CC BY
23
ПРОЕКТИРОВАНИЕ ПОДПРОЦЕССА УПРАВЛЕНИЯ ЗАТРАТАМИ
ОРГАНИЗАЦИИ
Б.Н. Герасимов, д-р экон. наук, профессор Самарский университет государственного управления «Международный институт рынка» (Россия, г. Самара)
DOI:10.24412/2411-0450-2021-11-2-47-54
Аннотация. Для развития инновационной деятельности возникает необходимость исследования, измерения состояния и реформирования отдельных подпроцессов управления финансами организации. Исследование показало наличие проблем в деятельности подпроцесса управления затратами в организации. Для устранения проблем в рамках данного подпроцесса сформированы инновационные предложения по их разрешению. Разработана новая технология управления выбранным подпроцессом для улучшения его деятельности в организации.
Ключевые слова: организация, подпроцесс, управления затратами, проблемы, предложения, технология.
В современном мире в развитии экономических систем типа «организация» существенную роль играет процессное управление всеми основными её атрибутами и объектами. Процессы и их составные части, протекающие в организации, формируют и поддерживают основные виды и стороны её деятельности. Одним из важнейших атрибутов любой организации является подпроцесс управления затратами организации [2]. Для его исследования необходимо рассмотреть и изучить все атрибуты, которые входят в данный подпроцесс.
Управление затратами организации -это деятельность по реализации основных функций управления таких как планирование, организация, регулирование, учет, контроль и анализ, которые реализуют управленческий цикл по формированию себестоимости продукции [1, 16]. Данное определение исследуемого подпроцесса позволяет перейти к формированию нормативного состояния его основных атрибутов
для использования его в процессе проектирования или реформирования [3, 10].
Для достижения цели работы необходимо провести анализ характеристик выбранного подпроцесса управления. Источниками информации были официальный сайт изучаемой организации, научные статьи, монографии и источники в Интернете
[11, 12, 14].
Для лучшего понимания исследуемого подпроцесса необходимо будет определить наличие проблем, связанных с данным подпроцессом, в организации [5]. Помимо этого, необходимо будет также определить возможные предложения по решению найденных проблем, которые будут определены при изучении выбранных организации и подпроцесса [7].
Содержание основных атрибутов выбранного подпроцесса управления затратами представлено в табл. 1.
Таблица 1. Основные атрибуты подпроцесса управления затратами
Наименование Характеристика
1. вход (назначение) выявление размера прогнозируемой и планируемой стоимости материальных, трудовых, финансовых и иных видов ресурсов для производства и реализации той или иной услуги (товара) за определенный период времени)
2. основные преобразования (основные этапы подготовка к сбору информации о необходимых ресурсах (материальных, трудовых, финансовых и иных видов), сбор необходимых данных о размере стоимости той или иной единицы ресурса, анализ полученных данных, определение полученных результатов на основании проанализированных данных, составление сметы по определению размера затрат на ту или иную единицу ресурсов, передача документации в бухгалтерию (или планово-финансовый отдел)
3. выход» (результаты установление соответствия между прогнозируемыми и планируемыми и фактическими объемами затрат организации
4.1. материальные ресурсы расходные материалы
4.2. информационные ресурсы документация по инвентаризации, расчетные листы
4.3. методические журнал учета инвентаризации
4.4. трудовые ресурсы аналитики, бухгалтера, руководители подразделений организации
4.5. технические ресурсы компьютер, принтер, сканер
4.6. правовые ресурсы локальные НПА, Гражданский кодекс
5. периодичность раз в год, раз в квартал, раз в месяц
6. критерии качества достоверность данных, разница в объемах между фактическими и ожидаемыми затратами
7. критерии эффективности сравнение объемов затрат между отчетными периодами, выявление разницы
Комментарий к п. 5 табл. 1. Периодичность для каждого из существующих атрибутов подпроцесса управления затратами организации будет различной. Так, ежегодно будет составляться план, согласно которому необходимо произвести те или иные «закупки», раз в квартал их необходимо будет сверять и менять в виду обновления данных, раз в месяц необходимо будет проводить сверку между фактическими и ожидаемыми затратами по всем элементам себестоимости продукции.
Для исследования данного подпроцесса управления был выбран Университет «СКОЛ», который имеет государственную аккредитацию и реализует программы высшего, среднего и дополнительного профессионального образования в сферах экономики и управления, юриспруденции, государственного и муниципального управления, организации работы с молодежью,
прикладной информатики, лингвистики и иных направлений.
На базе университета ежегодно по программам профессиональной переподготовки, среднесрочных и краткосрочных курсов повышения квалификации проходят обучение более 1000 слушателей.
Образовательная организация самостоятельно осуществляет финансово-хозяйственную деятельность на основе ежегодно утверждаемого бюджета, в рамках которого разрабатываются сметы доходов и расходов по отдельным направлениям деятельности университета: образовательной, научной, хозяйственной (включая планы ремонтных работ, закупок оборудования и материалов и т.д.). Общая численность сотрудников превышает 300 чел.
Содержание основных атрибутов деятельности Университета «СКОЛ» ниже будет представлена табл. 2.
Таблица 2. Атрибуты Университет «СКОЛ»
Наименование Характеристика
1. продукт/услуга Образовательные услуги
2. цель Предоставление услуг по осуществлению образовательной деятельности по образовательным программам высшего образования и научной деятельности
3. миссия Миссия заключается в удовлетворении потребности личности и общества в образовании и научных знаниях, подготовке профессионалов, обладающих современными знаниями, умениями и компетенциями, в формировании гражданских, нравственных и культурных качеств личности в условиях инновационной экономики и интеграции университета в мировое образовательное, научное и информационное сообщество
4. вход (назначение) Абитуриенты на базе 9 классов обучения, на базе 11 классов обучения и на базе среднего профессионального и высшего образования, государственные и муниципальные служащие, граждане, идущие по программам переподготовки и повышения квалификации
5. основные преобразования (основные этапы) прием документов, необходимых для поступления в образовательное учреждение оформление документации. заключение договоров об образовательных услугах. предоставление образовательных услуг. выдача дипломов и сертификатов установленного образца
6. выход» (результаты) люди, получившие дипломы среднего профессионального и высшего образования. люди, прошедшие курсы по повышению квалификации и переподготовке
7.1. материальные оборудование (парты, стулья, рабочие столы, техническое оборудование)
7.2. информационные буклеты об образовательных услугах, внутренняя документация
7.3. трудовые члены приемной комиссии, преподаватели, работники кафедр и деканатов
7.4. технические Компьютерная техника, принтер, сканер, телефоны
7.5. правовые локальные НПА, свидетельство аккредитации, лицензия на осуществление образовательных услуг
7.6. методические учебные планы, учебные программы, образовательные стандарты
8. структура ректорат, департаменты, структурные подразделения
9. технологические операции прием заявлений рассмотрение заявлений подписание заявлений заключение договора предоставление услуг завершение обучения
Рассмотрев характеристики атрибутов выбранного подпроцесса, а также характеристику организации, следует перейти к изучению существующих проблем реализации подпроцесса управления затратами в Университете «СКОЛ».
Проблемы - это противоречия, лежащие в глубине, в основе осуществляемой деятельности и вызывающие ее остановку. Трудности или препятствия - это внешние проявления проблем [8, 9].
Таким образом, были определены и исследованы проблемы подпроцесса
управления затратами организации, и предложены возможные инновационные предложения по развитию подпроцесса управления затратами организации.
Для устранения препятствий необходимо отыскивать, точно формулировать и разрешать глубинные противоречия - проблемы [6]. В связи с чем, необходимо определить проблемы в подпроцессе управления затратами Университета «СКОЛ». Выявленные проблемы отражены в табл. 3.
Таблица 3. Проблемы, выявленные в подпроцессе управления затратами организации Университета «СКОЛ»___
Наименование элемента подпроцесса Наименование проблемы Причина возникновения Ожидаемые последствия
1. Материальные ресурсы Нехватка ресурсов для реализации подпроцесса управления затратами организации Не достаточный уровень квалификации сотрудников. Дорогостоящее оборудование Низкий и некачественный уровень управления затратами организации. Отсутствие или низкий уровень качества затратами организации
2. Информационные ресурсы Отсутствие необходимой документации Отсутствие грамотного общего формуляра документации Расхождение идентичной документации, низкий уровень эффективности работы по управлению затратами
3. Методические ресурсы Подстраивание имеющихся документов под «предыдущий» документ, а не создание новых проектов документов Отсутствие общего формуляра документации по управлению затратами документации Расхождение идентичной документации, низкий уровень эффективности работы по управлению затратами
4. Трудовые ресурсы Неправильное распределение ресурсов Отсутствие у сотрудников организации необходимых знаний, умений и навыков Низкий уровень качества реализуемой деятельности по управлению затратами организации
5. Критерии качества Низкий уровень эффек-гивного управления затратами организации Низкий уровень квалификации сотрудников Низкий уровень качества либо полное его отсутствие в управлении затратами организации
6. Периодичность Несоответствие реальных сроков с заявленными Откладывание «на потом» Бюрократические проволочки Увеличение сроков исполнения деятельности, связанной с управлением затратами организации
7. Технические ресурсы Полное отсутствие или низкий уровень способности к переменам Руководство и сотрудники не желают менять установленные ранее порядки Низкий уровень эффективности и качества по реализации деятельности, связанной с управлением затратами организации
8. Критерии эффективности Невысокий уровень эффективности по реализации деятельности, связанной с управлением затратами организации Низкий уровень квалификации сотрудников и(или) отсутствие желания менять установленные порядки Расхождение реальных результатов деятельности с заявленным уровнем деятельности, связанной с управлением затратами организации
Таким образом, исходя из данных, представленных в таблице 3, можно сделать выводы о том, что в исследуемой организации - Университете «СКОЛ», на сегодняшний день был выявлен ряд противоречий, которые находятся в основе осуществляемой деятельности по управлению затратами организации, вызывающие ее торможение и даже остановку [6, 13]. Причины возникновения и последствия указанных проблем указаны также в табл. 3.
В предыдущем разделе, который был посвящен определению проблем изучаемого подпроцесса в организации, был выявлен ряд противоречий, которые могут мешать
осуществлению подпроцесса управления затратами Университета «СКОЛ».
В связи с наличием проблем для улучшения деятельности выбранного подпроцесса управления необходимо определить возможные решения существующих проблем в его деятельности.
Предложения представляют собой авторские инновации по улучшению деятельности отдельных атрибутов выбранного подпроцесса управления затратами организации [15]. Предложения по решению проблем для Университета «СКОЛ» были разработаны на основании проблем, указанных в табл. 4.
Таблица 4. Предложения по развитию подпроцесса управления затратами организации Университета «СКОЛ»___
Наименование атрибута подпроцесса Наименование предложения Средства реализации Ожидаемые последствия
1. Материальные Увеличение объемов и повышение качества ресурсов Проведение курсов по повышению квалификации сотрудников в области управления затратами организации Замена старого оборудования на более качественное Повышение уровня управления затратами организации Повышение уровня качества затратами организации
2. Информационные Разработка и закупка необходимой документации Создание единого грамотного формуляра документации Отсутствие расхождения идентичной документации, повышение уровня эффективности работы по управлению затратами, снижение уровня расхождения в цокументации
3. Методические Создание новых проектов документов согласно общему формуляру Создание единого грамотного формуляра документации Устранение расхождения идентичной документации, повышение уровня эффективности работы по управлению затратами, снижение уровня расхождения в документации
4. Трудовые Повышение уровня квалификации сотрудников Четкое распределение ресурсов Проведение курсов по повышению квалификации сотрудников в области управления затратами организации Повышение уровня управления затратами в организации Повышение уровня качества деятельности по управлению затратами организации
5. Критерии качества Повышение уровня эффективного управления затратами организации Проведение курсов по повышению квалификации сотрудников в области управления затратами организации Повышение уровня качества в управлении затратами организации
б.Переодичность Четкое регламентирование сроков исполнение Строгий контроль за соблюдение сроков исполнения Анализ ранее совершенных операций, выявление на его основе сроков исполнения Добавление в должностные инструкции ответственных за управление затратами организации санкционных взысканий за нарушение сроков реализации 6.1. Максимальное соблюдение установленных сроков
6. Технические Развитие уровня способности к переменам за счет внедрения необратимых изменений Внедрение нового оборудования, новых регламентов, обеспечивающих деятельность подпроцесса управления затратами организации Повышение уровня эффективности и качества по реализации деятельности, связанной с управлением затратами организации
7. Критерии эффективности Повышение уровня эффективности по реализации деятельности, связанной с управлением затратами организации Проведение курсов по повышению квалификации сотрудников в области управления затратами организации Минимизация расхождения реальных результатов деятельности с заявленным уровнем по реализации деятельности, связанной с управлением затратами организации
Благодаря предложенным решениям по развитию подпроцесса управления затратами Университета «СКОЛ» может быть решен ряд ранее выявленных проблем, которые требуют особого внимания.
Кроме того, необходимо разработать технологию исследования и развития подпроцесса управления затратами организации с целью усовершенствования реализации подпроцесса в Университете «СКОЛ» и устранения части (или же полностью)
существующих проблем. В связи с чем, целью данного раздела практической работы будет создание технологии, которая позволит улучшить реализацию изучаемого подпроцесса.
Технология исследования и развития подпроцесса включает в себя совокупность операций, которые выстроены в определенной последовательности. Технология по созданию создании методики, направленной на улучшение подпроцесса управления затратами Университета «СКОЛ» состоит из следующих четырех этапов [4]: подготовка. проведение, заключение, мониторинг.
Технология исследования и развития подпроцесса включает несколько атрибутов, каждый из который появляется, участвует и находится в ней на определенном
месте. Многие атрибуты появляются в процессе выполнения технологии несколько раз. В связи с чем, каждому из ранее указанных этапов будет соответствовать определенный набор элементов, которые должны будут поспособствовать реализации данной технологии.
Технология улучшения подпроцесса управления затратами Университета «СКОЛ» представлена на рис. 1.
Таким образом, исходя из указанной технологии по улучшения подпроцесса управления затратами Университета «СКОЛ» можно сделать выводы о том, что была разработана технология по улучшению реализации подпроцесса управления затратами организации АНО ВО Университет «СКОЛ.
1. Подготовка
1.1 Принятие решения об улучшении подпроцесса управления затратам! организации
1.2 Создание команды для исследования подпроцесса управления затратами органшацни
1.3 Определения целей улучшении подпроцесса управления затратами организации
1.6 Анализ противоречий реализации подпроцесса управления затратами организации
1.5 Выявление трудностей реализации процесса управления информацией организации 1
1.4 Определение задал процесса управления информацией организа-
1.7 Подбор специалистов для создания экспертной группы 1.3 Подготовка сметы расходов на улучшение управления затратами организации 1.? Анализ проблем в раыкак подпроцесса з'праЕлення затратами организации
цин подпроцесса управления затратами организации
2.1 Экспертиза условий внедрение предложении подпроцесса управления затратами организации
1.11 Анализ кадрового обеспечения подпроцесса управления затратами организации
1.10 Анализ нор1[ативной базы подпроцесса управления затратами организации
2. Проведение
2.2 Принятие решений по внедрению подпроцесса управления затратами организации
2.3 Разработка инновационных предложений экспертной группой
2.6 Создание информационного обеспечения подпроцесса управления затратами организации
-t-
2.5 Проверка квалификации персонала, обеспечивающей внедрение предложений в подпроцесс управления затратами организации
2.4 Создание среды: обеспечивающей внедрение предложении подпроцесса управления затратами организации
2.7 Введение программного обеспечения для внедрения предложений информацией
2.8 Апробация подпроцесса управления затратами организации с учетом предложений
2.9 Передача в
эксплуатацию подпроцесса управления затратами организации
Рис. 1. Технология улучшения подпроцесса управления затратами Университета «СКОЛ»
(фрагмент)
Таким образом, были определены и ис- управления затратами организации, и пред-следованы проблемы подпроцесса ложены возможные инновационные
предложения по развитию подпроцесса «СКОЛ» достичь поставленной задачи по управления затратами организации. Разра- регулированию статей себестоимости про-ботанная технология по улучшению реали- дукции, но и по реализации стратегии опти-зации подпроцесса управления затратами мизации деятельности организации в це-может не только помочь Университету лом.
Библиографический список
1. Адизес И.К. Управляя изменениями. Как эффективно управлять изменениями в обществе, бизнесе и личной жизни / пер. с англ. М.: Манн, Иванов и Фербер. 2014. 368 с.
2. Багиев Г.Л., Асаул А.Н. Организация предпринимательской деятельности. СПб.: СПбГУЭФ. 2001. 457 с.
3. Бухонова С.М., Дорошенко Ю.А., Гусев С.А. Особенности процессного подхода к управлению затратами предприятия // Экономический анализ: теория и практика. 2006. №6 (63). С.28-32
4. Герасимов Б.Н. Реформирование атрибутов процессного управления экономических систем типа «организация» // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2021. №3. С. 104115.
5. Герасимов Б.Н. Методология управления. Инновационные и традиционные методологические инструменты. Самара: Изд-во Университет «МИР», 2021. 292 с.
6. Герасимов Б.Н. Методология управления: основания, предпосылки, содержание // Экономика и бизнес: теория и практика. 2016. №12. С. 18-23.
7. Герасимов Б.Н., Герасимов К.Б. Практика управления: онтология, структура, содержание // Менеджмент и бизнес-администрирование. 2021. №2. С. 4-15.
8. Герасимов К.Б. Формирование структуры процессов в системе управления организациями: дис. ... докт. экон. наук. СПб.: СПбГЭУ, 2019. 315 с.
9. Дорр Дж. Измеряйте самое главное / пер. с англ. М.: Манн, Иванов и Фарбер, 2015. 336 с.
10. Ибрагимова Г.М., Акчуина А.М. Система управления затратами предприятия в России в современных условиях. // Современные проблемы науки и образования. 2014. №6. С. 43-54.
11. Карпенко Г.Г. К вопросу о методологии науки управления // Terra Economicus. 2009. Т.7. №1-2. С. 25-30.
12. Коннор Дж., Макдермотт И. Искусство системного мышления / пер. с англ. М.: Аль-пина Паблишер. 2020. 396 с.
13. Куликов Д. Управление затратами в условиях экономической нестабильности // https://www.intalev.ru/library/articles/article.php?ID=27355
14. Ленкевич О.А. Система управления затратами как часть общей системы менеджмента организации // Приборостроение: 9 междунар. науч.-техн. конф. 2016. №5. С. 404415.
15. Романеева Е.В. Оказание услуг на основе высокотехнологичного сервиса // Карельский научный журнал. 2020. № 4. С. 89-91.
16. Холл Р.Х. Организации: структура, процессы, результаты / пер. с англ. СПб.: Питер, 2001. 532 с.
DESIGNING THE ORGANIZATION'S COST MANAGEMENT
SUBPROCESS
B.N. Gerasimov, Doctor of Economic Sciences, Professor Samara University of Public Administration «International Market Institute» (Russia, Samara)
Abstract. For the development of innovative activity, there is a need to research, measure the state and reform individual sub-processes of financial management of the organization. The study showed the presence of problems in the activities of the subprocess of cost management in the organization. To eliminate problems within the framework of this subprocess, innovative proposals for their resolution have been formed. A new technology for managing the selected sub-process has been developed to improve its activities in the organization.
Keywords: organization, subprocess, cost management, problems, proposals, technology.
