CC BY
28
ВСЕ ДЛЯ БУХГАЛТЕРА
РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБЕСПЕЧЕНИЮ ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫХ БУХГАЛТЕРИЙ И УЧРЕЖДЕНИЙ БУХГАЛТЕРСКОЙ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ'
Ю.М; ПИСКАРЁВА, преподаватель бюджетного учета
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы ф. 421 (0504421) с вкладным листом к ф. 421.
Табель ф. 421 (0504421) является основным документом для начисления работникам заработной платы и применяется как при ручной, так и при автоматизированной обработке информации.
Табель ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.). На лицевой стороне табеля проставляются месяц, шифры подразделений бюджетной классификации и другие необходимые сведения.
Табель ведется всеми учреждениями в разрезе категорий работников. Например, в учреждениях образования - педагогический персонал, администра-тивно-обслуживающий персонал и др.; здравоохранения — врачебный персонал, средний медицинский персонал, младший обслуживающий персонал и т.д.
Табель открывается за 2 - 3 дня до начала месяца на основании табеля за прошлый месяц. Записи в табеле производятся только на основании надлежаще оформленных документов (приказов, распоряжений о назначении, увольнении, внутренних перемещениях и др.) Фамилии работников располагаются по табельным номерам, либо по алфавиту, либо по штатному расписанию (решается членами бухгалтерии).
На каждого работника в табеле отводится одна строка, разделенная на две части (по графам «числа месяца») в которой проставляются фамилия, имя, отчество, должность. В верхней части строки на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, в нижней части — условные обозначения отклонений. При наличии более двух отклонений в один и тот же день фамилия работника в табеле повторяется два раза. При наличии в учреждении внутренних совмещений в графе «Должность, предмет» по верхней строке проставляется основная должность, а по нижней - совмещаемая.
В табеле рекомендуется регистрировать только случаи отклонений от нормального рабочего времени (графиков, расписаний и т.д.) с помощью условных обозначений, приведенных на первой стра-
• Продолжение. Начало см. в № 4 (76). 5 (77), 7 (79), 10 (82) - 12 (84) 2003 года.
нице табеля. Этот метод заполнения табеля в централизованных бухгалтериях и учреждениях практически сводится к следующему:
• в случае если у работника не было пропусков работы в течение месяца по различным причинам (болезнь, отпуск, замещение и т.д.), то отведенная ему строка в графах 5 - 36 не заполняется;
• в случае пропуска рабочего времени в течение месяца, в дни конкретного отсутствия на работе проставляются соответствующие условные обозначения, в частности: очередные и дополнительные отпуска - кодом «О», выходные и праздничные дни — «В», нетрудоспособность — «Б» и т.д., при этом выходные и праздничные дни могут быть заполнены в начале месяца. По нашему мнению, нет необходимости проставлять код «Ф» за фактически отработанные часы;
• в конце месяца по табелю определяется количество отработанных дней и часов и производятся расчеты их оплаты. В этом случае форма табеля не согласована с № 147, абз. 4 Инструкции 107н, так как в графе 37 ф. 421 указываются дни (часы) неявок.
Заполненные табели подписываются лицом, ведущим табели, утверждаются руководителями учреждений (подразделений) и в установленные графиком представления документов сроки сдаются в бухгалтерию. К сожалению, в ф. 421 эти особо важные реквизиты не предусмотрены и лишь в тексте абз 5 п. 147 Инструкции 107н указано «... оформленные соответствующими подписями».
Записи в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: записок о приеме, переводе, увольнении, приказов.
В конце месяца определяется общее количество дней неявок, отработанных дней, а так же количество часов по видам переработок с записью их в соответствующие графы. Заполненные табели подписываются лицом, ведущим табельный учет, и утверждаются руководителем учреждения.
В учреждениях с небольшим объемом работы для правильной выплаты планового аванса можно рекомендовать следующий порядок. Ответственный за ведение табеля, в соответствии с графиком представления документов, представляет в бухгалтерию табель ф. 421 (0504421) с отметками о фактичес-
кой работе с 1 по 15 число месяца для составления платежной ведомости на выплату аванса. После составления платежной ведомости ф. 389 табель возвращается ответственному за его ведение для продолжения учета использования рабочего времени. Табель составляется в целом за месяц, и не допускается составление его отдельно за первую и вторую половины месяца.
Форма 421 (0504421), формат 2 А4, бланк.
Норма расхода — на одно учреждение 15 табелей (обложек) в год.
В бухгалтерском учете различаются три вида ведомостей по начислению и выплате заработной платы: расчетно-платежная, расчетная и платежная.
Расчетно-платежная ведомость установлена Инструкцией 107н и является ежемесячной; в ней производится начисление заработной платы и одновременно она используется для ее выдачи за вторую половину месяца.
Расчетная ведомость также является ежемесячной, в ней производится расчет заработной платы, а выплата ее производится по платежной ведомости. Форма расчетной ведомости Инструкцией 107н не предусмотрена. Однако в проектных решениях автоматизированного учета чаще всего используется эта форма расчетов заработной платы.
Платежная ведомость предусматривает лишь выплату заработной платы. Одновременно может использоваться для выплаты нескольким работникам депонированной заработной платы, оплаты за отпуск в межрасчетный период и др.
Выплата планового аванса. Если заработная плата выплачивается два раза в месяц, то за первую половину месяца работникам выдается плановый аванс. Плановым он называется потому, так как желательно, чтобы он выплачивался всем сотрудникам в постоянном размере, (если не было каких-либо изменений в оплате труда, перемещений по должности). Плановый аванс определяется в размере 50% месячной заработной платы за минусом сумм налогов, подлежащих удержанию в установленном законодательством порядке. Рекомендуется устанавливать аванс в целых рублях, без копеек и даже на конце с одним, двумя и более нулями (в зависимости от получаемой заработной платы).
Выплата аванса производится по платежной ведомости ф. 389.
Начисление заработной платы за месяц и выплата за вторую половину месяца производятся по расчетно-платежной ведомости ф. 49. В расчетно-платежной ведомости записываются табельные номера, фамилии и инициалы работников, суммы начисленной заработной платы и пособий, выданного аванса, удержанных налогов и других сумм.
В ведомости предусмотрены: фамилия, имя, отчество, а не инициалы. По нашему мнению, в целях контроля целесообразно придерживаться формы ведомости. Кроме того, Минфину России при внесении изменений в Инструкцию 107н необходимо в ф. 49 графу 14 именовать «налог на доходы физи-
ческих лиц», исключить графу 15 «в Пенсионный фонд» и вместо инициалов указать - имя, отчество.
В ф. 289 и 49 необходимо предусмотреть подписи руководителей учреждений, учет за которые ведут централизованные бухгалтерии, а также заключительную часть ф. 49 привести в соответствие с ф. 289.
Расчетно-платежные и платежные ведомости подписываются работниками, составившими и проверившими эти ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.
В централизованных бухгалтериях расчетно-платежные и платежные ведомости составляются раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписываются руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем ведомости. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером в платежной ведомости ф. 389.
По истечении срока выплаты в платежной и рас-четно-платежной ведомостях против фамилии лиц, у которых заработная плата осталась неполученной, кассир обязан поставить штамп или сделать отметку от руки «Депонировано» и составить реестр депонированных сумм ф. 414. В конце ведомости кассир должен сделать надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по платежной или расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал - должность, подпись, расшифровка подписи». После тщательной проверки отметок, сделанных кассиром в платежных и расчетно-платежных ведомостях, и подсчета выданных и депонированных сумм, на выданные суммы заработной платы составляется расходный кассовый ордер, который оформляется в установленном порядке и регистрируется в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. На платежных и рас-четно-платежных ведомостях проставляются дата и номер расходного кассового ордера, по которому произведено списание денег по кассе.
Депонированные суммы на следующий день после срока выдачи заработной платы сдаются в кредитную организацию, и на сданные суммы составляется расходный кассовый ордер ф. Ко-2.
Форма 389 «Платежная ведомость на выдачу аванса, заработной платы», бланк, формат А4 или 2 А4.
Форма 49 «Расчетно-платежная ведомость», бланк, формат АЗ или 1/2 АЗ.
Норма расхода - на уровне количества ведомостей, использованных в предыдущий год согласно данным учета их в мемориальном ордере.
Следует иметь в виду, что ведомости составляются раздельно а каждое учреждение, учет за которые ведет централизованная бухгалтерия.
(Продолжение следует)
Учреждение (централизованная бухгалтерия)
Структурное подразделение _
Раздел, подраздел _
Целевая статья _
Вид расходов _
Источник финансирования
Количество рабочих дней в месяие
Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы
за
Форма 421 поОКУД Дата
_ по ОКПО
_ по КСП
по ФКР
_ по КЦСР
по КВР
Код аналитического учета
Балансовый счет №
КОДЫ
050442!
X <
по х
I
го
Е х
о &
з: ч го
ЧЭ >
Са) >
го
гп О я Л
Наименование показателя
Выходные и праздничные дни Работа в ночное время Выполнение гособязанностей Очередные и дополнительные отпуска Нетрудоспособность Отпуск в связи с родами Часы сверхурочной работы Прогулы
Условные обозначения
Код
Наименование показателя
в Неявки с разрешения администрации А
н Выходные по учебе ВУ
г Отпуск по учебе ОУ
О Замещение в 1-3 классах ЗН
Б Замещение в группах продленного дня ЗП
Р Замещение в 4-11 классах ЗС
С Работа в праздничные дни РП
п Фактически отработанные часы Ф
Код
со
со сл
го о о со
§ 1 т го «¿о го
О ГО •«г ГО
Я го го
00 <ч ГО
г* ГЧ о го
а
•Л» гч ОС гч
тГ гч гч
(»> гч
я я
гч я
я
2 я
00 гч
г» о гч
\о о
«Л 00
го о
гч «п
-
о ГО
о» Г4
00 -
о
*о о
«Л 00
чг г-
го о
N «о
-
Должность (предмет) го
3 л X с ь гч
«I -
часы «г» «л
2 1 2 5 1 г
часы •о
I || с гч «л
часы •л
I 1 1 1
и _ часы $
5 ъ 5 <я 2 2 с 2 * с
Оплата отработанных ДНИ (часы) тг
0 \ 5 и к $
ми оплаты •л
Стоимость 1-го часа
1 *§ ГО
£ 4> 5 ? я = § сумма
1 01Ш оплаты
Стой- ИЛЛ^ 1-го дня $ 1
Табельный номер £
Ж 1 « - 1 00
и г» * \Н 8 3 Б с г»1
ДЦ
часы
2 2 я 3 Ц 5 >» 3 0 а я
часы ГО VI
вил ииллы сумма сч
часы «л
3 11 £ я
а _ часы
1 2 ^ я ¡1 в £
Оплата отработанных х "з §2 г->
£ 3 5 с \ь *
вил оплаты «л Т
Стоимость 1-го часа
« г _ и! гО
о 5 5 я X £ сумма гм
о с ВИД оплаты
Стои- тис 1 и 1-ГО дня ?
.0 _ О. сг >Х о .Я 3 з? ^ X о £ 1 <> го
к 1 я Н - о и £
Е * 3 § | 1 =3 з г-ГО
Дни (часы) неявок чо ГО
а
1 § «с т ГЛ V-. гЛ
3 *т гл
ГП ГЛ
ос Г4 гЛ
Б я
N0 сч о гч
ю сч 00 сч
■«г гч г* м
гл гч о гч
гч гч •л гч
гч т п
о гч гл гч
— я
00
г- о п
о
эо
Г—
т
ГЧ «л»
- *т
О гл
(У\ гч
00 -
г- о
о ст.
•о эо
■ч-
гл >о
сч «л
Должность (предмет) т
1 Г О К Ь
-
В кассу для оплаты в срок
Я N
по
в сумме
Руководитель
Главный бухгалтер
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись)
(расшифровка подписи)
ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ №_
на выдачу аванса, заработной платы
за _ _г.
Учреждение (централизованная бухгалтерия) _
Структурное подразделение _
Раздел (подраздел)_
Целевая статья _
Вид расходов
Форма 389
Единица измерения: руб. Источник финансирования
Корреспондирующий субсчет
Расходный кассовый ордер №
по ОКУД Дата по ОКПО по КСП по ФКР по КЦСР по КВР по ОКЕИ
Дата
КОДЫ
0504403
0383
№ п/п Фамилия, имя. отчество Табельный номер Сумма Расписка в получении
1 2 3 4 5
ь
Форма 389 с. 2
№ п/п Фамилия, имя, отчество Табельный номер Сумма Расписка в получении
1 2 3 4 5
•
*
Форма 389 (последняя страница)
1 сч 3 4 5
>
»
• •
По настоящей ведомости:
Г-
выдано
1 не выдано £
Раздатчик
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
г.
депонировано
Кассир
(подпись) (расшифровка подписи)
г.
Составил
Проверил
(допжиость) (подпись) (расшифровка подписи)
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
РАСЧЕТНО-ПЛАТЕЖНАЯ ВЕДОМОСТЬ
В кассу для оплаты в срок с по
1а
в сумме
_ руб.
Руководитель _ _
учреждения (подпись) (расшифровка нолики)
Главный _ _
бухгалтер (подпись) (расшифровка подписи)
Учреждение (централизованная бухгалтерия)
Структурное подразделение _
Раздел, подраздел _
Целевая статья ^ Вид расходов _
Единица измерения, руб.
Расходный кассовый ордер №
Форма 49 по ОКУД Дата
_ поОКПО
_ по КСП
_ по ФКР
_ поКЦСР
_ по КВР
по ОКЕИ от Дата
№ п/л Табельный номер Занимаемая должность Начислено Удержано и зачтено Сумма к выдаче Расписка в получении Фамилия, имя. отчество
пособия по временной нетрудоспособности пособия по уходу за ребенком всего начислено аванс за 1-ю половину месяца подоходный налог в Пенсионный фонд всего удержано
дни болезни сумма
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 II 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21
•
-
КОДЫ
0504401
383
т>
0 ^
X
х<
ч
ш
СП
1
о ж
0
-О
1 X
со >
X
<
Т) X
ГО
сг X
о &
з: н
го
Сд) >
ГО
гп О ГО
с:
со
оо сл
« У. к" | 9 1 отчество гч
Расписка в получении о гч
Сумма к выдаче
Удержано п зачтено всего удержано оо
■■о
X «= ц С о "в
подоходный налог тг
аванс за 1-ю половину месяца
Начислено | 2 * | 2 ¡1 г»
пособия по уходу за ребенком =
пособия по временном нетрудоспособности сумма о
& — X X г с п с^
оо
г—
45 »
Ю
■ч-
Занимаемая должность Г*-.
Табельный номер С|
«1 -
