CC BY
4
подходящего для данной должности. Таким образом, при возможности проверки уровня профессиональной подготовленности кандидата (кандидатов), кадровый орган будет объективно допускать / не допускать к принятию дел и должности претендента, рассматриваемого к назначению на определенную должность. В случае планирования на вышеописанную должность выпускника ВУЗа, получившего соответствующее образование, предлагается не допускать к принятию дел и должности претендента, не прошедшего тестирование до тех пор, пока уровень его компетенции не будет соответствовать минимальному уровню знаний для данной должности. Прохождение тестирования таким претендентом будет предусмотрено не реже одного раза в неделю, но не более четырех раз в месяц. После четырех неудачных попыток, при отсутствии иных вакантных должностей, данного претендента предлагается рассмотреть на предмет нахождения в рядах данной организации составом аттестационной комиссии.
Таким образом, с помощью ПО «Кадровик» предполагается создание обширной базы данных для государственных промышленных объектов РФ, в которой будут сохраняться данные по каждому проходившему испытание, а также отслеживаться их карьерный путь. Расширение возможностей ПО «Кадровик» в перспективе позволит в автоматическом режиме рассматривать определённые должностные лица на вакантные должности, предусматривающие управление сотрудниками организации.
Список использованной литературы:
1. Лоуренс П. Принцип Питера, или почему дела идут вкривь и вкось/ Москва.: Азбука Бизнес 2022г. 240 с.
2. Принцип Питера/ Москва.: Известия/Иностранная литература, 1971. №8 /, 288с.
© Перевозчиков А.С., Пикалов В.В., Дорошенко М.С., 2023
УДК 657
Перевозчиков А.С.
Слушатель факультета переподготовки ВУНЦ ВВС «ВВА»
Г. Воронеж, РФ Пикалов В.В.
Канд. воен. наук, доцент, нач. кафедры ВУНЦ ВВС «ВВА»
Г. Воронеж, РФ Недоносков А.Б.
Старший преподаватель кафедры ВУНЦ ВВС «ВВА»
Г. Воронеж, РФ Дорошенко М.С. Курсант ВУНЦ ВВС «ВВА» Г. Воронеж, РФ
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБОРОТА В ПРОМЫШЛЕННЫХ ОРГАНИЗАЦИЯХ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ
Аннотация
В статье описано перспективное программное обеспечение (далее ПО), с помощью которого появится возможность упрощения процесса документооборота промышленных организациях Российской Федерации.
Ключевые слова
Разработка программного обеспечения; упрощение документооборота; бухгалтерия.
В век бурного развития информационных технологий информация решает все. Во всех организациях носителем официальной информации является документ. Для регламентирования и контроля производимой документации была придумана специальная отрасль организаций -делопроизводство. В любой организации Российской Федерации (далее - РФ) имеются собственные особенности делопроизводства. Сложно представить деятельность сотрудников предприятий без обеспечения должного документооборота. В современных реалиях документооборот в организациях всех уровней набирает обороты, увеличивается количество производимых документов. Согласно современным исследованиям, 85% рабочего времени сотрудников управления организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным международной организации по стандартизации, работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любой организации или предприятия [1]. Обусловлено это прежде всего необходимостью обеспечения закрепления в документах правомерности тех или иных действий, решений и приказов. Документация необходима для обеспечения верного построения деятельности любой организации. Иногда от своевременности и правильности оформления документов зависит условия труда сотрудников, размер заработной платы и реализация их прав. Основные функции документооборота в промышленных организациях РФ представлены на рисунке №1.
Обеспечение эффективности управления
Контроль деятельности организации
Организация всестороннего обеспечения
Рисунок 1 - Функции документооборота в промышленных организациях РФ
Однако, в последние годы наблюдается значительный рост документооборота в промышленных организациях РФ. Факторы роста документооборота делятся на объективные и субъективные. Объективные и субъективные причины указаны в рисунке №2.
Для оптимизации и улучшения контроля документооборота в структурах промышленных организаций РФ необходимо придерживаться основного правила документооборота - оперативное движение документов по наиболее короткому пути с наименьшими затратами времени и труда. С целью реализации данного принципа в практической среде эксплуатации и производства документации, с начала 2000-х годов, в систему документооборота промышленных предприятий РФ снедрялись различные СЭД-технологии.
Объективные причины ^Н Субъективные причины
Научно-технический прогресс
Бюрократизация аппарата управления
Увеличение финансирования организаций
Расширение сфер деятельности
Неквалифицированное документирование
Несвоевременное (некачественное} исполнение обязанностей
Широкое распространение компьютеров и копировальной техники
Рисунок 2 - Факторы роста документооборота в промышленных организациях РФ
Сложность пользовательского интерфейса таких систем вызывает немалые трудности при работе: требуется квалифицированный персонал, уверенно владеющий программой; возникает необходимость периодически совершенствовать знания сотрудников, эксплуатирующих выбранную систему для кадрового обеспечения, в связи с возможным обновлением программного продукта [2].Однако, в период с начала специальной военной операции, вследствии большого количества наложенных на Российскую Федерацию санкций, обеспечение необходимымой для эксплуатации большинства СЭД на платформе операционной системы Windows не представляется возможным. Наблюдается повсеместный переход на операционную систему LINUX — семейство Unix-подобных операционных систем на базе ядра Linux. Следовательно есть необходимость разработки ПО, позволяющего переходить на систему электронного документооборота постепенно, начиная с малых промышленных предприятий. Предлагается создание ПО, позволяющего перевести основной поток документооборота малых промышленных предприятий РФ в электронный формат. Работа такого ПО будет построена по принципу согласования электронного формата документа всеми инстанциями одной организации и облегчения издания документа. Для реализации такой возможности в данном приложении предлагается применить следующие принципы:
1. Применение индивидуальной идентификации должностных лиц. (магнитный носитель, логин/пароль).
2. Возможность работы с документом в двух режимах:
-режим создания (редактирования) документа;
-режим проверки документа.
3. Возможность указания ошибок в тексте документа, с оставлением комментариев согласующим.
4. Автоматическое оповещение должностных лиц о необходимости согласования документов с указанием времени рассморения.
5. Формирование индивидуального QR-кода и электронное закрепление на месте подписи в документе.
Проектирование базы данных - ключевой этап проектирования информационной системы [3]. В процессе проектирования необходимо изучить информационные процессы, которые подлежат автоматизации [4]. Так же, стоит отметить, что для корректной работы ПО, должностному лицу отдела, занимающегося учетом исполнения обязанностей сотрудниками, необходимо в конце каждого рабочего дня загружать в базу данных приложения данные о назначении лиц, временно исполняющих обязанности, либо лиц, временно исполняющих должность. Данная информация нужна для правильного
формирования QR-кода при согласовании документа. Рассмотрим подробнее алгоритм работы с применением описанного ПО с информационной системой учета данных о должностных лицах. На стартовой странице размещена форма авторизации, в которой пользователь указывает свой логин и пароль и нажимает кнопку «Войти». Технически данный функционал реализован на основании алгоритма РНР-скриптов [5]. По результатам прохождения авторизации пользователь получает доступ к информации, хранящейся в базе данных. После чего исполнитель готовит документ в режиме создания, проверяет его и переводит в режим проверки документа. При этом в документе должны быть указаны согласующие должностные лица (для реализации актуализации согласующих должностных лиц ПО запрашивает информацию в отдел, занимающийся учетом исполнения обязанностей должностными лицами предприятия, об исполнении обязанностей тем или иным должностным лицом (сотрудником)). Сразу после перевода документа в режим проверки, ПО в автоматическом режиме формирует индивидуальный QR-код должностного лица, создавшего (редактировавшего) документ. Исполнитель указывает срочность проверки (исходя из этого параметра, система автоматически выставит время проверки для каждого согласующего должностного лица). Далее исполнитель загружает документ в базу данных системы. В режиме проверки документа, должностные лица проверяющих инстанций смогут лишь оставлять комментарии в случаях некорректности указанной информации и наличия ошибок, а также выделять данные разделы документа, но вносить изменения в документ сможет только исполнитель документа. Режим проверки документа необходим для исключения случаев редактирования документа кем-либо, кроме исполнителя. После указания ошибок документ автоматически отправляется системой ПО к исполнителю для редактирования. Рассмотрим алгоритм работы приложения при отсутствии ошибок. (Рисунок 3).
Исполнитель
Создает документ, переводит в режим проверки, отправляет документ на
согласование
Оповещает согласующие должностные лица в соответствующей иерархии
Согласующие должностные лица
Согласуют документ
Автоматически генерируетЦВ-коды и ставит на местах подписи соответствующих ДЛ
Отправляет согласованный докумет исполнителю (после согласования редактирование документа запрещено]
Рисунок 3 - Алгоритм работы ПО при отсутствии ошибок
Таким образом, с помощью данного ПО, издание документа станет быстрее, надежнее, точнее. Если на согласование документа в нынешнее время уходит от одного рабочего дня до двух, то с применением и внедрением данного ПО, согласование будет занимать пару часов рабочего времени. Список использованной литературы:
1. Интеллектуализация сетей и совершенствование интеллектроники - императивы эффективности организации производства и управления им в электроэнергетике России [Электронный ресурс]: http://uecs.ru/ Управление экономическими системами: электронный научный журнал. 2012. № 9: (дата обращения 21.11.2014 г.).
2. Федотова Е.Л. Информационные технологии и системы: учеб. пособие. - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2020. - 352 с Зеер Э.Ф., Павлова А.М., Сыманюк Э.Э. Модернизация профессионального образования: компетентностный подход. М.: Моск. псих.-соц. ин-т, 2005. 216 с.
3. Вдовенко Л.А. Информационная система предприятия: учеб. пособие. - М.: Вузовский учебник, НИЦ ИНФРА-М, 2014. - 304 с.
4. Маглинец Ю.А. Анализ требований к автоматизированным информационным системам: учеб. пособие. - М.: ИНТУИТ, 2016. - 191 с.
5. Кисленко Н.П. Интернет-программирование на PHP: учеб. пособие. - Новосибирск: Новосиб. гос. архитектурно-строит. ун-т (Сибстрин), ЭБС АСВ, 2015. - 177 с.
© Перевозчиков А.С., Пикалов В.В., Недоносков А.Б., Дорошенко М.С., 2023
