CC BY
7
Социальная гигиена, исторгая гигиены.
организация санитарного
ела
УДК 614.3/.4:002.6( [47+57]-21)
Г. И. Куценко, Л. А. Зайцева, Н. Г. Лопухина, Л. К. Постникова,
Д. Ч. Даниялова
СОДЕРЖАНИЕ, РАСПРЕДЕЛЕНИЕ И ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩЕЙ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИИ В ГОРОДСКОЙ
САНЭПИДСТАНЦИИ, РАБОТАЮЩЕЙ В УСЛОВИЯХ
ЦЕНТРАЛИЗАЦИИ
ВНИИ социальной гигиены и организации
здрава СССР,
здравоохранения им. Н. А. Семашко Мин-Москва
Эффективность деятельности санитарно-эпидемиологической службы во многом определяется достаточным и своевременным информационным обеспечением санэпидстанций (СЭС). Осу-
выбраны городские тип учреждения в с районным делени-
ществляемая перестройка в деятельности службы, внедряемая система централизации требуют изучения содержания и распределения сложившихся информационных потоков, анализа и экспертной оценки использования информации учетно-отчетной документации, разработки рациональной организации потоков информации в условиях централизации.
Объектом исследования СЭС (наиболее массовый службе) 6 городов страны ем и населением более 1 млн. (Алма-Ата, Днепропетровск, Донецк, Минск, Львов, Челябинск). Способ проведения исследования — сплошной с охватом всех структурных подразделений, использованием для проведения исследования разработанной авторами комплексной методики, утвержденной Минздравом СССР.
Изучение информации городской СЭС включало предварительное обследование, углубленное изучение потоков информации (сбор ее проводился ретроспективно за один календарный год в двух горСЭС: Минской — республиканского подчинения и Донецкой — областного подчинения), анализ и экспертную оценку полученных данных. При проведении исследования учитывали все способы поступления информации в горСЭС (документ, врачебный контроль, обследование с применением инструментальных и лабораторных методов, телефонограммы, неформальные коммуникации и др.).
Выявлено, что для организационной структуры обследованных горСЭС характерно как традиционное1, так и нетрадиционное ее построе-
1 Традиционная структура горСЭС представлена согласно приказу Минздрава СССР № 200 (1969 г.) с учетом его дополнений и изменений (приказ № 310 от 31.03.78, приказ № 3 от 03.01.79 и др.).
ние. Нетрадиционная структура имела место при внедрении различных форм централизации. Городские СЭС неравномерно обеспечены централизованными подразделениями. Наиболее высокий уровень централизации имеет место в горСЭС Алма-Аты и Минска — соответственно 56 и 46,7 % > что в определенной степени связано с более ранним началом внедрения и последующим развитием в них различных форм централизации по сравнению с другими базовыми учреждениями. Наибольшее распространение среди оперативных подразделений получила централизация работы подразделений гигиены труда, радиационной гигиены, гигиены окружающей среды, гигиены физических факторов, гигиены лечебно-профилактических учреждений, санитарно-эпидемиологического анализа.
Изучение информационного обеспечения Минской и Донецской горСЭС выявило особенности существующей информационной системы, связанные с наличием в СЭС различных форм централизации (структурных подразделений, видов надзора и лабораторных служб, управления на уровне города).
При изучении информационных потоков получены сведения о значительном объеме информации, циркулирующей в горСЭС (Минской — 955 310 документов, Донецкой — 459 253 документа в год). Определены два основных потока документов — внешний и внутренний. Внутренний поток, включающий разработанные документы для внутреннего пользования и потребителей, в целом по горСЭС составил в Минске 86,4 %, в Донецке 89,3 % от общего числа документов, циркулирующих в СЭС. Внешний поток, куда входят первичные документы, поступающие из внешних организаций, составил для Минской горСЭС 13,6%, Донецкой — 10,7%.
Группировка документов с учетом их внутреннего содержания позволила классифицировать их следующим образом: директивно-норматив-
2 Гигиена и санитария № 12
33
ные, информационно-справочные, информационно-методические, плановые, отчетные, учетные, предписания, запросы, ответы на запросы.
Большой объем внутреннего потока составляла информация, разработанная централизованными лабораториями (санитарно-гигиенической и бактериологической). Значительная доля в этом потоке приходилась на официальные учет-но-оперативные документы (от 74,6 до 99,6%). Обработка такого большого объема учетных документов, как правило, не приспособленных для машинной обработки, сопровождалась значительными непроизводительными затратами рабочего времени сотрудников СЭС.
Распределение потоков информации позволило классифицировать внешние источники информации горСЭС на следующие группы: органы административно-территориальной принадлежности, органы и учреждения здравоохранения, вышестоящие органы управления санэпидслуж-бой, нижестоящие учреждения санэпидслужбы, другие санитарно-профилактические учреждения, органы и учреждения ведомственной принадлежности, общественные организации, объекты надзора, другие организации, частные лица. Проведенная классификация позволила определить интенсивность связей каждого структурного подразделения горСЭС с внешними источниками информации. Установлено, что основными внешними источниками информации для всех структурных подразделений горСЭС явились учреждения нижестоящего уровня санэпидслужбы (районные СЭС), на долю которых в Минской горСЭС приходилось 69,4 %, Донецкой— 86% документов, а также органы и учреждения здравоохранения, доля которых составила соответственно 26,4 и 10,5% документов. Определен значительный поток учетно-оператив-ной информации, направляемой из лечебно-профилактических учреждений в централизованную бактериологическую лабораторию горСЭС. Для специалистов централизованной санитарно-гигиенической лаборатории горСЭС характерна тесная информационная связь с объектами санитарного надзора, обусловленная интенсивным поступлением информации о проведенном отборе проб для лабораторных исследований. В Минской горСЭС они составили 6,7%, в Донецкой— 17,5% документов. Для оперативных подразделений горСЭС присущ значительный объем информации по объектам санитарного надзора обслуживаемой территории. Это в основном информация в виде актов санитарного обследования подконтрольных объектов, которая в отделениях гигиены труда и коммунальной гигиены Минской горСЭС составила соответственно 80,5 и 12%, Донецкой—15,6 и 62,2%.
Указанный поток свидетельствует о большом объеме работы специалистов и требует упорядочения периодичности поступления документов.
Высокая степень информационных связей вы-
явлена между оперативными подразделениями и централизованными лабораториями (санитарно-гигиенической, бактериологической и сан-эпиданализа) горСЭС, работающими по принципу «единого звена», что соответствует современным организационным формам работы СЭС.
Наиболее тесная информационная связь с оперативными подразделениями характерна для лаборатории санэпиданализа, работающей в составе организационного отдела Минской горСЭС. Являясь важным интегрирующим звеном санитарно-эпидемиологического и санитарно-гигиенического надзора за состоянием здоровья обслуживаемого населения города, лаборатория санэпиданализа обеспечивает администрацию и оперативные отделы городской и районных СЭС информационно-справочной документацией, касающейся анализа инфекционной заболеваемости, предполагаемых факторов передачи острых кишечных заболеваний, результатов лабораторного контроля (бактериологического, санитарно-химического и токсикологического) с учетом вида продукции, ведомства и объекта надзора. Этот вид информации составил 83,8 % документов. Организация лаборатории санэпиданализа позволила сосредоточить всю информацию об инфекционной заболеваемости в пределах города в одном звене.
Установлена разная направленность движения плановой и отчетной документации в горСЭС. Основной поток плановой документации направлялся по запросу горСЭС из районных СЭС (в Минскую горСЭС 46,7%, Донецкую 79,4% документов), а также из подконтрольных объектов: соответственно 47,4 и 17% документов. Отмечено следующее распределение его между подразделениями: из райСЭС в централизованную санитарно-гигиеническую лабораторию Минской горСЭС поступает 85,2 % плановых документов, Донецкую горСЭС — 64,9 % ; из объектов санитарного надзора в отделение гигиены труда Минской горСЭС приходит 96,3 % плановых документов, в отделение коммунальной гигиены Донецкой горСЭС—100%. Основными потребителями плановой документации,, подготовленной в горСЭС, являются райСЭС и объекты надзора. Подготовленная внутри горСЭС отчетная документация в основном передается администрации, а вне горСЭС — более чем в 50 % случаев направляется в вышестоящие органы управления санэпидслужбой. В органы административно-территориальной принадлежности Минской горСЭС направляется 23,6 % отчетных документов, Донецкой — 0,9%. Значительный объем отчетных документов (40,9%) из Донецкой горСЭС предназначен для райСЭС.
Определен большой объем первичных документов, составленных в структурных подразделениях горСЭС и поступающих из внешних организаций. В базовых учреждениях он превышает объем производных документов в 2,3—4 ра-
за, что существенно осложняет работу специалистов. В связи с этим требуется упорядочить существующую документацию и шире внедрять в работу практических учреждений санэлид-службы автоматизированные системы обработки информации с целью оперативного принятия решений в процессе управления.
Системный подход к изучению содержания, распределения и использования информации горСЭС в условиях централизации подразделений позволил выявить преимущество централизации управления как оптимального варианта управления санэпидслужбой города. Централизация структурных подразделений на городском уровне позволяет повысить качество работы специалистов за счет специализации контроля за объектами надзора, усиления предупредительного и текущего санитарного надзора и организационно-методической работы, применения административных санкций, улучшения планирования деятельности санэпидслужбы города на основе единого плана проведения организационных, санитарно-гигиенических и противоэпидемических мероприятий. В результате проведенных исследований разработана концептуальная организационно-функциональная модель рационального формирования потоков информации, используемая для обоснования введения в организационную структуру горСЭС ряда нетрадиционных подразделений; обоснования рациональной системы информации ведущих традиционных и нетрадиционных подразделений; обоснования использования в практической работе традиционных и нетрадиционных (централизованных) подразделений системы информации в соответствии с выполняемыми специалистами и подразделениями в целом функциями; формирования подходов к созданию классификации целей использования документов в структурных подразделениях с учетом автоматизированной обработки информации; проведения экспериментов по оценке деятельности горСЭС как системы при внесении в нее изменений, связанных с организацией новых структурных подразделений, потоков информации, видов, источников ее функциональных связей и т. д.
Анализ полноты использования информации учетных документов 6 горСЭС позволил уста-
2 Приложение к приказу Минздрава СССР № 1030 от 04.10.80 «Перечень форм первичной медицинской документации учреждений здравоохранения».
новить, что из 88 официально утвержденных учетных форм2 специалистами различных структурных подразделений горСЭС используется в среднем от 50 до 70 % информации этих документов, от 18 до 43% вовсе не используется в их работе, поскольку по своему содержанию они не удовлетворяют практических специалистов. Выявлены недостаточность информации по санитарно-демографическим вопросам, показателям общей заболеваемости детского и взрослого населения, о состояния окружающей среды; установлена избыточность информации учетных форм о текущем санитарном надзоре подконтрольных объектов (ф. № 307/у, 308/у, 315/у), деятельности паразитологического отделения (ф. № 368—377/у); зафиксированы наличие большого объема информации о профотрав-лениях и профзаболеваниях, избыточность реквизитов в ряде учетно-оперативных документов (ф. № 333—ЗЗб/у, 322/у, 346/у, 347/у), низкий уровень использования (50 % ) в работе специалистов горСЭС отчетной формы № 36, неудовлетворенность ею 70 % специалистов.
Экспертная оценка полноты использования учетно-отчетной документации (полное, частичное, отсутствие использования) позволила установить высокую степень согласованности в ответах относительно лишь частичного использования учетных форм и отчетной формы № 36.
Проведенное исследование существующих информационных потоков и используемой учетно-отчетной документации послужило основанием для подготовки предложений, направленных на сокращение потока плановых документов, поступающих из райСЭС и объектов надзора; отчетных документов, направляемых из горСЭС в вышестоящие органы управления; числа учетных форм и реквизитов для традиционных подразделений (№ 307/у, 308/у, 315/у о текущем санитарном надзоре, 322/у, 346/у, 347/у о регистрации проб и результатов исследования, 333/у—336/у об измерении параметров физических факторов, 368/у—377/у о деятельности паразитологического отделения, 319—321/у о работе санитарных инспекторов и др., отчетных данных о профессиональных отравлениях и заболеваниях, пересмотр отчетной формы № 36, разработку оперативных форм с учетом соответствия их информативности функциям и задачам специалистов СЭС.
Поступила 11.03.88
ш
2* — 35 —
N
