ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ Текст научной статьи по специальности «Науки об образовании»

УДК: 004.91

Блохинова Е.А. студент магистратуры 2 курса Технологический университет (прикладная информатика)

Россия, г. Королёв ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА В ОБРАЗОВАТЕЛЬНЫХ УЧРЕЖДЕНИЯХ

Аннотация: внедрение системы электронного документооборота в образовательных учреждениях является неизбежным следствием развития информационных технологий. Традиционный документооборот обладает рядом недостатков, которые устраняются при переходе на ЭДО. Однако процесс внедрения сопряжён с рядом трудностей: от незначительных до заставляющих лиц, принимающих решения, задуматься об отказе от использования систем электронного документооборота. Цель данного исследования заключается в том, чтобы выявить первоисточники затруднений и предложить наиболее оптимальные пути решения проблем внедрения ЭДО в образовательных учреждениях с учётом особенностей отрасли.

Ключевые слова: электронный документооборот, ЭДО, документооборот в образовательных учреждениях, проблемы внедрения новых информационных технологий.

Blohinova E.A., master student 2 course, University of Technology (applied computer science)

Russia, Korolev

PROBLEMS OF INTRODUCING ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT IN EDUCATIONAL INSTITUTIONS

Abstract: the introduction of electronic document management system in educational institutions is an inevitable consequence of the development of information technologies. Traditional document flow has a number of drawbacks, which are eliminated during the transition to EDM. However, the implementation process presents a number of challenges, ranging from minor ones to decision makers thinking about abandoning the use of electronic document management systems. The purpose of this study is to identify the primary sources of difficulties and suggest the best ways to solve the problems of implementing EDM in educational institutions, taking into account the characteristics of the industry.

Keywords: electronic document management, EDM, document management in educational institutions, problems of introduction of new information technologies.

Необходимость введения электронного документооборота в образовательных учреждениях обусловлена в первую очередь растущей доступностью образования для населения. По данным Федеральной службы

Экономика и социум" №5(60) 2019

www.iupr.ru

1404

государственной статистики с начала XXI века численность воспитанников дошкольных образовательных организаций выросла более чем в полтора раза [1]. Рост числа обучающихся неизбежно провоцирует рост объёма документооборота. Кроме того, современные образовательные учреждения зачастую имеют сеть филиалов, между которыми необходимо наладить быстрый и качественный обмен документами. Исследователь Гайдукова Л.Н. выделяет следующие недостатки традиционного документооборота:

- неизбежная потеря документов, следовательно, и информации;

- большие затраты времени на подготовку и согласование документов;

- избыточность документооборота;

- невозможность установления истории работы с документами;

- избыточные затраты на бумагу и копирование для создания нескольких копий одного документа [2].

Каждая организация, в которой предстоит провести переход на систему электронного документооборота, сталкивается с такими трудностями, как консерватизм сотрудников и руководства, отсутствие налаженной схемы обработки документов, неясность структуры организации, длительность миграции в электронный вид существующей документации, юридические проблемы и проблемы обеспечения необходимого уровня защиты от несанкционированного доступа [3].

Так как большинство образовательных учреждении подчиняется государству, в данной сфере наиболее остро встаёт проблема признания юридической силы электронных документов, проблема консерватизма, и малой мощности используемых в организации компьютеров. Таким образом, при работе над совершенствованием СЭД для образовательных учреждений необходимо уделять основное внимание предотвращению некорректного заполнения документов под влиянием человеческого фактора и снижению требований к вычислительным ресурсам.

Использованные источники:

1. Информация по дошкольным образовательным организациям // Федеральная служба государственной статистики. URL: http://www.gks.rU/wps/wcm/connect/rosstat_main/rosstat/ru/statistics/population/e ducation/# (дата обращения: 23.10.2018).

2. Проблемы традиционных технологий документационного обеспечения / Л.Н. Гайдукова // Секретарское дело.- 2006.- № 10.- С. 17-22.

3. Внедрение систем электронного документооборота: проблемы и решения // iTeam. Всё об управлении компанией. URL: https://iteam.ru/publications/it/section_64/article_2687 (дата обращения: 23.10.2018).

Экономика и социум" №5(60) 2019

www.iupr.ru

1405