CC BY
33
УДК 334.72 doi: 10.20310/1819-8813-2017-12-6-190-195
ОБЕСПЕЧЕНИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРЕДПРИЯТИЯМИ МАЛОГО БИЗНЕСА
МАЧКАСОВА АНАСТАСИЯ ВИКТОРОВНА
Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, e-mail: [email protected]
ГОРБУНОВА ОЛЬГА НИКОЛАЕВНА
Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, e-mail: [email protected]
ЛОСКУТОВА МАРИНА ВЛАДИМИРОВНА
Тамбовский государственный университет имени Г. Р. Державина, г. Тамбов, Российская Федерация, e-mail: [email protected]
Целью написания данной статьи является исследование различных систем электронного документооборота и необходимость их применения для предприятий малого бизнеса. В условиях информационного общества развитие бизнеса становится невозможным без профессионального документооборота, где на смену классическому документообороту приходит электронный. Ни одна современная организация сегодня не может существовать без грамотно организованной системы электронного документооборота. В целом, использование различных online-сервигов и IT-программ предприятиями малого бизнеса становится неотъемлемой частью осуществления предпринимательской деятельности. Стоит заметить, что любой бизнес требует ведения большого количества различной документации. Для автоматизации и информационной поддержки работы предприятий различных сфер, чья финансовая и хозяйственная деятельность нередко значительно отличается друг от друга, разрабатываются системы документооборота, ориентированные на работу в определенной сфере экономики. Среди таких программных пакетов особо выделяются системы для автоматизации малого бизнеса. Эти системы, как правило, предназначены для упрощения и структурирования доступа к документации. Сравнительная простота и универсальность программных комплексов для малого бизнеса позволяют значительно сократить цикл внедрения таких систем. Клиент может самостоятельно устанавливать систему на свой персональный компьютер и создавать локальные сети.
Ключевые слова: информационные технологии, малый бизнес, электронный документооборот
Для того, чтобы оставаться конкурентоспособным, современному бизнесу необходимо совершенствоваться каждый день. Постоянно появляются новые полезные опНпе-сервисы и самые разные программы для предпринимателей. Интернет проник во все сферы современного общества, и предпринимательство не является исключением. Как и в остальных случаях, информационные технологии служат для ускорения и упрощения какого-либо вида деятельности [1].
ЮНЕСКО дает следующее определение понятию Информационные Технологии (ИТ) - это комплекс взаимосвязанных научных, технологических, инженерных наук, изучающих методы эффективной организации труда людей, занятых обработкой и хранением информации с помощью вычислительной техники и методы организации и взаимодейст-
вия с людьми и производственным оборудованием, их практические применение, а также связанные со всем этим социальные, экономические и культурные проблемы [2].
Ведение любого бизнеса - это ведение документации. Любой индивидуальный предприниматель сталкивается с документооборотом, не говоря уже о более крупных организационно-правовых формах. Договоры, акты, приказы, исходящая и входящая корреспонденция есть в любой организации, и их не только необходимо правильно составлять, так еще и подписывать со своими контрагентами. Почти все организации понимают необходимость ведения учета всех этих документов.
Электронный документооборот (ЭДО) - это система автоматизированных процессов обработки
электронных документов, реализующая концепцию «безбумажного делопроизводства» [3].
Основным элементом электронного документооборота является электронный документ, создаваемый с помощью средств компьютерной обработки информации и хранящийся в виде файла того или иного формата на машинном носителе. Внедрение электронного документооборота позволяет предприятию получить следующие преимущества: однократная регистрация документа, позволяющая безошибочно идентифицировать его в системе; параллельное выполнение нескольких операций, сокращающее время движения документа и повышающее оперативность исполнения; непрерывное движение документа, дающее возможность выявить ответственного за его исполнение в любой момент процесса; единая база документов, исключающая возможность их дублирования; результативный поиск документа при наличии о нем минимальной информации; эффективная система отчетности, позволяющая контролировать движение документа на каждом этапе документооборота.
В зависимости от специфики деятельности организации выделяют несколько видов электронного документооборота:
- производственный ЭДО;
- управленческий ЭДО;
- архивное дело;
- кадровый ЭДО;
- бухгалтерский ЭДО;
- складской ЭДО;
- технологический ЭДО;
- секретный и конфиденциальный ЭДО [3].
Однако предприятия отличаются по способам
его ведения:
- бумажные реестры или журналы;
- электронные таблички Excel;
- специализированные решения.
К проблемам внедрения системы электронного документооборота можно отнести следующее:
- консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота;
- фактор директора «советского типа» - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы;
- постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов;
- необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об элек-
тронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость);
- необходимость взаимодействовать с внешним «бумажным» миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа [4].
Современные информационные технологии предоставляют большие возможности предприятиям малого бизнеса в области повышения эффективности и оптимизации рабочего процесса. Использование средств автоматизации дает возможность выполнить работу быстро и без ошибок, избежать которых не получится при обработке большого количества информации вручную.
Так какая же система управления рабочим процессом эффективнее остальных позволяет координировать потоки информации, ускорять процессы ее обработки, оптимизировать процессы принятия управленческих решений? Конечно же, система электронного документооборота.
Система электронного документооборота (СЭД) - организационно-техническая система, которая обеспечивает процесс создания, управления и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также позволяет обеспечить контроль потоков документов внутри самой организации.
Системы электронного документооборота значительно улучшают процесс работы с документами. Это относится как к руководящему звену, так и предметным специалистам всех уровней организации. При использовании СЭД существенно сокращается время рутинной работы с документами, эта система позволяет значительно облегчить работу системы менеджмента качества, усилить контроль над деятельностью всех структурных подразделений бизнеса.
Большое значение для оперативного доведения информации до работников, контроля исполнения поручений, улучшения взаимодействия отдельных исполнителей в процессе работы с документами, оптимизации внутренних процессов организации, поиска информации и определения стадии исполнения документов и их местонахождения, имеет использование современных ГГ решений. Это в итоге способствует увеличению скорости и качества решения вопросов, которым посвящены документы.
Ведь подобные информационные решения внедряются, прежде всего, для оптимизации работы с документами, ускорения бизнес-процессов, облегчения ежедневных рутинных операций, выполняемых сотрудниками, упрощения контроля над орга-
низацией и, в конечном итоге, повышения эффективности бизнеса в целом.
Конечно же, ожидать, что при внедрении электронного документооборота бумажные документы исчезнут, не стоит. Их юридическую силу еще никто не отменял. Хотя законодательство так же явно движется в сторону автоматизации и переводу всех сфер нашей жизни в цифровой формат (на смену ныне действующему закону №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи» от 10.01.02 вот-вот придет новый, еще более прогрессивный закон «Об электронной подписи»). Несмотря на то, что сама бумага еще долго будет исполнять роль «доказательства» содеянного, то информация, содержащаяся в ней, при этом будет доступна в удобном для анализа и принятия решений в цифровом виде [5].
Поэтому для работы непосредственно с бумажными документами в системе документооборота должны быть предусмотрены функции для соблюдения требований государственной системы доку-ментационного обеспечения управления по организации бумажного делопроизводства.
На все бумажные документы (акты, товарные накладные, договоры, соглашения, сопроводительные документа, приказы и т. п.) заводятся регистра-ционно-контрольные карточки (РКК), позволяющие вести журналы регистрации, отслеживать местонахождение, сроки возврата и исполнения бумажных документов.
Казалось бы, каждому предприятию нужен идеальный процесс документооборота. Однако внедрение электронного документооборота будет эффективно лишь для тех предприятий, которые удовлетворяют следующим условиям:
- руководящее звено организации готово к перестройке бизнес-процессов, которая направлена на их оптимизацию и четкую регламентацию (в связи с тем, что без этой работы внедрение электронного документооборота невозможно);
- руководство ставит целью внедрения электронного документооборота повышение эффективности управления предприятием, а не только облегчение работы отдельных подразделений (например, бухгалтерии или канцелярии).
Эффект от внедрения системы электронного документооборота может быть как количественным, который можно выразить в финансовых показателях, так и качественным, который сложно поддается оценки, но именно он влияет на увеличение эффективности бизнеса:
- исключаются потери оригиналов документов, так как сотрудники работают с электронными версиями;
- увеличивается ответственность всех сотрудников за исполнение и доведение до конца всех полученных распоряжений, поскольку они понимают, что распоряжение не забудется и обязательно будет проверенно;
- обеспечивается мгновенный доступ к документации в соответствии с имеющимися у сотрудника полномочиями значительно уменьшается время на поиск документов;
- руководство способно оценить нагрузку на работников и эффективность работы сотрудников, так как информация обо всех заданиях фиксируется в системе и в любой момент времени можно узнать - какие у кого поручения и каковы сроки исполнения;
- повышается скорость документооборота, что отражается на скорости и качестве обслуживания клиентов, а это - прямой путь повышения конкурентоспособности бизнеса;
- накапливаются корпоративные знания, обеспечивается быстрое обучение и взаимозаменяемость сотрудников, поскольку все задания и документы хранятся в системе;
- повышается общий уровень корпоративной культуры, которая нацеливает каждого сотрудника на достижение общих целей предприятия [6].
В результате предприятие становится единым отлаженным механизмом, которым легко управлять. У современного руководителя появляется возможность с успехом воплощать в жизнь все новые решения.
Какой же способ работы предпочтительнее. Ведение ручной регистрации корреспонденции или использовать автоматизированный учет? Ответить на этот вопрос не так просто. Тот факт, что необходимо автоматизировать бухгалтерию в организации сомнений не вызывает. А необходимость автоматизации ведения документооборота, на первый взгляд, кажется сомнительной. Однако с точностью можно сказать, что информационные решения, предназначенные для автоматизации системы документооборота, позволяют намного больше, чем стандартные бумажные способы. Мы можем выделить несколько однозначных плюсов при их использовании.
Единственная электронная база данных вместо множества бумажных картотек и реестров. При ведении бизнеса разные виды корреспонденции учитываются в нескольких журналах, которые хранятся в разных местах или даже подразделениях организации. Для того чтобы найти конкретный документ, сначала необходимо узнать, где и кем он зарегистрирован, и после этого уже можно будет узнать, кому передан для исполнения или хранения.
В это время, автоматизированная система позволяет фиксировать весь документооборот в одном месте, доступ к которому возможен из разных мест. Любые виды документов можно регистрировать, исходя из особенностей их содержания и состава, вести специальные реестры, настраивать права доступа для сотрудников. Однако не все системы позволяют разграничить доступ. В основном это профессиональные решения - например, разработанные компанией ЭОС СЭД «ДЕЛО» или ECM-системе EOS for SharePoint. Программы с минимальным набором функций не предназначены для этого [1].
Одна из самых важных составляющих эффективной деятельности любого бизнеса - это соблюдение сроков. Это относится как к организации внутреннего рабочего процесса, так и к взаимодействию с контрагентами. Например, если нарушить срок исполнения договора или оплаты, то это приведет к финансовым потерям. Кроме того, такая ошибка способна навредить репутации организации, что иногда даже хуже, чем финансовые потери. Конечно же, возможно контролировать все сроки в очередном журнале, либо держать это в голове. Однако такое решение возможно лишь при небольшом объеме документов, которые требуют отслеживания. Так же никто не отменял человеческий фактор - работник может просто забыть о сроке. Контроль над исполнением сроков, входящий в список функций практически всех систем электронного документооборота, позволяет избежать этих неприятностей. Контролировать сроки и отслеживать нужные даты в системе просто и удобно, а что-то забыть невозможно.
В сегодняшних реалиях большинства фирм множество документов вместе с бумажной формой существуют и в электронном виде. Все эти файлы хранятся разрозненно - на разных стационарных и мобильных компьютерах, на флешках и съемных жестких дисках, в электронной почте и т. д. Современные системы («ДЕЛО» и EOS for SharePoint) позволяют упорядочить текущее хранение через создание электронных архивов. Не нужно придумывать собственные методы систематизации - все это уже встроено в продукт.
Приведем пример самых популярных систем электронного документооборота:
- Дело. Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса.
- 1С:Архив. Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.
- Логика. Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело».
- ЕВФРАТ. Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.
- DIRECTUM. Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM [7].
Системы электронного документооборота могут отличаться по видам применяемых технологий, области, в которой применяются и степени интеграции. В зависимости от применяемых технологий работы следует выделить четыре вида СЭД:
1) Клиент-серверные системы. У этого вида систем основные модули управления данными и документацией размещены на специально выделенном сервере. Клиентская часть представляет собой интерфейс взаимодействия пользователей с системой. Преимуществом таких систем можно назвать их быстроту и надежность.
2) Системы, основанные на web технологиях. Такие системы работают на основе удаленного доступа к серверу. Преимуществом такой технологии является возможность отказаться от клиентских приложений. Доступ к системе документооборота с рабочих мест сотрудников осуществляется посредством web-браузеров.
3) Системы, основанные на базах данных. Такой тип систем интегрирован с базами данным типа SQL или Oracle. Вся информация хранится внутри этих баз данных. Для обработки информации при-
меняются отдельные модули. Преимуществом таких систем является возможность хранения большого объема информации.
4) Системы, основанные на «облачных» технологиях. Этот тип систем похож по своей сути на системы с web технологиями. Различие заключается только в том, что в качестве сервера системы электронного документооборота используется сервер хостинг-провайдера.
В зависимости от степени интеграции, системы электронного документооборота можно разделить на следующие виды:
- универсальные системы электронного документооборота (EDMS системы). Это независимые системы документооборота, полностью предназначенные для автоматизации процесса управления документацией. Как правило, такие системы используют клиент-серверную технологию работы;
- системы управления групповой работой. Эти системы обеспечивают распределенную работу с документами и данными группы пользователей. Их основное назначение - обеспечить совместную работу. Поэтому, системы управления групповой работой имеют значительно меньший функционал, чем EDMS системы;
- встроенные модули в составе информационных систем управления. Такие модули имеют все ERP системы. Данные модули также имеют ограниченный функционал (в сравнении с EDMS системами) и, как правило, без внедрения базового функционала ERP системы не работают [8].
Подводя итоги, можно отметить, что потребности малого бизнеса стимулируют производителей IT систем на создание различных специализированных продуктов, которые учитывают своеобразие деятельности и особенности использования IT системами этими субъектами экономики. Системы электронного документооборота являются одними из самых популярных IT продуктов, необходимых самым разным предприятиям. На сегодняшний день электронный документооборот активно внедряется во все сферы информационной деятельности современного общества. Он стал обычным инструментом бизнеса, позволяющим упорядочить работу с документами и наладить прохождение документов внутри частных компаний и государственных организаций.
Литература
1. URL: https://www.eos.ru/eos_products/solution/-avtomatizatsiya_biznes_protsessov/
2. Сайт специализированного учреждения ООН по вопросам образования, науки и культуры URL: http://ru.unesco.org/ (дата обращения: 01.09.2017).
3. URL: https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-doku-mentooborot-na-predprijatii.html
4. URL: http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.-php?ID=27946
5. URL: http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.-php?ID=29372
6. Волков И. К., Королев И. Д. Формирование электронных дел в системе электронного документооборота // Естественные и математические науки в современном мире: сборник статей по мат-лам Междунар. науч.-практ. конф. № 1(48). Новосибирск: СибАК, 2017. С. 36-41.
7. Лебедева А. В. Ведение бухгалтерского учета на современном этапе // Прорывные научные исследования: проблемы, закономерности, перспективы / Сборник статей VI Междунар. науч.-практ. конф. / под общей редакцией Г. Ю. Гуляева. Пенза, 2017. С. 170-176.
8. Маров В. Н. Электронные системы делопроизводства // Научный журнал. Иваново, 2017. № 2(15) С. 34-35.
References
1. URL: https://www.eos.ru/eos_products/solution/-avtomatizatsiya_biznes_protsessov/
2. Sajt spetsializirovannogo uchrezhdeniya Organizatsii Ob"yedinyonnykh Natsij po voprosam obrazovaniya, nauki i kul'tury [Website of specialized institution of the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization]. URL: http://ru.unesco.org/ (data obrashcheniya: 01.09.2017).
3. URL: https://www.kp.ru/guide/ielektronnyi-doku-mentooborot-na-predprijatii.html
4. URL: http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.-php?ID=27946
5. URL: http://www.docflow.ru/edu/glossary/detail.-php?ID=29372
6. Volkov I. K., Korolev I. D. Formirovaniye elektronnykh del v sisteme elektronnogo dokumentooborota [Formation of electronic affairs in an electronic document management system] // Estestvennye i matematicheskiye nauki v sovremennom mire: sb. st. po mat-lam Mezhdunar. nauch.-prakt. konf. № 1(48). Novosibirsk: SibAK, 2017. S. 36-41.
7. Lebedeva А. V. Vedeniye bukhgalterskogo ucheta na sovremennom etape [Conducting accounting at the present stage] // Proryvnye nauchnye issledovaniya: problemy, zakonomernosti, perspektivy / Sbornik statej VI Mezhdunar. nauch.-prakt. konf. / pod obshhej redaktsiej G. Yu. Gulyaeva. Penza, 2017. S. 170-176.
8. Marov V. N. Elektronnye sistemy deloproizvodstva [Electronic systems of office-work] // Nauchnyj zhurnal. Ivanovo, 2017. № 2(15) S. 34-35.
* * *
ENSURING ELECTRONIC DOCUMENT FLOW BY SMALL BUSINESS ENTERPRISES
MACHKASOVA ANASTASIYA VIKTOROVNA Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation, e-mail: [email protected]
GORBUNOVA OLGA NIKOLAEVNA Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation, e-mail: [email protected]
LOSKUTOVA MARINA VLADIMIROVNA Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation, e-mail: [email protected]
The purpose of this article is the research of various electronic document management systems and need of their application for small business enterprises. In the conditions of information society development of business becomes impossible without professional document flow where electronic document flow replaces classical one. Any modern organization cannot exist without competently organized electronic document management system today. In general, use of various online-services and IT programs, small business enterprises becomes an integral part of implementation of an entrepreneurial activity. It is worth noticing that any business demands maintaining a large number of various documentation. The systems of document flow focused on work in a certain sphere of economy are developed for automation and information support of work of the enterprises of various spheres whose financial and economic activity quite often considerably differs from each other. Among such software packages there are systems for automation of small business. These systems are, as a rule, for simplification and structuring access to documentation. Comparative simplicity and universality of program complexes for small business allow to reduce a cycle of introduction of such systems considerably. The client can independently install system on the personal computer and create local networks.
Key words: information technologies, small business, electronic document flow
Об авторах:
Мачкасова Анастасия Викторовна, магистрант 2 курса направления подготовки «Электронный бизнес» Института экономики, управления и сервиса Тамбовского государственного университета имени Г. Р. Державина, г. Тамбов
Горбунова Ольга Николаевна, кандидат экономических наук, доцент кафедры политической экономии и современных бизнес-процессов Института экономики, управления и сервиса Тамбовского государственного университета имени Г. Р. Державина, г. Тамбов
Лоскутова Марина Владимировна, кандидат экономических наук, доцент кафедры политической экономии и современных бизнес-процессов Института экономики, управления и сервиса Тамбовского государственного университета имени Г. Р. Державина, г. Тамбов
About the authors:
Machkasova Anastasiya Viktorovna, Applicant for Master's Degree, Institute of Economy, Management and Service, Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation
Gorbunova Olga Nikolaevna, Candidate of Economics, Associate Professor of the Accounting and Business Informatics Department, Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation
Loskutova Marina Vladimirovna, Candidate of Economics, Associate Professor of the Political Economy and Modern Business Processes Department, Tambov State University named after G. R. Derzhavin, Tambov, the Russian Federation
