CC BY
81
ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА
ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ ОФОРМЛЕНИЕ КОМАНДИРОВОК
Н.С. КУЛАЕВА, консультант по налогам ЗАО «ВКЯ-Интерком-Аудит»
В соответствии с требованиями Федерального закона от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» все хозяйственные операции, осуществляемые организацией, должны оформляться оправдательными документами, служащими первичными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.
В настоящее время унифицированные формы документов, необходимые для направления работника в командировку, утверждены постановлением Государственного комитета РФ по статистике от
05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты» (далее — Постановление № 1).
Указанные формы должны применяться всеми организациями при направлении работников в командировки.
С введением новых форм признаны утратившими силу унифицированные формы первичной учетной документации, утвержденные постановлением Госкомстата России от 06.04.2001 № 26 (п. 3 Постановления № 1).
В соответствии с Постановлением № 1 при направлении работников в командировки и по возвращении из них должны использоваться следующие унифицированные формы:
Т-9 «Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку»;
Т-9а «Приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку»;
Т-10 «Командировочное удостоверение»;
Т-10а «Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении».
Указанные унифицированные формы обязаны применять юридические лица всех форм собственности (п. 2 Постановления № 1).
Документальное оформление приказа (распоряжения) о направлении работника(ов) в командировку (формы Т-9 и Т-9а)
Форма Т-9 применяется для оформления и учета направления работника в командировку, а форма Т-9а применяется для оформления и учета при направлении работников в командировку. Они
отличаются только тем, что форма Т-9 предполагает одно командированное лицо, а в форме Т-9а имеется возможность составить приказ на несколько человек одновременно. В приказе (распоряжении) указываются фамилия и инициалы работника, структурное подразделение, профессия, должность, а также цель, время и место командировки.
Готовит приказ (распоряжение) работник кадровой службы (при отсутствии в организации кадровой службы — другое уполномоченное лицо), а подписывает — руководитель организации или уполномоченное им лицо. При необходимости в приказах указываются источники оплаты сумм командировочных расходов, а также другие условия направления работников в командировку.
Постановлением № 1 не установлено, в скольких экземплярах оформляется приказ. На практике делается столько копий приказов (распоряжений) о направлении в командировку, сколько необходимо согласно схеме документооборота и структурному делению организации. Небольшая организация может оформлять приказы о направлении в командировку в одном экземпляре — в приказах по личному составу, нумеровать их в порядке возрастания и хранить в архиве, регистрируя в книге приказов. Крупные организации обычно оформляют один экземпляр непосредственно для руководителя организации (канцелярии), второй — для отдела кадров, третий —для бухгалтерии, четвертый остается в структурном подразделении (цехе, отделе, филиале, представительстве), где работают командированные лица.
Пример 1. Общество с ограниченной ответственностью «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку в ООО «Альфа» (Таганрог) сотрудника планового отдела — менеджера Иванова А.А. в целях заключить договор поставки продукции производственного назначения. Срок командировки — пять дней (два дня — на дорогу и три дня — на решение производственных вопросов): с 18 по 22 апреля 2005 г. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении в командировку (унифицированная форма Т-9).
12 (180) — 20 06 Унифицированная форма Т-9
Форма по ОКУД
ООО «Лазурь» по ОКПО
(наименование организации)
Код
0301022
Номер документа Дата составления
001 15.04.2005
Приказ (распоряжение)
о направлении работника в командировку
Направить в командировку:
Иванова Алексея Александровича
(фамилия, имя, отчество) плановый отдел ООО «Лазурь» (Москва)
структурное подразделение менеджер
должность (специальность, профессия) РФ, г. Таганрог, ООО «Альфа»
Табельный номер
022
Сроком на
место назначения (страна, город, организация) календарных дней
с «18» апреля 2005 г. по «22» апреля 2005 г.
с целью заключить договор поставки продукции производственного
назначения
ООО «Лазурь»
Командировка за счет средств
Основание
(документ,номер,дата):
служебное задание № 001 от 15.04.2005
служебное задание, другое основание, указать директор Петров Ю.А.
Руководитель организации
(должность) (подпись)(расшифровка подписи)
С приказом (распоряжением)
апреля «15» 2005 г.
(подпись работника)
ознакомлен
При направлении в командировку нескольких работников организации одновременно для выполнения общих целей в составе комиссии, бригады, для коллективного участия в семинарах, учебе и тому подобном оформляется приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.
Пример 2. Общество с ограниченной ответственностью «Лазурь», находящееся в Москве, направляет в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог)
инженера по материально-техническому снабжению Полякова Ю.В. и менеджера планового отдела Иванова А.А. Цель командировки — доставить в организацию продукцию производственного назначения по договору поставки. Срок командировки — 3 дня: с 13 по 15 апреля 2005 г. Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Работник кадровой службы ООО «Лазурь» должен подготовить приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку по унифицированной форме Т-9а.
Унифицированная форма Т-9а
ООО «Лазурь»
(наименование организации)
Форма по ОКУД по ОКПО
Код
0301023
Приказ (распоряжение)
о направлении работников в командировку
Направить в командировку:
Номер документа Дата составления
002 12.04.2005
Фамилия, имя, отчество Полякова Юрия Владимировича Иванова Алексея Александровича
Табельный номер 015 022
Структурное подразделение Плановый отдел Плановый отдел
Должность (специальность, профессия) Инженер по материальнотехническому снабжению Менеджер
Коман- диров- ка Место назна- чения Страна, город РФ, г. Таганрог РФ, г. Таганрог
Органи- зация ООО «Альфа» ООО «Альфа»
Дата Начала 13.04.2005 13.04.2005
Оконча- ния 15.04.2005 15.04.2005
Срок (календарные дни) 3 (три) дня 3 (три) дня
Цель Доставить в организацию (в ООО «Лазурь») продукцию производственно-технического назначения
122(1 £^0) — 2006
Командировка за счет средств ООО «Лазурь» ООО «Лазурь»
С приказом (распоряжением) ознакомлен: Подпись работника Дата Поляков Ю.Б. 12 апреля 2005 г. Иванов А.А. '.2 апреля 2005 г.
Основание: служебное задание № 002 от 12.04.2005
(служебное задание, другое основание (номер, дата)) директор Петров Ю.А.
Руководитель организации
(должность) (подпись)(расшифровка подписи)
Наиболее распространенным основанием для издания приказа о направлении работника (работников) в командировку в формах Т-9 и Т-9а является служебное задание (форма Т-10а).
Оформление служебного задания для направления в командировку и отчета о его выполнении (форма Т-10а)
Унифицированная форма Т-10а применяется для оформления и учета служебного задания при направлении работника в командировку, а также служит отчетом о его выполнении.
С точки зрения хронологии событий сначала оформляется служебное задание, оно подписывается руководителем организации, в котором работает командированный работник, утверждается руководителем организации или уполномоченным им лицом и передается в кадровую службу для издания приказа (распоряжения) о направлении в командировку по форме Т-9 или Т-9а. Таким образом, служебное задание является первым документом, относящимся к командировке работника организации. Без него нельзя издавать приказ и выписывать командировочное удостоверение (форма Т-10).
По возвращении из командировки работник составляет краткий отчет о выполненной работе, который согласовывает с руководителем структурного подразделения и представляет в бухгалтерию вместе с командировочным удостоверением
(форма Т-10) и авансовым отчетом. Таким образом, служебное задание является завершающим документом в комплекте первичных документов, составляемых командированным лицом. После утверждения авансового отчета производится либо возврат остатка подотчетных сумм в кассу организации, либо возмещение работнику организации понесенных расходов (если они превысили ранее выданный аванс).
Проверку авансовых отчетов с точки зрения наличия первичных расчетно-платежных документов и качества их оформления проводит работник бухгалтерии.
Проверку целесообразности расходования денежных средств и результатов командировки выполняет руководитель структурного подразделения и утверждает руководитель организации. Для оценки качества и полноты выполнения командировочного задания применяется унифицированная форма Т-10а.
Пример 3. Составим служебное задание и отчет о его выполнении для командировки Иванова А.А., менеджера договорного отдела ООО «Лазурь» (Москва), который направлялся в командировку на ООО «Альфа» (Таганрог) для заключения договора поставки продукции производственного назначения. Срок командировки — 5 дней: с 18 по 22 апреля 2005 г. (включая время в пути). Командировка полностью оплачивается за счет средств ООО «Лазурь».
Унифицированная форма Т-10а
Форма по ОКУД
ООО «Лазурь» по ОКПО
(наименование организации)
Код
0301025
Служебное задание
для направления в командировку и отчет о его выполнении
Номер документа Дата составления
002 15.04.2005
Иванова Алексея Александровича
(фамилия, имя, отчество)
Табельный номер
022
Струк- турное подраз- деление Долж- ность, (специ- альность, профес- сия) Командировка Основание
Место назначения Дата Срок (календарные дни) Органи- зация- пла- тельщик
Страна, город Органи- зация Начала Окон- чания всего не считая времени нахождения в пути
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10
ООО «Лазурь» Менеджер планового отдела Россия, Таганрог ООО «Альфа» 18.04.05 22.04.05 5 (пять) 3 (три) ООО «Лазурь» Гарантийное письмо ООО «Альфа»
Содержание задания (цель) Краткий отчет о выполнении задания
11 12
Заключить договор поставки продукции производственного назначения на ООО «Альфа» (Таганрог) для ООО «Лазурь» (Москва) Заключен договор поставки продукции производственного назначения с ООО «Альфа» (Таганрог) для ООО «Лазурь» (Москва) от 20.04.04 №617
начальник
планового
Руководитель отдела Кузнецова С.В. Иванов А.А.
структурного _____________ _______ ____________ Работник ______________
подразделения (должность)(подпись)(расшифровка (подпись)
подписи)
директор Петров Ю.А.
Руководитель организации _____________ _________ _____________________
(должность)(подпись)(расшифровка подписи)
Заключение о выполнении задания
Задание выполнено полностью
начальник планового
Руководитель структурного отдела Кузнецова С.В.
подразделения ____________________ ________ _____________
(должность) (подпись)(расшифровка
подписи)
«2 6» апреля 2 005 г.
Оформление командировочного удостоверения (форма Т-10)
Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре работником кадровой службы (другим уполномоченным работником) на основании приказа (распоряжения) о направлении в командировку и является документом, удостоверяющим время пребывания в служебной командировке, которое определяется по времени прибытия в пункт назначения и времени убытия из него. Если работник в ходе выполнения служебного задания должен посетить несколько пунктов назначения, то в каждом из них следует сделать отметку о прибытии и убытии в командировоч-
ном удостоверении. Отметки о времени прибытия и выбытия заверяются подписью ответственного лица принимающей стороны и печатью.
Пример 4. Оформим командировочное удостоверение на Иванова А.А., менеджера планового отдела ООО «Лазурь» (Москва), который находился в командировке на ООО «Альфа» (Таганрог), с 18 по 22 апреля 2005 г.
Командировочное удостоверение во время командировки должно находиться у командированного лица. Все начальные сведения заполняет сотрудник кадровой службы организации, направляющий Иванова А.А. в командировку, а отметки о прибытии и выбытии проставляет организация, куда командированное лицо направляется.
Унифицированная форма Т-10
Код
Форма по ОКУД 0301024
ООО «Лазурь» по окпо
(наименование организации)
Номер документа Дата составления
15 15. 04 2005
Командировочное удостоверение
Работник
Иванова Алексея Александровича
(фамилия, имя, отчество) планового отдела ООО «Лазурь» (Москва)
Табельный номер
022
структурного подразделения менеджер
командируется в
должность (специальность, профессия)
РФ, г. Таганрог, на ООО «Альфа»
(место назначения (страна, город, организация)) для Заключения договора поставки продукции производственного
(цель командировки)
назначения
на 5 (пять) календарных дней (не считая времени нахождения в пути) с «18» апреля 2005 г. по «23» апреля 2005 г.
Действительно по предъявлении паспорта.
директор Петров Ю.А.
Руководитель организации
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункты назначения, выбытии из них и прибытии в место постоянной работы:
Выбыл из Москвы
(.18» апреля 2005 г.
Прибыл в Таганрог
«19» апреля 2005 г.
директор ООО «Лазурь» директор ООО «Альфа»
(должность) (подпись) (должность) (подпись)
Петров Ю.А. Светлов А. К.
(расшифровка подписи) М.П. (расшифровка подписи) М.П.
Выбыл из Таганрога Прибыл в Москву
«21» апреля 2005 г. «22» апреля 2005 г.
директор ООО «Альфа» директор ООО «Лазурь»
(должность) (подпись) (должность) (подпись)
Светлов А.К. Петров Ю.А.
(расшифровка подписи) М.П.
(расшифровка подписи) М.П.
Оформление авансового отчета (форма АО-1)
По возвращении из командировки командированное лицо представляет в бухгалтерию авансовый отчет о произведенных командировочных расходах. В этой связи нелишне будет напомнить, что прежде чем выдавать деньги под отчет, необходимо оформить приказ руководителя организации, утверждающий список подотчетных лиц, с указанием назначения расходов и срока, на который подотчетные суммы предоставляются. Подотчетное лицо имеет право тратить полученную сумму денег только на те цели, на которые они ему выданы в соответствии с приказом руководителя.
Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки предъявить в бухгалтерию организации отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним.
Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Работник, получивший деньги под отчет, обязан приложить к авансовому отчету первичные документы, подтверждающие его расходы (коман-
дировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки ККТ, товарные чеки и другие оправдательные документы).
Бухгалтер должен проверить целевое расходование средств, наличие первичных документов, подтверждающих произведенные расходы, и правильность их оформления.
Проверенный авансовый отчет утверждает руководитель (или уполномоченное на это лицо). Неиспользованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации по приходному кассовому ордеру. Если произошел перерасход средств, то соответствующая сумма выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру
Полностью проверенный отчет утверждается руководителем организации (или уполномоченным лицом), на лицевой стороне ставятся его должность, дата и подпись с расшифровкой.
На основании данных утвержденного авансового отчета бухгалтерия производит списание подотчетных денежных сумм в установленном порядке.
В связи с оформлением авансового отчета, связанного с командировками, нельзя не остановиться на таком моменте, как оформление авансового отчета по зарубежной командировке работника. Современная экономика России развивается достаточно стремительно, происходит постоянное расширение внешнеэкономических связей российских организаций с партнерами из дальнего и ближнего зарубежья. Естественно, что для успешного ведения бизнеса представители российских компаний достаточно часто выезжают в зарубежные командировки, что непременно связано с валютой. И если заполнение авансового отчета в рублях особых трудностей не вызывает, то оформление такого документа в иностранной валюте для многих становится проблематичным.
Отметим сразу, что, направляя работника в командировку за рубеж, организация должна помнить о том, что существуют определенные особенности при оформлении загранкомандировок. Рассмотрим, как правильно оформить авансовый отчет в иностранной валюте...
Выезд представителя российской организации в загранкомандировку оформляется приказом руководителя организации. В нем должна содержаться вся информация, необходимая бухгалтерской службе, для расчета сумм, выдаваемых под отчет командированному лицу: страна (либо страны) пребывания, сроки командировки (в том числе в каждой отдельной стране пребывания), каким транспортом осуществляется проезд в командировку (самолетом, поездом, автотранспортом),
а также иная необходимая информация. Именно на основании данного приказа руководителя организации бухгалтер произведет ориентировочный расчет величины командировочных расходов, которые будут выданы на руки работнику.
Следует обратить внимание на то, что размер подотчетных сумм на загранкомандировки определяется одновременно и в валюте РФ — в рублях, и в иностранной валюте.
Оплата загранкомандировок производится на основе норм, утвержденных приложением к постановлению Правительства РФ от 26.12.2005 № 812 «О размере и порядке выплаты суточных в иностранной валюте и надбавок к суточным в иностранной валюте при служебных командировках на территории иностранных государств работников организаций, финансируемых за счет средств федерального бюджета».
Нормы возмещения расходов по загранкомандировкам установлены в свободно конвертируемой валюте, которую организация может приобрести через уполномоченный банк. Обычно аванс на командировочные расходы выдается работнику в той валюте, в которой установлены нормы возмещения этих расходов. Если же нормы установлены в редко используемых неконвертируемых иностранных валютах, то организация может выдать работнику аванс на командировочные расходы в любой свободно конвертируемой валюте.
При этом смета командировочных расходов составляется также в свободно конвертируемой валюте, а пересчет редко используемой неконвертируемой иностранной валюты в свободно конвертируемую производится через рубли по курсу Банка России на дату выдачи. Если национальная валюта другой страны не конвертируется Банком России, то пересчет расходов, выраженных в этой неконвертируемой валюте, производится по справочному курсу иностранных валют, не котируемых Банком России, или с помощью кросс-курса. Информацию об этих курсах организация может запросить в валютном отделе уполномоченного банка.
В соответствии с действующими нормами валютного законодательства, а именно подп. 9 и 14 статьи 9 Федерального закона от 10.12.2003 № 173-Ф3 «О валютном регулировании и валютном контроле» (далее — Закон о валютном регулировании) валютные операции между резидентами запрещены, за исключением (в том числе):
а) операций при оплате и (или) возмещении расходов физического лица, связанных со служебной командировкой за пределы территории РФ,
а также операций при погашении неизрасходованного аванса, выданного в связи со служебной командировкой;
б) операций по оплате и (или) возмещению расходов, связанных со служебными поездками за пределы территории РФ работников, постоянная работа которых осуществляется в пути или имеет разъездной характер.
В том случае, если организация, отправляющая работника за границу, не имеет необходимого количества валютных средств на своем счете, то приобрести валюту она может через уполномоченные банки, такое правило установлено п. 1 ст. 11 закона о валютном регулировании:
«Купля-продажа иностранной валюты и чеков (в том числе дорожных чеков), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте, в Российской Федерации производится только через уполномоченные банки.»
Порядок купли-продажи иностранной валюты через уполномоченные банки в связи с введением Федерального закона от 10.12.2003 № 173-Ф3 «О валютном регулировании и валютном контроле» не претерпел особых изменений.
При получении иностранной валюты на загранкомандировку организация должна обратить внимание на следующие моменты:
• снять валюту с валютного счета организация может не ранее чем за 10 рабочих дней до убытия работников в командировку за рубеж;
• основанием для выдачи уполномоченным банком наличной иностранной валюты является заявление организации, в котором в обязательном порядке указываются номера и даты приказов о командировании работника за границу.
Заявление, предоставляемое в банк, оформляется организацией, командирующей работника за рубеж, на основании следующих документов:
• приказа о направлении работника в служебную командировку за пределы РФ (ранее было сказано, какая информация отражается организацией в таком приказе);
• приказа (распоряжения) руководителя организации о норме суточных командируемому лицу После представления заявки, но не ранее чем
за 10 дней до даты убытия в командировку командируемого лица, банк выдает требуемую сумму наличной валютой или дорожными чеками с одновременной выдачей справки по форме 0406007 на имя каждого командируемого лица либо на имя старшего группы командируемых лиц. Справка является основанием для вывоза из РФ наличной иностранной валюты и дорожных чеков коман-
дируемыми лицами. В организации обязательно ведется журнал учета справок по форме 0406007.
После получения наличной валюты в обслуживающем банке ее необходимо принять к учету в кассу организации. Поступление валюты в кассу оформляется приходным кассовым ордером унифицированной формы. Аналогично с рублевым приходом движение наличных валютных денежных средств следует отражать в кассовой книге, книге приходных кассовых ордеров или книге расходных кассовых ордеров соответственно. В кассовой книге указывается не только сумма в валюте, но и сумма по валютному кассовому ордеру, переведенная в рубли по курсу Банка России на данный день, а при подведении итогов за день — по каждой валюте отдельно, а также общий итог в переводных рублях (т.е. сумма всех валют, пересчитанных по курсу Банка России в рубли). При изменении курса валют отдельной строкой в приход либо в расход записывается курсовая разница. К кассовым документам подшивается справка по расчету курсовой разницы.
В бухгалтерском учете затраты организации по покупке иностранной валюты в соответствии с п. 11 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного приказом Минфина России от 06.05.1999 № 33н признаются операционными расходами.
При получении иностранной валюты бухгалтер организации сделает в учете такую запись:
Корреспонденция счетов Содержание операции
Дебет Кредит
50 «Касса» 52 «Валютный счет» Наличная иностранная валюта поступила в кассу организации
При необходимости организация может обратиться в банк с просьбой перевести приобретенную валюту в иностранный банк на счет командируемого работника либо на его имя до востребования. Такая операция в учете организации отражается следующим образом: дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредит счета 52 «Валютный счет».
Суммы подотчетных средств, не использованные во время служебной командировки, подлежат сдаче в уполномоченный банк в течение 10 рабочих дней с момента их возврата работником в целях обратной продажи на внутреннем валютном рынке.
Если по каким-либо причинам служебная командировка работника, выезжающего за рубеж, откладывается, данное требование должно быть выполнено в течение 5 рабочих дней с даты предполагавшегося отъезда работника.
Пример 5.11.04.2005 ООО «Мелена», направляющая своего представителя в зарубежную командировку, поручила уполномоченному банку приобрести 5 000 дол., перечислив ему сумму денежных средств в размере 150 000руб. Комиссия банка — 3 000руб.
12.04.2005 банк приобрел валюту на ММВБ и 13.04.2005 зачислил указанную сумму на специальный транзитный валютный счет ООО «Мелена». В этот же день организация сняла денежные средства с валютного счета и приняла к учету. Остаток неиспользованных средств был возвращен банком на расчетный счет клиента.
При этом курс доллара составил:
12.04.2005 — 28,30руб.;
13.04.2005 — 28,29руб.
Курс покупки доллара на ММВБ на 12.04.2005
— 28,35руб.
В учете ООО «Мелена» операции по приобретению иностранной валюты будут отражены следующим образом:
Корреспонденция счетов Сумма, руб. Содержание операции
Дебет Кредит
76 51 150 000 Перечислены денежные средства на покупку иностранной валюты
52-1-3 76 141 450 Валюта зачислена банком на специальный транзитный валютный счет: 28,29 руб. х 5 000 дол. = 141 450 руб.
91-2 76 50 Отражена отрицательная курсовая разница между курсом ЦБ РФ на дату зачисления и курсом на дату покупки валюты 5 000 дол. х (28,30 руб. — 28,29 руб.)
Корреспонденция счетов Сумма, руб. Содержание операции
Дебет Кредит
91-2 91-2 76 76 3 000 250 Комиссия банка и убыток от превышения биржевого курса покупки валюты над курсом ЦБ РФ: 5 000 дол. х (28,30 руб. — 28,35 руб.)
51 76 5 250 Зачислены на расчетный счет средства, не израсходованные на покупку валюты: 150 000 руб. — 141 500 руб. — 3 000 руб. — 250 руб. = 5 250 руб.
50 52-1-3 141 450 Наличная валюта поступила в кассу организации: 5 000 дол. х 28, 29 руб.
Получив в кассу организации валюту, бухгалтер выдал работнику, отправляющемуся за рубеж, ориентировочную сумму командировочных расходов в размере 5 000 дол. Предположим, что работник направляется в служебную командировку в США сроком на 10 дней (с 15.04.05 по 24 .04.2005), проезд до места командировки осуществляется самолетом. Курс доллара на момент выдачи подотчетному лицу
- 28,29 руб.
По возвращении из командировки работник предоставил следующие документы:
Расходы на проезд (туда и обратно) 1 600 дол.
Расходы на проживание - 2 500 дол.
Для упрощения примера другие расходы рассматривать не будем.
Авансовый отчет был предоставлен работником и утвержден руководителем 26.04.2005 года.
Курс доллара на дату утверждения авансового отчета — 28,35 руб.
ООО «Мелена.»_________________
наименование организации
Форма по ОКУД по ОКПО
Код
0302001
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме Сто тридцать пять тысяч двести двадцать девять руб.00 коп.
АВАНСОВЫЙ отчет
Номер Дата
35 26. 04 1
Руководитель
Директор
должность Ерохин И.С.________
подпись расшифровка подписи « 26» апреля 2005 г.
Код
Коммерческий отдел
Структурное подразделение
Подотчетное лицо __________Трофимов Б.Б Табельный номер
фамилия, инициалы Профессия (должность) менеджер
Назначение аванса
Наименование показателя Сумма, руб. коп. Бухгалтерская Запись
Остаток - Дебет Кредит
аванс Перерасход - Счет, суб- счет Сумма, руб. коп. Счет, суб- счет Сумма, руб. КОП .
Получен аванс 1. из кассы 14.04.05 .41 450-00 44 136647 71 136647
1а. в валюте (справочно) 28,29 5 000 дол
2 .
Курсовая разница 300-00
Итого получено 141 750-00
Израсходовано 136 647
Остаток 5 103
Перерасход -
Приложение 4 документов на
2 листах
Отчет проверен. К утверждению в сумме руб. 00 коп. (136 647 руб.00 коп)
Главный бухгалтер
подпись
Бухгалтер
Остаток внесен
Перерасход выдан
подпись
в сумме
5 103
Сто тридцать шесть тысяч шестьсот сорок семь
сумма прописью
_________Смирнова Н.Ф.__________
расшифровка подписи
_________Котова Г.М.____________
расшифровка подписи
руб.
00
коп. по кассовому
ордеру №. 158 от « 26» апреля 2005 г.
Бухгалтер (кассир)
Котова Г.М.
«26» апреля
2005 г.
подпись расшифровка подписи
линия отреза
все для бухгалтера
19
ПРОБЛЕМЫ УЧЕТА
Расписка. Принят к проверке от Трофимова Б.Б.______________________ авансовый
отчет № 35 от «26»апреля 2005 г.
на сумму сто тридцать шесть тысяч шестьсот сорок семь рублей 00 коп
прописью
количество документов 4______на 2 листах
Бухгалтер ___________Котова Г.М._______ «26» апреля 2005 г.
подпись расшифровка подписи
Оборотная сторона формы №А0б1
№ п/п Документ, подтверждающий производственные расходы Наименование Документа (расхода) Сумма расхода Дебет счета суб- счета
дата номер По отчету Принятая к учету
В руб. коп В валюте В руб. коп В валю- те
1 2 3 4 5 6 7 8 9
1 14.04.05 13 Бухгалтерская справка-расчет 72 дол. х 10 х 2 8,35 20 412 720 дол. 20 412 720 дол. 44
2 26.04.05 546/1 Счет отеля 2500 дол. х 28,35 70 875 2 500 дол. 70 875 2500 дол 44
го Расходы на проезд 1 600 дол. х 28,35 45 360 1 600 дол. 45 360 1 600 дол. 44
Итого... 136 647 4 820 136 647 4 820
Подотчетное лицо______________ Трофимов В.В.
подпись расшифровка подписи
По возвращении из зарубежной командировки сотрудник должен представить в бухгалтерию организации авансовый отчет в течение трех дней. Именно такое правило установлено п. 11 Порядка ведения кассовых операций в РФ. Если ранее такой порядок распространялся только на командировки по России, то с 18.06.2004 (утратило силу положение ЦБ РФ от 25.06.1997 № 62, которое устанавливало сроки отчета по загранкомандировкам в тече-
ние 10 дней), подотчетное лицо обязано отчитаться за три дня по любым командировкам.
Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов можно ознакомиться в книге ЗАО «Б^-Интерком-Аудит» «Подотчетные средства с точки зрения бухгалтерского и налогового учета. Представительские и командировочные расходы».
•к -к *
