Расчеты с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

РАСЧЕТЫ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

Е. В. ПОЛЯКОВА,

старший налоговый консультант Департамента налогового и финансового консалтинга АКГ«Интерком-Аудит»

Понятие подотчетных средств

Законодательство по бухгалтерскому учету и налогам не содержит определений «подотчетное лицо» и «подотчетные средства». Только исходя из норм Инструкции по применению Плана счетов, утвержденной приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н, следует, что подотчетные лица — это физические лица (сотрудники организации), которым авансом на определенные цели выдаются наличные денежные средства, а также другие ценности, с обязанностью представления отчета об их использовании. Как правило, под подотчетными средствами понимаются денежные суммы, выданные работникам организации на определенные цели: приобретение канцелярских, хозяйственных принадлежностей, горючего и смазочных материалов, а также суммы на оплату командировочных и представительских расходов.

Правила выдачи и предоставления отчетности по использованию подотчетных сумм установлены Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Банка России от 22.09.1993 № 40 (далее — Порядок ведения кассовых операций).

Согласно п. И Порядка ведения кассовых операций организации выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Помимо этого указанным пунктом предусмотрены следующие основные правила выдачи, расходования и отчетности по подотчетным суммам:

- выдача наличных денег под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, производится в пределах сумм, причитающихся командированным лицам на эти цели;

- лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении

срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;

- выдача наличных денежных средств под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;

- передача выданных под отчет наличных денежных средств одним лицом другому запрещается.

Документальное оформление

Выдача подотчетных средств и последующее их списание требуют тщательного многоступенчатого документального оформления. Рассмотрим подробно виды документов и порядок их оформления.

1. Приказ по порядку выдачи и списания подотчетных сумм. Положение по подотчетным средствам оформляется отдельным организационно-распорядительным документом, утверждаемым руководителем организации, например приказом. В нем указываются:

- перечень лиц, которым выдаются наличные денежные средства под отчет;

- срок, на который выдаются подотчетные суммы (например 60 рабочихдней);

- предельный размер подотчетных сумм (например 100 000 руб.);

- срок сдачи авансового отчета и возврата неиспользованных подотчетных средств (например в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдаются подотчетные суммы).

Если такого приказа в организации нет, то, по мнению чиновников, срок выдачи подотчетных сумм не установлен, и расчеты должны быть произведены в течение одного рабочего дня (письмо ФНС России от 24.01.2005 № 04-1-02/704).

Порядок выдачи и списания подотчетных сумм можно закрепить в учетной политике организации.

2. Доверенность. Для того чтобы подтвердить, что сотрудник выступает от имени организации, ему необходимо выписать доверенность. Типовые формы доверенности № М-2 и М-2а утверждены постановлением Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а.

3. Расходный кассовый ордер. Выдача подотчетных средств оформляется расходным кассовым ордером по форме № КО-2, утвержденной постановлением Госкомстата России от 18.08.1998 № 88.

4. Авансовый отчет. Подотчетные лица должны отчитаться за полученные денежные средства не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (или со дня возвращения из командировки). Для этого необходимо представить в бухгалтерию авансовый отчет об израсходованных суммах по форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата Российской Федерации от 01.08.2001 № 55, и оправдательные документы, подтверждающие достоверность произведенных расходов.

В случае выдачи подотчетных средств на командировочные расходы также необходимо оформить следующие документы по формам, утвержденным постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1:

- приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9 и № Т-9а);

- командировочное удостоверение (форма № Т-10);

- служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении (форма № Т-10а).

Отметим, что, по мнению Минфина России, из перечисленных документов необходимым является только командировочное удостоверение. Что касается других документов (в частности, приказ о направлении работника в командировку и служебное задание), то их наличие и оформление определяются внутренним документооборотом организации и для документального подтверждения в целях налогообложения прибыли организаций не является обязательным (письма Минфина России от 14.09.2009 № 03-03-05/169, от 19.11.2009 № 03-03-06/1/764).

Рассмотрим порядок заполнения авансового отчета на конкретном примере.

Пример

Предположим, что менеджер коммерческого отдела ООО «Весна» О. В. Антонова (табельный номер 31) 10 февраля получила из кассы организации денежные средства на хозяйственные расходы (закупку картриджа) в сумме 3 000 руб.

Картридж О. В. Антонова приобрела 11 февраля за 2 700 руб. (без НДС) и сдала в кассу остаток неиспользованной суммы в размере 300 руб., по приходному кассовому ордеру от 11.02.2010 № 158.

При покупке картриджа продавец розничного магазина выдал чек контрольно-кассовой техники и товарный чек. Данные документы были приложены к авансовому отчету. Остатка по предыдущему авансу у О. В. Антоновой не было.

Авансовый отчет от 11.02.2010 № 15 О. В. Антонова сдала вместе с оправдательными документами в бухгалтерию, его подписал главный бухгалтер М. В. Донцова и утвердил руководитель организации Д. М. Воронов

На основании полученных документов бухгалтерия приняла картридж к учету.

ООО «Весна»

Форма по ОКУД по ОКПО

наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Код

0302001

АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ

Номер Дата

15 11.02

Отчет в сумме семьсот_

Руководитель

Две тысячи

_ руб. 00 директор

должность

___Д.М. Воронов

подпись расшифровка подписи

« 11» февраля

2010 года

коммерческий отдел

Структурное подразделение ----

Подотчетное лицо___О.В.Антонова

фамилия, инициалы Профессия (должность) менеджер_

Табельный номер

Код

02

31

L

J

Назначение аванса хозрасходы

Наименование показателя Сумма, руб. коп. Бухгалтерская запись

остаток - дебет кредит

аванс перерасход счет, субсчет сумма, руб. коп. счет, субсчет сумма, руб. коп.

Получен аванс 1. из кассы 10.03.2010 3.000,00 10-9 2 700 71 2 700

1а. в валюте (справочно)

2.

Итого получено 3.000,00

Израсходовано 2.700,00

Остаток 300,00

Перерасход

Приложение 2 документов на 2 листах

Отчет проверен. К утверждению в сумме Две тысячи семьсот

сумма прописью руб. 00 коп. ( 2 700_ руб. 00 коп.)

Главный бухгалтер _ подпись Бухгалтер _

М.В.Донцова

расшифровка подписи _ _М.В.Донцова

подпись Остаток внесен

в сумме

расшифровка подписи 300 руб.

Перерасход выдан ордеру № 158 от «11» февраля

00

Бухгалтер (кассир)

коп. по кассовому _ 2010 года

М.В.Донцова _ «11» февраля 2010 года

подпись расшифровка подписи линия отреза

авансовый

Расписка. Принят к проверке от О.В.Антоновой_

отчет № 15 от «11» февраля_ 2010 года

на сумму две тысячи семьсот руб. 00 коп., количество документов прописью 2 на 2 листах

Бухгалтер

М.В.Донцова

«11» февраля 2010 года

подпись расшифровка подписи

Оборотная сторона формы № АО-1

№ Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета, субсчета

дата номер По отчету Принятая к учету

в руб. коп в валюте в руб.коп в валюте

1 2 3 4 5 6 7 8 9

1 11.02. 2010 123 Товарный чек 2 700,00 2 700,00 10-9

2 11.02. 2010 00765 442 Чек ККТ

Итого: 2 700,00 2 700,00

Подотчетное лицо _Антонова__О.В.Антонова_

подпись расшифровка подписи

Обратите внимание!

Согласно п. 3.22 ГОСТа Р 6.30-2003, утвержденного постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации», под расшифровкой подписи понимается сначала указание инициалов физического лица и только потом фамилии, например О. В. Антонова.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в установленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру.

Ответственность — за что и в каком размере могут оштрафовать

Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ведет к административной ответственности, установленной ст. 15.1 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях (КоАП РФ).

Ответственность установлена для следующих случаев:

- осуществления расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров,

- неоприходования (неполного оприходования) в кассуденежной наличности,

- несоблюдения порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

Для указанных нарушений предусмотрена ответственность в виде административного штрафа:

- на должностных лиц — от4 ООО до 5 ООО руб.;

- на юридических лиц — от 40 ООО до50 ООО руб.

Как видно, не все нарушения положений п. 11 Порядка ведения кассовых операций подпадают под ответственность, установленную ст. 15.1 КоАП РФ.

Например, за выдачу наличных денежных средств материально ответственному лицу, которое не представило отчета по ранее выданному ему авансу ответственность не предусмотрена, поскольку это нарушение порядка выдачи наличных денежных средств, а не порядка их хранения (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25.11.2008 по делу № А56-5137/2008). И хотя заданное правонарушение законодательно меры ответственности не предусмотрены, в целях избежания лишних конфликтов с проверяющими органами рекомендуем сначала вернуть сумму не использованных подотчетным лицом средств в кассу, а затем этой же датой оформить выдачу новой суммы под отчет.

Согласно п. 41 Порядка ведения кассовых операций контроль за соблюдением субъектами хозяйственной деятельности условий работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации осуществляют должностные лица учреждений банка. Налоговые органы по сведениям, предоставляемым банками, рассматривают дела об административных правонарушениях и наложении штрафов, предусмотренных ст. 15.1 КоАП РФ (п. 1 ст. 23.5 КоАП РФ).

Рассмотрим несколько основных неоднозначных вопросов, наиболее часто вызывающих споры с проверяющими органами.

Если документы не все или документы «неправильные»

Как правило, подотчетные лица (например технические специалисты) не могут оценить досто-

верности и необходимого количества бухгалтерских документов. Если сотрудником представлен неполный пакет «первички» (например нет чека ККМ или товарного чека), либо документы недостоверны (например контрагент не зарегистрирован в ЕГРЮЛ и ЕГРИП), то нередко налоговые органы доначисляют «зарплатные» налоги (НДФЛ, ЕСН).

Однако в постановлении Президиума ВАС РФ от 03.02.2009 № 11714/08 указано, что, даже если приложенные к авансовому отчету документы недостоверны, это не дает основания считать подотчетные суммы доходом сотрудника и облагать их «зарплатными» налогами.

Отсутствие части подтверждающих первичных документов (например чека или накладной) не свидетельствует о получении дохода работниками (постановления ФАС Северо-Западного округа от 29.01.2009 по делу№А05-6350/2008, от 10.07.2008 по делу № А56-4753/2007).

Удержание из зарплаты неиспользованного аванса

Организация вправе удержать остаток неизрасходованных средств из заработной платы работника (ст. 137 Трудового кодекса РФ). При этом необходимо соблюдать следующие условия:

- решение об удержании не возвращенной в кассу подотчетной суммы организация должна принять не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для ее возврата;

- размер всех удержаний при каждой выплате не должен превышать 20% заработной платы, причитающейся работнику;

— необходимо получить письменное согласие работника (см. письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0).

Список литературы

1. Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях: Федеральный закон от 30.12.2001 № 195-ФЗ.

2. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, основных средств и нематериальных активов, материалов, малоценных и быстроизнашивающихся предметов, работ в капитальном строительстве: постановление Госкомстата России от 30.10.1997 № 71а (в ред. от21.01.2003).

3. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету кассовых операций, по учету результатов инвентаризации: постановление Госкомстата России от 18.08.1998 № 88 (вред. от03.05.2000).

4. Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации № АО-1 «Авансовый отчет»: постановление Госкомстата России от 01.08.2001 № 55.

5. Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»: постановление Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

6. Трудовой кодекс Российской Федерации: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.