26Представление проекта автоматизированного рабочего места сотрудника отдела кадров в высшем учебном заведении
Данелян Тэя Яновна
к. э. н., доцент кафедры ПИи ИБ РЭУ им Г.В. Плеханова, TDanelan@mesi.ru Козлова Оксана Александровна
старший преподаватель кафедры Прикладной информатики и информационной безопасности РЭУ им. Г.В. Плеханова, Kozlova.OA@rea.ru
Учет кадров является трудоемким процессом, требующим значительных затрат времени, сил и энергии работников. Управление кадрами на предприятии - это одна из наиболее ответственных функций, требующая большого объема управленческих операций. Особое значение имеют правильный подбор и расстановка сотрудников, непрерывное повышение их квалификации. Решение задачи «Учет кадров» осуществляет отдел кадров. В представленной статье излагается описание предметной области отдела кадров вуза, описание информационной модели предметной области отдела кадров вуза, сценарий, схема, проект АРМ сотрудника отдела кадров вуза.
Ключевые слова: проектирование, проект, автоматизированная информационная система, информационная система, автоматизированное рабочее место, АРМ, кадры.
Введение.
Учет кадров является трудоемким процессом, требующим значительных затрат времени, сил и энергии работников, занимающихся учетом, не говоря о том, что рабочее место постоянно завалено огромным количеством бумажных документов, что приводит к развитию бюрократизма и значительно затрудняет процесс учета.
Задача учета кадров является составной частью подсистемы «Управление кадрами». Управление кадрами на предприятии - это одна из наиболее ответственных функций, требующая большого объема управленческих операций. Особое значение имеют правильный подбор и расстановка, непрерывное повышение их квалификации. Решение задачи «Учет кадров» осуществляет отдел кадров.
Программа «Автоматизированный учет кадров» позволит значительно облегчить труд сотрудника, занимающегося учетом кадров. Кроме того, программа позволит четко, правильно и своевременно предоставлять различные справки и отчеты по приему, движению и выбытию кадров на определенную дату или за определенный период и значительно повысить эффективность и производительность труда, улучшать моральный климат в коллективе, что в значительной степени отражается на производительности труда других работников в сторону ее улучшения.
Автоматизированное рабочее место (АРМ) - комплекс технических, программных и организационных средств, ориентированных на решение конкретной проблемы на конкретном рабочем месте, когда информация передается, хранится, перерабатывается там же, где и возникает.
Основные цели разработки АРМ:
1. максимальная ориентация (с адаптацией) на пользователя;
2. проблемная ориентация АРМ на основные задачи и информацию.
При создании АРМ необходимо решать две задачи, удовлетворяющие как разработчика, так и пользователя АРМ.
Задача 1 (с точки зрения принципов разработчика)
1. Максимальная взаимосвязь с пользователем.
2. Модульность (иерархия) программ АРМ.
3. Информационное согласование подсистем АРМ.
4. Разомкнутость, с точки зрения модификации АРМ.
5. Максимальное использование унифицированных модулей (подсистем).
Задача 2 (с точки зрения пользователя)
1. Автоматизация делопроизводства (юридической документации).
2. Информационно-справочное обслуживание.
3. Развитый диалог.
4. Максимальное использование всех ресурсов ИТ.
5. Предоставление сервисных услуг.
6. Формирование и ведение локальных БД и распределенных БД.
7. Отсутствие необходимых специальных знаний.
8. Документация по эксплуатации и сопровождению АРМ.
9. Совместимость с другими системами
Введем понятия, связанные с реализацией АРМов: диалог, шаблон, вопрос-ответ, а также понятие сети АРМов.
Диалог - реализация интерактивного (разговорного) режима между пользователем и комплексом технических средств (КТС), реализующим проблему.
Средства реализации диалога:
1) Меню;
2) Вопрос - ответ;
3) Средства шаблона.
Рассмотрим сущность каждого из перечисленных средств.
1) Средства меню: перечень возможных режимов, ситуаций, работ, из которых пользователь выбирает нужный.
2) Вопрос-ответ: набор ситуаций, режимов, работ, по которым система предоставляет возможность бинарного ответа: да - нет.
3) Шаблон: пользователю предоставляются некие шаблоны, таблицы, документы, записи с тем, чтобы он, заполняя шаблон, управлял ведением технологического процесса решения проблемы.
По способу организации диалоги подразделяются на: - ведущий в диалоге ЭВМ-меню, вопрос-ответ; - ведущий в диалоге - пользователь: шаблон; - смешенный вид организации диалога, когда ведущим диалога выступает либо пользователь, либо система.
Для реализации диалога используются различные языковые средства: специализированные языки диалога; универсальные языки диалога; индивидуальные языки разработчика.
Описание предметной области - отдел кадров вуза.
На рисунке 1 приводится обобщенная структура ВУЗа с отделом кадров, как составной единицей, на рисунке 2 представлена типовая структура отдела кадров.
Технология ведения учета кадров в отделе кадров.
Человек, устраиваясь на работу, приносит с собой паспорт, трудовую книжку и диплом об окончании Вуза (если таковой имеется). На основании этих данных в отделе кадров заполняется личная карточка. В ней в процессе работы сотрудника будут отмечаться его назначения и перемещения, результаты аттестации, сведения об отпусках, о присвоении ученых степеней и изменения научной специальности.
На основе данных, отраженных в личной карточке, составляются различные справки для соответствующих подразделений института, а также формируются различные формы статистической отчетности, которые передаются в вышестоящие органы и служат для учета.
В журнале регистрации больничных листов регистрируются предъявляемые сотрудниками больничные листы, в которых проставляют непрерывный стаж. Больничные листы передаются в расчетный отдел.
В отделе кадров наиболее распространенной операцией является выдача различной справочной информации и форм статистической отчетности, для чего необходимо иметь таблицы штатного расписания: общую и распределенную по отделам.
Итак, кадры - это основной состав сотрудников. А отдел кадров - это элемент регулируемого устройства системы, назначение которого - выдавать информацию директору для реализации кадровой политики.
Отдел кадров выполняет следующие функции:
1) прием людей на работу (проведение аттестации)
2) заключение договора
3) перемещение по должностям
4) тестирование на предмет деятельности (усталости, надежности) и предоставление отпусков
5) увольнение
6) статистика кадров
7) определение необходимых должностей (функции должностей указаны в законе о труде)
Рис. 1. Организационная структура вуза
Рис. 2. Типовая организационная структура отдела кадров вуза
При разработке автоматизированного рабочего места (АРМ) кадров необходимо автоматизировать выполнение следующих работ:
1. Ведение картотеки
- создание структуры БД, в которой будут личные карточки, текущие, архивные, дубляжные;
- заполнение БД уже существующими ЛК и УК с бумажного носителя и в динамике приема кадров;
- стандартные функции:
корректировка, удаление/добавление. Следует предусмотреть арифметический и логический контроль ввода.
2. Установление конкретной должности по конкретному исполнителю, что связанно с наличием двух справочных файлов:
- штатное расписание
- коды подсистем штатного расписания.
3. Прием на работу
4. Зачисление на должность.
5.Ведение штатного расписания (ШР).
6. Получение оперативных справок по запросу пользователя.
7.Учет бюллетеней.
8.Учет перемещения по должности.
9.Аттестация (ее фиксация).
10.Ведение статистического учета
а) внутреннее использование:
текущий состав принятых и уволенных с работы за отчетный период
б) внешнее использование:
статистические сводки для министерства (количество занятых, пол, должности, болезни, степени) обычно за 1 год.
11.увольнения;
12. предоставление отпусков;
13. подготовка статистических данных по движению кадров;
Обоснование выбора КТС
При автоматизации работы отдела кадров целесообразно использовать высокотехнологичные оперативные электронные устройства, например такие как: компьютер с процессором Intel 2 000 МГц — это минимум. Размер оперативной памяти должен составлять 1 Гб, но лучше 2 Гб для 32-битной системы и 4 Гб для 64-битной. Свободного места на жестком диске должно быть 500 Мб минимум.
Программная среда или средства программирования должны быть высокого уровня, например, SQL, Python или другие системы, используемые в настоящее время, кроме этого Системы управления базами данных (СУБД) или пакеты прикладных программ (ППП).
2. Информационная модель АИС ОК
Рис. 3. Информационная модель отдела учета кадров вуза (схема данных учета кадров)
Таблица 1
Таблица диалога АРМ сотрудника отдела кадров
Экран Действия пользователя Комментарии
1 2 3
1.Диспетчер программ WINDOWS Войти в группу «приложения» установить курсор на иконке файла «OK.mdb» нажать ENTER При загрузке программы «Автоматизация отдел кадров» необходимо чтобы на компьютере была установлена СУБД
2.Приглашение к программе Нажать кнопку «ОК» для начала работы. На экране появляется заставка, затем управление передается главному меню.
ГЛАВНОЕ МЕНЮ
З.Главное меню 1)Ввод личной карточки 2)Ввод штатного расписания 3)Различные запросы 4)Выход из программы. Нажать кнопку, соответствующую нужному пункту меню.
ВВОД ЛИЧНОИ КАРТОЧКИ
3.1 На экране высвечивается окно «СОТРУДНИКИ».Ниже следуют поля: • Фамилия • Имя • Отчество Подразделение Должность Ставка % ЕТС Затем ряд кнопок: 1)Анкетные данные 2)Карьера 3)Паспортные данные 4)Статус работника 5)Назначения и перемещения 6)Отпуска 7)Совмещения 8)Выход в главное меню В главном меню выбрать кнопку «ВВОД ЛИЧНОЙ КАРТОЧКИ». Затем выбрать определенную кнопку для ввода необходимых данных. После ввода данных для выхода в главное меню нажать соответствующую кнопку. ♦ Анкетные данные: 1 пол 2 национальность 3 дата рождения 4 адрес 5 домашний телефон ♦ Карьера: 1 образование 2 когда и что закончил 3 специальность по диплому 4 общий стаж работы с: 5 непрерывный стаж работы с: 6 причина увольнения с последнего места работы ♦ Паспортные данные: 1 серия 2 номер 3 кем выдан 4 дата выдачи 5 семейное положение 6 дети ♦ Статус работника: 1 категория работника 2 дата конкурса 3 дата заключения контракта 4 время действия контракта 5 ученая степень 6 ученое звание ♦ Назначения и перемещения: 1 дата 2 кафедра (отдел) 3 должность
4 ставка % 5 разряд 6 основание ♦ Отпуска: 1 вид отпуска 2 начало периода 3 конец 4 дата начала (окончания) 5 основание Совмещения: 1 подразделение 2 должность 3 ЕТС 4 ставка 5 тип совмещения
ВВОД ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ
3.2 Окно «ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ». Поля: Подразделение Должность ЕТС В главном меню выбрать кнопку «ВВОД ШТАТНОГО РАСПИСАНИЯ» Для выхода в главное меню нажать кнопку «Возврат в главное меню»
РАЗЛИЧНЫЕ ЗАПРОСЫ
3.3 Окно «ШТАТНАЯ КНИГА» Поля: Должность ЕТС ФИО Ставка Примечание В главном меню выбрать кнопку «РАЗЛИЧНЫЕ ЗАПРОСЫ»
ВЫВОД ДАННЫХ НА ПРИНТЕР
4. На экране информация, которую необходимо распечатать. В главном меню программы СУБД в разделе «ФАЙЛ» выбрать команду «На печать» Предварительно включить принтер и проверить его подключение к компьютеру.
ВЫХОД ИЗ ПРОГРАММЫ
5. Главное меню После выхода в главное меню выбрать кнопку «ВЫХОД ИЗ ПРОГРАММЫ»
Сценарий диалога АРМ сотрудника отдела кадров
Экран №1
Выполнение работы
1. Ввод ПК
Экран 2
2. Ввод штатного расписания
^ Экран 3
3. Различные запросы ^ Экран 4
4. Выход из программы ^ Выход в ОС
Экран №2
Сотрудники
1. ФИО
2. Подразделение
3. Должность
4. Ставка
5. ЕТС
• Анкетные данные
^ Экран 2.1
• Карьера
Экран 2.2
• Паспортные данные
^ Экран 2.3
• Статус работника
^ Экран 2.4
• Назначения и перемещения
^ Экран 2.5
• Отпуска
Экран2.6
• Совмещения
^ Экран 2.7
• Выход в главное меню
^ Экран 1
Экран № 2.1
Анкетные данные
1. Пол
2. Национальность
3. Дата и место рождения
4. Адрес, индекс, город, улица
5. Домашний телефон
Экран № 2.2 Карьера 1.Образование 2. Когда и что закончил
3. Специальность по диплому
4. Общий стаж работы с:
5. Непрерывный стаж работы с:
6. Причина увольнения с последнего места работы
Экран № 2.3
Паспортные данные
1. Серия
2. Номер
3. Кем выдан
4. Дата выдачи
5. Дети
Экран № 2.4
Статус работника
1. Категория работника
2. Дата конкурса
3. Дата заключения контракта
4. Время действия контракта
5. Ученая степень
6. Ученое звание
Экран № 2.5
Назначения и перемещения
1. Дата
2. Кафедра (Отдел)
3. Должность
4. Ставка
5. Разряд
6. Основание
Экран № 2.6 Отпуска
1. Вид отпуска
2. Начало периода
3. Конец периода
4. Начало отпуска
5. Конец отпуска
6. Основание
( # )
Рис. 4. Дерево разговора АРМ сотрудника отдела кадров
Пояснения к рисунку 4:
1 - Выполнение работы (главное меню)
2 - Ввод личной карточки
3 - Ввод штатного расписания
4 - Различные запросы (штатная книга)
5 - Выход из программы
2.0 - Сотрудники
- ФИО
- подразделение
- должность
- ставка
- ЕТС
2.1 - Анкетные данные
- пол
- национальность
- дата и место рождения
- адрес
- телефон
2.2 - Карьера
- образование
- учебное заведение
- специальность по диплому
- стаж (общий и непрерывный)
- причина увольнения с последнего места работы
2.3 - Паспортные данные
- серия
- номер
- кем выдан
- дата выдачи
- дети
2.4 - Статус работника
- категория
- дата конкурса
- дата заключения контракта
- время действия контракта
- ученая степень
- ученое звание
2.5 - Назначения и перемещения
- дата
- кафедра (отдел)
- должность
- ставка
- разряд
- основания
2.6 - Отпуска
- вид отпуска
- начало и конец периода
- начало и конец отпуска
- основание
2.7 - Совмещения
- подразделение
- должность
- ЕТС
- ставка
- тип совмещения
3.1 - Подразделение
3.2 - Должность
3.3 - ЕТС
4.1 - Подразделение
4.2 - Должность
4.3 - ФИО
4.4 - Ставка
4.5 - Примечания
4.6 - ЕТС
# - Выход в главное меню
вуз
Рис. 5. Схема документооборота отдела кадров ( схема данных АРМ сотрудника отдела кадров)
Рис. 6. Технологический процесс обработки кадровой информации
Рис.6. (продолжение)
Выбор отчета
1. О численности работающих
2. По труду
3. О движении работников
4. О временной нетрудоспособности
5. О состоянии условий труда
6. О профобучении работников 7.О распределении численности
работников 8. Выход в главное меню
Печать отчета
/-^
Конец
Рис. 6. (продолжение)
Д
Заключение.
Представленный проект является классическим для создания автоматизированной информационной системы, он может использоваться для отдела кадров любых
организаций, в том числе и для высших учебных заведений, и реализовываться в любой программной среде.
Литература
1. Данелян Т.Я., Спирьянов О.А. Учебно-методический комплекс «Общая теория информации для IT- специалистов», 2021г.
2. Данелян Т.Я., Спирьянов О.А. Учебно-методический комплекс «Учебные практики по курсу Теории информации» (приложение к учебно-методическому комплексу ТИ) , 2020г.
3. Данелян Т. Я. Общая теория систем: Монография/Т. Я.Данелян.-М.:МЭСИ, 2015.-304С.
4. Данелян Т. Я.Экономические информационные системы (ЭИС) предприятий и организаций: Монография/Т. Я.Данелян.-М.:Юнити-Дана: Закон и право, 2015.-284С.
5. Данелян Т. Я. Теория систем и системный анализ: Учебно- методический комплекс/Я. Я.Данелян.-М.:ЛЕНАНД, 2016.-360С.
6. Данелян Т.Я., Епихин М.Н. Общая теория информации (ОТИ). Учебно-методический комплекс / Данелян Т.Я., Епихин М.Н. - Москва: Русайнс, 2018. - 120 с.
7. Данелян Т.Я. Организация функционирования экономических информационных систем в маркетинге / Данелян Т.Я.- Москва: Русайнс, 2019. - 240 с.
8. Данелян Т. Я. Лабораторный практикум: Организация и функционирование ЭИС. Международный институт эконометрики, информатики, финансов и права. - М., 2003.
9. Григоренко Г.П., Данелян Т.Я. Системы автоматизированной обработки экономической информации (САОЭИ). Учебное пособие. - М., МЭСИ, 1996.
10.Ангелуш А.Ф., Вдовин А.А., Данелян Т.Я., Лихачева Г.Н. Использование АРМ экономиста в локальных вычислительных сетях ЭВМ. - М.: МЭСИ, 1989.
11. Герман В.А., Илюкович А.А., Кондауров Н.Н. Основные типы задач оптимизации производственной программы предприятия / Автоматизированные системы управления. - Минск, 1973. - Вып. 9 - с. 89-98.
12. Гершенгорин А.Т. Что такое АРМ бухгалтера. - М.: Финансы и статистика, 1988
13. Рот Д.У., Уотерман Д. Проектирование экспертных систем / Пер. с англ. - М.: Мир, 1987.
14.Тифи Т., Фрай Дж. Проектирование структур БД. - М.: Мир, 1985. 15.Чалбаев К.К. Интесификация производства и рыночные отношения. - М.: Экономика, 1990 - с. 285.
Presentation of the project of an automated workplace for an employee of the personnel department in a higher
educational institution Danelyan T.Ya., Kozlova O.A.
Russian University of Economics. G.V. Plekhanov
Personnel accounting is a laborious process that requires a significant investment of time, effort and energy of employees. Human resource management in an enterprise is one of the most responsible functions that requires a large amount of management operations. Of particular importance are the correct selection and placement of employees, the continuous improvement of their qualifications. The solution of the problem "Personnel accounting" is carried out by the personnel department. The article presents a description of the subject area of the human resources department of the university, a description of the information model of the subject area of the human resources department of the university, a scenario, a scheme, a project of the workstation of an employee of the human resources department of the university. Keywords: design, project, automated information system, information system, workstation, workstation, personnel. References
1. Danelyan T.Ya., Spiryanov O.A. Educational and methodological complex "General information theory for IT specialists", 2021.
2. Danelyan T.Ya., Spiryanov O.A. Educational and methodological complex "Educational practices for the course of Information
Theory" (application to the educational and methodological complex TI), 2020
3. Danelyan T. Ya. General theory of systems: Monograph / T. Y. Danelyan.-M.: MESI, 2015.-304C.
4. Danelyan T. Ya. Economic information systems (EIS) of enterprises and organizations: Monograph / T. Y. Danelyan.-M.: Unity-
Dana: Law and Law, 2015.-284C.
5. Danelyan T. Ya. Theory of systems and system analysis: Educational and methodical complex//T. Y.Danelyan.-M.:LENAND,
2016.-360C.
6. Danelyan T.Ya., Epikhin M.N. General Information Theory (GTI). Educational-methodical complex / Danelyan T.Ya., Epikhin
M.N. - Moscow: Rusajns, 2018. - 120 p.
7. Danelyan T.Ya. Organization of the functioning of economic information systems in marketing / Danelyan T.Ya. - Moscow:
Rusajns, 2019. - 240 p.
8. Danelyan T. Ya. Laboratory workshop: Organization and functioning of EIS. International Institute of Econometrics, Informatics,
Finance and Law. - M., 2003.
9. Grigorenko G.P., Danelyan T.Ya. Systems of automated processing of economic information (SAOEI). Tutorial. - M., MESI,
1996.
10. Angelush A.F., Vdovin A.A., Danelyan T.Ya., Likhacheva G.N. The use of an economist's workstation in local computer networks. - M.: MESI, 1989.
11. German V.A., Ilyukovich A.A., Kondaurov N.N. The main types of tasks for optimizing the production program of an enterprise / Automated control systems. - Minsk, 1973. - Issue. 9 - p. 89-98.
12. Gershengorin A.T. What is an accountant's workstation. - M.: Finance and statistics, 1988
13. Roth DW, Waterman D. Design of expert systems / Per. from English. - M.: Mir, 1987.
14. Tifi T., Fry J. Designing database structures. - M.: Mir, 1985.
15. Chalbaev K.K. Intensification of production and market relations. - M.: Economics, 1990 - p. 285.
