CC BY
20Проект по созданию автоматизированной информационной системы для обработки управленческой информации отдела делопроизводства в вузе
со см о см
о ш т
X
<
т О X X
Данелян Тэя Яновна
к. э. н., доцент кафедры ПИиИБ, РЭУ им. Г. В.Плеханова, TDanelan@mesi.ru
Козлова Оксана Александровна
старший преподаватель кафедры прикладной информатики и информационной безопасности, РЭУ им. Г.В. Плеханова, Kozlova.OA@rea.ru
В аспекте теории систем любая система (техническая, экономическая, финансовая, учебная и другие) будет работать эффективно тогда и только тогда, когда оперативно налажена работа управленческой системы. Для того, чтобы построить эффективную автоматизированную информационную систему (АИС) необходимо предоставить грамотно построенный проект этой системы. В предлагаемой статье рассматривается возможный проект автоматизированной информационной системы реализации процесса обработки управленческого документооборота, который строится на базе проблемно-ориентированного комплекса автоматизированного рабочего места (АРМ) сотрудника отдела делопроизводства, через который, в основном, и проходит вся управленческая информация. В статье также рассмотрены системные концепции проекта и проектирования, схемы описания предметной области отдела делопроизводства по обработке документооборота управленческой информации, информационная модель отдела делопроизводства, сценарий диалога и схема работы АРМ сотрудника делопроизводства по обработке управленческой информации. Ключевые слова: проектирование, проект, автоматизированная информационная система, информационная система, делопроизводство.
Введение.
В аспекте теории систем любая система (техническая, экономическая, финансовая, учебная и другие) будет работать эффективно тогда и только тогда, когда оперативно налажена работа управленческой системы. Управленческая система и ее предназначение - обработка документооборота, связанного с управленческой информацией, как технико-экономические показатели предприятия, так и приказы, акты, постановления, инструкции для элементов работающих в системе. Для того, чтобы построить эффективную автоматизированную информационную систему (АИС) необходимо предоставить грамотно построенный проект этой системы. В предлагаемой статье рассматривается возможный проект автоматизированной информационной системы реализации процесса обработки управленческого документооборота, который строится на базе проблемно-ориентированного комплекса автоматизированного рабочего места (АРМ) сотрудника отдела делопроизводства, через который, в основном, и проходит вся управленческая информация.
Система в природе существует независимо от представления о ней человека. Представление формируется из схем системы. Схема системы задается на основе структуры системы.
Структура системы - множество отношений (связей), определенных на множестве элементов.
S={E;0},
Е={е^"1 0=й}"1
где Е - множество эле ментов,
в - множество связей
Схема системы 1_ - визуальное представление структуры S.
Ц£)=ЦБ(Е))
Схема задается средствами графсхем, таблиц, языковых средств, символьных средств и т.д.
Проект - синоним схемы, создается по образу существующей системы.
Проектирование - создание схемы (проекта) по описанию множества элементов системы и отношений между ними.
Этапы проектирования
1. Концептуализация - это работа по изучению предметной области (типов, элементов, видов отношений, ограничений и требований по времени, ресурсам, способам переработки информации, цели функционирования системы).
2. Формализация - это создание схемы системы на логическом уровне (т.е. с помощью математических отношений и выражений).
3. Оптимизация - это оптимизация структуры системы на уровне схемы до конкретного внедрения системы, для этого необходимо уметь оценивать проект, на уровне структурной и функциональной сложности. Введем следующие обозначения: и = {Е,1^,Ф}, и - предметная область, Е - объекты системы Е, I - информация, F - поведение системы, Ф - целевая функция системы, Si - подсистема, Si Е,
Ь(Е)Ь^|) - схема системы или подсистемы, П(А) - схема объекта, Р - процесс проектирования системы Е, Рi - ый шаг проектирования, а - логический оператор,
И - имитационное моделирование схемы системы
Р: М-^Ь П ,ф}--
-
>И{Ь}-
- 1+
->{3|*,Р|*,ф)—>{П«}
Решение задачи проектирования - это решение задачи структуризации системы.
Структуризация - это процесс анализа предметной области и синтеза элементов для получения неделимо функционирующей единицы, как системы.
Рис. 1. Схема процесса проектирования
Процесс проектирования - это оператор Р, который может быть формально представлен на рис.1, где в фигурных скобках задаются операнды или объекты, над которыми выполняется процесс проектирования. Исходя из схемы, весь процесс проектирования интерпретируется следующим образом:
1. Первая скобка {} - множество результатов обследования и анализа предметной области и, т.е. это перечень объектов, функций, связанных с множеством объектов, или отношений, имеющих место между объектами.
Результаты анализа отображаются в ТЗ и ТЭО:
ТЗ - это Техническое Задание, содержащее описание существующих входов, результатов по обработке входных значений, перечня ограничений и условий, связанных с реализацией системы.
ТЭО - Технико-Экономическое Обоснование - это априорное вычисление эффективности внедрения системы по среднестатистическим характеристикам как среды, так и средств реализации системы.
2. После получения результатов ТЭО по данным ТЗ реализуется сам процесс проектирования, т.е. Р|-ый шаг проектирования.
В процессе проектирования можно получить более чем одну и схему, которая отображает возможные связи между элементами системы.
3. Следующий шаг а1 - отбор из множества {Ь^)} наилучшей схемы на ее структурную оптимальность. Оценка выполняется по следующим признакам:
• сложность,
• надежность,
• степень иерархичности,
• пропускная способность.
4. Обрабатывается множество экспертных оценок-(а2)-оценщик, по результатам имитационного моделирования (И{Ь|}).
Таким образом процесс проектирования сводится к:
(а1) - Структурное моделирование;
(а2) - Имитационное моделирование.
Рис. 2. Дерево проблем структуризации системы
Расшифровка состояний-узлов дерева проблем.
I.Выбор уровня абстракции описания системы и процесса проектирования.
2.Определение принципа деления на уровни системы.
З.Определение механизма связей между объектами системы и уровнями.
4. Разработка языка описания структур и системы в рамках выбранной абстракции.
5.Описание связей на формальном языке.
б.Определение механизма перехода от уровня к уровню.
7.Определение поведения системы, подсистемы и моделей описания поведения.
8.Определение влияния уровней друг на друга и на систему в целом.
9.Определение влияния композиции на функционирование системы.
Ю.Определение методов декомпозиции и композиции.
II.Определение способов автоматизации построения структур системы для получения схемы системы.
Технические и рабочие проекты. Оценка проекта системы и документирование проекта
Введем следующую систему понятий.
Техническое задание (ТЗ) - документ, получающийся в результате обследования предметной области, содержит показатели эффективности, которым он должен удовлетворять.
Технико-экономическое обоснование (ТЭО) - априорный расчет эффективности (предварительный расчет эффективности по усредненным характеристикам средств реализации АИС).
Технический проект (ТП) - описание структуры системы на логическом уровне. При разработке ТП не достаточно одного структурного моделирования, если система требует высокой надежности и точности.
Комплекс технических средств (КТС).
Структурное моделирование оценивает поведение системы в статике.
Имитационное моделирование оценивает систему в динамике, с учетом воздействия на функционирование системы различных случайных факторов.
После структурного и имитационного моделирования переходят к воплощению автоматизированной информационной системы (АИС), получая рабочий проект (РП).
X X
о
го А с.
X
го т
о
м о м
Сл>
со см о см
о ш т
X
3
<
т О X X
Рабочий проект (РП) - внедряется в несколько этапов, которые потом состыковываются.
ТП и РП - это самостоятельные объекты. Поэтому требования к ТП и РП это требования которые отражаются в специальной документации по ТП и РП. Эта документация называется проектной документацией.
Принципы и концепции проектирования АИС
Процесс проектирования основывается на 2-х базовых принципах: 1) анализ и 2) синтез.
Анализ - процесс расчленения системы (объекта) на элементы (подсистемы) по заданным характеристическим признакам.
Объект рассматривается в аспекте составляющих его элементов. При этом должно соблюдаться 3 принципа:
1.Функциональная полнота - любое функциональное множество Р корректно, если оно обладает свойствами:
• полноты (достаточное количество - функций и достаточность Щ для реализации F),
• непротиворечивости (никакая функция из F не противоречит другой),
• независимости (невыводимости А из
2. Принцип пары - каждый элемент е^ соответствующий функции А, обладает свойством наличия входа и выхода.
е^(х^у^или е^>Ъ(х)=у или х->еь>у
3. Свойство надежности элементов и системы в целом.
Синтез - процесс составления неделимо функционирующей единицы из элементов.
Чтобы процесс синтеза был совершен корректно, необходимо выполнение следующих принципов:
1. Принцип координации. Все элементы должны быть связаны по конкретной схеме, либо координации управления, либо координации времени и т.п.
2. Принцип завершенности, или законченности, переходных процессов в элементных системах. Переход к следующему этапу работы в системе возможен при завершении предыдущих.
3. Принцип автономности работы элементов системы.
4. Принцип качества работы элементов системы.
Принципы системной разработки АИС
1. Принцип системного единства (удовлетворение концепции координации системного единства).
2. Принцип адекватности (соответствие строящейся системе реальной предметной области).
3. Принцип инвариантности (независимо от форм входной информации, от среды, где реализуется система - система должна выполнять свою функцию).
4. Принцип информационного единства.
5. Принцип совместимости частей системы между собой и самой системы с другими системами.
6. Принцип развития отвечает за развитие количества подсетей.
7. Принцип включения в систему новых частей без изменения самой системы.
8. Принцип комплексности (сложности) и согласованности.
При разработке АИС возникают следующие проблемы, которые должны решаться в процессе создания АИС
1. Технологическая (выбор средств реализации системы, режимы работы системы).
2. Концептуальная (разработка системных принципов по проектированию системы, т.е. совокупности научных тезисов; выбор концептуальной схемы ТП, определение структуры БД на логическом уровне).
3. Методологическая (разработка методологии, правил проектирования системы).
4. Теоретическая (выбор математической модели для структурного и имитационного моделирования).
5. Языковая (выбор языка для описания систем, проектов и функционирования систем).
б.Оценочная (оценка разрабатываемой АИС на проектном уровне).
Описание предметной области - ведение делопроизводства
Канцелярия - это отдел делопроизводства или отдел организации, ведущий служебную переписку и оформление текущей документации. Канцелярия является основным элементом в системе контроля исполнительных документов любой организации.
Основная функция отдела делопроизводства (ОД) -контроль выполнения исполнительных документов.
АРМ делопроизводства строится на базе системы документооборота ОД.
Рассмотрим деятельность ОД в системном аспекте (см. схема 4):
Условные обозначения:
В2, В4 - вектор выходящих документов;
В1 - учет, контроль;
В2 - выходящие внешние документы;
Вэ-документы к исполнению;
В4 - приказы;
1_4- вектор входящих документов;
1_1- входящие внешние документы;
1_2- входящие из управляющего органа;
1-3- управляющая информация (обратная связь);
В1- информация по контролю.
внутренняя среда
Отдел по внешним связям
внешняя среда
Рис. 3. Схема взаимосвязи процессов в отделе делопроизводства
Министерство науки и высшего образования РФ
Министерства, Ведомства
Академия
Страны СНГ
ОД вуза
Прочие
Учебные заведения
Граждане
Ректор
Подразделения вуза
[
11 I
XI
'F2 |
п—I Г
~Г~П-г
ОД
Работа с подразделениями вуза
Работа с внешними организациями
I-1-1-1-
Министерства Академии Учебные Органи-заведения зации
I_I_!_1_
Граждане
Входящая информация
Рис. 4. Схема структурных связей ОД с внутренними и внешними субъектами (источниками - приемниками информации)
Функции ОД:
1. Ведение регистров.
2. Справки и архив.
3. Контроль исполнения документов.
4. Хранение, тиражирование документов.
5. Рассылка документов.
2. Дерево функций ОД и информационная модель: Условные обозначения:
П - целевая функция ОД (итоговая документация по вузу)
- обработка входящих документов П2 - обработка исходящих документов П1.1 - получение справки по текущим входящим документам
П1.2 - составление реестров (регистрация входящих документов)
П1.з - печать приказов П1.4 - удаление входящих документов П1.5 - контроль за исполнением входящих документов
П1.6 - редактирование документов Пи - хранение входящих документов П2.1 - регистрация исходящих документов П2.2 - тиражирование исходящих документов П2.з - распространение (рассылка) исходящих документов
П2.4 - хранение исходящих документов П2.5 - получение справки по текущим исходящих документам и архиву
Г~г
Исходящая информация
гт
Р1.1 - F1.7
F2.1 - F2.5
Рис. 6. Схема функционально-информационного взаимодействия ОД с подразделениями
Канцелярия - это отдел организации потоков информации на предприятии, ведущий делопроизводство.
Таблица 1
№ п/п Документы Подразделения
1. Письма Министерство науки и высшего образования Российской Федерации
2. Документы Министерства, ведомства
3. Отчеты СНГ
4. Запросы АН РФ (Академия наук РФ)
5. Личные дела Учебные заведения
6. Приказы Прочие заведения
7. Справки Граждане
Информационные технологии в отделе делопроизводства
1. Обоснование необходимости автоматизации (расчет эффективности).
2. Выбор состава обрабатываемых данных:
- пакетная технология
- распределенная
- централизованная
3. Разработки технического проекта (сценарии диалогов, структуры данных, схемы работы системы, схемы взаимодействия программных модулей, инструкции), начиная с определения количества необходимых документов, макетов и т. п.
Количество документов определяется инфологиче-ской моделью.
X X
о
го А с.
X
го т
о
F1.1 F1.2 F1.3 F1.4 F1.5 F1.6 F1.7 12.1 F2.2 F2.3 F2.4 F2.5
Рис. 5. Дерево функций ОД
Схема функционально-информационного взаимодействия ОД с другими подразделениями вуза и сторонними организациями
м о м
Сл>
F
fO
es о es
-Минестерство высш.шк.
отметка о выполнении
О"
►процесс | | объект
Рис. 7. Инфологическая модель ОД
Инфологическая схема отображает порядок снятия информации с объекта с последующим ее преобразованием. По инфологической схеме строится даталогиче-ская схема - физическое отображение на реальном носителе информации.
В таблице 2 приведена даталогическая модель документов, поступающих в отдел делопроизводства.
Таблица 2
Даталогическая модель ОД
№ Содер- № От кого Испол- Отметка о Дата ис-
вх. жание исх. нитель выполнении полнения
Обе модели - обоснования к построению схемы дан-
ных.
3. Сценарий диалога АРМ делопроизводства вуза 1
О ш m х
<
m о х
X
ГЛАВНОЕ МЕНЮ
1. Работа с документацией по вузу
2. Работа с внутренними организациями *
3. Конец работы
2
РАБОТА С ДОКУМЕНТАМИ ПО ВУЗУ
1^3 - получение справок - -»• Б
2^1 - помощь
3^9 - печать данных
4.1№- вставка записи
5.DEL- удаление
6.ENTER- редактирование
7^С- вывод в шавное меню —► В
3.
ВИД ДОКУМЕНТАЦИИ
1. Входящая 1 А
2. Выходящая -• Д
3. Возврат в главное меню В
4
ВЫХОД В DOS
Рис. 8(1). Схема сценария диалога АРМ сотрудника отдела делопроизводства
ВНЕШНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ
1. Министерство науки и высшего образования РФ
2. Страны СНГ
3. Министерства и ведомства-► Д
4. АН РФ ' Г
5. Учебные заведения _^
6. Прочие организации
7. Возврат в главное меню
1
ФОРМА ДЛЯ РАБОТЫ С ВНЕШНИМИ ОРГАНИЗАЦИЯМИ
F1
F2 - просмотр
F3
F9
INS
DEL
ENTER
ESC —
7 (Б)
ПОЛУЧЕНИЕ СПРАВКИ
1. По исполнителю
2. По адресату
3. ESC - возврат в основное меню- В
Рис. 8 (2) (продолжение)
Инструкция пользователя
Таблица 3 Таблица диалога
№ Режим Пользователь ЭВМ Примечания
1 2 3 4 5
2 Выбор панели ALT+F1 ALT+F2 Вывод на экран диалогов
7 Работа с документацией по вузу. Краткий просмотр. ПРОБЕЛ 1. Дата 2.ФИО З.Краткое содержание
12 Получение справки по исполнителю F3 Введите ФИО исполнителя: Петров С.В. Нажать клав. F3 и ввести ФИО исполнителя, на экране появится док-т, где фигурирует введенная фамилия.
Работа с докумен тами вуза
рганизациями
Работа с внешними
/Г^
1 2 3 Рис. 9. Дерево разговоров
Входные Выходные 4 документы документы
6
В
2
В
Заключение.
Представленный проект является типовым, он может использоваться для любых отделов делопроизводства в любых организациях и реализовываться в любой программной среде.
Литература
1. Данелян Т.Я., Спирьянов О.А. Учебно-методический комплекс «Общая теория информации для IT- специалистов», 2021г.
2. Данелян Т.Я., Спирьянов О.А. Учебно-методический комплекс «Учебные практики по курсу Теории информации» (приложение к учебно-методическому комплексу ТИ) , 2020г.
3. Данелян Т. Я. Общая теория систем: Монография/Т. Я.Данелян.-М.:МЭСИ, 2015.-304С.
4. Данелян Т. Я. Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организаций: Монография/Т. Я.Данелян.-М.:Юнити-Дана: Закон и право, 2015.-284С.
5. Данелян Т. Я. Теория систем и системный анализ: Учебно- методический комплекс // Т. Я.Данелян.-М.:ЛЕНАНД, 2016.-360С.
6. Данелян Т.Я., Епихин М.Н. Общая теория информации (ОТИ). Учебно-методический комплекс / Данелян Т.Я., Епихин М.Н. - Москва: Русайнс, 2018. - 120 с.
7. Данелян Т.Я. Организация функционирования экономических информационных систем в маркетинге / Данелян Т.Я.- Москва: Русайнс, 2019. - 240 с.
8. Данелян Т. Я. Лабораторный практикум: Организация и функционирование эИс. Международный институт эконометрики, информатики, финансов и права.
- М., 2003.
9. Григоренко Г.П., Данелян Т.Я. Системы автоматизированной обработки экономической информации (САОЭИ). Учебное пособие. - М., МЭСИ, 1996.
10. Ангелуш А.Ф., Вдовин А.А., Данелян Т.Я., Лихачева Г.Н. Использование АРМ экономиста в локальных вычислительных сетях ЭВМ. - М.: МЭСИ, 1989.
11. Герман В.А., Илюкович А.А., Кондауров Н.Н. Основные типы задач оптимизации производственной программы предприятия / Автоматизированные системы управления. - Минск, 1973. - Вып. 9 - с. 89-98.
12. Гершенгорин А.Т. Что такое АРМ бухгалтера. -М.: Финансы и статистика, 1988
13. Рот Д.У., Уотерман Д. Проектирование экспертных систем / Пер. с англ. - М.: Мир, 1987.
14. Тифи Т., Фрай Дж. Проектирование структур БД.
- М.: Мир, 1985.
15. Чалбаев К.К. Интесификация производства и рыночные отношения. - М.: Экономика, 1990 - с. 285.
A project to create an automated information system for processing management information of the office work department at a university Danelyan T.Ya., Kozlova O.A.
PRUE G.V. Plekhanov
JEL classification: B00, D20, E22, E44, L23, L51, L52, M11, M20, M30, Z33
In the aspect of systems theory, any system (technical, economic, financial, educational, and others) will work effectively if and only if the work of the management system is operationally adjusted. In order to build an effective automated information system (AIS), it is necessary to provide a well-designed project of this system. The proposed article discusses a possible project of an automated information system for the implementation of the process of processing managerial workflow, which is built on the basis of a problem-oriented complex of an automated workplace (AWP) of an employee of the office work department, through which, basically, all managerial information passes. The article also discusses the system concepts of the project and design, schemes for describing the subject area of the office work department for processing the management information workflow, the information model of the office work department, the script for the dialogue and the workflow of the office worker's workflow for processing management information. Keywords/ design, project, automated information system, information
system, office work. References
1. Danelyan T.Ya., Spiryanov O.A. Educational and methodological complex
"General information theory for IT specialists", 2021.
2. Danelyan T.Ya., Spiryanov O.A. Educational and methodological complex
"Educational practices for the course of Information Theory" (application to the educational and methodological complex TI), 2020
3. Danelyan T. Ya. General theory of systems: Monograph / T. Y. Danelyan.-
M.: MESI, 2015.-304C.
4. Danelyan T. Ya. Economic information systems (EIS) of enterprises and
organizations: Monograph / T. Y. Danelyan.-M.: Unity-Dana: Law and Law, 2015.-284C.
5. Danelyan T. Ya. Theory of systems and system analysis: Educational and
methodical complex//T. Y.Danelyan.-M.:LENAND, 2016.-360C.
6. Danelyan T.Ya., Epikhin M.N. General Information Theory (GTI).
Educational-methodical complex / Danelyan T.Ya., Epikhin M.N. -Moscow: Rusajns, 2018. - 120 p.
7. Danelyan T.Ya. Organization of the functioning of economic information
systems in marketing / Danelyan T.Ya. - Moscow: Rusajns, 2019. - 240 p.
8. Danelyan T. Ya. Laboratory workshop: Organization and functioning of EIS.
International Institute of Econometrics, Informatics, Finance and Law. -M., 2003.
9. Grigorenko G.P., Danelyan T.Ya. Systems of automated processing of
economic information (SAOEI). Tutorial. - M., MESI, 1996.
10. Angelush A.F., Vdovin A.A., Danelyan T.Ya., Likhacheva G.N. The use of
an economist's workstation in local computer networks. - M.: MESI, 1989.
11. German V.A., Ilyukovich A.A., Kondaurov N.N. The main types of tasks for optimizing the production program of an enterprise / Automated control systems. - Minsk, 1973. - Issue. 9 - p. 89-98.
12. Gershengorin A.T. What is an accountant's workstation. - M.: Finance and
statistics, 1988
13. Roth DW, Waterman D. Design of expert systems / Per. from English. -M.: Mir, 1987.
14. Tifi T., Fry J. Designing database structures. - M.: Mir, 1985.
15. Chalbaev K.K. Intensification of production and market relations. - M.: Economics, 1990 - p. 285.
X X
о го А с.
X
го m
о
м о м
CJ
