CC BY
191redactor@ progress-human.com
УДК 331.08
РАСЧЕТ ЧИСЛЕННОСТИ И ОСНОВНОЙ ФУНКЦИОНАЛ СОТРУДНИКОВ СЛУЖБЫ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
Савоволенко Лариса Викторовна
Бакалавр направления «Управление персоналом» кафедры Экономики труда и управления персоналом ФГБОУ ВО «Уральский государственный экономический университет»
lora-v-s@mail.ru
ул. 8-е Марта/Народной Воли, 62/45, ауд.455, г.Екатеринбург, РФ, 620144 +7 (343) 221-17-57
Аннотация. Статья посвящена вопросам определения структуры и основных функций службы по управлению персоналом в крупной организации и расчету численности работников службы на основе имеющихся нормативов по труду. Автор выделил в структуре службы управления персоналом пять подразделений: найма и отбора персонала, организации и нормирования труда, социальной инфраструктуры, развития персонала и юридическое; описал основной функционал руководителя и специалистов по управлению персоналом организации и необходимые для выполнения данного функционала компетенции. Далее в статье систематизирована правовая основа нормирования и имеющиеся для расчета численности кадровой службы нормативы. Применение имеющихся нормативов апробировано в процессе расчета с помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда, необходимого числа специалистов кадровой службы, исходя из потребностей конкретной организации, расчетный период - один год. Нормы определены по следующим видам работ: оформление документов при приеме на работу и увольнении с работы служащих; оформление и учет трудовых книжек; составление статистической отчетности по учету личного состава; составление справок; оформление различных кадровых документов (трудовых договоров, приказов, больничных и др.); формирование кадрового резерва.
Статья будет полезна для работников служб персонала, не имеющих специальных углубленных знаний в области нормирования, при этом выполняющих задачи по нормированию труда и численности персонала предприятия.
Ключевые слова: служба управления персоналом; нормирование труда; численность служащих; организация труда; трудовые нормативы.
JEL коды: М 12; М 21.
Введение.
В условиях рыночной экономики одним из решающих факторов эффективности и конкурентоспособности предприятия является обеспечение высокого кадрового потенциала. Основной целью кадровой политики является своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и в необходимой численности. В связи с этим, в настоящее время возрастает роль самой системы управления трудовыми ресурсами.
Обычно функции управления персоналом на российских предприятиях разделены между отделами кадров, подготовки кадров, управления персоналом, организации труда и заработной платы, главного технолога, техники безопасности. В последнее время роль кадровой службы (службы по управлению персоналом) возрастает.
Соответственно повысились и требования к профессиональному и квалификационному составу, уровню образования, знаниям и ответственности работников кадровых служб. Однако остаются недостаточно разработанными некоторые вопросы организации работы кадровых служб, такие как нормирование и организация труда специалистов отдела кадров, обоснование объема времени занятости при выполнении многообразных функций, определение оптимальной численности и другие.
1. Определение состава функций в сфере управления персоналом и необходимые для их выполнения компетенции руководителя и специалистов
Результаты труда службы управления персоналом определяют эффективность управления организацией. Но практика организации труда сотрудников кадровых служб с учетом их квалификации, численности и других показателей, так же его нормирование, зачастую не отвечают требованиям современного кадрового менеджмента.
К основным функциям отдела кадров относятся: определение потребности компании в кадрах и подбор персонала, оформление и прием работников, подготовка планов повышения квалификации, аттестация трудящихся, ведение кадровой документации и комплекса операций с трудовыми книжками, выдача различного рода справок и т.п. Безусловно, численность работников в структурах отделов и подразделений аппарата управления персоналом в конкретной организации должна быть обоснована.
В соответствии с законодательством работникам гарантировано государственное содействие системой организации нормирования труда и применение определяемых
redactor@ progress-human.com
работодателем систем нормирования труда с учетом мнения представительного органа работников или устанавливаемых коллективным договором.1
На рисунке 1 представлена предлагаемая структура службы управления персоналом в крупной организации.
Рисунок 1 - Организационная структура службы управления персоналом.
В состав службы управления персоналом многих организаций входят следующие подразделения [3,5,6,7,8,10]:
- Руководитель службы управления персоналом, который отвечает за решение всех кадровых вопросов организации. Является одной из ключевых фигур в топ-менеджменте компании и наряду с другими руководителями принимает решения в области ее стратегического развития, а также текущей работы.
- Главный менеджер по персоналу. Менеджер по персоналу (^-менеджер) решает все вопросы управления персоналом от кадрового делопроизводства до социальных льгот
- Менеджер по найму и отбору персонала, в функции которого входит: организация найма персонала; организация собеседований, оценки, отбора и приема персонала; учет приема, перемещений, поощрений и увольнений персонала; профессиональная ориентация персонала; организация рационального использования персонала; управление занятостью персонала; делопроизводственное обеспечение системы управления.
- Менеджер по организации и нормированию труда, который выполняет следующие функции: разработка кадровой политики; разработка стратегии управления персоналом; анализ кадрового потенциала; анализ рынка труда; организация кадрового планирования; планирование и прогнозирование потребности в персонале; организация рекламы; поддержание взаимосвязи с внешними источниками, обеспечивающими организацию кадрами.
1 Статья 159 ТК РФ.
- Менеджер социальной инфраструктуры, чей функционал включает: организацию общественного питания; управление жилищно-бытовым обслуживанием; развитие культуры и физического воспитания; обеспечение здравоохранения и отдыха; обеспечение детскими учреждениями; управление социальными конфликтами и стрессами; организацию социального страхования; организацию продажи продуктов питания и товаров народного потребления.
- Начальник отдела подготовки кадров, в чьем ведении должны быть вопросы обучения персонала; переподготовки и повышения квалификации персонала; введение в должность и адаптация новых работников; оценки кандидатов на вакантную должность; текущей периодической оценки кадров; организации процессов рационализации и изобретательства; реализации деловой карьеры и служебно-профессионального продвижения; организации работы с кадровым резервом.
- Юрисконсульт выполняет следующие функции: решение правовых вопросов трудовых отношений; согласование распорядительных документов по управлению персоналом; решение правовых вопросов хозяйственной деятельности; проведение консультаций по юридическим вопросам.
- Подсистема информационного обеспечения, которая охватывает следующие функции: ведение учета статистики персонала; информационное и техническое обеспечение системы управления персоналом; обеспечение персонала научно-технической информацией; организация патентно-лицензионной деятельности; организация работы органов массовой информации организации.
2. Нормативно-правовая основа организации труда и расчет численности службы управления персоналом компании на основе нормативов по труду
Правовой основой нормирования труда выступает 22 гл. ТК РФ. Регулирование нормированием труда осуществляют сами организации после введения ТК РФ. Поскольку нормирование связано с эффективностью работы сотрудников, то работодатели с учетом мнения представительного органа работников сами могут принимать локальные нормативные акты, предусматривающие введение, замену и пересмотр норм труда. О введении новых норм труда работники должны быть оповещены не позднее, чем за два месяца. При этом работодатель обязан обеспечить нормальные условия для их выполнения. 2
Основными задачами нормирования труда работников кадровой службы являются:
2 Статьи 162, 163 ТК РФ. ©Л.В. Савоволенко
- установление необходимых затрат времени на выполнение отдельных работ (функций) теми или иными работниками в соответствии с должностными обязанностями;
- расчет нормированных заданий, обоснование объема работ, выполняемого одним исполнителем или коллективом;
- определение необходимой численности работников на уровне структурных подразделений кадровой службы;
- обоснование штатного расписания и установление оптимальных соотношений численности работников разных квалификационно-должностных групп.
Нормативной базой выступают:
- ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»
- ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», с изм. № 1
- Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. — М.: Минтруд России, 2000
- Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН). — М.: Минтруд России, 1995
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов ОК 016-94. — М.: Минтруд России, 2000
-Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. - М.: Госстандарт России, 1995
В указанной выше литературе рассматриваются как общие вопросы организации и функционирования кадровых служб, работы с кадровой документацией, так и отдельные участки кадровой деятельности (учет кадров, ведение личных дел и трудовых книжек и др.). Ряд современных авторов обращаются к теме нормирования труда служащих [4, 9].
Основой для установления обоснованной трудоемкости выполняемых работ и необходимой численности работников, определения степени занятости и интенсивности труда каждого работника выступают нормы труда. К основным видам норм труда в соответствии со ст. 160 ТК РФ относятся нормы времени, выработки, обслуживания.
Типовые нормы времени предназначены для определения затрат рабочего времени на работы по комплектованию и учету кадров, установления нормативных заданий, а также обоснования необходимой численности работников, занятых этими работами на предприятиях и в организациях.
redactor@ progress-human.com
С помощью нормативов, установленных постановлением Минтруда [1, 2], рассчитаем необходимое количество специалистов кадровой службы на примере статистических данных реального предприятия, взяв за расчетный период один год (табл.1)
Табл.1: Расчет необходимого количества специалистов кадровой службы3
№ п/п Вид выполняемых операций Единица измерения объема работ Пункт, таблица, номер норматива по сборнику Норматив времени на единицу измерения, чел. -ч Нормы времени на выполнение конкретного вида работы чел.-ч Объем работ за месяц Трудоемкость нормируемых работ, чел.-ч
1 Оформление документов при приеме на работу (служащих) Один работник (служащий) 3.1 табл. 1 п. 2 0,74 0,8 4500 3600
2 Оформление документов при увольнении (служащих) Один работник (служащий) 3.2 табл. 2 п. 1 0,39 0,42 3600 1512
3 Выписка новой трудовой книжки или вкладыша к ней Одна книжка 3.3.1 табл. 3 п. 1 0,11 0,11 14 1,54
4 Выписка дубликата трудовой книжки Один дубликат 3.3.1 табл. 3 п. 2 0,27 0,3 15 4,5
5 Внесение записей в трудовую книжку Одна запись 3.3.2 табл. 4 0,07 0,8 400 320
6 Снятие копии трудовой книжки Одна копия 3.3.3 табл. 5 п. 6 0,62 0,67 30 20,1
7 Оформление перевода Один работник 3.4.1 табл. 6 0,38 0,41 88 36,08
8 Составление и корректировка графика отпусков Один работник 3.4.4 табл. 9 0,1 0,11 50 5,5
9 Оформление отпуска Один работник 3.4.6 табл. 10 0,11 0,12 1000 120
10 Ведение личных карточек Один работник 3.4.6 табл. 11 п. 1 0,08 0,09 450 40,5
11 Оформление листка нетрудоспособности Один листок 3.4.8 табл. 13 0,05 0,05 300 15
12 Оформление взысканий Одно оформление 3.4.11 табл. 16 0,11 0,12 300 36
13 Оформление изменения фамилии Один работник 3.4.13 табл. 18 0,11 0,12 35 4.2
14 Оформление доку-ментов работников, уходящих на пенсию Один работник 3.4.16 табл. 21 п. 1 3,3 3,56 250 890
15 Оформление трудового договора Один работник 3.6.6 табл. 35 0,24 0,26 500 130
16 Подбор резерва Один человек 3.6.13 табл. 42 0,17 0,18 45 8,1
17 Оформление приказа на поощрение работника Один работник 3.6.19 табл. 48 0,19 0,21 500 105
ИТОГО 6848,5
3 Составлено автором ©Л.В. Савоволенко
redactor@ progress-human.com
Нормативная численность инспекторов по кадрам (Ч) определяется как соотношение трудоемкости работ к полезному фонду рабочего времени в периоде, который принят за расчетный, по формуле [3,6].
и ТхК
Ч=—, где
Т - общая трудоемкость всех работ, выполняемых за год в отделе кадров, чел. -час;
К - коэффициент, учитывающий затраты времени на выполнение работ, не предусмотренных в Т (К = 1,15);
Фп - полезный фонд рабочего времени одного работника за год, в час;
Согласно производственному календарю, при 40-часовой рабочей неделе и 247календарных дней в году полезный фонд рабочего времени одного работника за год в среднем принимается равным 1970 часам, но ежегодно уточняется.
На основе исходных данных для расчета численности работников Службы определяются:
1. Совокупные (месячные) затраты времени (СЗВ) на выполнение работ по управлению персоналом предприятия - путем сложения значений затрат времени на выполнение каждого вида работ. В нашем расчете СЗВ = 6848,5 чел.-ч.
2. Приведенные совокупные (годовые) затраты времени (СЗВп), т.е. затраты времени, в которых учитываются затраты времени на организационно-техническое обслуживание рабочих мест и отдых персонала - путем умножения значения СЗВ на коэффициент 1,15. В нашем примере СЗВп = 6848,5 x 1,15 = 7875,7 = 7876 чел.-ч.
3. Примерная численность персонала (Чсуп) Службы управления персоналом - путем деления значения СЗВп на значение показателя годового полезного фонда рабочего времени одного сотрудника. Если полезный фонд времени принять как 1970 часов в год, то Чсуп = 7876: 1970 = 3,997= 4 специалиста.
Заключение.
Итак, целью кадровой политики является создание высокопроизводительного, высокопрофессионального, сплоченного и ответственного коллектива, что включается в состав функций службы по управлению персоналом. Труд работников службы по управлению персоналом также требует научной организации и нормирования труда.
Поскольку решение данных задач недостаточно обеспечено методическими и нормативными материалами применительно к нормированию труда сотрудников кадровых подразделений, рекомендуется использовать отечественный опыт нормирования трудовых
redactor@ progress-human.com
процессов аналогичных категорий и групп работников с учетом специфики содержания, характера и предмета труда специалистов по персоналу.
По мнению автора, организация и нормирование труда работников службы требует дальнейшей разработки методического обеспечения.
Литература.
1. Постановление Минтрудсоцразвития России от 26 марта 2002 г. № 23 «Об утверждении норм времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».
2. Постановление Минтруда СССР от 14 ноября 1991 г. № 78 «Об утверждении Межотраслевых укрупненных нормативов времени на работы по комплектованию и учету
4
кадров» .
3. Козлова Л.А., Самуйлова Л.Э, Логинова Ю.А. , Рощин Д.Н., Тарасова С.В. Технологии поиска, отбора и адаптации персонала в компании. Методическое пособие. - М., 2005. - 62 с.
4. Кулькова И.А. Методические подходы к анализу системы нормирования труда в организациях в рыночных условиях// «Human progress», 2015. Том 1 № 2 URL: http://progress-human.com/images/2tom/Kulkova_2.pdf
5. Подготовка HR - менеджеров в России // Кадровик. Кадровый менеджмент, 2008, № 6 URL: http://www.kadrovik.ru/
6. Филина Ф.Н. Всё о работе директора по кадрам: лучшие кадровые решения. - М.: ГроссМедиа, 2007. - 211 с.
7. Galang M.C.; Osman I. HR managers in five countries: what do they do and why does it matter? // International Journal of Human Resource Management. - 2016. - Т: 27. - Вып.: 13. - С.: 1341-1372.
8. John S.; Bjorkman I. In the eyes of the beholder: the HRM capabilities of the HR function as perceived by managers and professionals // Human Resource Management Journal. - 2015. - Т: 25. - Вып.: 4. - С.: 424-442.
9. Rasmussen M.B. The Politics of Time: The Revolution of Working Time Regulations in 22 Industrialized Countries from 1870 to 2010 Aarhus University. - 2015.- URL: http://www.researchgate.net/publication/281824532
10. Ruzic M.D. Direct and indirect contribution of HRM practice to hotel company performance // International Journal of Hospitality Management. - 2015. - Т.: 49. - С.: 56-65.
4 Срок действия этих нормативов был ограничен 1997 годом. Однако никакие новые нормативы времени на выполнение кадровых операций до настоящего времени не разработаны.
8
CALCULATION THE NUMBER OF EMPLOYEES AND BASIC FUNCTIONAL OF HR-SERVICE
Savovolenko Larissa
Bachelor in Ural State University of Economics Yekaterinburg, Russia
Abstract. Paper is devoted to determining the structure and basic functions of HR-services in a large organization and calculation of the staff number based on existing standards for labor. The author has identified five units in the structure of the Human Resources Department: recruitment and selection of personnel, organization and regulation of labor, social infrastructure, staff development and the legal; he has described the basic functionality of HR-manager and specialists of the organizations and the necessary competence for performing this functionality. Further in the article the legal framework of regulation and standards has been systematized, that exist for calculation the number of HR-service. The author has tested the application of existing standards in the calculating of the required number of personnel service specialists, based on the needs of a particular organization by using standards established by the Decree of the Ministry of Labor of the Russian Federation; the settlement period - one year. Norms has been defined in the following activities: processing of documents in recruitment and dismissal from work employees; registration and accounting of labor records; preparation of statistical reports for accounting personnel; preparation of reference; execution of various personnel documents (labor contracts, orders, etc.); formation of personnel reserve.
The article will be useful for HR-managers who do not have special in-depth knowledge in the field of standardization, but should solve issues on standardization of work and the calculation of enterprise staff.
Key words: Human Resources Management Service; standardization of work; labor norms; number of employees; organization of work; labor standards.
JEL code: M 12; M 21.
References.
1. Regulation Mintrudsotsrazvitiya Russia on March 26, 2002 № 23 "On approval of the rules on working time for the documentation to ensure the management structures of the federal bodies of executive power."
2. Resolution of the Ministry of Labor of the USSR dated November 14, 1991 № 78 "On approval of the Inter-industry standards enlarged time to work on acquisition and registration of personnel."
3. Kozlova L.A., Samuylova L.E, Loginova Yu.A. , Roschin D.N., Tarasova S.V. Search technology selection and adaptation of personnel. Toolkit. - M., 2005. - 62 p.
4. Kulkova I.A. Methodological approaches to the analysis of work measurement systems in the organizations in market conditions // «Human progress». - 2015. - Volume 1. - N 2. - URL: http://progress-human.com/images/2tom/Kulkova_2.pdf
5. Preparation of HR - managers in Russia // Kadrovik. Kadrovyiy menedzhment, 2008, N 6 URL: http://www.kadrovik.ru/
6. Filina F.N. All about the work of Human Resources Director: the best personnel decisions. - M.: GrossMedia, 2007. - 211 p.
7. Galang M.C.; Osman I. HR managers in five countries: what do they do and why does it matter? // International Journal of Human Resource Management. - 2016. - Volume: 27. - N: 13. - P.: 13411372.
8. John S.; Bjorkman I. In the eyes of the beholder: the HRM capabilities of the HR function as perceived by managers and professionals // Human Resource Management Journal.. - 2015. -Volume: 25. - N: 4. - P.: 424-442.
9. Rasmussen M.B. The Politics of Time: The Revolution of Working Time Regulations in 22 Industrialized Countries from 1870 to 2010 Aarhus University. - 2015.- URL: http://www.researchgate.net/publication/281824532
10. Ruzic M.D. Direct and indirect contribution of HRM practice to hotel company performance // International Journal of Hospitality Management. - 2015. - Volume: 49. - P.: 56-65.
Contact
Larissa Savovolenko
Ural State University of Economics
62-455, 8th of March Str., 620144, Yekaterinburg, Russia
lora-v-s@mail.ru
Научный руководитель - д.э.н., И.А. Кулькова
