CC BY
59
СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ МЕТОДОЛОГИЧЕСКИХ ПОДХОДОВ И МЕТОДОВ ПРОЕКТИРОВАНИЯ АВТОМАТИЗИРОВАННЫХ СИСТЕМ УПРАВЛЕНИЯ ПЕРСОНАЛОМ
© Винтова Т.А.*, Коваль П.Е.*
Российский экономический университет им. Г.В. Плеханова,
г. Москва
Рассмотрены подходы к формированию основных функций автоматизированных систем управления персоналом, а также методы проектирования подобных систем. Рассмотрена возможность использования методологий функционального моделирования семейства ШEF для создания моделей систем управления персоналом. Приведен пример практической реализации отдельных функций автоматизированной системы управления персоналом на примере блока «Штатное расписание».
Ключевые слова управление персоналом, автоматизированная система, структурный подход, декомпозиция, IDEF0, DFD, IDEF3, программное обеспечение.
Проектирование сложных информационных систем, к которым относятся системы управления персоналом, представляет собой определенную последовательность этапов, первым из которых является разработка бизнес-модели. На этом этапе определяются основные задачи и необходимые для их решения функции системы управления персоналом. В результате формируется функциональная модель системы, состоящая из описания предметной области, процессов управления и потоков данных. На следующем этапе производится отображение этой модели в логическую модель структуры данных для последующей генерации структуры базы данных.
На основе анализа современных концепций в сфере управления персоналом и практического опыта использования современных технологий в этой области можно сформулировать перечень задач, автоматизация которых позволит повысить эффективность функционирования средних и крупных предприятий. Он включает в себя не только общеизвестные процессы кадрового делопроизводства и отчетности, но и процессы, напрямую связанные с управлением персоналом.
Приоритеты могут меняться в зависимости от ситуации - например, если происходит увеличение штата компании в сжатые сроки, то, конечно сразу на первое место выходит управление процессом подбора персонала. Но на данный момент можно распределить приоритеты в управлении процессами в порядке убывания таким образом:
* Доцент, кандидат экономических наук, доцент.
* Доцент, кандидат экономических наук, доцент.
- организационное построение;
- подбор и найм персонала;
- учет персонала;
- развитие и обучение персонала;
- оценка и аттестация;
- управление карьерным ростом.
Перечислим основные задачи, которая должна решать комплексная автоматизированная система управления персоналом средних и крупных предприятий:
- учет информации о состоянии персонала;
- автоматизация всех кадровых процедур;
- аттестация и оценка персонала, включая методики тестирования с профессиональной психодиагностикой;
- хранение профессиональной истории каждого сотрудника, формирование индивидуальных планов и карьерных лестниц;
- разработка программ развития персонала на основе совершенствования систем обучения и продвижения сотрудников по служебной лестнице;
- диагностика мотивации, разработка мотивационных механизмов повышения заинтересованности сотрудников;
- оптимизация расстановки кадров, т.е. по каждой кадровой позиции и по каждому работнику должна быть создана актуальная модель компетенций;
- создание современных систем подбора и отбора персонала, предусматривающих оптимизацию внутренних конкурсов;
- подбор и найм кандидатов на вакантные должности;
- подготовка отчетов и презентационных материалов в оперативном режиме и наглядной форме.
Для того чтобы приступить к решению данных задач, сначала в компании необходимо решить задачу организационного построения. Система должна отображать актуальное состояние организационной структуры предприятия и всего того, что с нею связано: текущее и плановое штатное расписание, перечень вакансий, положения о подразделениях, перечень должностей и квалификационные требования к ним, должностные инструкции. Должностная инструкция и трудовой контракт каждого конкретного сотрудника должны формироваться в соответствии с хорошо продуманными функциональными обязанностями данного сотрудника.
Подбор, найм персонала заключается в непрерывной работе по поиску и привлечению нужных специалистов, создание резерва потенциальных кандидатов по всем должностям, оценке профессионально-важных деловых качеств кандидатов на вакантные должности, выбор лучших из резерва.
Для выполнения этих задач в комплексной автоматизированной системе управления персоналом должен быть разработан специальный диагностиче-
ский инструментарий, в котором должна отражаться следующая информация: результаты тестирования как кандидатов на зачисление в штат, так и постоянных сотрудников; сведения об образовании; дополнительные сведения: стаж работы, возраст, состояние здоровья, семейное положение. Такой инструментарий должен осуществлять проверку корректности и актуальности начальных условий. Необходимо учитывать возможные варианты решения подбора персонала: если один претендент по итоговой количественной оценке имеет явный приоритет по сравнению с конкурентами, и если несколько претендентов имеют одинаковую сумму баллов, Таким образом, необходимо делать выборку из общего состава резерва на выдвижение конкретных сотрудников по предварительно определенным признакам. Кроме того, в таком инструментарии должны присутствовать удобные средства для формирования базы кандидатов, и определены формы выдачи результатов подбора персонала.
Следующее направление кадровой работы, которое должно быть автоматизировано - учет персонала, позволяющий производить пересмотр и сокращение расходов на ведение кадровой работы, предоставляющий руководству предприятия достоверную оперативную информацию и рекомендации по оптимальному использованию персонала на основе анализа структуры предприятия и сопровождающий обучение и развитие персонала в интересах предприятия и сотрудников.
Персональный учет сотрудников и кандидатов на работу должен вестись с полной записью их профессиональных качеств, данных для начисления заработной платы, данных об использовании рабочего времени, послужного списка сотрудников, потребности в повышении квалификации и результатов обучения сотрудников в личных карточках сотрудниках. Должен присутствовать богатый набор средств анализа и отчета по персональным и служебным данным. Необходимо создание полного профиля компетенций сотрудника для решения проблем оптимизации использования трудовых ресурсов. По каждому сотруднику составляется полная история навыков и знаний, входными данными могут являться различного рода аттестации, можно хранить полное описание существующих тестов, вопросов интервью или ключевой критерий компетентности.
Важным свойством предлагаемой комплексной системы автоматизации управления персоналом является реализация функции развитие и обучение персонала - умению увязывать потребности предприятия с планами по обучению персонала, повышению квалификации и развитию. Для этого необходимо:
- определять потребности сотрудника в обучении при сопоставлении уровня квалификации - навыков, знаний и умений с требованиями специальности и должности;
- вести историю обучения каждого сотрудника;
- вести учет информации о потенциальных учебных структурах, способных оказывать услуги по обучению и переобучению специалистов;
- вести учет информации о потенциальных способностях кадров к обучению и переобучению, используя тестирование;
- формировать бюджет на обучение и вести учет затрат;
- планировать обучающие мероприятия, связанные с развитием и повышением квалификации персонала: курсы, семинары, тестирование.
Всех сотрудников одновременно занять обучением естественно невозможно. Значит надо определить, кому их них в первую очередь дать шанс повысить свой профессиональный уровень. Для этого необходима экспертная оценка отделов компании, которая выявит ответственные участки, особенности организации работы персонала.
Следующее направление кадровой работы, которое должно быть автоматизировано - оценка персонала, предполагающее разработку и применение методик качественной и количественной оценки результативности работы каждого сотрудника, определение уровня его квалификации. Процесс оценки персонала включает в себя: планирование оценочных мероприятий; процедуру оценки персонала; сбор и обработку данных по результатам оценки. В системе должны быть предусмотрены механизмы для планирования оценочных мероприятий, сбора и фиксации данных по результатам оценки, а также средства анализа, помогающие принимать решения по передвижению персонала.
Кроме того, система должна вести учет информации о претендентах на продвижение по служебной лестнице и планировать технологию карьерного роста для каждого сотрудника. Планирование карьеры состоит в определении целей развития карьеры и путей, ведущих к их достижению. Пути реализации целей развития карьеры - это последовательность должностей, на которых необходимо поработать, прежде чем занять целевую должность, а также средств, необходимых для приобретения требуемой квалификации -курсов по профессиональному обучению, стажировок и т.д.
Увеличение количества решаемых задач, объемов используемой информации и усложнение структуры информационных потоков в такой системе не позволяет перейти к процессу ее создания как к простому наращиванию количества функциональных блоков. Для разработки комплексной автоматизированной системы управления персоналом, отвечающей предъявляемым к ней требованиям, необходимо выполнить анализ информационных взаимосвязей, провести моделирование потоков информации и определить структуру этой системы. Вследствие этого, важным направлением решения этих проблем является разработка функциональной модели автоматизированной системы управления персоналом, позволяющей рационализировать процедуру ее проектирования.
Разработка сложных информационных систем, к которым относится комплексная автоматизированная система управления персоналом, невозможна без тщательно обдуманного методологического подхода. Какие этапы необходимо пройти, какие методы и средства использовать - эти и другие вопросы решаются методологиями программной инженерии.
Сформулированный перечень задач и структура комплексной автоматизированной системы управления персоналом могут стать основой для разработки методологии построения функциональной модели этой системы с использованием инструментальных средств автоматизации проектирования информационных систем (CASE-средств).
Существует достаточное количество различных методологий функционального моделирования, используемых при создании моделей информационных систем. Предлагается использовать методологии IDEF0, DFD, IDEF3, которые позволяют рассмотреть процесс функционирования комплексной автоматизированной системы управления персоналом с разных точек зрения.
Модель IDEF0 (Icam (Integrated Computer Aided Manufacturing) DEFinition) поможет отобразить функциональную структуру системы, а также позволит определить какие объекты или информация служат источником для процессов, что является управляющими факторами, какие ресурсы для этого необходимы. Основу методологии IDEF0 составляет графический язык описания бизнес-процессов. Использование данной модели поможет представить предложенную систему управления персоналом в виде совокупности иерархически упорядоченных и взаимосвязанных диаграмм. После описания системы в целом необходимо провести разбиение ее на крупные фрагменты (функциональная декомпозиция). Далее провести декомпозицию каждого фрагмента системы на более мелкие и так далее до достижения необходимого уровня подробности описания.
Методология DFD (Data Flow Diagram - диаграмма потоков данных) представляет модельную систему как сеть связанных между собой работ. Она может быть использована как дополнение к модели IDEF0 для более наглядного отображения текущих операций документооборота в системах обработки информации.
Для описания логики взаимодействия информационных потоков необходимо использовать методологию IDEF3, называемую также WFD (Work Flow Diagram). Модель IDEF3 является стандартом документирования процессов, происходящих на предприятии, и предоставляет инструментарий для наглядного исследования и моделирования их сценариев (описание последовательности изменений свойств объекта в рамках рассматриваемого процесса). Специфический для IDEF3 элемент - перекресток позволяет описать последовательность выполнения работ, очередность их начала и завершения.
Кроме этого, необходимо использовать методологию структурного анализа ERD (Entity-Relationships Diagrams) - диаграммы «сущность-связь», в
которых описание предметной области задается в категориях сущностей, их связей, атрибутов сущностей и связей. БЯ - модель является СУБД независимой и, следовательно, легко настраиваемой на конкретную базу данных.
Анализ и применение этих методологий позволил сформулировать виды и последовательность работ, применяемые для построения модели комплексной автоматизированной системы управления персоналом, т.е. определить методологию разработки функциональной модели, представляющую собой следующую последовательность действий:
1. Проведение функционального и информационного исследования системы управления персоналом предприятия:
- определение организационно-штатной структуры предприятия;
- определение перечня структурных элементов системы управления персоналом предприятия;
- исследование деятельности и определение задач структурных элементов;
- классификация функций структурных элементов.
2. Разработка моделей деятельности структурных элементов и системы управления в целом:
- выделение множества внешних объектов, оказывающих существенное влияние на деятельность структурного элемента;
- спецификация входных и выходных информационных потоков;
- выявление основных процессов, определяющих деятельность структурного элемента и обеспечивающих реализацию его целевых функций;
- спецификация информационных потоков между основными процессами деятельности, уточнение связей между процессами и внешними объектами;
- построение функциональной диаграммы системы управления с указанием структурных элементов и функций, реализация которых будет моделироваться на DFD-уровне.
- разработка иерархии диаграмм потоков данных, образующих функциональную модель деятельности структурного элемента;
- объединение функциональной (IDEF0) и DFD моделей в единую модель комплексной автоматизированной системы управления персоналом.
3. Разработка информационных моделей структурных элементов и модели информационного пространства системы управления:
- определение сущностей модели и их атрибутов;
- проведение атрибутного анализа и оптимизация сущностей;
- идентификация отношений между сущностями и определение типов отношений.
На основе разработанной методологии может быть построена функциональная модель системы, состоящая из описания предметной области, процессов и потоков данных.
В качестве иллюстрации выбранного подхода рассмотрим интернет-реализацию некоторых функций штатного расписания автоматизированной системы управления персоналом. Штатное расписание - это основной документ, который применяется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с учредительным документом (уставом или положением).
Для работодателя штатное расписание автоматизированной системы управления персоналом будет являться весьма удобным инструментом, выполняющим сразу несколько функций. В частности, оно позволяет:
- проследить организационную структуру компании (ее структурные подразделения) ;
- закрепить штатную численность структурных подразделений и количество штатных единиц по каждой должности (профессии);
- проследить систему оплаты труда работников структурных подразделений;
- установить и закрепить размеры надбавок;
- облегчить отслеживание вакансий и осуществление подбора персонала на данные вакансии.
Прежде чем приступить к составлению штатного расписания, необходимо определиться с организационной структурой предприятия. Организационная структура - это схематическое отображение структурных подразделений. В ней необходимо отразить как вертикальные, так и горизонтальные связи между подразделениями.
Таким образом, к основным функциям штатного расписания автоматизированной системы управления персоналом относятся: ведение перечня структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы.
Использование данного инструмента поможет руководству укомплектовать организацию и ее структурные подразделения работниками. На основе штатного расписания кадровая служба сможет вести подбор сотрудников на вакантные должности, формировать резерв на выдвижение, организовать повышение квалификации кадров.
Интернет-реализация основных функций штатного расписания, рассмотренных выше, выполнена на основе использования языка программирования php, в качестве базы данных использовано СУБД MS Access. Подобный выбор обусловлен возможностью использовать в дальнейшем для автоматизации процессов управления и документооборота возможностей MS Office и Visual Basic for Applications. На странице «Штатное расписание» (рис. 1) представлена организационная структура предприятия в виде таблицы. Над формой расположена строка поиска для отбора нужных строк.
Значения поля «Структурное подразделение» данной таблицы представляют собой особого рода фильтры: если кликнуть по названию подразделения, то в таблице будут выведены только должности, соответствующие данному отделу.
Рис. 1. Внешний вид страницы организационной структуры предприятия
Заголовки столбцов таблицы являются активными - например, щелкнув по заголовку «Структурное подразделение», пользователь увидит в таблице все должности, соответствующие отделам, отсортированным по алфавиту.
При нажатии на ссылку с названием отдела в графе «Структурное подразделение» открывается штатное расписание для конкретного отдела. После таблицы указывается фонд оплаты труда непосредственно для отдела, для которого показано штатное расписание.
Основные действия со штатными единицами - добавление, редактирование и удаление соответствующих записей в базе данных и отображение этих изменений в интерфейсе пользователя.
Для добавления новой должности в отдел необходимо кликнуть по ссылке Добавить должность со страницы «Должности» или воспользоваться ссылкой «Добавить должность в отдел» на странице при просмотре всех должностей определенного подразделения.
Нсеотлепм Но сптпкпники ИНэтнпр расписание Вт г Справка
Добавление новой должности
Добавить должность с названием в отдел Директорат -
Штатный единиц.
Тарифная ставка
Надбавка та ненормированный рабочий дань
Рис. 2. Фрагмент страницы создания новых должностей
Переход по данным ссылкам приведет к открытию страницы, на которой из выпадающего списка можно будет выбрать отдел и заполнить поля формы,
затем необходимо нажать кнопку «Отправить». При использовании ссылки «Добавить должность в отдел» (рис. 2) в выпадающем списке по умолчанию будет выбран текущий отдел, но при желании его можно изменить.
После нажатия кнопки «Отправить» пользователь будет перемещен (рис. 3) на страницу с сообщением о добавлении должности.
Все отделы Все сотрудники Штатное расписание Все приказь
Добавление должности в отдел «Директорат»
Рис. 3. Информация о создании новой должности
Ссылка «К списку должностей отдела» позволяет просмотреть все должности того подразделения, в котором только что была создана новая должность. С помощью ссылки «К списку всех должностей» пользователь может перейти на страницу со списком должностей всего предприятия. В случае если пользователь не указал название должности, должность не будет добавлена, и приложение попросит пользователя вернуться и ввести наименование должности.
Для редактирования должности, используется ссылка «Редактировать должность», расположенная в таблице под названием каждой должности. Перейдя по ссылке, пользователь попадет на страницу «Редактирование должности», где необходимо заполнить поля формы для изменения сведений о должности. Поля заполняются в соответствие с теми же правилами, что и поля формы создания новой должности. Нажатием кнопки «Изменить» пользователь подтверждает сохранение новых данных.
Удаление должности возможно с помощью ссылки под ее названием «Удалить должность». После клика будет осуществлен переход на страницу с результатами удаления должности. Удалить должность, которую занимает хотя бы 1 сотрудник, нельзя; в таком случае на экран будет выведено сообщение о невозможности данного действия.
Если должность удалена, система выведет сообщение об удачном завершении операции.
Пользователю доступны следующие отчеты:
Все сотрудники - содержит данные о тарифах и надбавках.
Все сотрудники отдела - формируется аналогично отчету Все сотрудники, но для сотрудников конкретного отдела.
Все уволенные сотрудники - содержит данные об уволенных сотрудниках: их ФИО, занимаемых должностях и датах увольнения.
Все работающие сотрудники - аналогичен отчету Все сотрудники, в конце отчета подсчитывается общая сумма, которая тратится на зарплату сотрудников.
Все отделы и должности предприятия (структура).
Отчет по вакансиям
Отчетность по форме Т-3 (штатное расписание).
Отчет по форме N1 (Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы).
Далее рассмотрены три последних отчета, как наиболее часто используемые при работе со штатным расписанием.
Отчет по вакансиям (рис. 5) формируется в виде обычной таблицы из трех колонок с указанием количества вакансий для каждой должности. Отражает не только данные по вакансиям, но и структуру предприятия, так как должности разбиты по отделам. В начале отчета указывается дата составления.
Рис. 4. Отчет по вакансиям
Рис. 5. Форма Т-3
В конце отчета производится подсчет фонда оплаты труда по всему предприятию и общее количество сотрудников:
Отчет по форме N 1 (Сведения о распределении численности работников по размерам заработной платы) является унифицированной формой отчетности в Росстат. В ней также автоматически проставляется дата и рассчитывается фонд оплаты труда и общее количество сотрудников (рис. 7). В графах 3 и 4 показываются данные о работниках списочного состава, принятых на постоянную, временную, сезонную работу (включая работников, работавших неполное рабочее время в соответствии с трудовым договором), которым была начислена заработная плата за указанный месяц.
Рис. 6. Форма N 1
В результате выполненной разработки реализованы основные функции штатного расписания автоматизированной системы управления персоналом. На этой основе в дальнейшем предполагается создание комплексного тренажера, который позволит проводит обучение студентов как очной, так и дистанционной формы обучения по дисциплине «Управление персоналом».
Список литературы:
1. Черемных С.В., Семенов И.О. Структурный анализ ШEF-технологий. -М.: Финансы и статистика, 2005.
2. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. Структурные модели бизнеса: ОЕО-тех-нологий. - М.: Финансы и статистика, 2003.
3. Маклаков С.В. BPWIN и ERWIN. CASE-средства разработки информационных систем. - М.: Диалог-МИФИ, 2000.
4. Маклаков С.В. «Моделирование бизнес-процессов с AllFusion Process Modeles (BPWIN 4.1). - М.: Диалог, 2005.
5. Смирнова Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: уч. / Под ред. Ю.Ф. Тельянова. - М.: Финансы и статистика, 2001.
6. Свергун О., Пасс Ю. HR-практика. Управление персоналом. - Изд. Питер, 2005.
