CC BY
12многом зависит от принятой в организации системы управления, он вторичен по отношению к ней, но, в то же время, именно документооборот, отражая систему управления, позволяет ее наглядно увидеть.
Без рассмотрения руководителем передаются по назначению документы, содержащие текущую оперативную информацию или адресованные в конкретные подразделения. Это позволяет освободить руководителя предприятия от рассмотрения мелких текущих вопросов, решения по которым могут принимать ответственные исполнители.
На рассмотрение руководства передаются документы, адресованные руководителю предприятия и документы, содержащие информацию по наиболее важным вопросам деятельности предприятия [2].
Литература
1. Бертяков А., Сумин А. Автоматизация документооборота // Финансовый директор. № 7-8, 2004.
2. Ларин М. В. Управление документацией и новые информационные технологии. М., 1998.
Процесс обучения сотрудников Маланичева Е. О.1, Ватрала М. И.2 Юрьева К. Д.3
'Маланичева Евгения Олеговна /Malanicheva Evgeniya О^ота — студент;
2Ватрала Мария Ивановна / Уагсйс Мапус lvanovna — студент; 3Юрьева Кристина Дмитриевна / Jur'evс Kristinс Dmitrievnс — студент, кафедра строительства и управления недвижимостью, факультет экономики и управления недвижимостью, Московский государственный строительный университет, г. Москва
Аннотация: в статье анализируется вопрос обучения сотрудников. Рассматривается процесс организации системы обучения.
Ключевые слова: обучение, квалификация, руководитель, информация, тренинг.
Так как процесс обучения сотрудников играет немаловажную роль в работе организации, с ним связано движение определенных внутренних документов: их создание, согласование и архивирование.
В организации создан учебный центр, в обязанности которого входит обучение и повышение квалификации руководителей, специалистов и рабочих.
Обучение может проводиться как в очной форме (тренинги, семинары, практические занятия в учебных классах), так и с помощью электронных обучающих курсов.
В процессе проведения очных/дистанционных мероприятий различные отделы могут обмениваться информацией. В учебный центр от отделов организации поступают такие документы как:
• Заявки на очное обучение персонала.
• Заявки на назначение электронных курсов.
Под заявкой на очное обучение понимается некоторая заполненная форма, содержащая основные поля, с информацией о количестве обучаемых, их фамилии, имена, отчества, название учебного мероприятия, сроки и место его проведения. Заявка подается сотрудником и визируется у непосредственного руководителя, а затем отдается на рассмотрение сотруднику учебного центра, ответственному за проведение мероприятия.
Под заявкой на назначение электронного курса понимается некоторая заполненная форма, содержащая информацию о сотруднике (фамилия, имя, отчество) и название электронного курса.
От учебного центра в отделы поступают такие документы как:
• Отчеты по итогам проведенного обучения.
• Отчеты по итогам работы отдела (в Дирекцию и Финансовый отдел).
Под отчетом по итогам проведенного обучения понимается некоторая выходная форма, содержащая информацию по сотрудникам, прошедшим обучение (фамилия, имя, отчество, отдел), название учебного мероприятия, оценку, стоимость мероприятия, даты начала и завершения мероприятия [1].
Также в организации существует множество документопотоков, связанных с основной деятельностью, соответственно, всем участникам процесса согласования приходится совмещать несколько ролей, участвуя как в учебной, так и в основной деятельности организации. Под автоматизацией документооборота понимается внедрение в существующую систему программных алгоритмов, позволяющих упростить определенные процессы, связанные с согласованием документов, их хранением и исполнением.
Прежде чем автоматизировать документооборот на определенных участках, необходимо описать существующие бизнес-процессы и пошаговый путь документации между отделами и внутри отделов.
Бизнес-процесс — это совокупность взаимосвязанных мероприятий или задач, направленных на создание определенного продукта или услуги для потребителей. Для наглядности бизнес-процессы визуализируют при помощи блок-схемы бизнес-процессов.
Основное преимущество автоматизации - это сокращение времени на обмен информацией между участниками процесса, также стоит отметить рост производительности труда персонала.
Именно поэтому основными направления деятельности в дипломном проектировании стали процессы, связанные с автоматизацией подачи заявки и получением итоговых отчетов по результатам проведенного обучения.
Для решения этих задач был проанализирован документооборот между учебным центром организации, производственными и финансовым отделами, выявлены слабые стороны документооборота и составлены блок-схемы алгоритмов [2].
Литература
1. Анодина Н. Н. Документооборот в организации. Практическое пособие. М: «Омега-Л», 2007.
2. БасаковМ. И. Документы и документооборот коммерческой организации. М: «Феникс», 2009.
Системы управления ресурсами Маланичева Е. О.1, Ватрала М. И.2 Юрьева К. Д.3
'Маланичева Евгения Олеговна /Malanicheva Evgeniya Olegovгa — студент;
2Ватрала Мария Ивановна / УаХга1а Мапуа Нагота — студент; 3Юрьева Кристина Дмитриевна / Jur'eva Kristiгa Dmitrievгa — студент, кафедра строительства и управления недвижимостью, факультет экономики и управления недвижимостью, Московский государственный строительный университет, г. Москва
Аннотация: в статье анализируется вопрос приспособления организации и ее сотрудников к изменениям системы. Рассматриваются различные методики обучения. Ключевые слова: ресурсы, организация, самообразование, документы.
Любая организация обладает различными ресурсами для выполнения своих функций. Одни из самых важных ресурсов организации - это ее человеческие ресурсы.
В современном мире изменения происходят очень быстро. Возникает проблема приспособления организации и ее работников к этим изменениям. Обучение в организации - один из самых эффективных методов решения этой проблемы.
Обучение - специально организованный, управляемый процесс взаимодействия учителей и учеников, направленный на усвоение знаний, умений и навыков, формирование мировоззрения, развитие умственных сил и потенциальных возможностей обучаемых, выработку и закрепление навыков самообразования в соответствии с поставленными целями [1].
По месту проведения выделяют внутреннее обучение и внешнее.
Внутреннее обучение проводится на территории организации, внешнее - с выездом в специальную организацию, занимающуюся обучением персонала. Каждый из этих двух видов обучения имеет свои преимущества и недостатки. Выбор внутреннего обучения позволит организовать процесс обучения без отрыва от работы или таким образом, чтобы время, на которое работники оказались оторванными, было минимальным; еще одно преимущество внутреннего обучения - это то, что организации не приходится платить за здание учебного центра. Выбор внешнего обучения же, наоборот, отрывает персонал от работы, но это можно рассмотреть и с положительной стороны. Смена обстановки и вида деятельности (с выполнения прямых обязанностей на обучение) может послужить отдыхом для работников организации.
В системе управления содержимым могут находиться самые различные данные: документы, фильмы, фотографии, номера телефонов, научные данные и так далее. Такая система часто используется для хранения, управления, пересмотра и публикации документации. Контроль версий является одним из основных её преимуществ, когда содержимое изменяется группой лиц.
Системы управления контентом особенно эффективны в тех случаях, когда над созданием курсов работает большое число преподавателей, которым необходимо использовать одни и те же фрагменты учебных материалах в различных курсах. Подобные системы, скорее, подходят для создания Web-сайтов, порталов с размещенными на них образовательными материалами, однако для полноценной организации дистанционной системы обучения они не подходят.
