CC BY
130
Вестник Томского государственного университета. История. 2016. № 3 (41)
УДК 005.922:070
DOI 10.17223/19988613/41/20
А.А. Горбунова
ОСВЕЩЕНИЕ ТЕМЫ ЭКСПЕРТИЗЫ ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ В ЖУРНАЛЕ «ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО»
Дается общее представление о понятии и сущности экспертизы ценности документов. Обосновывается актуальность изучения темы. Аргументируется целесообразность использования контент-анализа для определения роли и места темы экспертизы ценности документов в редакционной политике журнала «Делопроизводство». Описывается процедура проведения контент-анализа. Сформулированы выводы, полученные в результате проведенного исследования, характеризующие место, роль и динамику освещения экспертизы ценности документов с 1998 по 2014 г. на страницах одного из ведущих российских докумен-товедческих периодических изданий.
Ключевые слова: журнал «Делопроизводство»; контент-анализ; экспертиза ценности документов.
Документы, создающиеся в процессе деятельности предприятий, организаций и учреждений, имеют различную ценность. Большая часть документов после выполнения оперативных функций подлежит утилизации, поскольку потребность в них отпадает. Но есть документированная информация, которая может быть востребована и актуальна на протяжении многих десятилетий, а отдельные документы, имеющие научную, историческую значимость, должны храниться вечно. Однако общество не в состоянии хранить все документы. Поэтому в организациях, на предприятиях и в учреждениях систематически проводится экспертиза ценности документов (ЭЦД) - изучение документов на основании критериев их ценности для определения сроков хранения документов [1. С. 5].
В советскую эпоху деятельность, связанная с ЭЦД, была строго регламентирована и централизована. После революционных экономических преобразований 1990-х гг. возникли новые формы собственности. Многочисленные рыночные структуры не имели ни опыта, ни культуры проведения экспертизы ценности. Документы хранились в ненадлежащих условиях, многие из них подверглись стихийному уничтожению. В настоящий момент ситуация несколько улучшилась: существуют нормативные документы, регламентирующие ЭЦД, крупные предприятия ответственно подходят к данной процедуре. Тем не менее нельзя сказать, что методика проведения ЭЦД остается полностью прозрачной. Остается много нерешенных проблем в практике и теории определения ценности документов.
Определенную научно-практическую и методическую помощь в организации и проведении экспертизы ценности документов призваны оказывать издающиеся в нашей стране специализированные журналы, такие как «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Отечественные архивы» и др. Чтобы понять, насколько эффективно они решают данную задачу, необходимо осуществить анализ содержания периодических изданий. Это довольно большой массив информации, поэтому представляется целесообразным для его исследования использовать метод контент-анализа. Его суть
сводится к тому, чтобы из большого количества неструктурированной информации получить краткую выжимку необходимых данных в числовой форме и затем эти данные интерпретировать в зависимости от целей исследования.
Объектом исследования стал журнал «Делопроизводство». Это авторитетное российское периодическое издание с более чем полуторадесятилетней историей, Его учредителем в 1998 г. выступило ЗАО «Бизнес-школа "Интел-Синтез"». Журнал издаётся при участии Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета и Всероссийского научно-исследовательского института докумен-товедения и архивного дела. На протяжении многих лет его редактором являлась Т.В. Кузнецова - широко известный в стране специалист в области документове-дения и документационного обеспечения управления. В настоящее время (2015 г.) журнал издаётся значительным для такого рода специализированных изданий тиражом 10 000 экземпляров. «Делопроизводство» было выбрано также по причине довольно частого упоминания ЭЦД в его текстах, по сравнению с другими профильными журналами. В качестве выборки были использованы все статьи за 1998, 2007 и 2014 гг. Их совокупность дает возможность проследить динамику освещения темы экспертизы ценности на страницах данного журнала начиная с 1998 г. (время выхода в свет его первого номера). Самые свежие номера (годовой комплект) «Делопроизводства» относятся к 2014 г. В качестве промежуточного выбран 2007 г. До 2002 г. журнал издавался с периодичностью один номер в полугодие, затем - ежеквартально.
Целью представленного исследования являются определение динамики актуальности темы экспертизы ценности документов с 1998 по 2014 г., а также выявление проблем, в большей или меньшей степени сопряженных с этой темой в указанный период.
На первом этапе работы осуществлялись поиск и выделение в журнальных публикациях всех упоминаний об ЭЦД. Единицами счета были выбраны следующие слова и словосочетания: «экспертиза ценности
документов», «отбор документов на хранение», «определение (регламентация, установление) сроков хранения», «определение ценности документа», «отбор (выделение) на уничтожение документов», «передача документов либо на хранение, либо на уничтожение», «обработка документов с целью передачи на хранение».
Вторым этапом работы стало составление матрицы данных - рабочей таблицы с данными, содержащими
Распределение статей по рубрикам в журнале его редколлегией началось не сразу. В номерах за 1998 г. рубрикация отсутствует. Впрочем, и в последующих номерах, которые были использованы для контент-анализа, некоторые статьи не были отнесены ни к одной из рубрик. Поэтому для чистоты исследования в необходимых случаях рубрики были определены самостоятельно, исходя из логики их выделения редакцией журнала. Всего в исследованных номерах журнала зафиксировано 13 разных рубрик. С годами названия рубрик менялись, поэтому иногда их смыслы совпадают (например, «компьютерные технологии» и «инфор-
название статьи, авторство, год и номер выпуска, рубрику (если имеется) и количество упоминаний единиц счета.
На следующем этапе работы были определены рубрики в том случае, если это не было сделано редакцией, составлен тезаурус и определены темы каждой статьи. Всего было выделено 7 тем, которые охватывают все стороны исследований в области делопроизводства и документоведения.
мационные технологии»; «история документирования» и «из истории делопроизводства»).
Названия и смысл некоторых рубрик и тем перекликаются. Но анализ только рубрик или только тем не дал бы полной картины для исследования, так как названия рубрик слишком узки. Именно эта узкая направленность позволила сделать определенные выводы.
На последнем этапе работы были проведены необходимые подсчеты в матрице данных. Всего было проанализировано 160 статей. Результаты анализа представлены в табл. 1-3.
Т а б л и ц а 1
Количество упоминаний ЭЦД в журнале «Делопроизводство»
Год Кол-во статей в год Кол-во упоминаний ЭЦД Средняя величина кол-ва упоминаний ЭЦД в 1 статье журнала «Делопроизводства»
1998 29 42 1,4
2007 62 96 1,5
2014 69 64 0,9
Тезаурус
Тема Расшифровка Ключевые слова (по алфавиту)
Безопасность Статьи, посвященные персональным данным, конфиденциальным документам, ограничению доступа к информации Безопасный, безопасность, защита информации, конфиденциальный, ограниченный доступ, персональные данные, сохранность документов, фальшивый документ
Делопроизводство Статьи, посвященные созданию официальных документов и организации всех этапов работы с ними. Все, что связано с практикой документационного обеспечения управления (ДОУ) Делопроизводство, документирование, опыт работы, организация ДОУ, оформление документов, регистрация документов, создание документов
Документоведение Статьи, посвященные классификации документов, способам организации документооборота, построению систем документирования. Все теоритические аспекты работы с документами Классификация, научный, определение, понятие, система признаков, теория, термин
Законодательство Статьи, посвященные нормативному регулированию ДОУ, основным документам, регламентирующим работу с документированной информацией Государственный стандарт (ГОСТ), закон, законодательство, законодательный, нормативно-методический, нормативное регулирование, перечень документов, правовой акт, правовое регулирование, табель форм, требование к оформлению, устав, юридический
История Исторический аспект документоведения и делопроизводства VIII в., XIII в., XIV в., XVII в., XIX в., XX в., 1898 г., Берия, египетское письмо, земские учреждения, история, исторический источник, источниковедение, Киевская Русь, КПСС, Петр I, Российская империя, Русь, Сталин, Царь Борис
Образование Статьи, посвященные высшему и средне-специальному документоведческому образованию, повышению квалификации докумен-товедов Образовательный процесс, повышение квалификации, подготовка документоведа, подготовка специалиста, профиль ДОУ, специалист-документовед, формирование компетенций
Электронный документооборот Статьи, посвященные электронным технологиям в делопроизводстве ГГ, автоматизация, информационные технологии, компьютер, электронный, электронный архив, электронный документооборот, электронный документ
Освещение темы экспертизы ценности документов
141
Т а б л и ц а 2
Тематический контент-анализ ЭЦД в журнале «Делопроизводство» (1998, 2007, 2014 гг.)
Тема Общее кол-во статей Кол-во статей с ЭЦД Сумма единиц счета
Безопасность 8 0 0
Делопроизводство 46 9 78
Документоведение 17 5 53
Законодательство 36 8 61
История 17 0 0
Образование 11 2 2
Электронный документооборот 25 5 8
Т а б л и ц а 3
Анализ упоминаний ЭЦД в журнале «Делопроизводство» (1998, 2007, 2014 гг.) в зависимости от рубрик
Рубрика Общее кол-во статей Кол-во статей с ЭЦД Сумма единиц счета
Архивное дело 15 7 102
ДОУ 21 7 45
Документирование 17 2 8
Зарубежный опыт 4 0 0
Из истории делопроизводства 6 0 0
Информатизация 6 0 0
Информационные технологии 10 3 19
История документирования 4 0 0
Компьютерные технологии 20 5 11
Опыт работы 23 2 2
Обучение 14 1 1
Подлоги документов 4 0 0
Право 15 2 14
Полученные данные позволяют сделать следующие выводы:
1. За первые десять лет существования журнала «Делопроизводство» наблюдался некоторый рост интереса к теме экспертизы ценности документов. Однако в последующем, в том числе вследствие большего внимания к компьютерным информационным технологиям, тема ЭЦД постепенно стала уходить на второй план в редакционной политике журнала.
2. Наибольшее число статей с упоминанием ЭЦД и наибольшая сумма единиц счета охвачены темой «делопроизводство». Это позволяет заключить, что ЭЦД прежде всего востребована в практике работы с документами и прикладные ее аспекты исследуются наиболее активно. Немногим меньше упоминаний связано с темой «законодательство». Это не случайно, поскольку процедуру ЭЦД регламентирует довольно большое количество нормативных документов, анализ которых интересен редакции журнала. На третьем месте тема «документоведение». Теоретические статьи в журнале «Делопроизводство»
занимают сравнительно небольшой удельный вес (17 статей из 160). Тем не менее количество упоминаний ЭЦД в них довольно велико, следовательно, теория ЭЦД также привлекает внимание авторов.
3. Больше всего статей с упоминанием ЭЦД содержится в рубриках «Документационное обеспечение управления» (рубрика «ДОУ») и «Архивное дело». Причем количество единиц счета в рубрике «архивное дело» составляет чуть более половины от общего количества упоминаний ЭЦД вообще.
Таким образом, можно сделать вывод о том, что тема экспертизы ценности в архиве более разработана и востребована, чем тема ЭЦД на предприятиях и в организациях. На третьем месте по количеству статей с упоминанием ЭЦД находится рубрика «Компьютерные технологии», но так как сумма единиц счета относительно невелика, можно заключить, что тема экспертизы ценности электронных документов, или тема автоматизации ЭЦД, находится в нашей стране в зачаточном состоянии.
ЛИТЕРАТУРА
1. СИБИД. ГОСТ Р 7.0.8-2013. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М. : Стандартинформ, 2013.
Gorbunova Anastasia A. Tomsk State University (Tomsk, Russia). E-mail: [email protected] COVERING OF RECORDS APPRAISAL ISSUES IN «DELOPROIZVODSTVO» MAGAZINE.
Keywords: «Deloproizvodstvo» magazine; oontent analysis; records appraisal.
Records created by organizations and institutions have different value. Society is not able to store all records. Therefore, records appraisal, or studying of records on the basis of their value in order to define storage periods for them, is carried out in organizations. Specialized magazines published in our country, such as "Deloproizvodstvo ", "Sekretarskoye delo", "Vestnik arkhivista" etc., are supposed to provide certain scientific, practical and methodical help in the organization and conduct of records appraisal. To understand if they solve this task successfully, it is necessary to carry out an analysis of the contents of these periodicals. Since there is a wide array of information, usage of content analysis method for this research seems reasonable. Content analysis implies that large amount of unstructured information is processed to receive necessary data in a numerical form, and then these data are interpreted depending on the aim of the research. This research is based on the articles from «Deloproizvodstvo» magazine published in 1998, 2007 and 2014. Such selec-
tion allows to track the dynamics in covering of the topic of records appraisal in this magazine. The research shows the dynamics in topicality of records appraisal issues from 1998 to 2014 and identifies problems that are more or less related to this subject within the time period specified above. The following conclusions were made: 1. During the first ten years of «Deloproizvodstvo» magazine's existence, rising of interest in records appraisal was observed. However, recently records appraisal has been pushed to the background because more attention was paid to information technologies. 2. The biggest amount of articles that mention records appraisal are collected under the "office-work" theme. It allows to conclude that first of all records appraisal is demanded in practical work with documents, and its applied aspects are studied most actively. 3. Most of the articles that mention records appraisal are published in the sections called "records management" and "archiving". More than a half of all the key words related to records appraisal are mentioned in the "archiving" section. Thus, it is possible to draw a conclusion that the theme of records appraisal is studied more thoroughly in archival institutions than in organizations.
REFERENCES
1. SIBID. (2013) GOST R 7.0.8—2013. Deloproizvodstvo i arkhivnoe delo. Terminy i opredeleniya [GOST R 7.0.8-2013. Records management and archiving. Terms and Definitions]. Moscow: Standartinform.
