативного управления не должна оставлять без внимания экологическую направленность производства продукта поставщика.
ЛИТЕРАТУРА
1. Линдерс М. Р., Фирон Х. Е. Управление снабжением и запасами. Логистика. — СПб.: Полигон, 1999. — С. 96.
2. Щербаков В. В., Парфенов А. В., Пасяда Н. И. Эволюция форм и методов торгового посредничества в постреволюционной России. — СПб.: СПбГУЭиФ, 1999. — С. 45.
ТЕRRА EСONOMICUS (Экономичeский вестник Ростовского государственного университета) ^ 2009 Том 7 № 2
