Документационное обеспечение учета расчетов с подотчетными лицами Текст научной статьи по специальности «Экономика и бизнес»

Проблемы учета

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УЧЕТА РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ ЛИЦАМИ

И. А. ВАРПАЕВА, кандидат экономических наук, старший преподаватель кафедры финансов и бухгалтерского учета факультета управления и предпринимательства Нижегородский государственный университет им. Н. И. Лобачевского

Факты хозяйственной жизни, связанные с осуществлением расчетов с подотчетными лицами, широко распространены в деятельности государственных (муниципальных) учреждений1. При этом хозяйственные операции расчетов с подотчетными лицами являются разновидностью кассовых операций.

Расчеты с подотчетными лицами предполагают соблюдение определенных норм и правил, регламентированных такими основными нормативными актами, как:

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ);

• Налоговый кодекс РФ (НК РФ) (часть 2);

• Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России от 12.10.2011 № 373-П (далее - Положение № 373-П);

• Положение об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденное постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749;

• постановление Правительства РФ от 02.10.2002

1 Согласно ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» факт хозяйственной жизни - это сделка, событие, операция, которые оказывают или способны оказать влияние на финансовое положение экономического субъекта, финансовый результат его деятельности и (или) движение денежных средств.

№ 729 «О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

• постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета»;

• приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н «Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета». Подотчетные лица - это сотрудники учреждения, получившие денежные средства и (или) денежные документы под отчет для последующих целевых расходов. Денежные средства, выданные подотчетным лицам, называются подотчетными суммами. Выдача денег любому другому физическому лицу, не состоящему с учреждением в трудовых отношениях, не придает выданной сумме статуса подотчетных сумм. Эта выплата регулируется не трудовым, а гражданским законодательством.

Учреждения бюджетной сферы выдают денежные средства под отчет для оплаты:

• труда;

• административно-хозяйственных расходов (транспортные и коммунальные услуги, услуги аренды и связи, приобретение материалов, горюче-смазочные материалы (ГСМ) для хозяйственных нужд и т. п.);

• командировочных расходов;

• представительских расходов.

При ведении бухгалтерского учета расчетов с подотчетными лицами следует руководствоваться нормами Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета для органов государственной власти (государственных органов), органов местного самоуправления, органов управления государственными внебюджетными фондами, государственных академий наук, государственных (муниципальных) учреждений, утвержденной приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, а также инструкциями по применению плана счетов, разработанными для каждого типа учреждений (казенных, бюджетных и автономных).

Применяемые первичные учетные документы и регистры бухгалтерского учета по операциям расчетов с подотчетными лицами государственных (муниципальных) учреждений утверждены приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее - Приказ № 173н).

С 1 января 2013 г. в связи с вступлением в действие Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, в том числе и в Приказе № 173н, не являются обязательными к применению. Вместе с тем обязательными к применению продолжают оставаться формы документов, используемых в качестве первичных учетных документов, установленные уполномоченными органами в соответствии и на основании других федеральных законов. Так, кассовые операции, разновидностью которых являются рассматриваемые операции рас-

четов с подотчетными лицами, оформляются кассовыми документами, утвержденными Положением № 373-П2. Кроме того, п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ устанавливает, что формы первичных учетных документов для организаций государственного сектора3 устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации.

Кассовые документы учреждения в соответствии с п. 2.1 Положения № 373-П могут оформляться:

• главным бухгалтером;

• бухгалтером или другим работником (в том числе кассиром), определенным руководителем по согласованию с главным бухгалтером (при наличии) путем издания распорядительного документа учреждения;

• руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Кассовые операции, проводимые учреждением, оформляются приходными кассовыми ордерами (ф. 0310001), расходными кассовыми ордерами (ф. 0310002). Внесение исправлений в кассовые документы не допускается. Кассовые документы могут оформляться как на бумажном носителе, так и с применением технических средств. В этом случае они обязательно должны быть распечатаны на бумажном носителе.

Выдача под отчет наличных денежных средств в российской валюте оформляется расходным кассовым ордером (ф. 0310002). Основанием для выдачи под отчет наличных денежных средств в российской валюте чаще всего является письменное заявление подотчетного лица, составленное в произвольной форме и содержащее собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются подотчетные суммы, подпись руководителя и дату.

При выдаче наличных денежных средств в иностранной валюте в расходном кассовом ордере

2 Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утвержденное Банком России 12.10.2011 № 373-П, распространяется на всех юридических лиц, ведущих бухгалтерский учет в соответствии с требованиями, установленными органами, которым предоставлено право регулирования бухгалтерского учета (за исключением Банка России), на юридических лиц, перешедших на упрощенную систему налогообложения и на физических лиц, осуществляющих предпринимательскую деятельность без образования юридического лица.

3 Согласно ст. 3 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» к организациям государственного сектора относятся: государственные (муниципальные) учреждения, государственные академии наук, государственные органы, органы местного самоуправления, органы управления государственных внебюджетных фондов, органы управления территориальных государственных внебюджетных фондов.

выданные суммы указываются как в иностранной валюте, так и в рублевом эквиваленте (в рублях по курсу Банка России на дату совершения операции).

Об израсходовании авансовых сумм подотчетные лица представляют авансовый отчет (ф. 0504049) с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. К документам, подтверждающим произведенные расходы, относятся:

- железнодорожные и авиабилеты;

- счета гостиниц;

- товарные чеки;

- счета-фактуры;

- чеки контрольно-кассовой техники (ККТ);

- приходные документы (накладные), подтверждающие принятие товарно-материальных ценностей от подотчетного лица на склад учреждения и т. п.

Указанные документы должны содержать обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Форма авансового отчета установлена Приказом № 173н, которым утверждены формы первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета учреждений бюджетной сферы.

В пункте 4.4 Положения № 373-П установлены общие требования, которые должны быть соблюдены при выдаче подотчетной суммы, и порядок ее списания (п. 4.4):

• для выдачи наличных денег на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, работнику под отчет (далее -подотчетное лицо) расходный кассовый ордер оформляется согласно письменному заявлению подотчетного лица, составленному в произвольной форме и содержащему собственноручную надпись руководителя о сумме наличных денег и о сроке, на который выдаются наличные деньги, подпись руководителя и дату;

• подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней после дня истечения срока, на который выданы наличные деньги под отчет, или со дня выхода на работу предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру, а при их отсутствии -руководителю авансовый отчет с прилагаемыми подтверждающими документами;

• проверка авансового отчета главным бухгалтером или бухгалтером, а при их отсутствии - руководителем, его утверждение руководителем и окончательный расчет по авансовому отчету осуществляются в срок, установленный руководителем;

• выдача наличных денег под отчет проводится при условии полного погашения подотчетным

лицом задолженности по ранее полученной под

отчет сумме наличных денег.

При оформлении выдачи из кассы денежных средств под отчет нескольким лицам взамен индивидуальных расходных кассовых ордеров по каждому подотчетному лицу может применяться ведомость на выдачу денег из кассы подотчетным лицам (ф. 0504501), утвержденная приказом Минфина России РФ от 15.12.2010 № 173н. Указанные ведомости составляются раздельно по видам (основаниям) выплат:

- на заработную плату;

- административно-хозяйственные расходы;

- командировочные расходы;

- другие нужды.

По результатам выдачи денежных средств по ведомости оформляется один расходный кассовый ордер.

Как уже отмечалось, суммы, выданные под отчет, списываются с подотчетного лица на основании представленного им авансового отчета, который составляется подотчетным лицом в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию учреждения. На лицевой стороне авансового отчета подотчетные лица приводят сведения о себе. На оборотной стороне приводятся данные о фактически израсходованных ими суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. При этом документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.

Запрещается включение в авансовый отчет расходов по первичным документам, оформленным с нарушением установленных требований. Первичные документы должны иметь обязательные реквизиты, установленные ст. 9 Закона № 402-ФЗ, а также должны отвечать иным требованиям, предусмотренным соответствующими нормативными актами. Так, например, счет-фактура должна отвечать требованиям положений ст. 169 НК РФ и выписываться по форме, установленной постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 «О формах и правилах заполнения (ведения) документов, применяемых при расчетах по налогу на добавленную стоимость».

В бухгалтерии учреждения авансовый отчет проверяется на предмет целевого расходования средств, правильности оформления и наличия документов, подтверждающих произведенные расходы, и обоснованности расходования средств. На оборотной стороне авансового отчета работником бухгалтерии заполняются гр. 7 - 10, содержащие сведения о расходах, принимаемых учреждением к бухгалтерскому учету, указываются суммы расходов, принятые к

учету. При этом приводятся синтетические и аналитические счета, которые дебетуются на эти суммы.

Проверенные в бухгалтерии авансовые отчеты передаются для утверждения руководителю учреждения. Списание дебиторской задолженности в иностранной валюте с подотчетных лиц учреждений и отражение этой суммы в авансовом отчете производятся в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату утверждения авансового отчета руководителем учреждения.

Как уже отмечалось, предельный срок для проведения проверки правильности представленного авансового отчета должен быть установлен руководителем экономического субъекта. Это может быть реализовано при формировании учетной политики в составе приложения, регулирующего порядок расчетов с подотчетными лицами учреждения.

В учреждения бюджетной сферы нередко приезжают представители других организаций, в том числе и иностранные делегации, в целях обмена опытом, заключения контрактов и решения иных аналогичных задач. С приездом представителей возникают определенные затраты, так называемые представительские расходы. В основном затраты на официальный прием представителей других организаций производятся за счет средств от приносящей доход деятельности. Определения представительских расходов в бюджетном и бухгалтерском законодательстве не содержится. Пункт 2 ст. 264 НК РФ относит к представительским расходы на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседание совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий. Представительские расходы организации согласно ст. 264 НК РФ квалифицируются как прочие расходы, связанные с производством и реализацией.

Произведенные представительские расходы нужно подтвердить первичными документами. Основным отчетным документом в данном случае является авансовый отчет подотчетного лица об израсходовании полученных авансовых сумм с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы4. Так, например, расходы по проведению официального приема в ресторане, кафе, баре и тому подобное могут быть подтверждены счетом,

4 Датой осуществления представительских расходов в этом случае считается дата утверждения авансового отчета.

счетом-заказом и другими документами, выданными предприятием общественного питания.

При приобретении подотчетными лицами продуктов питания для проведения официального приема подтверждающими документами являются:

- чек ККТ;

- товарный чек;

- товарная накладная.

Для подтверждения транспортных расходов, осуществляемых сторонней организацией, необходимо иметь следующие документы:

- договор;

- двусторонний акт об оказании транспортных

услуг;

- счет-фактуру на сумму оказанных услуг.

Если для транспортировки официальных лиц

учреждение использует свой транспорт, то подтверждающими документами являются:

- путевые листы автомобилей, задействованных в этом мероприятии;

- авансовые отчеты водителей на приобретение ГСМ с приложением чеков автозаправочных станций.

Если при приеме иностранных делегаций учреждение использовало услуги переводчиков, не состоящих в штате, то с ними следует оформить договор на оказание услуг и акт об оказании услуг.

Помимо первичной учетной документации в целях документального подтверждения представительских расходов Минфин России в письме от 13.11.2007 № 03-03-06/1/807 рекомендует оформлять также внутренние организационно-распорядительные документы, к которым, в частности, относятся:

- приказ руководителя учреждения об осуществлении расходов на представительские цели;

- смета представительских расходов;

- отчет по проведенным представительским мероприятиям.

В приказе следует указать направление приглашения на официальный прием представителей других учреждений, а также обозначить цель их прибытия.

В составленной принимающей стороной программе официального приема нужно отразить:

- место проведения;

- сроки проведения;

- количество приглашенных лиц и лиц принимающей стороны;

- темы переговоров.

В настоящее время получили распространение так называемые расчетные корпоративные пласти-

ковые карты, применяющиеся как одна из форм выдачи денежных средств под отчет уполномоченным сотрудникам учреждения. Вопросы, связанные с выпуском и обслуживанием подобных карт, регулируются положением Банка России от 24.12.2004 № 266-П «Об эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт» (далее - Положение № 266-П).

Согласно п. 2.5 гл. 2 Положения № 266-П с помощью расчетной карты можно:

- получать наличные денежные средства в рублях и рассчитываться ими по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью экономического субъекта, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

- в безналичной форме рассчитываться по операциям, связанным с хозяйственной деятельностью экономического субъекта, в том числе оплачивать командировочные и представительские расходы;

- получать наличные денежные средства в валюте за пределами РФ для оплаты командировочных и представительских расходов;

- в безналичной форме оплачивать по банковской карте в валюте за пределами РФ командировочные и представительские расходы;

- совершать другие операции, на которые валютным законодательством не установлен запрет или ограничение на их совершение.

Корпоративная банковская карта позволяет ее держателям проводить операции по счету юридического лица. Для того чтобы открыть такую карту, учреждение должно заключить договор с банком с обязательным указанием реквизитов ответственного лица, которому доверено получение наличных денежных средств (осуществление безналичных расчетов) по ней.

Перечисление денежных средств на специальный карточный счет производится органом казначейства в порядке, установленном для финансирования расходов учреждения. В оговоренные договором сроки (например, за три рабочих дня до получения денежных средств на командировочные или представительские расходы) бюджетное учреждение представляет в орган казначейства платежное поручение на перечисление денежных средств с лицевого счета на свой специальный карточный счет. В конце года остаток средств по корпоративной карте должен быть внесен по объявлению на взнос наличными на лицевой счет в органе казначейства.

Кроме того, существует возможность избежать выдачи наличных денег под отчет на предстоящие

представительские расходы путем зачисления названных средств на расчетную пластиковую («зарплатную») карточку работников, поскольку эти карточки являются именными.

Перечисленные учреждением средства поступают на счет работника, открытый в соответствующем банке, которые последний может получить в банкомате наличными или оплатить соответствующие расходы картой безналичным путем. Учреждение вправе перечислять подобные суммы на расчетные пластиковые карточки работников, если это предусмотрено условиями договора, заключенного с банком. Кроме того, для перечисления подотчетных сумм работникам учреждения на карточки следует предусмотреть такую возможность в коллективном и трудовом договоре.

В любом случае при использовании в расчетах с подотчетными лицами банковских карт отчетом об израсходовании денежных сумм подотчетными лицами также является авансовый отчет с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы (товарные чеки, счета, счета-фактуры, квитанции, накладные и т. п.).

Кроме этого, при расчетах по операциям с использованием банковских карт в обязательном порядке представляются на бумажном носителе:

- слипы;

- квитанции электронных терминалов;

- квитанции банкоматов.

Слип (квитанция электронного терминала) должен быть собственноручно подписан держателем банковской карты.

Остаток неиспользованного аванса сдается подотчетным лицом в кассу организации по приходному кассовому ордеру в общеустановленном порядке. Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Если подотчетное лицо не представило авансового отчета в установленные сроки или не возвратило остатка аванса в кассу, учреждение вправе удержать сумму задолженности из заработной платы подотчетного лица, получившего аванс, на основании ст. 137 Трудового кодекса РФ (ТК РФ).

В статье 136 ТК РФ содержится требование об обязательной письменной форме извещения работника о размерах и основаниях произведенных удержаний при выплате заработной платы. В формах расчетно-платежной и платежной ведомостей, утвержденных приказом Минфина России от 15.12.2010 № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной

власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению» (далее - Приказ № 173н) отсутствуют поля для подписи работника, подтверждающего его ознакомление с письменным уведомлением об удержании.

Таким образом, для осуществления удержаний администрация учреждения в месячный срок (со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса) должна издать соответствующее письменное распоряжение.

Необходимо также учитывать, что в соответствии со ст. 137 ТК РФ при удержании для погашения неизрасходованного аванса необходимо, чтобы работник не оспаривал основания и размера удержания. В противном случае указанные удержания могут быть произведены только в судебном порядке.

Для подтверждения того, что работник не оспаривает основания и размера удержаний, следует получить письменное согласие работника (см. письмо Роструда от 09.08.2007 № 3044-6-0). Это можно выполнить следующим образом. Работодатель, до того как производить удержание, должен направить работнику уведомление, в котором указываются основание и размер удержания, и получить его подпись на втором экземпляре вручаемого уведомления.

Задолженность подотчетных лиц, признанная согласно законодательству РФ не реальной ко взысканию, подлежит списанию в состав чрезвычайных расходов учреждения и переводится на забалансовый счет бухгалтерского учета. Инициатором рассмотрения вопросов о признании безнадежной к взысканию дебиторской задолженности и последующего согласования ее списания должно выступать само учреждение. Безнадежная дебиторская задолженность выявляется по результатам инвентаризации, как правило по результатам ежегодной обязательной инвентаризации расчетов.

В соответствии с приложением 3 к Приказу № 173н сведения по дебиторской (кредиторской) задолженности, включая дебиторскую (кредиторскую) задолженность с истекшим сроком исковой давности, отражают в инвентаризационной описи расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами (ф. 0504089). Инвентаризационные описи расчетов подписывают председатель и все члены инвентаризационной комиссии. По результатам инвентаризации в части расчетов с дебиторами -

подотчетными лицами руководитель учреждения в случае необходимости издает приказ о списании просроченной и (или) не реальной ко взысканию суммы дебиторской задолженности, основанием для которого служит бухгалтерская справка к акту инвентаризации расчетов с покупателями, поставщиками и прочими дебиторами и кредиторами.

Список литературы

1. Варпаева И. А. Удержания из заработной платы по инициативе работодателя // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2013. № 9. С. 13-21.

2. Варпаева И. А. Учет представительских расходов государственных (муниципальных) учреждений // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. 2011. № 16. С. 23-28.

3. Налоговый кодекс РФ (часть 2): Федеральный закон от 05.08.2000 № 117-ФЗ.

4. О бухгалтерском учете: Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ.

5. О размерах возмещения расходов, связанных со служебными командировками на территории Российской Федерации, работникам организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: постановление Правительства РФ от 02.10.2002 № 729.

6. О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: постановление Правительства РФ от 26.12.2005 № 812.

7. Об особенностях направления работников в служебные командировки: постановление Правительства РФ от 13.10.2008 № 749.

8. Об установлении предельных норм возмещения расходов по найму жилого помещения в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета: приказ Минфина России от 02.08.2004 № 64н.

9. Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями, и Методических указаний по их применению: приказ Минфина России от 15.12.2010 № 173н.

10. Трудовой кодекс РФ: Федеральный закон от 30.12.2001 № 197-ФЗ.

11. Положение о порядке ведения кассовых операций с банкнотами и монетой Банка России на территории Российской Федерации, утверждено Банком России от 12.10.2011 № 373-П.