CC BY-NC-ND
95
Г.А. Двоеносова
СЕЛЕКТИВНЫЙ ОТБОР ПОНЯТИЯ «ДОКУМЕНТ»
В статье предпринята попытка селективного отбора понятия «документ». Методом контент-анализа исследованы 120 определений термина «документ», выявленные в законодательстве, стандартах, справочной и научной литературе. Контент-анализ проводился с учетом различных подходов к определению понятия «документ»: правового, информационного, исторического, коммуникационного, управленческого, социетального. Установлена частота использования слов и словосочетаний, обозначающих другие, более общие понятия, через которые определяется понятие «документ». Также установлена частота упоминаний в определениях документа его сущностных признаков, свойств и функций. Интерпретация результатов контент-анализа позволила сделать выводы о конвенциональном понимании документа. На основе результатов контент-анализа сформулировано авторское определение понятия «документ».
Ключевые слова: документ, понятие «документ», контент-анализ понятия «документ», селективный отбор понятия «документ», конструирование понятия «документ».
Сущность документа как социального феномена должна быть выражена в его понятии. Понятие - общее имя с относительно ясным содержанием и сравнительно четко очерченным объемом1. Понятия отражают явления и предметы в их общих и существенных признаках.
Общеизвестно, что на сегодняшний день не существует универсального понятия «документ». Еще в 1970-х годах немецкий исследователь Й. Коблиц отмечал, что «в вопросах, связанных с практикой или теорией документальной информации, мы не можем полностью и легко понимать друг друга». В качестве причин терминологического плюрализма он называл такие, как спонтанность процесса
© Двоеносова Г.А., 2016
терминообразования; перевес в историческом, а не в теоретическом осмыслении вопросов терминологии; отношение к развитию терминологии как к второстепенной задаче; отсутствие у авторов элементарных лингвистических и теоретических знаний для рационального терминологического творчества2.
М.П. Илюшенко объясняет многозначность толкования термина «документ» его многоаспектностью. Она приходит к выводу, что и «государственные стандарты, призванные стать нормой в области терминов и определений, не дают однозначного определения доку-мента»3. В.П. Козлов объясняет это многообразием типов, видов и форм документов, которые выработало человечество. Он считает, что все существующие определения документа имеют либо чрезмерно расширительный, либо утилитарно-прагматический характер4.
Мы полагаем, что многоаспектность изучения объекта не может изменить его сущности и, следовательно, не должна влиять на ее понимание. В свою очередь, мы попытались разобраться в многообразии определений понятия «документ», используя метод контент-анализа. В общественных науках контент-анализ - один из наиболее распространенных методов изучения текстовой информации. Контент-анализ - это количественный анализ текстов и текстовых массивов в целях последующей содержательной интерпретации выявленных числовых закономерностей. Нас интересовало, через какие общие понятия (термины) чаще всего определяется понятие «документ» и что в конечном итоге под ним подразумевается? Какие признаки, свойства и функции документа чаще других выделяются в качестве его отличительных или сущностных?
Метод контент-анализа включает несколько этапов: 1) определение источников и формирование выборочной совокупности сообщений; 2) определение объекта и категорий анализа, т. е. наиболее общих ключевых понятий, соответствующих исследовательским задачам; 3) выбор единицы анализа, служащей индикатором интересующих исследователя явлений (слово, предложение, тема, идея и т. д.); 4) установление единицы счета - количественной меры смысловых единиц анализа, позволяющей регистрировать частоту их появления в тексте (слово или словосочетание, количество строк, печатных знаков и др.); 5) подсчет частоты упоминания выделенных смысловых единиц и выражение их доли от всех других единиц анализа; 6) интерпретация полученных результатов в соответствии с целями и задачами конкретного исследования5.
На первом этапе проведения контент-анализа понятия «документ» была определена выборочная совокупность исследуемых источников. Она составила 94 издания, содержащие определение
понятия «документ». В качестве источников были отобраны законодательство (10), стандарты (22), энциклопедические, толковые и терминологические словари (24), научная литература (38). Выборочная совокупность «сообщений» из этих источников составила 120 определений термина «документ». Расхождение в количестве источников и «сообщений» объясняется наличием в справочной литературе нескольких значений понятия «документ». Каждое из этих значений учитывалось нами как отдельное определение и соответственно как отдельный объект анализа.
Для проведения второго этапа контент-анализа мы выбрали в качестве категории научный подход, с позиций которого документ изучается и в рамках которого разрабатывается его понятие. Это правовой, информационный, исторический и коммуникационный подходы. Выборочную совокупность составили 40 определений, сформулированных на основе правового, 8 - на основе исторического, 64 - на основе информационного и 4 - на основе коммуникационного подходов. В ходе анализа были выявлены еще 4 определения понятия «документ», 2 из которых мы отнесли к управленческому подходу, а 2 - к социетальному6, с позиций которого мы рассматриваем документ в социальной среде как инструмент социальных отношений.
На третьем этапе были определены единицы контент-анализа. Таковыми стали слово или словосочетание, через которое определяется термин «документ», а также словосочетание, выражающее сущностные характеристики документа с точки зрения разных подходов к его изучению.
На четвертом этапе контент-анализа мы определились с единицей счета, которая совпала с единицей анализа: слово или словосочетание.
На пятом этапе был проведен подсчет частоты упоминания понятий (терминов), через которые определяется понятие «документ» в исследуемых источниках. Была подсчитана также частота упоминания в источниках словосочетаний, выражающих сущностные характеристики документа: признаки, свойства, функции. Определены доли смысловых единиц счета от всех других единиц анализа.
На шестом этапе мы попытались интерпретировать полученные результаты. Контент-анализ понятия «документ» показал, что в законодательстве наиболее часто документ определяется как материальный объект (30%), в стандартах - как информация (40,9%), в справочной литературе - как деловая бумага (18%), в научной литературе - как материальный объект (34,21%).
Анализ понятия «документ» с точки зрения подходов к его изучению дал нам следующие результаты. В определениях, сформулированных на основе правового подхода, в качестве слова, определяющего понятие «документ», преобладает слово «бумага» (27,5%). Это объясняется взглядом юристов на документ как на объект вещного права. Поэтому документ отождествляется с носителем, на котором зафиксирована информация. Несколько уступает ему понимание документа как письменного акта (22,5%). Определения понятия «документ» через термин «информация» составляют только 5%. Единичные определения документа в правовом аспекте характеризуют его как письмо, продукт деятельности, предмет.
В информационном аспекте, вопреки сложившимся представлениям о переносе в определении документа смысловой нагрузки с материальной составляющей на информационную7, документ в равной мере определяется как через термин «информация» (26,56%), так и через термин «материальный объект» (26,56%). Среди единичных определений понятия «документ», сформулированных на основе информационного подхода, обращают на себя внимание такие, как блок информации, смысл, запись, текст, информационный объект.
В историческом аспекте документ почти однозначно рассматривается как свидетельство (75%). Альтернативу ему составляют представление документа как предмета (12,5) и как материализованной памяти (12,5).
С точки зрения коммуникационного подхода к определению понятия «документ» он воспринимается преимущественно как единство информации и носителя (25%), а также как вещественный объект (25%) и психологический процесс (25%).
В определениях документа на основе управленческого подхода документ предстает как элемент управления и делопроизводства (50%). С позиций социетального подхода документ - это объект информационного взаимодействия (50%).
При проведении подсчета словосочетаний, определяющих понятие «документ», по всей выборочной совокупности определений выявилась следующая картина. Преобладающее большинство подвергнутых контент-анализу дефиниций определяют документ как материальный объект (20,83%). Термин «информация» занимает по частоте упоминаний вторую позицию (13,33%). На третьем месте оказался термин «деловая бумага» (10,83%). Близко к ним стоят термины «материальный носитель» (9,16%) и «письменный акт» (7,5%).
Мы провели итоговый подсчет с целью уточнить, что же все-таки представляет собой документ в общественном понимании.
Единицей счета на этот раз стало слово. Результаты показали, что преобладающим является представление о документе как об объекте (23,33%). Если к этим данным прибавить еще и данные, характеризующие документ как носитель (10%) и бумагу (10,83%), то становится очевидным, что на данном этапе развития правовой и научной мысли преобладает понимание документа как материальной объективированной сущности.
Методом контент-анализа мы попытались также выяснить, какие признаки документа, указанные в его определениях, встречаются наиболее часто. В предыдущих наших работах мы называли следующие отличительные признаки документа: 1) наличие материального носителя документированной информации; 2) форма материального носителя документированной информации; 3) наличие зафиксированной на материальном носителе (документированной) информации; 4) способ документирования (записи) информации; 5) формуляр (форма или структура записи информации)8.
Доли упоминаний каждого из признаков документа в его определениях исчислялись от всей совокупности определений, соответствующих определенному подходу.
В определениях документа на основе правового подхода называются такие его признаки, как материальный носитель (40%), форма носителя (2,5%), зафиксированная информация (17,5%), форма записи информации (20%).
Определения документа, сформулированные на основе исторического подхода, указывают только на один из его признаков - способ документирования (12,5%). В остальных определениях понятия «документ» (87,5%) характеризующие его признаки вообще не упоминаются.
В определениях документа на основе информационного подхода встречаются все пять сущностных признаков документа: материальный носитель (75%), форма носителя (1,56%), зафиксированная информация (87,5%), способ документирования (32,81%), форма записи информации (14,06%).
В определениях, сформулированных с позиций коммуникационного подхода, в качестве основного признака документа указывается материальный носитель (75%). Среди других признаков упоминаются зафиксированная информация (50%) и способ документирования (25%).
Итоговый анализ частоты упоминаний признаков документа по всей выборочной совокупности определений понятия «документ» показал, что 25,83% определений, подвергнутых анализу, вообще не содержат информации о признаках документа, 58,33% указы-
вают на такой его признак, как материальный носитель, и только 1,66% - на форму носителя. Зафиксированную информацию называют в качестве признака документа 55,83% определений, способ документирования - 19,16%. На такой признак документа, как форма записи информации, указывают 15% определений понятия «документ».
В анализируемых определениях документа упоминаются такие его свойства, как предметность, унификация, достоверность, аутентичность (подлинность), юридическая сила, целостность, доказательность, ценность, пригодность для использования. Причем в одном определении могут упоминаться несколько свойств документа. Мы подсчитали частоту упоминания этих свойств в определениях понятия «документ». Доли, соответствующие каждому из свойств, исчислялись от всей совокупности определений, соответствующих определенному подходу.
Наиболее часто упоминаемыми свойствами документа в определениях, сформулированных на основе правового подхода, оказались доказательность (57,5%), юридическая сила (30%), достоверность (22,5%) и унификация (20%). Не содержат указаний на свойства документа 12,5% его определений.
В определениях документа на основе исторического подхода в качестве свойств наиболее часто упоминаются доказательность (75%) и достоверность (50%).
В определениях документа на основе коммуникационного подхода упоминаются только такие его свойства, как целостность (50%) и пригодность для использования (50%). В определениях, выработанных на основе управленческого подхода, главным свойством документа считается унификация (50%), на основе социе-тального подхода - пригодность для использования (50%).
Итоговый анализ упоминания свойств документа по всей выборочной совокупности определений показал, что наиболее часто в них встречается такое свойство документа, как доказательность (26,66%), на второй позиции - пригодность для использования (25,83), третью позицию занимает достоверность (15%), четвертую - унификация (12,5%). Юридическая сила документа, свойство, близкое по значению к доказательности, занимает по результатам подсчета пятую позицию (10%). Не содержат указаний на свойства документа 29,16% его определений.
Мы провели также анализ частоты упоминаний в определениях понятия «документ» функций документа.
В определениях документа на основе правового подхода наиболее часто упоминаются функции доказательства юридических от-
ношений и событий (20%), удостоверения личности (17,5%) и подтверждения какого-либо факта или права на что-либо (15%). Не содержат указаний на функцию документа 12,5% его определений.
С точки зрения исторического подхода функция свидетельства о каких либо исторических событиях, фактах отмечается у 75% определений документа. 12,5% составляют определения, в которых указывается функция «регистрации изо дня в день фактов, идей, действий, чувств, которые запечатлелись в сознании человека». Столько же определений (12,5%) не имеют указаний на функции документа.
В определениях документа, сформулированных на основе информационного подхода, основной функцией документа выступает передача информации во времени и пространстве в целях хранения и общественного использования (28,12%). Почти у половины определений документа (40,62%) функция не указана.
В определениях документа на основе коммуникационного подхода в равных долях упоминаются функция использования в социальной коммуникации в качестве завершенного сообщения (25%), использования как единицы семантического процесса (25%), использования в социальном информационно-коммуникационном процессе в качестве канала коммуникации (25%). Столько же определений (25%) не содержат указаний на функцию документа.
Как ни странно, нет упоминания о функциях и в определениях документа на основе управленческого подхода.
В определениях понятия «документ», в основе которых мы предполагаем социетальный подход, документу приписываются следующие функции: формальное выражение социальных отношений (50%); организация человека и его деятельности в социуме (50%).
Контент-анализ всей выборочной совокупности определений понятия «документ» обнаружил, что наиболее часто в них упоминается функция доказательства юридических отношений и событий (6,66%). Не содержат указаний на функцию документа 29,16% его определений.
Итак, подведем общие итоги контент-анализа определений понятия «документ». В большинстве изученных нами источников документ определяется как объект. В качестве основных признаков документа большинство его определений выделяют материальный носитель, зафиксированную информацию и форму записи информации. Основными свойствами документа считаются доказательность и пригодность для использования. Основной функцией документа называется функция доказательства юридических отношений и событий.
Вернемся к исходной посылке этой статьи: в настоящее время нет универсального определения понятия «документ», тогда как такое определение необходимо. Поэтому ученые и специалисты не прекращают попыток его поиска. Требования к определению термина «документ» были сформулированы еще в конце 1960-х годов. Я.З. Лившиц и Д.И. Сольский полагали, что определение понятия «документ» должно быть межотраслевым, но при этом не должно противоречить специфическим представлениям о документе, обусловленным потребностями каждой отрасли. Оно должно отвечать следующим основным условиям: а) иметь обобщающее смысловое значение; б) поглощать все категории документации; в) локализовать понятие «документ» в определенных границах9.
М.П. Илюшенко считает, что главное в понимании документа -его функциональное назначение. Документ нужен для того, чтобы констатировать какой-то факт, свидетельствовать о чем-либо, доказать что-либо. Чтобы подойти к наиболее соответствующему определению документа, следует рассмотреть, как и с какой целью он создается10. И мы согласны с таким подходом к определению понятия «документ».
К.Б. Гельман-Виноградов полагал, что для преодоления сложностей трактовки понятия «документ» целесообразно следить за мировыми достижениями в области документоведения и архивоведения, развитием исторической науки, источниковедения, специальных исторических дисциплин и ряда развивающихся наук гуманитарного профиля11. Мы согласны и с этой точкой зрения. Она отвечает нашим представлениям о необходимости синергетического подхода к исследованию документа и к выработке его определения на основе этого подхода.
Универсальным может быть только конвенциональное определение документа. Поэтому мы провели контент-анализ понятия «документ» еще и для того, чтобы попытаться сформулировать такое определение, соответствующее общепризнанным его сущностным характеристикам: признакам, свойствам и функциям.
В.Ф. Янковая отмечает, что при конструировании понятий чаще всего используются родовидовые и генетические определения. В родовидовых определениях понятие сначала подводится под другое, общее, понятие, к которому определяемое понятие относится как часть к целому, а затем указываются признаки, отличающие данное понятие от других, также подчиненных общему понятию12.
Если исходить из этой установки, то мы должны определить понятие «документ» через понятие «объект» как наиболее часто встречающееся, а следовательно, являющееся конвенциональным.
В.П. Козлов замечает по этому поводу, что документ представляет собой, даже если мы имеем дело с электронным документом, все же материальный объект, выступающий носителем специфической информации. Исходя из этого, автор определяет документ как «материальный объект, выступающий в качестве носителя информации в виде структурированных сообщений, задаваемых целевыми установками его автора, техническими возможностями, правилами, нормами и традициями места, времени и обстоятельств создания материального объекта и его информации»13.
Учитывая, что современный документ создается и существует как в традиционной, так и в электронной среде, мы полагаем, что понятие «документ» целесообразнее определять через понятие «информационный объект», который может иметь и материальную и виртуальную форму.
В стандарте ISO 15489 «Information and documentation - Records management» под информационным объектом понимается зафиксированная информация или объект, который можно рассматривать как единое целое. ГОСТ Р ИСО 9000-2001 «Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь» определяет документ как «информационный объект, фиксирующий достигнутые результаты или свидетельствующий о выполнении действий»14. Таким образом, понятие «документ» является частью общего понятия «информационный объект».
В определении документа должны быть отражены его сущностные признаки, свойства и функция. В большинстве существующих определений документа в качестве его основных признаков называются материальный носитель и зафиксированная информация. Однако отличительным признаком документа, позволяющим идентифицировать его среди других информационных объектов, является форма записи информации, сделанная любым из существующих сегодня и возможных в будущем способов. Общепризнанным сущностным свойством документа считается доказательность. Основной функцией документа, указывающей на его предназначение, является функция доказательства юридических отношений и событий.
Исходя из этих конвенциональных характеристик документа, попытаемся сформулировать его определение. Документ - информационный объект, созданный юридическим или физическим лицом традиционным способом или с использованием технических средств, содержащий текстовую, графическую, аудиовизуальную или биометрическую информацию, записанную и удостоверенную по установленной форме, предназначенный для подтверждения
(доказательства) и замещения явлений, событий, фактов реальной действительности, опосредующий социальное действие и служащий инструментом социальной самоорганизации.
Примечания
1 Философский энциклопедический словарь / Ред. Л.Ф. Ильичев и др. М.: Сов. энцикл., 1983. С. 665-666.
2 Коблиц Й. Проблемы развития терминологии в области документальной информации и соответствующей научной дисциплины // Актуальные проблемы терминологии по информатике и документации. М.: ВИНИТИ, 1970. С. 9-22.
3 Илюшенко М.П. К понятию «документ» (эволюция термина и предмет докумен-товедения) // Сов. арх. 1986. № 1. С. 30.
4 Козлов В.П. Основы теоретической и прикладной археографии. М.: РОССПЭН, 2008. С. 26-28.
5 Боришполец К.П. Методы политических исследований: Учеб. пособие для студентов вузов. М.: Аспект Пресс, 2005. С. 54-65; Манаев О.Т. Контент-анализ как метод исследования. [Электронный ресурс] URL: http://psyfactor.org/lib/ content-analysis3.htm (дата обращения: 20.01.2015).
6 Социетальный - относящийся к обществу, рассматриваемому как единое целое. См.: Социологический словарь. [Электронный ресурс] URL: http://enc-dic. com/sociology/Societalnyj-8122.html (дата обращения: 20.01.2015).
7 Ларин М.В. Управление документацией в организациях. М.: Науч. кн., 2002. С. 29.
8 Двоеносова Г.А. Признаки документа // НТИ. 2012. Сер. 1. № 9. С. 1-5.
9 Лившиц Я.З., Сольский Д.И. Некоторые вопросы терминологии в области доку-ментоведения // Сов. арх. 1969. № 1. С. 39-44.
10 Илюшенко М.П. Указ. соч. С. 30.
11 Гельман-Виноградов К.Б. Трудности научной трактовки понятия «документ» и пути их преодоления // Отечеств. арх. 2005. № 6. С. 23.
12 Янковая В.Ф. Терминология документационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. 1998. № 1. С. 41.
13 Козлов В.П. Жизнь документа // Достоинство историка: К 90-летию со дня рождения акад. РАН Ю.А. Полякова. М.: РОССПЭН, 2011. С. 88-110.
14 Храмцовская Н.А. Что такое документ? // Делопроизводство и документооборот на предприятии. 2004. № 7. С. 12.
