CC BY
65
Всё для бухгалтера
УЧЕТ РАСЧЕТОВ С ПОДОТЧЕТНЫМИ
ЛИЦАМИ
Все расчеты бюджетных учреждений и централизованных бухгалтерий за фактически полученные товарно-материальные ценности и услуги ведутся, как правило, через кредитные организации безналичным перечислением.
Центральный банк РФ утвердил Положение о безналичных расчетах в РФ 03.10.2002 N9 2-П (в ред. Указания ЦБ РФ от 03.03.2003 № 1256-У). Настоящее Положение предусматривает следующие формы безналичных расчетов: платежными поручениями, по аккредитиву, чеками, по инкассо.
В Положении указан порядок заполнения, представления, отзыва и возврата расчетных документов, их представления на бумажных носителях, порядок отзыва, а также приведен весь перечень применяемых документов.
Дебиторская задолженность может возникнуть в связи с предъявлением претензий поставщикам за доставленные материальные ценности, продукты питания, при выдаче авансов государственным организациям в случаях, предусмотренных действующими правилами. К дебиторской задолженности относятся также долги отдельных лиц по недостачам денежных средств и материальных ценностей.
Кредиторская задолженность вызывается несвоевременной выплатой бюджетным учреждением сумм по своим обязательствам.
Руководители бухгалтерских служб должны систематически следить за соблюдением расчетной дисциплины, добиваясь своевременного взыскания дебиторской задолженности и погашения задолженности кредиторам.
Списание с баланса сумм дебиторской и кредиторской задолженности осуществляется в следующем порядке.
Дебиторская задолженность, по которой истек срок исковой давности, другие долги, нереальные для взыскания, списываются по каждому обязательству на основании данных инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя учреждения.
Суммы дебиторской задолженности, по которой истек срок исковой давности, списываются
Ю.М. Пискарёва
на уменьшение финансирования из бюджета (субсчет 140) или на уменьшение средств на содержание и развитие материально-технической базы (субсчет 241), или целевых средств на содержание учреждения (субсчет 270).
Списание сумм кредиторской и депонентской задолженности, числящихся на балансе, по которым истек срок исковой давности, кроме платежей в бюджет и расчетов с государственными внебюджетными фондами, оформляется так же, как и списание дебиторской задолженности, и относится:
на увеличение прибыли и средств, формируемых из прибыли (субсчета 240, 241, 410), по средствам, полученным от предпринимательской деятельности;
на увеличение целевых средств на содержание учреждения и другие мероприятия (субсчет 270) по бюджетным средствам, целевым средствам и безвозмездным поступлениям.
Должностные лица, виновные в пропуске сроков исковой давности, привлекаются к дисциплинарной ответственности.
Задолженность по недостачам и хищениям материальных ценностей и денежных средств, во взыскании которой отказано судом, а также прочие долги, признанные безнадежными к получению, списываются на уменьшение финансирования или средств, образованных из прибыли. Эта задолженность должна учитываться на забалансовом счете 05 «Списанная задолженность неплатежеспособных дебиторов» в течение пяти лет с момента списания с баланса для наблюдения за возможностью ее взыскания в случае изменения имущественного положения должников. Суммы, полученные в погашение этой задолженности, списываются с этого счета и подлежат сдаче в доход соответствующего бюджета. Аналитический учет ведется на карточке ф. 292 (0504601) с указанием фамилии, имени и отчества должника или реквизитов юридических лиц.
В соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением Совета директоров Центрального бан-
ка России 22.09.1993 № 40 с учетом разъяснений ЦБ РФ от 16.03.1995 № 14-4/95 в ред. письма ЦБ РФ от 28.01.1997 № 14-4/50) учреждения независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в кредитных организациях.
Учреждения производят расчеты по своим обязательствам с другими организациями, как правило, в безналичном порядке, через кредитные организации или применяют другие формы безналичных расчетов.
Для расчетов наличными деньгами каждое учреждение должно иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме.
Наличные деньги, полученные учреждениями в кредитных организациях, расходуются строго на цели, указанные в чеке.
Подотчетными лицами считаются работники учреждения, получившие авансом наличные денежные средства в кассе на предстоящие хозяйственные, операционные и командировочные расходы. Список должностей (а значит и лиц), имеющих право получать в кассе наличные деньги на текущие расходы, утверждается руководителем учреж-
дения, а средства на командировочные расходы выдаются на основе его приказа (распоряжения).
На субсчете 160 «Расчеты с подотчетными лицами» учитываются расчеты с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам в российской и иностранных валютах в соответствии с установленным порядком.
Авансы под отчет выдаются только лицам, работающим в данном учреждении.
Авансы под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления получателя с указанием назначения аванса и срока, на который он выдается. На заявлении о выдаче сумм под отчет работником бухгалтерии проставляется код экономической классификации расходов, на который должен быть отнесен расход, и делается отметка об отсутствии за подотчетным лицом задолженности по предыдущим авансам. Размеры выдаваемых сумм и сроки, на которые они выдаются, устанавливаются руководителем учреждения. Форма заявления произвольна.
Приведем примеры заявлений на выдачу денег.
1. На командировочные расходы.
2. На хозяйственные и операционные расходы.
Бухгалтерии: Выдать под отчет 1 950 руб. Руководитель А. П. Антонов « 19 » марта 200 4_ г.
Кому: Главному врачу А.П. Антонову
От кого: Зам. главного врача_
(должность, фамилия, имя, отчество) _Аронова Василия Дмитриевича__
ЗАЯВЛЕНИЕ НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ
Прошу выдать аванс на расходы по командировке в_город_
Брянск с 20.03 по 21.03__2004 г.
в сумме_одной тысячи девятьсот пятьдесят_
рублей_коп._00_
«_/£» марта 2004 г. _ _Аронов В.Д._
(подпись) (расшифровка подписи)
РАСЧЕТ СУММЫ АВАНСА:
проезд_/ 200-00_руб. квартирные_550-00_руб.
суточные_200-00_руб. ИТОГО_1 950-00_руб.
« 19» марта 2004 г. бухгалтер __Осокина В.А
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
К РАСХОДНОМУ ОРДЕРУ № _29_ от 19.03.2004 Данные бухгалтерии
1. ЭКР-код - 110400, расход предусмотрен.
2. Задолженности нет.
Гл. бухгалтер Н.Ф. Порельева 19марта 2004 г.
Аналогичное заявление подано главной медсестрой Смирновой Ниной Петровной. Аванс выдан также по расходному ордеру N9 29 от 19.03.2004.
Бухгалтерии: Выдать под отчет 10 ООО
руб.
на 10 дн*й
Руководитель. « 18 » марта 200 4_ г.
АП- Антонов
Кому: Главному врачу А. П. Антонову
От кого: Зам. главного врача_
(должность, фамилия, имя, отчество) Сюткина Сергея Борисовича__
ЗАЯВЛЕНИЕ НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ
Прошу выдать аванс на хозяйственные расходы (для приобретения хозматериалов и предметов) в сумме_десяти тысяч рублей_00 коп._
(прописью)
« 18» марта 2004 г.
С. Б. Сюткин
(подпись)
(расшифровка подписи)
РАСЧЕТ СУММЫ АВАНСА
(по хозяйственным расходам, в необходимых случаях, производятся расчеты суммы аванса)
« 18» марта 2004 г. бухгалтер _ Осокина В.А.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
К РАСХОДНОМУ ОРДЕРУ № 29_ от 19.03.2004
Данные бухгалтерии
1. ЭКР-код - 110350, расход предусмотрен.
2. Задолженности нет.
Гл. бухгалтер И.Ф. Порельева 18марта 2004 г.
На основании оформленных заявлений на выдачу аванса бухгалтерия выдает средства в данном случае по ведомости на выдачу денег из кассы подотчетным лицам по ф. 317 (0504501), так как в один день несколько получателей и нецелесообразно выписывать отдельные кассовые ордера по ф. КО-2.
Для командированных предварительно издается приказ и выписывается командировочное удостоверение. Более подробно вопросы оформления и оплаты командировочных расходов будут приведены далее.
Деньги, выданные под отчет, могут расходоваться только на те цели, которые предусмотрены при их выдаче.
Передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается.
Лица, получившие наличные деньги в под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки представить в бухгалтерию авансовый отчет по ф. 286 (0504601) об израсходованных авансовых суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете.
В соответствии с указанием Банка России от 14.11.2001 № 1050-У предельный размер расчетов наличными деньгами по одной сделке установлен между юридическими лицами в сумме 60 тыс. руб.
Согласно письму Банка России от 16.03.1995 № 14-4/95 (с изменениями и дополнениями) и условиям работы с денежной наличностью под одним платежом понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам.
Неиспользованный остаток аванса должен быть возвращен подотчетным лицом не позднее трех дней после сдачи авансового отчета. Выдача новых авансов подотчетному лицу может быть произведена при условии погашения ранее выданного аванса.
В случаях непредставления в установленный срок авансовых отчетов об израсходовании подотчетных сумм или невозврата в кассу остатков неиспользованных авансов учреждения и централизованные бухгалтерии имеют право производить удержание этой задолженности из заработной платы лиц, получивших авансы, с соблюдением требований, установленных действующим законодательством.
Выдать 13 900 Тринадцать тысяч девятьсот руб. 00 коп.
(сумма прописью)
Руководитель учреждения Гл. врач больницы _ А П. Антонов_
(подпись) (расшифровка подписи)
Главный бухгалтер_ _Н.Ф. Порельева_
(подпись) (расшифровка подписи)
♦ 19» марта 2004 г.
ВЕДОМОСТЬ
НА ВЫДАЧУ ДЕНЕГ ИЗ КАССЫ ПОДОТЧЕТНЫМ ЛИЦАМ
Учреждение (централизованная бухгалтерия)
за 19 марта 2004 г. Городская больница
администрация
Структурное подразделение
Раздел, подраздел _
Целевая статья _
Вид расходов Приобретение расходных материалов и командировочные расходы
Единица измерения, руб. _
Расходный кассовый ордер №_29
Форма 317 по ОКУД Дата
_ поОКПО
_ по КСП
_ по ФКР
поКЦСР по КВР по ОКЕИ
от« 19 »
марта 2004 г.
КОДЫ 0504S01 19.03.2004
Фамилия, имя, отчество юридического лица Наименование учреждения (должность) Код учреждения Табельный номер Сумма Сумма прописью Роспись в получении Дополнительные признаки
1 2 3 4 5 6 7 8
/. Аронов Василий Дмитриевич Зам главного врача по лечебной работе 1950-00 Одна тысяча девятьсот пятьдесят рублей Аронов
2. Смирнова Нина Петровна Главная медсестра 1950-00 Одна тысяча девятьсот пятьдесят рублей Смирнова
3. Сюткин Сергей Борисович Зам. главного врача по хозчасти 10 000-00 Десять тысяч рублей Сюткин
Итого 13 900-00 Сумма прописью: Тринадцать тысяч
Гпавный бухгалтер Н.Ф Порельева девятьсот рублей 00 коп.
(подпись) (расишфровка подписи)
19.03.2004 Выдал кассир ¡9.03.2004 В.П.Дем ентьева
(подпись) (расши фровка подписи)
Форма 317, с. 2
Фамилия, имя, отчество юридического лица Наименование учреждения (должность) Код учреждения Табельный номер Сумма Сумма прописью Роспись в получении Дополнительные признаки
1 2 3 4 5 6 7 8
Итого...
Угловой штамп
Выдано
КОМАНДИРОВОЧНОЕ УДОСТОВЕРЕНИЕ
Аронову Василию Дмитриевичу_
(фамилия, имя, отчество)
_Зам. главного врача Городской больницы__
командированному
(должность, место работы)
_в город Брянск. Комитет здравоохранения_
(наименование организации)
_для участия в совещании_
(пункты назначения)
Срок командировка дней по 21 марта 2004 г.
Основание:_приказ Министерства здравоохранения РФ_
от 10 марта 2004 г. №59
Действительно по предъявлении паспорта № 44 05 324587. выданный 15.02.2003 паспортным столом № 5 ОВД района г. Москвы_
Главный врач больницы
А.П. Антонов
(подпись)
(расшифровка подписи)
с. 2
Отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии Отметки о прибытии з пункты назначения и выбытии
из них: из них:
Прибыл в г. Брянск Убыл из г. Москвы Прибыл в Убыл из
20 марта 2004 г. 20 марта 2004 г. 200 г. 200 г.
Печать (подпись) Печать (подпись) Печать (подпись) Печать (подпись)
Комитет здравоохранения Городская больница
Отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии Отметки о прибытии в пункты назначения и выбытии
из них: из них:
Прибыл в г. Москву Убыл из г. Брянска Прибыл в Убыл из
21 марта 2004 г. 21 марта 2004 г. 200 г. 200 г.
Печать (подпись) Печать (подпись) Печать (подпись) Печать (подпись)
Городская больница Комитет здравоохранения
Примечание. При выезде в несколько пунктов отметки о прибытии и выбытии делаются отдельно в каждом из них.
Аналогичное командировочное удостоверение выписывается главной медсестре Смирновой Нине Петровне. Аванс выдан по расходному ордеру № 29 от 19.03.2004.
Приводим примеры составления подотчетными лицами авансовых отчетов. Прежде всего они должны быть составлены по ф. 286 (0504601). В первой части отчета дается характеристика расходов, должность и другие сведения о подотчетном лице. Далее приводятся сведения о полученном авансе, израсходованных суммах, остатках аванса или перерасходах. Руководителями структурных подраз-
делений подтверждается целесообразность произведенных расходов и другие сведения. На второй странице приводится перечень документов, по которым производилась оплата. Авансовый отчет подписывается подотчетным лицом.
Пример авансовых отчетов по хозяйственным, операционным и командировочным расходам приведен ниже.
Отчет в сумме
Утверждаю 10 ООО руб. 00 коп.
Лесять тысяч рублей 00 коп.
(прописью)
Руководитель_ _
учреждения (подпись)
А. П. Антонов
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ №
(расшифровка подписи)
« 23 » марта 2004 г.
от «23» марта 2004 г. Учреждение (централизованная бухгалтерия) Городская больница
Структурное подразделение администрация_
Источник финансирования бюджетные средства_
Раздел (подраздел) _
Целевая статья
Вид расходов код 110350__
Единица измерения: руб. _
Подотчетное лицо Сюткин С. Б.
Форма 286 по ОКУД Дата по ОКПО по КПС
по ФКР по КЦСР по КВР по ОКЕИ Табельный №
КОДЫ
0504601
23.03.2004
110350
383
Должность Зам. гл. врача по хозчасти Назначение аванса приобретение расходных материалов
Наименование показателя Сумма, руб.
остаток -
Предыдущий аванс перерасход -
Получен аванс (от кого и дата)
Из кассы 19.03.2004 10 000-00
Итого получено (кредит субсчета 120) 10 000-00
Израсходовано 10 000-00
Остаток -
Перерасход -
Бухгалтерская запись Код по ЭКР Сумма, руб.
дебет кредит
063-1 178-1 110350 7 600-00
070-1 178-1 110350 2 400-00
вторая запись
200 260-1 110350 2 400-00
Итого 12 400-00
Приложение 2 документов
Целесообразность произведенных расходов подтверждаю Руководитель структурного
подразделения__
Отчет проверен.
К утверждению 10 000 руб. 00 коп.
Гл. бухгалтер_ Порельева Н.Ф.
(подпись)
(расшифровка подписи)
Остаток внесен Перерасход выдан
в сумме | - | руб. 1 - | коп.
(подпись)
по кассовому ордеру X»_
от «_»_2004 г.
« » 2004 г.
(расшифровка подписи)
(должность)
(подпись)
(расшифровка подписи)
Линия отреза
Расписка. Принят к проверке от на сумму 10 000 Бухгалтер_
(подпись) « 23 » марта
Сюткина С Б.
авансовый отчет № _5_ от _23 марта 2004 г.
руб. 00 коп., количество документов _В.А. Осокина_
2 (два)
(расшифровка подписи)
2004 г.
Расписка отрезается по линии отреза от отчета и передается подотчетному лицу как основание для сдачи отчета и документов. Проверки показывают, что во многих бухгалтериях расписки о сданных авансовых отчетах подотчетным лицам не выдаются.
Форма 286, с. 2
Дата Номер документа Кому, за что и по какому документу уплачено Сумма расходов Код по ЭКР Дебет субсчета
по отчету принятая к учету
в рублях в валюте в рублях в валюте
1 2 3 4 5 .6 7 8 9
23.03.2004 1 ЗАО «Деловая орбита»
по товарному чеку от - -
23.03.2004 и кассовому
чеку от 23.03.2004
- электролампочки 1 000-00 - 1 000-00 - 110350 063-1
100 штук
- замки врезные 5 000-00 - 5 000-00 - 110350 063-1
50 штук
23.03.2004 2 ТОО «Индиго» по то-
варному чеку от
23.03.2004 и кассовому
чеку от 23.03.2004
- настольная лампа 2 700-00 - 2 400-00 - 110350 070-1
- мыло туалетное 1 000-00 - 1 000-00 - 110350 063-1
- мыло хозяйственное 600-00 - 600-00 - 110350 063-1
—"
-
Всего 10 000-00
Подотчетное лицо
(подпись)
С. Б. Сюткин
(расшифровка подписи)
ЗАО «Деловая орбита»
№ I
Кассовый чек
«23» марта 2004 г.
Товарный чек
№ п/п Наименование Колич.. шт. Цена Сумма
1 Электролампочки 100 10-00 1 000-00
2 Замки врезные 50 100-00 5 000-00
6 000-00
Зав. секцией Итого: Шесть тысяч руб. 00 коп. (прописью) Перечисленные в настоящем документе материальные ценности мною приняты на ответственное хранение.
(подпись) (расшифровка подписи) Зсил. главного врача по хозчасти Сюткин С. Б.
Продавец (подпись) (расшифровка подписи)
(подпись) (расшифровка подписи) 23.03.2004
ЗАО
«ДЕЛОВАЯ ОРБИТА»
ИНН 007724186842
НМ 22020215
23.03.2004 10:05
0003 6000-00
СДАЧА 0.00
♦ПФП 00008018*
ТОО
«индиго»
Штамп магазина
Счетом служить не может ТОВАРНЫЙ ЧЕК № 35
«23» марта 2004 г.
Продавец
Четыре тысячи руб. 00 коп (прописью)
(подпись) (расшифровка подписи) Перечисленные в настоящем документе материальные ценности мною приняты на ответственное хранение. Зам. главного врача
по хозчасти_ _С Б. Сюткин
23.03.2004
(подпись)
(расшифровка подписи)
Кассовый чек
Наименование товара Кол-во Цена Сумма
Р- к. Р- к.
1. Настольная лампа 3 800 00 2 400 00
2. Мыло туалетное 100 10 00 1000 00
3. Мыло хозяйственное 10 6 00 600 00
Итого 4 000-00.
ТОО «Индиго»
ОТДЕЛ 1 4 000-00
ИТОГ 4 000-00
НАЛ 4 000-00
СДАЧА 0000
ДАТА 23.03.2004. 12.00 СБ
ВБА980202687
Пример составления авансового отчета по командировочным расходам.
УТВЕРЖДАЮ
Отчет в сумме_1 950 руб. 00 коп._
Одной тысячи девятьсот пятьдесят рублей 00 коп. (прописью)
Руководитель_ _А П. Антонов_
учреждения (подпись) (расшифровка подписи)
марту 2004 г.
АВАНСОВЫЙ ОТЧЕТ № _7
от «23» марта 2004 г. Учреждение (централизованная бухгалтерия) Городская больница
Структурное подразделение администрация_
Источник финансирования бюджетные средства_
Раздел (подраздел) _
Вид расходов
Форма 286 по ОКУД Дата по ОКПО по КПС по ФКР
командировочные расходы, год 110400
Единица измерения: руб.
Подотчетное лицо Аронов Василий Дмитриевич Должность Зам. гл. врача по лечебной части Назначение аванса Командировочные расходы_
по КЦСР по ОКЕИ по КВР Табельный №
0504601
23.03.2004
Наименование показателя Сумма, руб.
остаток__-
Предыдущий аванс_перерасход__-
Получен аванс (от кого и дата)__
Из кассы 19.03.2004 1 950-00
Итого получено (кредит субсчета 120)__/ 950-00
Израсходовано__1 950-00
Остаток__-
Перерасход__-
Бухгалтерская запись Код по ЭКР Сумма, руб.
дебет кредит
200 160-1 110400 1 950-00
Итого 1 950-00
Приложение _3_ документов
Целесообразность произведенных расходов подтверждаю
Руководитель структурного__
подразделения (подпись) (расшифровка подписи)
Остаток внесен
Перерасход выдан в сумме [ - | руб. [ - | коп.
(должность) (подпись) (расшифровка подписи)
от «_» 2004 г.
Отчет проверен
К утверждению _/ 950 руб. 00 коп.
Гл. бухгалтер_ Порельева Н Ф.
(подпись) (расшифровка подписи) «25» марта 2004 г.
по кассовому ордеру №_
от « »_2004 г.
Линия отреза
Расписка. Принят к проверке от Аронова В.Д._авансовый отчет № от _23 марта 2004 г.
на сумму 1 950 руб. 00 коп., количество документов_3._
Бухгалтер_ _В.А. Осокина__« 23 » марта 2004 г.
(подпись) (расшифровка подписи)
Расписка отрезается по линии отреза от отчета и передается подотчетному лицу как основание для сдачи отчета и документов.
Форма 286, с. 2
Дата Номер документа Кому, за что и по какому документу уплачено Сумма расхода Код по ЭКР Дебет субсчета
по отчету принятая к учету
в рублях в валюте в рублях в валюте
1 2 3 4 5 6 7 8 9
20.03.2004 1 Билет Москва - Брянск 600-00 - 600-00 - 110400 200
21.03.2004 2 Билет Брянск - Москва 600-00 - 600-00 - 110400 200
21.03.2004 3 Счет гостиницы «Рось-92», N.'? 423 550-00 - 550-00 - 110400 200
21.03.2004 4 Суточные за 20.03 и 21.03 - 2 дня 200-00 - 200-00 - 110400 200
---""
^-----
^^—
Всего 1 950-00 - - 110400 200
Подотчетное лицо_ _В.Д. Аронов_
(подпись) (расшифровка подписи)
Аналогичный авансовый отчет N9 8 составляется главной медсестрой Н.П. Смирновой с приложением таких же документов.
№ 1
20
РЖД
АСУ «ЭКСПРЕСС»
ПРОЕЗДНОЙ ДОКУМЕНТ
дх
124170
ПРОЕЗД ОТПРАВЛЕНИЕ ВАГОН ЦЕНА
руб.
№ шифр о О д ж о о 3 о я X X № тип Билет Плацкарта
У 5 У
002 АБ 20 03 02 00 14 К 000200 8 000400 0
£ «
О 0 ^ У
вид
ДОКУМЕНТА
МОСКВА - БРЯНСК МЕСТА 023
(2006004 - 2004001) ПРИБЫТИЕ 20.03. в 09.00
ФИРМ
РЖД 20
АСУ «ЭКСПРЕСС»
ПРОЕЗДНОЙ ДОКУМЕНТ
№ 2
С 2010014 501775
ПРОЕЗД ОТПРАВЛЕНИЕ ВАГОН ЦЕНА вид
руб. ДОКУМЕНТА
№ шифр о е; о 5 з ос о с .а о СТЗ X X № тип Билет Плацкарта ьс У X X о 5 ^ О V
У У 2 ж У
003 АБ 21 03 17 00 02 К 000200 8 000400 0 01 ПОЛНЫЙ
БРЯНСК - МОСКВА МЕСТА 025
(2004001 - 2006004) ПРИБЫТИЕ 21.03. в 23.30
ФИРМ
№ 3
Форма 3 Г. Утверждена приказом Министерства финансов РФ от 13.12.1993 № 121 ИНН-6660068239
Гостиница «Рось-92»
СЧЕТ №
11670
от
21.03.2004
фамилия выезд 12.00
Аронов В.Д. 21.03.200
номер 423
Виды платежей к-во цена сумма
за: суток
проживание
с 20.03.2004 12-00
по 21.03.2004 120-00 1.0 550-00 550-00
ИТОГО в т.ч.
налог
НДС
18%
550-00 99-10
К оплате по счету: пятьсот пятьдесят пять руб. 00 коп. /-ч
администратор Л.В. КАРЕВА /# Г\
(Стоимость и другие цифровые данные приведены условно.)
Кассовый чек
*РОСЬ-92 ул. СОФЬИ КОВАЛЕВСКОЙ, 3 ИНН 6660068239 СЧЕТ 11670
НМ 22020215 КЛ 0933 21.03.2004 12.00
ПРОЖИВАНИЕ
0023 1 550-00
ИТОГО
550-00
СПАСИБО! ♦ПФП 10000774
В бухгалтерии проверяют цифровые данные авансовых отчетов, а также правильность оформления документов и расходования средств по назначению. Проверенные отчеты утверждаются руководителем учреждения.
В настоящее время выявлены многочисленные нарушения правил составления авансовых отчетов и документов. Во многих случаях авансы выдаются без заявлений подотчетного лица и разрешения руководителя учреждения на его выдачу. Иногда средства расходуются не на те цели, на которые они выданы. Бухгалтеры не всегда проставляют коды расходов, а также отметки об отсутствии задолженности по предыдущему авансу, не ставится срок аванса. Имеются случаи, когда при авансовых отчетах нет оправдательных документов, отчеты неправильно оформлены, нет требуемых реквизитов, не расшифровывается перечень приобретенных ценностей. Например, указано: «Хозяйственные материалы и их общая сумма». На документах не всегда имеется расписка в получении ценностей на ответственное хранение. В небольших учреждениях канцелярские принадлежности при списании не всегда отражаются по субсчету 063 «транзитом».
Очень часто возникает вопрос, как и кому могут быть приобретены проездные билеты и включается ли в совокупный доход стоимость проездных билетов?
В состав совокупного дохода физических лиц включается стоимость материальных и социальных благ, предоставляемых предприятиями, учреждениями, организациями или другими работодателями этим лицам, в частности оплата проезда к месту работы и обратно, кроме случаев, предусмотренных законодательством.
Обращаем ваше внимание на постановление Совета Министров РСФСР от 04.05.1963 № 521 «Об упорядочении использования предприятиями, организациями и учреждениями средств на приобретение билетов для проезда на городском пассажирском транспорте» (с изменениями от 13.09.1988 N° 382), в соответствии с п. 2 которого установлено, что месячные и квартальные билеты для проезда на городском пассажирском транспорте могут приобретаться предприятиями, организациями и
учреждениями только для работников, работа которых носит разъездной характер (курьеров, экспедиторов, работников городского хозяйства: электрических, газовых, водопроводных и канализационных сетей, связи и др.), если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
В связи с этим в учреждении должен быть издан приказ с указанием перечня лиц с разъездным характером работы, если эти работники на время выполнения служебных обязанностей не обеспечиваются специальным транспортом.
В учреждении возникают поездки в пределах городской (сельской) местности, однако указанные работники проездными билетами не пользуются. Вместе с тем им должны оплачиваться фактические расходы по проезду на городском пассажирском транспорте от места работы до места назначения и обратно.
Нами рекомендуется следующая организация учета поездок работников в пределах городской местности на пассажирском транспорте (кроме такси).
Прежде всего в учреждении должен быть заведен Журнал учета местных командировок (в пределах городской местности). Примерная форма журнала приведена ниже.
Указанный журнал находится у делопроизводителя, секретаря, работника отдела кадров и др. В конце месяца на основании этого журнала работник, который направлялся в организации, составляет маршрутный лист по примерной форме, приведенной далее.
Прием и возврат наличных денежных средств при расчетах за междугородные телефонные переговоры с оформлением заказов необходимо производить следующим образом. При наличных денежных расчетах при оформлении заказов на междугородные телефонные разговоры предприятиям и организациям, предоставляющим данные услуги, разрешено применять бланки строгой отчетности по форме МТФ-4, утвержденной письмом Минфина России от 29.11.1993 № 16-16-84 (письмо ГНС РФ от 30.08.1994 № НИ-6-14/320). Использование указанных документов строгой отчетности является обязательным наряду с соблюдением
Журнал учета местных командировок
№ п/п Фамилия, имя, отчество работника Выбытие Организация, в которую направлен работник (адрес) Кто направляет Вид транспорта (указывается стоимость в оба конца) Расписка работника Отметка времени прибытия Примечание
дата время метро троллейбус автобус трамвай другой (кроме такси) Итого
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15
Бухгалтерии: Прошу оплатить
Руководитель учреждения_
(подпись) (расшифровка подписи) « » 2004 г.
МАРШРУТНЫЙ ЛИСТ на возмещение фактических расходов, произведенных по поездкам в организации, расположенные в городской местности
_ _ за февраль 200 4 г.
(должность) (фамилия, имя, отчество)
№ п/п Дата Организация, в которую направляется работник, ее адрес Вид транспорта (указывается стоимость в оба конца) Примечание
метро троллейбус автобус трамвай другие виды (кроме такси) Итого
Всего
Всего за месяц, руб._
(прописью)
Расходы подтверждаю_
(подпись ответственного за ведение журнала) (расшифровка подписи)
требований «Типовых правил эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением», утвержденных письмом Минфина России от 30.08.1993 № 104. Оформление возврата денежных сумм клиентам по неиспользованным (в том числе возвращенным) кассовым чекам необходимо производить в соответствии с постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N9 132 по форме К.М-3. В зависимости от количества возвратов неиспользованных чеков от клиентов периодичность составления актов возврата по форме КМ-3 на основании г-отчетов ККМ с приложением чеков и других необходимых документов допускается составлять ежемесячно по согласованию с налоговыми органами.
На суммы, выданные подотчетным лицам, дебетуется субсчет 160 и кредитуется субсчет 120.
Израсходованные суммы аванса и возвращенные остатки подотчетных сумм записывают в кредит субсчета 160 и дебет соответствующих субсчетов счетов 06,07,09, 10, 11, 12, 18, 20,21,22.
На этом субсчете учитываются также расчеты по выплате заработной платы через подотчетных лиц в учреждениях, где по штату не предусмотрена должность кассира, или когда средства на эту цель перечисляются в соответствии с действующим порядком на имя руководителей учреждений через предприятия связи и кредитные организации.
В органах социальной защиты населения на этом субсчете учитываются расчеты с подотчетными лицами по выданным им авансам для выплаты единовременных пособий пенсионерам.
Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в накопительной ведомости по расчетам с подотчетными лицами ф. 386 (мемориальный ордер 8) (0504610). Учет в этой ведомости ведется позиционным способом. По каждой строке записываются фамилия подотчетного лица, суммы выданного аванса и суммы произведенных расходов, а также поступившая сумма неиспользованного аванса. По окончании месяца итоги по графе «Утверждена сумма расходов по отчету -
Мемориальный ордер 8 Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лицами
Форма 386 по ОКУД
за март 2004 г. Дата
Учреждение (централизованная бухгалтерия) Городская больница__по ОКПО
Источник финансирования бюджетные средства_
Единица измерения: руб.__по ОКЕИ
№ п/п Номер авансового отчета Код учреждения Фамилия, имя, отчество подотчетного лица Остаток на начало месяца по субсчету 160 на 01.03.2000 Выдано в подотчет и возвращено перерасхода - дебет субсчета 160-1
дата возникновения задолженности дебет кредит расходный ордер кредит субсчета расходный ордер кредит субсчета
дата номер 120-1 дата номер
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13
У 5 Сюткин Сергей Борисович - - - 19.03.2004 29 10 000-00 - -
2 7 Аронов Василий Дмитриевич - - • 19.03.2004 29 I 950-00 - -
3 8 Смирнова Нина Петровна - • • ¡9.03.2004 29 1 950-00 •
• • 13 900-00
КОДЫ 0504610 03.2004
Форма 386 с. 2
Раздел, подраздел _ по ФКР
Целевая статья _ по КЦСР
Вид расхода _ по КВР
№ а/л Возврат неиспользованных сумм аванса Утверждена сумма расхода по отчету (кредит субсчета 160) 160-1 Дебет субсчета Вторые записи Остаток на конец месяца по субсчету 160
приходный ордер кредит субсчета 160 200 код 1¡0400 063-1 670-1 д- 200 д- Д- дебет кредит
дата номер дебет субсчета К- 260-1 К- к-
1 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28
- - 10 000-00 7600-00 2400-00 2400-00 - -
- - - - ¡950-М) 1950-00 - - - - - - -
- - - - 1950-00 1950-00 - - - - - - -
13900-00 3900-00 - 2400-00
1600-00 2400-00
Сумма оборота 1 для зап 1СИ в кии. у *Журт л - глав! а яф. т
1) Кредит с/счете, 160-1 13900-00
2) Вторая запись / о
ту 200, к-ту 26\ 2 400-00
И юго сумма обор >тое 16 300-01
Исполнитель бухгалтер
(должность)
Главный бухгалтер
В. А. Осоки на
(подпись)
(расшифровка подписи)
(подпись)
Н.Ф. Порельева
(расшифровка подписи)
Приложение на 16 листах
(кредит субсчета 160)» и по графам «Дебет субсчетов» и «Вторые записи» записываются в книгу «Журнал - главная», ф. 308 (0504811).
Позиционный способ учета означает, что учет ведется отдельно по каждому подотчетному лицу, фамилия, имя, отчество которого приводится по графе 4. В графах 5-7 переносятся остатки на конец месяца по субсчету 160 из ведомости ф. 386 (0504610) за прошлый месяц, при этом указывается дата возникновения задолженности, которая позволяет осуществлять систематический контроль за состоянием расчетов с подотчетными лицами. В графах 8-13 указываются суммы, выданные в подотчет дважды с указанием дат и номеров расходных ордеров. Графы 14-16 предназначены для отражения возврата неиспользованных сумм аванса с указанием даты и номера приходного ордера, что позволяет проверить, соблюдается ли 3-днев-ный срок, отведенный для возврата неиспользованных сумм аванса после установленного срока или возвращения из командировки. В графе 17 приводится сумма фактических расходов, утвержденная по отчету (кредит субсчета 160). В графах 18 -23 указываются произведенные расходы, которые показываются по соответствующим субсчетам
КАРТОЧКА Х» _5_ учета средств и расчетов
от «_» марта 2004 г.
Учреждение (централизованная бухгалтерия) Городская больница Структурное подразделение администрация
(приобретенные малоценные предметы, материалы, а также оплаченные услуги). В графах 24 - 26 приводятся так называемые «вторые записи», т.е. такие, которые вытекают из основных операций. Например, при приобретении малоценных предметов основная запись: Дебет субсчета 070-1, кредит 160-1, вторая запись означает отнесение расходов на дебет субсчета 200 (если это бюджетные средства) и кредит субсчета 260-1 «Фонд в малоценных предметах».
В графах 27, 28 определяется остаток на конец месяца по субсчету 160 по каждому подотчетному лицу.
В конце месяца ведомость подсчитывается. Сумма по ордеру определяется следующим образом. К сумме расходов по отчету (кредит субсчета 160) прибавляется Итоги по графам 24 - 26 «Вторые записи». Полученная сумма записывается в графе «Сумма по ордеру» книги «Журнал - главная». Далее в форме производятся записи по графам 27, 28 «Остатки на конец месяца по субсчету 160».
В учреждениях с незначительным количеством подотчетных лиц аналитический учет расчетов ведется по каждому подотчетному лицу на карточке ф. 292 (0504601).
Форма 292 по ОКУД Дата по ОКПО по КГ1С по ОКЕИ Номер
Единица измерения: руб.
Наименование субсчета 160-1 «Расчеты с подотчетными лицами» Подотчетное лицо Сюткин Сергей Борисович
КОДЫ 0504601 03.2004
Дата Номер м/о Содержание операции Дебет Кредит Остаток
дебет кредит
1 2 3 4 5 6 7
Остаток на 01.03.2004 - -
19.03.2004 8 Получено в подотчет
на хозрасходы 10 000 00 10 000 00
23.03.2004 8 Представлен авансовый
отчет с документами 10 000 00 - -
Оборот 10 000 00 10 000 00 - -
Оборотная сторона ф. 292
Дата Номер м/о Содержание операции Дебет Кредит Остаток
дебет кредит
1 2 3 4 5 6 7
Аналогичные карточки т ф. 292, пр / этой форме учете , заве дятся на т дотч( тных лиц
Аронова В.Д. и Смирнову Н.П.
При этой форме учета д. ья проверки аналш шческого уче та с :интетичес сими
(*,Журнал - главная») сос павляется < оборот юя ведомосп ь по < Ь. 285.
Операции по расчетам с подотчетными лицами, осуществляемые за счет средств, полученных от предпринимательской деятельности, целевых средств и безвозмездных поступлений, ведутся отдельно в указанных регистрах бухгалтерского учета.
Корреспонденция субсчета по расчетам с подотчетными лицами (субсчет 160)
№ п/п Содержание операции Номер субсчета
по дебету по кредиту
1 2 3 4
1 Выдача из кассы учреждения сумм в подотчет 160 120
2 Выдача в подотчет талонов, бланков трудовых книжек и вкладышей к ним 160 132
3 Получение по чеку наличных денег из кредитной организации в подотчет 160 091.097,
101, 102,
110, 111, 118
4 Представление авансового отчета об израсходованных подотчетных суммах 060 - 067, 069, 160
070, 072, 200,
201,203,210,
220, 223 - 225,
227
Одновременно при приобретении подотчетным лицом малоценных предметов
производится вторая запись по дебету субсчетов счетов 20, 21, 22 и кредиту
субсчета 260
5 Возврат подотчетным лицом остатка от аванса в кассу учреждения или 091,097, 101, 160
непосредственно в кредитную организацию 102, 110, 111,
118, 120
6 Выплаты за счет средств фонда социального страхования РФ 193, 180 120, 160
7 Выплаты из кассы учреждения сумм, причитающихся депонентам 177 120, 160
8 Выплата заработной платы, стипендий, гонораров и ссуд 180, 181, 187, 120, 160
189
(Продолжение следует)
