CC BY
179
Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2010. № 3. С. 189-195.
УДК 657.6
ПРОВЕДЕНИЕ ТЕНДЕРОВ: ВОПРОСЫ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО АУДИТА TENDERING: MANAGEMENT AUDIT
О.А. Юсупова
O.A. Yusupova
Омский государственный институт сервиса
В условиях рыночной экономики особую значимость приобретает оценка эффективности организации и проведения конкурсов, объявляемых предприятиями при поиске контрагентов на рынке товаров, работ, услуг, выявление недостатков и их причин для принятия адекватных управленческих мер. Одним из способов решения возникшей проблемы является проведение управленческого аудита. Эффективность деятельности организации строится на основе оценки экономического, организационного и социального аспектов.
The article deals with evaluating co effectiveness and co tenders in their searching for contractors at service and good market, revealing drawbacks involved and their causes, which is necessary to take proper administrative measures. One of the latter - management audit giving extra facilities to audit as a whole. Effective judgment of the procedure should include economic, organizational and social aspects.
Ключевые слова: конкурс, управленческий аудит, тендер.
Key words: contest, management audit, tender.
Переход Российской Федерации к рыночным отношениям привел к возрождению конкурентных способов удовлетворения потребностей предприятия в товарах, работах и услугах, основу которых составляет проведение различного вида конкурсов (тендеров). Организация конкурсов способствует выявлению на рынке добросовестных организаций-партнеров, выполняющих работу ответственно и качественно, а также заключению договоров по реальным (незавышенным) ценам. Для исполнителя заключение договора по итогам тендеров является гарантией обеспечения долгосрочных заказов, стабильности в предпринимательской деятельности, положительного имиджа на рынке.
Характеристика существующих на сегодняшний день разновидностей конкурсов (тендеров) представлена в таблице 1.
Представленная классификация позволяет сформировать представление о том, что конкурсам как особому способу заключения договоров изначально присуща свободная конкуренция. Именно наличием элемента состязательности заключение договора с помощью объявления тендеров отличается от обычного способа возникновения договорных обязательств путем акцепта оферты.
Однако на практике часто возникают ситуации, когда организатору поступает только одна конкурсная заявка или когда формально
в тендерах принимают участие несколько лиц, но они не соревнуются между собой (к примеру, подают заведомо неприемлемые для организатора конкурсов заявки). Такие ситуации можно объединить понятием «неконкурентные тендеры» [1].
Минимизировать риск проведения «неконкурентных тендеров», а также оценить эффективность бизнес-процессов, связанных с организацией и проведением конкурсов позволяет проведение управленческого аудита.
Управленческий аудит - это независимое исследование и оценка ключевых аспектов управленческой и производственной деятельности предприятия с целью установления и разработки рекомендаций по повышению ее эффективности (устранению неэффективности).
Непосредственное влияние на организацию и проведение управленческого аудита оказывает специфика проверяемых процессов:
- поскольку при проведении конкурсов на заключение договора поставки у менеджеров службы материально-технического снабжения отсутствует обязанность по активному поиску потенциальных контрагентов через Интернет и другие каналы связи, из состава процедур проверки исключается анализ предложения на рынке приобретаемых сырья и материалов (проверяется лишь обоснованность выбора поставщика из числа представивших требуемую конкурсную документацию);
© Юсупова О.А., 2010
- так как в число обязанностей менеджеров дополнительно включается прием, обработка и передача конкурсных заявок в тендерный комитет, то особое внимание при проверке следует уделить выполнению требований законодательства к порядку и срокам размещения объявлений о предстоящих конкурсах, содержанию конкурсной документации, рассмотрению конкурсных заявок;
- организация конкурсного отбора поставщика означает появление цепочки принятия управленческих решений в рамках заготовительного процесса дополнительного звена -тендерного комитета, эффективность работы которого также необходимо проверить и оценить справедливость принятых решений по итогам объявленных тендеров.
Таблица 1
[ конкурсов
Наименование классификационного признака Вид конкурса Краткая характеристика
1. Состав участников конкурса 1.1. Открытые. 1.2. Закрытые 1.1. В конкурсе могут принимать участие любые организации. О проведении открытых тендеров публикуются объявления в периодической печати. Большое число участников обостряет конкуренцию, что позволяет разместить заказы на более выгодных условиях. 1.2. Тендеры объявляются только для специально приглашенных лиц, отобранных устроителями торгов. Обычно в закрытых тендерах участвуют наиболее крупные фирмы или их консорциумы
2. Допустимость конкурсных требований 2.1. Одноэтапные. 2.2. Двухэтапные 2.1. Лицо желающее участвовать в тендере, подает одновременно документы для определения участников тендера и победителя тендера. В данном виде тендера переговоры запрещены. 2.2. На первом этапе организатор разрабатывает первоначальный (примерный) вариант технического задания для подготовки поставщиками заявок без указания цены и других коммерческих условий. По представленным заявкам проводят переговоры для определения различных вариантов решения задачи и установления окончательного варианта технического задания. На втором этапе участники подают окончательные конкурсные заявки с техническим и коммерческим предложением, подготовленным согласно уточненному варианту конкурсной документации
3. Квалификационный отбор 3.1. С предварительным квалификационным отбором. 3.2. Без предварительного квалификационного отбора 3.1. Экспертным путем определяется степень соответствия участников конкурса предъявляемым требованиям. Данный отбор проводится в виде отдельной процедуры до подачи заявок с технико-коммерческими предложениями [2]. 3.2. Предварительная квалификация не производится
Кроме того, неотъемлемым этапом управленческого аудита становится оценка целесообразности использования применяемого способа выбора поставщика (посредством сопоставления затрат на проведение конкурсов с экономической эффективностью от их проведения, анализа степени открытости доступа к участию в конкурсе любому количеству желающих и др.).
Проведение управленческого аудита позволяет не только ответить на вопрос о том, насколько эффективен процесс отбора поставщиков на предприятии, но и установить при-
чины неэффективности, которые могут быть связаны с тем, что, к примеру, менеджер службы материально-технического снабжения небрежно относится к своей работе, либо на него возложен слишком большой объем обязанностей, либо не исключено, что он намеренно допускает ошибки, поскольку желает перейти на другой участок учета.
Для достижения цели управленческого аудита необходимо решить комплекс задач, включающий:
1. Определение необходимой и достаточной информации для характеристики иссле-
дуемой деятельности по организации и проведению конкурсов (условий признания деятельности эффективной).
2. Установление соответствия аудируемой деятельности условиям признания ее эффективной, выявление отклонений и неблагоприятных тенденций.
3. Оценку существующих на предприятии отклонений от эффективности и предотвращение возможных негативных последствий этих отклонений.
Определим алгоритм действий аудитора при проведении проверки.
На первом этапе аудитору необходимо описать идеальное состояние бизнес-процессов, установив «условия их эффективности». Условия эффективности - это приемлемые и достижимые стандарты осуществления бизнес-процессов, с помощью которых можно определить, отвечают ли аудируемые бизнес-процессы ожиданиям, превышают или не достигают их. Основная задача условий эффективности - показывать, какой результат в проверяемой части конкурсных процедур является свидетельством их эффективности [3].
Проводимый конкурсный отбор предлагается рассматривать в трех аспектах: организационном, экономическом и социальном. Для каждого из этих аспектов формулируются условия эффективности, документально закрепляемые в специально разработанных формах. После проведения аудиторских процедур и анализа рабочей документации аудитора в этих формах напротив каждого условия ставится отметка степени его выполнения по 10-балльной шкале (критерии оценки будут рассмотрены ниже).
Такой подход позволит изучить бизнес-процесс не только на языке цифр и записей, но и оценить то, каков уровень его организации и каким образом влияют на протекание бизнес-процесса организационная и социальная составляющие [3].
Проверка организационного аспекта позволит оценить согласованность движения информационных и сырьевых потоков, координированность функций подразделений, участвующих в проведении конкурсного отбора, распределение ответственности между их сотрудниками, качественное выполнение обязанностей исполнителями на местах.
С организационной точки зрения выбор поставщика при проведении конкурсов может считаться эффективным, если выполняются следующие условия эффективности:
- права и обязанности служб, участвующих в конкурсном отборе четко распределе-
ны и закреплены в утвержденных положениях об этих службах (это могут быть положения о службе материально-технического снабжения, службе безопасности, службе по режиму и защите информации, службе внутреннего аудита);
- отсутствует дублирование функций сотрудников указанных служб, о чем свидетельствует изучение соответствующих положений и должностных инструкций, действия сотрудников подчинены должностным инструкциям, положениями о документообороте, стандартам предприятия, что подтверждают результаты наблюдения за их текущей работой;
- установленные сроки проведения торгов и конкурсные условия согласованны с планом материально-технического снабжения, а их размещение проводится не менее чем за тридцать дней до проведения, согласно требованиям п. 2 ст. 448 Гражданского кодекса РФ;
- сотрудники предприятия проводят анализ эффективности способов распространения объявлений о планируемых конкурсах: их общедоступности, востребованности, достаточности, составляют рекомендации по совершенствованию рекламной политики в отчетах, форма и сроки представления которых определены;
- исключена возможность преднамеренной утери части полученных конкурсных заявок, а поступающие заявки, в свою очередь, содержатся в закрытых и опечатанных конвертах, вскрытие которых происходит в присутствии представителей участников конкурса и членов конкурсной комиссии и оформляется протоколом вскрытия с фиксацией основных параметров предложений;
- проводится заседание конкурсной комиссии, на котором определяется победитель конкурса, подписывается протокол об итогах конкурса; при использовании автоматизированной системы торгов, отдел информационных технологий обеспечивает бесперебойность связи на протяжении торгов, возможность неограниченного электронного доступа на торговую площадку любого количества претендентов;
- обоснованность решений, принятых по выбору победителя конкурсных торгов, периодически проверяется службой внутреннего аудита;
- участникам конкурса направляется информация о результатах проведенного конкурса;
- не позднее 20 дней с момента проведения конкурса или иного срока, указанного в извещении о его проведении, с победителем
конкурса подписывается меморандум о намерениях (извещение участника о победе в конкурсе, краткое описание товаров, работ, услуг, их стоимость и сроки). Вместо меморандума может быть заключен предварительный договор, где обозначены наиболее критические для данного проекта условия будущего договора: сроки и стоимость товаров, работ, услуг; условия платежей и причины, по которым заказчик имеет право уменьшить или полностью отменить очередной платеж, основания для штрафных санкций;
- проводится согласование всех параметров основного договора обеими сторонами. Победитель конкурса передает заказчику банковскую гарантию на размер авансового платежа. В случае отказа победителя конкурса заключить договор поставки, тендерный комитет проводит повторное рассмотрение конкурсных предложений в полном объеме.
Экономический аспект бизнес-процесса характеризует обоснованность установления потребности в запасах, выбора поставщиков, форм и сроков расчетов с ними, отражения операций на счетах бухгалтерского учета, соблюдение требований к оформлению конкурсной и другой документации и др.
С экономической точки зрения выбор поставщика при проведении конкурсов может считаться эффективным, если выполняются следующие условия эффективности:
- затраты на размещение объявлений о проводимых конкурсах в печати, на телевиденье, в Интернете являются экономически обоснованными (к примеру, если аудитор убедился в том, что большинство участников конкурса получили информацию о нем именно по телевиденью, а не через сайт компании, где ее размещение бесплатно) и документально подтвержденными (имеются надлежаще оформленные договоры, счета-фактуры, акты выполненных работ);
- извещение содержит сведения о времени и месте их проведения, форме торгов, их предмете и порядке проведения, если предметом торгов является только право на заключение договора, в извещении о предстоящих торгах указан предоставляемый для этого срок;
- требования конкурсной документации разработаны в соответствии с показателями плана материально-технического снабжения (соответствуют плану по номенклатуре, срокам поставки, цене), а также бюджета доходов и расходов, бюджета движения денежных средств;
- установлено, что все заявки, переданные менеджерами на рассмотрение тендерно-
го комитета, по формальным признакам действительно отвечают требованиям конкурсной документации;
- проведенный аудитором анализ финансовой устойчивости и деловой репутации участников позволяет сделать положительные выводы (свидетельствует об отсутствии задолженности по налогам и сборам, невыполненных обязательств перед другими контрагентами, длящихся судебных спорах и т. д.);
- повторное рассмотрение конкурсных заявок позволяет сделать вывод о справедливости решения, вынесенного тендерным комитетом, исключая, таким образом, вероятность сговора между его членами, целесообразно также убедиться в том, каким образом фактически выполнялись заявленные требования победителем конкурса (изучить подписанные акты выполненных работ, документацию, подтверждающую поступление приобретаемых ценностей, убедиться не только в правильности их оформления и отражения на соответствующих счетах бухгалтерского учета хозяйственных операций, но и установить, имеются ли претензии к качеству выполненных работ, количеству, ассортименту, срокам поставки и др.);
- договор, заключаемый с победителем конкурса, содержит описание ассортимента, количества, качества и комплектности запасов; требования к таре, упаковке, маркировке; формы и порядок расчетов; подробное описание порядка приемки товара, размер санкций за ненадлежащее исполнение договорных условий и др.;
- выбор форм расчетов является экономически обоснованным, договором предусмотрено использование методов обеспечения платежных обязательств (залог, гарантии и др.), частичная или полная предоплата, оплата в рассрочку, оплата векселями и т. д.;
- другие условия.
Социальный аспект бизнес-процесса затрагивает личностные отношения и связи, возникающие в трудовом коллективе, социальные процессы, протекающие в нем, включает квалификационные характеристики сотрудников, принимающих участие в организации и проведении конкурсов.
Эффективность деятельности организации напрямую зависит от способностей сотрудников при определенных организационно-технических, финансово-экономических и социальных условиях выполнять стоящие перед ними задачи. Несоответствие кадрового состава выполняемым задачам влияет на величину оцен-
ки стоимости организации, её инвестиционную привлекательность, а также на затраты, связанные с возможной реструктуризацией, антикризисным управлением или инновационным проектированием [4].
В ходе оценки эффективности социального аспекта бизнес-процесса открывается возможность максимально объективно осуществлять аттестацию членов управленческой команды по конечным итогам работы в целом и по зонам ответственности каждого участника. В этом случае появляется достаточно аргументированная основа для отстранения работников, не отвечающих современным требованиям к уровню квалификации и профессионализма, не обладающих соответствующими деловыми качествами, и своевременной замены их на заранее подготовленных и отобранных в резерв для служебного роста людей, обладающих высоким интеллектуальным и творческим потенциалом.
В социальном аспекте выбор поставщика при проведении конкурсов может считаться эффективным, если аудитор установит, что выполняются следующие условия эффективности:
- на предприятии применяется система материального стимулирования сотрудников, благодаря которой обеспечивается сокращение затрат на приобретение товаров, работ, услуг, сокращение уровня сверхнормативных запасов;
- регулярно проводится оценка результативности работы сотрудников и ее результаты доводятся до их сведения, что обеспечивает понимание обоснованности начисления премиальных выплат, а также стимулирует повышение уровня индивидуальных показателей премирования;
- сотрудники аудируемых служб (по результатам анкетирования) удовлетворены работой руководителей, их навыками контроля и регулирования человеческих отношений;
- отмечаются низкие показатели текучести (отношение числа работников, покинувших подразделения по причинам, относимым к текучести, к среднесписочному составу работников подразделений за период) и абсентеизма (отношение рабочего времени, пропущенного сотрудниками в течение периода, к общему балансу рабочего времени за период) в коллективе подразделений;
- сотрудники удовлетворены организацией своих рабочих мест и содержанием выполняемой работы, проявляют к ней профессиональный интерес;
- другие условия.
Степень выполнения условий эффективности предлагается оценивать по 10-балльной шкале, включающей три уровня оценки: высокий, средний, низкий (таблица 2).
Таблица 2
Шкала оценки степени выполнения условий эффективности
Уровень Диапазон значений баллов Характеристика
Высокий 8-10 Условие эффективности либо выполняется на 100 %, либо случаи невыполнения данного условия единичны, носят несистематический, непреднамеренный характер
Средний 4-7 Условие эффективности выполняется не в полном объеме, доля случаев невыполнения условий в объеме выборки менее 50 %, случаи невыполнения данного условия имеют преднамеренный, несистематический характер
Низкий 0-3 Условие эффективности выполняется не в полном объеме, доля случаев невыполнения условий в объеме выборочной совокупности является доминирующей (более 50 %), случаи невыполнения данного условия имеют преднамеренный, систематический характер
Применение балльной оценки облегчит составление отчета по результатам управленческого аудита, так как позволит сконцентрировать внимание на тех частях и тех аспектах организации и проведения конкурсных процедур, где выявлены отклонения от принятых условий [3].
Аудиторы анализируют те условия эффективности, выполнение которых было оценено в
отчетных формах менее чем на 8 баллов (присвоена низкая или средняя степень выполнения условий), а также те, напротив которых указана отметка 8-9 баллов (так как в таком случае эффективность бизнес-процесса уже не является 100 %, хотя достаточно высока), выясняют причины обнаруженных отклонений (изучая рабочие документы аудитора) и составляют рекомендации, при выполнении которых пред-
приятие сможет обеспечить большую эффективность процедур конкурсного отбора.
Отчетные формы, содержащие условия эффективности, анализируются в совокупности для получения «общей картины» происходящего, определения «узких» мест и их причин в пограничных между двумя бизнес-процессами областях, для составления итогового отчёта по результатам управленческого аудита, который будет предоставляться пользователям.
Выявленные в ходе проверки отклонения от условий эффективности определяют содержание рекомендаций, направленных на повышение эффективности.
Так, если в ходе управленческого аудита организационного аспекта будет установлено, что вследствие чрезмерного объема работ, возложенных на одного сотрудника предприятия, он некачественно выполняет свои обязанности или рассредоточение обязанностей между разными сотрудниками усложняет цепочку принятия управленческих решений, то аудиторами будет рекомендовано разделить или объединить ряд рабочих процедур.
В том случае, когда по результатам аудита будет установлена чрезмерная или недостаточная продолжительность сроков принятия некоторых решений или осуществления процедур, аудиторы рекомендуют корректировать общий план-график работ.
При необходимости корректировки форм и содержания внутренних документов, оформляющих реализацию конкурсных процедур (первичных документов, регистров, отчетов), будет рекомендовано внести изменения или дополнения в положения, которые закрепляют содержание и порядок составления этих документов.
Аудиторы будут предлагать внести изменения в организационно-штатную структуру предприятия в части определения иерархии связей, назначения и обязанностей подразделений, количества структурных единиц, когда вследствие перераспределения функций сотрудников, объединения или разделения рабочих процедур, изучения фактического и номинального назначения подразделений назреют подобные преобразования.
Для устранения дублирования функций сотрудников, приведения в соответствие фактически выполняемых и номинальных обязанностей и полномочий целесообразно внести изменения в должностные инструкции.
В качестве приложений к итоговому отчету, иллюстрирующих рекомендации по повышению эффективности организационного
аспекта процесса конкурсного отбора поставщиков, используют проекты положений о подразделениях, проекты должностных инструкций сотрудников, перечень статей затрат на создание и содержание новых служб и осуществление новых бизнес-процессов, положения о премировании, положения о документообороте, график повышения квалификации, схемы бизнес-процессов и др.
По результатам управленческого аудита экономического аспекта могут быть даны рекомендации в части применяемой методики расчета величины нетто-потребности в запасах, так как при её определении экономисты службы материально-технического снабжения должны принимать во внимание количество запасов на складах, объем грузов в пути, планируемый объем потребления. Расчет должен осуществляется на основании обоснованных норм.
Рекомендации могут также касаться критериев принятия решений тендерным комитетом и гарантировать исключение злоупотреблений со стороны его членов, отстранение от участия в конкурсе лиц с неудовлетворительными показателями и сомнительной деловой репутацией.
По итогам управленческого аудита может быть пересмотрена рекламная политика по планируемым конкурсам, в состав обязанностей экономистов службы материально-технического снабжения могут быть включены осуществление поиска потенциальных участников в сети и рассылка электронных предложений для привлечения большего количества конкурентноспособных предложений.
В качестве приложений к итоговому отчету, иллюстрирующих предложения аудиторов, используются методики анализа финансовой устойчивости и деловой репутации участников тендеров, проекты изменений методики расчета плановой потребности, экономические расчеты, подтверждающие обоснованность выбора предлагаемых аудиторами способов расчетов, способов транспортировки грузов, каналов размещения рекламы, проекты планов-графиков проведения инвентаризаций и др.
Рекомендации по итогам управленческого аудита социального аспекта проводимых конкурсов адресуются непосредственным уполномоченным руководителям или сотрудникам отдела кадров. Аудиторы могут предлагать свои услуги по разъяснению сотрудникам принципов начисления и выплаты заработной платы, дополнительных выплат и льгот, методику оценки результативности их работы в целях
предупреждения или устранения конфликтных ситуаций в коллективе. Работники будут знать, каким образом получить максимальную заработную плату, выполнив показатели премирования.
В качестве приложений к итоговому отчету, иллюстрирующих предложения аудиторов, могут быть проекты графиков аттестации, курсов повышения квалификации, состав и содержание аттестационных требований, изменений в положениях о премировании, об исчислении заработной платы, предложения по осуществлению кадровых перестановок.
Использование предложенных мероприятий в практической деятельности аудируемых предприятий будет способствовать повышению эффективности проводимых конкурсов.
После завершения действий по внедрению предлагаемых изменений в бизнес-процессы предприятия должен быть проведен анализ изменений, произошедших в связи с реализацией проектов в целях определения и разрешения вновь возникших проблем. Однако объем работ, реализуемых на каждом этапе не будет совпадать с объемом работ, выполняемых аудиторами первоначально: проверка проводится только в отношении нововведений.
Последовательная реализация предлагаемого алгоритма при проведении проверки, со-
блюдение принципов общения проверяющих и руководителей аудируемого предприятия, учет отраслевых особенностей проверяемых предприятий при проведении управленческого аудита позволит достичь цели управленческого аудита: комплексно оценить эффективность организации и проведения конкурсов в трех аспектах: организационном, экономическом, социальном, и на основе анализа этой оценки обосновать рекомендации по устранению «узкие мест» в процедурах конкурсного отбора поставщиков и подрядчиков.
1. Беляева О.А. Неконкурентные торги: сущность, формы проявления и правовые последствия // Право и экономика. - 2008. - № 3.
- С. 14-17.
2. Ямпольский Ю.П. Содержание процедур конкурсного выбора подрядчиков для финансово-промышленной группы // Экономический анализ: теория и практика. - 2008. -№ 13. - С. 8-12.
3. Юсупова О.А. Управленческий аудит заготовительно-складских процессов предприятия: методика проведения // Сибирская финансовая школа. - 2008. - № 5. - С. 156-161.
4. Управление персоналом организации: учебник / под ред. проф. А.Я. Кибанова. - М.: ИНФРА-М, 2009. - 638 с.
