CC BY
433 К О Н О М И
4 Е С К И Е
НАУКИ
УДК 330
Е.А. Коваленко
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ СИСТЕМЫ ВНУТРЕННЕГО КОНТРОЛЯ ЗА СОСТОЯНИЕМ ДЕБИТОРСКОЙ ЗАДОЛЖЕННОСТИ ОРГАНИЗАЦИИ
В данной статье для проведения аудита дебиторской задолженности была разработана программа рабочих процедур. В ходе изучения особенностей деятельности ООО «АВТОЦЕНТР АВТОГРАД» было выявлено, что основная часть дебиторской задолженности образуется от оказания услуг по техническому осмотру и ремонту автотранспортных средств, а также от реализации запасных частей. Бухгалтерский учет и оформление документов по техническому обслуживанию и реализации запасных частей ведется в модуле «Альфа Авто». Предложено на базе этой программы создать реестр дебиторской задолженности, который будет предоставлять полный обзор состояния дебиторской задолженности на конкретную дату и позволит оперативно реагировать на нарушение сроков оплаты.
Ключевые слова: учет, дебиторская задолженность, аудит, процедура, реестр, регистр, модуль
Объектом исследования выступило Общество с ограниченной ответственностью «АВТОЦЕНТР АВТОГРАД» основными видами деятельности которого являются торговля автотранспортными средствами и их техническое обслуживание, и ремонт.
Порядок отражения учетной информации в ООО «АВТОЦЕНТР АВТОГРАД» осуществляется автоматизированным способом. Учет товарных операций, бухгалтерский и кадровый учет ведется в программе «1С» 8.3 и «Альфа-Авто».
© Коваленко Е.А., Даниленков В.Л., 2021.
Научный руководитель: Даниленков Валерий Леонидович - кандидат экономических наук, доцент кафедры учета, анализа и аудита в отраслях и комплексах, Калининградский государственный технический университет, Россия.
В модуле «Альфа-Авто» ведется учет движения операций по услугам автосервиса и реализации запчастей, обеспечивается интеграция с модулем «1С», в который переносятся сформированные бухгалтерские документы.
Наибольший удельный вес в составе дебиторской задолженности составляют расчеты с покупателями и заказчиками (74%), а в составе кредиторской задолженности наибольший вес занимают расчеты с поставщиками и подрядчиками (92%). Исходя из этого, была проведена оценка системы внутреннего контроля и аудит расчетов с покупателями и заказчиками, а также с поставщиками и подрядчиками.
С этой целью была разработана программа рабочих процедур, которые представлены в таблице 1.
Таблица 1
Программа аудита расчетов с покупателями и поставщиками_
№п/п Перечень аудиторских процедур Рабочие документы
1 Проверка полноты и правильности расчетов с покупателями и заказчиками
1.1 Правовая оценка договоров с покупателями и заказчиками - Проверка наличия договоров по совершаемым операциям - Экспертиза договоров с покупателями и заказчиками Договоры, соглашения, контракты
1.2 Аудит организации первичного учета расчетов с покупателями и заказчиками - Проверка оперативности регистрации фактов реализации работ и услуг - Проверка соблюдения графика документооборота в отношении поставленных товаров и оказанных услуг - Проверка полноты и точности регистрации документа в учетных регистрах Первичные документы (накладные, доверенности, счета-фактуры), договоры, контракты, книга учета хоз. операций
1.3 Аудит состояния дебиторской и кредиторской задолженности покупателей и заказчиков - Проверка реальности дебиторской и кредиторской задолженности - Проверка правильности группировки дебиторской задолженности Регистры бухгалтерского учета, акты сверок, ответы на запросы покупателям и заказчикам, решения судов в части признания задолженности безнадежной ко взысканию
2 Проверка полноты и правильности расчетов с поставщиками и подрядчиками
Проверка полноты и правильности учета расчетов с поставщиками и подрядчиками - Проверка наличия и верного оформления договоров и первичных документов по расчетам с поставщиками и подрядчиками. - Проверка своевременности расчетов и реальности числящейся задолженности. Договоры, соглашения, контракты, регистры бухгалтерского учтёт, акты сверок
3 Проверка внутреннего контроля расчетных операций
Проверка состояния учета и контроля за расчетными операциями: - Проверка наличия и анализ материалов инвентаризации задолженности по расчетным операциям. Акты сверок, приказы
Для ООО «АВТОЦЕНТР АВТОГРАД» одним из путей уменьшения дебиторской задолженности является пересмотр ведения аналитического учета. Необходимо построить аналитический учет таким образом, чтобы обеспечить получение данных о сроках погашения задолженности, об образовании просроченной задолженности, контроль за состоянием сомнительной задолженности.
В ходе изучения особенностей деятельности компании было выявлено, что основная часть дебиторской задолженности образуется от оказания услуг по техническому осмотру и ремонту автотранспортных средств, а также от реализации запасных частей.
Поскольку бухгалтерский учет и оформление документов по техническому обслуживанию и реализации запасных частей ведется в модуле «Альфа Авто», то предлагается на базе этой программы разработать реестр дебиторской задолженности, который позволит предоставлять полный обзор состояния дебиторской задолженности на конкретную дату.
Источником информации для формирования реестра станут данные первичных документов по реализации товаров, работ и услуг (заказ-наряд, УПД); договоров и карточек контрагентов.
При поддержке программиста в программе может быть настроен реестр дебиторской задолженности, форма которого приведена в таблице 2.
Таблица 2
Реестр состояния расчетов с покупателями ООО «АВТОЦЕНТР АВТОГРАД»_
Дата формирования 30.11.2020
Контрагент Предмет договора Документ -основание Сумма документа, руб. Сумма долга по документу, руб. Количество дней отсрочки по договору, в днях Количество просроченных (-)/ отсроченных^) дней
№ документа Дата реализации
Фирма А Запчасти счет-фактура №1 10.01.2020г. 5 750,00 5 750,00 10 -311
Фирма А ТО и ремонт заказ-наряд №1 24.08.2020г. 15 000,00 5 000,00 3 -95
Фирма Б То и ремонт заказ-наряд №2 15.09.2020г. 35 789,00 35 789,00 30 -34
Фирма В Запчасти счет-фактура №2 19.10.2020г. 3 600,00 3 600,00 10 -30
Фирма Г ТО и ремонт заказ-наряд №3 03.11.2020г. 1 500,00 1 500,00 5 -20
Фирма Д ТО и ремонт счет-фактура №3 26.11.2020г. 17 899,00 17 899,00 10 8
Фирма Е То и ремонт заказ-наряд №4 27.11.2020г. 56 745,00 56 745,00 10 9
Итого 136 283,00 126 283,00
Для удобства пользователя в работе с данной таблицей должна быть предусмотрена возможность установки фильтров и сортировок (таблицы 3,4).
Таблица 3
Фильтры_
№ п/п Предмет Варианты выбора для пользователя
1 Предмет договора □ запчасти
□ ТО и ремонт
2 Дата с по
3 Соблюдение условий договора □ просроченные
□ срок платежа еще не наступил
4 Контрагент Отобрать одного или несколько
Таблица 4 Сортировка
№ п/п Предмет Пояснение
1 Подсуммирование Подсуммирование документов реализации по каждой компании, по умолчанию документы попадают в таблицу в хронологическом порядке; по предмету договора
2 Интервал для выбранной графы Например, количество просроченных дней оплаты >30
3 Сортировка по выбранной колонке от А до Я (и наоборот от Я до А) Выстраивание данных в столбце по возрастанию и по убыванию
Данная таблица позволит внутреннем пользователям (менеджерам, бухгалтерам, руководству) получать наглядную и подробную информацию об имеющейся задолженности, оперативно реагировать на нарушение сроков оплаты.
В настоящее время на формирование данных о задолженности уходит очень много времени. Обязанности по осуществлению контроля за состоянием расчетов с покупателями возложены на работника отдела бухгалтерии. Сведения об имеющейся задолженности предоставляются один раз в месяц.
Простота в формировании и информативность данного реестра позволит предоставлять информацию о должниках каждую неделю для того, чтобы контролировать образование и погашение
задолженности. В этом случае будет легче своевременно выявить просроченную задолженность и принять необходимые меры по ее устранению. По нашему мнению, ответственность за отслеживанием дебиторской задолженности нужно закрепить за отделами (отдел запасных частей и отдел сервиса), чтобы весь процесс от момента реализации до полной оплаты находился в одних руках.
На основании реестра дебиторской задолженности по срокам давности руководство организации сможет увидеть период просрочки дебиторской задолженности по каждому первичному документу.
Для правильной работы с дебиторской задолженностью необходимо выстроить в организации четкое распределение обязанностей и алгоритм работы с сомнительной задолженностью, который включает следующие этапы:
1. Закрепление ответственных лиц по формированию реестра (бухгалтер, ассистент отдела сервиса, менеджер отдела запасных частей);
2. Информирование контрагентов об имеющейся задолженности. Ответственный работник связывается с покупателем и сообщает об имеющейся задолженности путем телефонного звонка или направления письма на адрес электронной почты контрагента;
3. Отправка претензии, в случае если заказчик не выходит на связь или нет мотивированного пояснения, почему он не исполняет свои обязательства;
4. По истечении 30 дней с момента отправки претензии заказчику, подача искового заявления в арбитражный суд.
Четкое распределение обязанностей и своевременный контроль позволит оперативно работать с образовавшейся задолженностью и сократить ее объем, не допускать возникновения необоснованной задолженности, повысить ее оборачиваемость, высвободить замороженные средства из расчетов с покупателями и направить их на развитие организации.
КОВАЛЕНКОЕКАТЕРИНА АНЗОРОВНА - магистрант, ИНОТЭКУ ФГБОУ ВО «Калининградский государственный технический университет», Россия.
