CC BY
24
НЕКОТОРЫЕ АСПЕКТЫ ОПТИМИЗАЦИИ БИЗНЕС-ПРОЦЕССОВ КРУПНЕЙШЕГО ХОЗЯЙСТВУЮЩЕГО СУБЪЕКТА
И.В. Ромашкина, доцент
Сибирский государственный университет путей сообщения (Россия, г. Новосибирск)
DOI:10.24412/2411-0450-2021-10-2-82-84
Аннотация. В статье рассматриваются: вопросы оптимизации управления компанией, такие как создание общего центра обслуживания (ОЦО) с целью ведения бухгалтерского учета, решения кадровых вопросов, а также взаимодействия с клиентами; система электронного документооборота (СЭД), как единая корпоративная информационная система, обладающая функционалом электронного документооборота и электронного архива документов; предпосылки и результаты внедрения СЭД; ключевые задачи внедрения и условия использования электронного документооборота (ЭДО); организация внутреннего и внешнего ЭДО.
Ключевые слова: оптимизация управления компанией, бизнес-процесс, общий центр обслуживания, электронный документооборот.
ПАО Ростелеком» является одной из крупнейших в России и Европе телекоммуникационных компаний национального масштаба, которая присутствует во всех сегментах российского рынка услуг связи. Компания стабильно развивается в высокотехнологичных сегментах, таких как широкополосный доступ в Интернет и услуги передачи данных, интерактивное платное телевидение, сети VPN, услуги видеоконфе-ренцсвязи и интеллектуальные телекоммуникационные услуги. Кроме того, компания сохраняет лидерство на традиционных рынках местной и дальней связи. ПАО «Ростелеком» - признанный технологический лидер в инновационных решениях в области Электронного правительства, облачных вычислений, здравоохранения, образования, безопасности, жилищно- коммунальных услуг.
В рамках реализации стратегических приоритетов до 2022 года компания продолжает работать над повышением внутренней эффективности. В обществе создан общий центр обслуживания (ОЦО), что позволило значительно сократить операционные затраты за счет оптимизации штата и исключения дублирующих функций. Кроме того, стандартизация бизнес-процессов повышает качество и скорость выполняемых операций. В структуре ОЦО находятся бухгалтерские и кадровые спе-
циалисты, а также персонал по работе с клиентами. ОЦО - многофункциональное подразделение общества, выполняет повторяющиеся бизнес-процессы по всей организации [1].
Для отражения в бухгалтерском учете хозяйственных операций Общества, осуществляемых в Зоне действия Филиала ОЦО, в Филиале ОЦО созданы бухгалтерские службы - Центры учета и отчетности Филиала ОЦО. Бухгалтерские службы расположены в трех основных локациях: Нижний Новгород, Воронеж и Новосибирск.
К основным направлениям оптимизации в Многофункциональном общем центре обслуживания ПАО «Ростелеком» (МФ ОЦО) относятся структурные изменения, а также автоматизация и цифровизация [2].
Несколько лет назад в компании началось внедрение системы электронного документооборота (СЭД). СЭД - единая корпоративная информационная система, обладающая функционалом электронного документооборота и электронного архива документов, и обеспечивающая единую точку доступа к документам, систему хранения и работы с документами, как на стадии текущего делопроизводства, так и на этапе архивного хранения. СЭД обеспечивает процесс создания, управления доступом и распространения электронных до-
Journal of Economy and Business, vol. 10-2 (80), 2021
кументов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации. Электронный документооборот (ЭДО) делится на внутренний и внешний [3]. Внутренние документы Общества составляются, исполняются, хранятся в рамках Общества и не выходят за его пределы (например, первичные учетные документы Общества, приказы). Участниками внутреннего ЭДО выступают бухгалтеры, материально-ответственные лица, сотрудники Центра по работе с персоналом, руководители подразделений, члены инвентаризационной комиссии и др. Роль участника определяется исходя из бизнес-процесса, по которому осуществляется внутренний ЭДО. Инициатор электронного документа осуществляет первоначальное формирование документа, заполнение всех реквизитов и отправку на подписание по ЭДО. Согласующий электронного документа проверяет корректность заполнения документа и согласовывает (либо отклоняет) документ. Информация о согласовании документа согласующим хранится в системе. Подписант электронного документа - лицо, подписывающее документ собственной электронной подписью. Подписант должен быть наделен правом подписывать внутренние документы Общества. К документам, наделяющим правом подписи, как правило, относят приказ, доверенность, договор о материальной ответственности и др.
В ПАО «Ростелеком» существуют подробные инструкции и шаги бизнес-процесса для документов по учету запасов, основных средств, кассовых операций, а также по табелю учета рабочего времени и кадровым приказам.
Предпосылками внедрения внутреннего ЭДО стали следующие факторы:
- существенные объемы внутренних документов, подлежащие подписанию на бумаге и сканированию;
- удаленность подписантов от места возникновения факта хозяйственной жизни (и друг от друга при наличии нескольких подписантов, что обусловлено масштабами деятельности компании); как следствие - существенные сроки подписания документа и его несвоевременное от-
ражение в учете.
Внедрение внутреннего электронного документооборота решает эти проблемы, поэтому бизнес был крайне заинтересован в проекте. Проект стартовал в 2016 году.
Работа через электронный документооборот позволяет:
- оперативно подписывать и передавать документы за считанные секунды;
- снизить затраты на обработку, проверку и хранение первичных учетных документов на бумажном носителе.
Общество осуществляет хранение внутренних электронных документов в системе «Архив первичных документов» (АПД) на собственном центральном файловом хранилище документов.
Внешний ЭДО - это обмен юридически значимыми электронными документами между Ростелекомом и контрагентами. Ростелеком работает с операторами Тензор (СБИС) и Контур (Диадок), но обмениваться документами может и с другими операторами ЭДО. Документы внешнего электронного документооборота (ЭДО) хранятся на внешних серверах сторонних операторов.
Внешний ЭДО делится на входящий, исходящий документооборот и договорные документы. Входящий ЭДО охватывает такие документы как товарная накладная, счет-фактура, универсальный передаточный акт, акт КС-2, справка КС-3, акт выполненных работ. Компания работает над пополнением списка документов, переведенных на ЭДО. В настоящее время с помощью ЭДО осуществляется более 40% внешнего документооборота Компании. Среди контрагентов лидерами по использованию электронных документов в 2020 году стали операторы связи: ПАО Вымпелком, ПАО Мегафон, Т2 Мобайл, а также ОАО РЖД и ООО ФЕСТ [4].
Одним из способов повышения эффективности деятельности коммерческой организации является оптимизация бизнес-процессов. В ПАО «Ростелеком» проведена централизация бухгалтерского и кадрового учета, а также взаимодействия с клиентами. В компании активно внедряется электронный документооборот. Основная цель перехода на ЭДО - выстроить работу
Journal of Economy and Business, vol 1Q-2 (8Q), 2Q21
с документами по современным принци- ствует направлению «Повышение эффектам, сделать ее более производительной и тивности операционных процессов» Стра-комфортной для сотрудников. Проводимая тегии компании до 2025 года. оптимизация бизнес-процессов соответ-
Библиографический список.
1. Положение об управлении бизнес-процессами ПАО «Ростелеком» от 30.07.2019 г.
2. Инструкция для Руководителей структурных подразделений по организационной структуре в ПАО «Ростелеком» от 31.07.2017 г.
3. Схема утверждения электронных документов поступающих по ЭДО (СБИС/Диадок) ПАО «Ростелеком» 15.06.2020 г.
4. ПАО «Ростелеком»: официальный сайт. - Москва. - URL: https://www.company.rt.ru. (дата обращения: 10.09.2021). - Текст: электронный.
SOME ASPECTS OF OPTIMIZING BUSINESS PROCESSES OF A LARGEST
BUSINESS ENTITY
I.V. Romashkina, Associate Professor Siberian Transport University (Russia, Novosibirsk)
Abstract. The article discusses: issues of optimization of company management, such as the creation of a common service center (SSC) for the purpose of accounting, solving personnel issues, as well as interaction with clients; electronic document management system (EDMS), as a unified corporate information system, which has the functionality of electronic document management and electronic archive of documents; prerequisites and results of the implementation of the EDMS; key implementation objectives and conditions for using electronic document management (EDM); organization of internal and external EDF.
Keywords: optimization of company management, business process, shared service center, electronic document management.
Journal of Economy and Business, vol. 1Q-2 (8Q), 2Q21
