ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ О МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСАХ НА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТООБОРОТ В СИСТЕМЕ УЧЕТНОЙ ИНФОРМАЦИИ О МАТЕРИАЛЬНО-ПРОИЗВОДСТВЕННЫХ ЗАПАСАХ НА ЖЕЛЕЗНОДОРОЖНОМ ТРАНСПОРТЕ

И.В. Ромашкина, доцент

Сибирский государственный университет путей сообщения (Россия, г. Новосибирск)

DOI: 10.24411/2411-0450-2020-10827

Аннотация. В статье рассматриваются: электронный документооборот (ЭДО) как организационно-техническая система, обеспечивающая процесс создания, управления доступом и распространения электронных документов в компьютерных сетях, а также контроль над потоками документов в организации; глобальный проект ОАО «РЖД» по внедрению ЭДО в учете материально-производственных запасов, который является одним из направлений совершенствования бухгалтерского учета; бизнес-процесс, описывающий порядок формирования первичного документа в ЭДО, который позволил существенно сократить время продвижения документа от его формирования до отражения в учете.

Ключевые слова: цифровая экономика, электронный документооборот, бизнес-процесс, первичные учетные документы, внутрихозяйственные расчеты.

Увеличение объемов внешней и внутрикорпоративной информации приводит к неэффективности обмена традиционными бумажными документами. В конце 20 века компании развитых стран начали активный переход на безбумажный документооборот. В 2017 году распоряжением Правительства Российской Федерации от 28 июля 2017 г. № 1632-р утверждена программа «Цифровая экономика Российской Федерации». Цифровая экономика - система экономических, социальных и культурных отношений, основанных на использовании цифровых информационно-коммуникационных технологий.

ОАО «РЖД» - это первый российский транспортный гигант, который принял собственную стратегию цифровой трансформации до 2025 года. С 2007 года в Холдинге ведется активная работа по автоматизации документооборота аппарата управления, филиалов и дочерних обществ. ОАО «РЖД» проводит политику корпоративной информатизации, внедрена Единая автоматизированная система документооборота (ЕАСД). Основными предпосылками внедрения ЕАСД на железнодорожном транспорте были:

1. отсутствие общих стандартов и инструментов работы с документами, как на

уровне аппарата управления, так и на уровне филиалов и дочерних обществ ОАО «РЖД»;

2. отсутствие формализованных процедур согласования документов в рамках нескольких подразделений ОАО «РЖД»;

3. отсутствие сквозного контроля исполнения поручений.

Указанные факторы негативно влияли на исполнительскую дисциплину и приводили к неконтролируемому увеличению сроков обработки документов, что, в свою очередь, отрицательно влияло на оперативность, актуальность и качество управленческих решений [1].

В настоящее время ОАО «РЖД» переходит на новые методы управления бизнесом с использованием электронного документооборота (ЭДО). Электронный документ (ЭД) - это информация, представленная в электронной форме, пригодной для восприятия человеком, с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.

С 2018 года в ОАО «РЖД» внедряется ЭДО по следующим направлениям: учет расчетов с контрагентами, учет материалов, учет основных средств [2].

Journal of Economy and Business, vol. 10-2 (68), 2020

Для каждого первичного документа по учету материальных ценностей подготовлен бизнес-процесс, описывающий порядок формирования документа в ЭДО. Например, бизнес-процесс электронного документооборота по формированию требования-накладной формы № М-11 при передаче товарно-материальных ценностей (ТМЦ) между структурными подразделениями, состоит из нескольких последовательных этапов.

Материально ответственное лицо склада-отправителя материала осуществляет отпуск материалов структурным подразделениям филиалов ОАО «РЖД», после чего с рабочего места в Единой корпоративной автоматизированной системе управления финансами и ресурсами (ЕК АСУФР-2) оформляет требование-накладную формы № М-11. Специалист структурного подразделения-отправителя, принимающий решение о возможности отпуска ТМЦ, с рабочего места в ЕК АСУФР-2 имеет возможность просмотра всех электронных требований-накладных формы № М-11 за любой период в форме отчета. При просмотре требования-накладной М-11, имеющего статус «Создано», специалист выполняет его подписание квалифицированной электронной подписью. При этом требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Разрешено».

Материально ответственное лицо структурного подразделения выполняет подписание М-11 в статусе «Разрешено» квалифицированной электронной подписью, требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Подписано МОЛ1». При подписании требования-накладной М-11 МОЛ, инициируется автоматическое создание документа отпуска, а в бухгалтерском учете по подразделению-отправителю материала автоматически формируется бухгалтерская запись: Дебет10 субсчет17 «Материалы, переданные другим подразделениям, до акцепта» Кредит10 субсчет «Материалы на складе».

После успешного формирования документа отпуска материала требование-накладная формы № М-11 получает статус «Отпущено» и автоматически передается

получателя материала. Материально ответственное лицо склада-получателя, получив требование-накладную формы № М-11 в электронном виде, имеющее статус «Отпущено», сверяет данные с фактически поступившим количеством материала и выполняет подписание М-11 квалифицированной электронной подписью. Требованию-накладной М-11 автоматически присваивается статус «Подписано МОЛ2», изменение статуса документа автоматически передается отправителю материала. При подписании требования-накладной М-11 материально ответственным лицом склада-получателя инициируется автоматическое создание документа поступления, а в бухгалтерском учете подразделения-получателя материала автоматически формируется бухгалтерская запись: Дебет 10 субсчет «Материалы на складе» Кре-дит10 субсчет 19 «Материалы, полученные от других подразделений, до акцепта». У отправителя материала один раз в сутки автоматически запускается фоновое задание по созданию извещений формы № ФРУ-13 для всех требований-накладных формы № М-11, имеющих статус «Отпущено» или «Получено».

При акцепте извещения формы № ФРУ-13 выполняется автоматическое сопоставление документа (документов) поступления и извещения формы № ФРУ-13. В бухгалтерском учете структурного подразделения-получателя материала автоматически формируется бухгалтерская запись на получение по внутрихозяйственным расчетам стоимости материала от структурного подразделения-отправителя: Дебет10 субсчет19 «Материалы, полученные от других подразделений, до акцепта» Кре-дит79 «Внутрихозяйственные расчеты».

Одновременно, в подразделении-отправителе материала автоматически формируется бухгалтерская запись, отражающая передачу по внутрихозяйственным расчетам стоимости материала структурному подразделению-получателю: Де-бет79 «Внутрихозяйственные расчеты» Кредит10 субсчет17 «Материалы, переданные другим подразделениям, до акцепта». После акцепта извещения формы № ФРУ-13 соответствующему требова-

Journal of Economy and Business, vol. 1Q-2 (öS), 2Q2Q

работников, ответственных за обработку документов; повышение платежной дисциплины; оперативный контроль статуса документа; существенное уменьшение количества ошибок по сравнению с бумажными документами.

нию-накладной формы № М-11 присваивается статус «Акцептовано» [3].

В процессе внедрения выявлены ключевые преимущества электронного документооборота: сокращение расходов на печать, доставку, обработку и хранение документов; повышение производительности труда

Библиографический список

1. Российские железные дороги: сайт. - ОАО «РЖД», 2003-2020. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://rzd.ru (дата обращения: 22.09.2020).

2. Распоряжение ОАО «РЖД» от 27.03.2018 года № 623р «О внедрении юридически значимого электронного документооборота с контрагентами».

3. Проектное решение «Модификация ЕК АСУФР-2 в части юридически значимого документооборота требования-накладной формы М-11», утверждено заместителем начальника Департамента бухгалтерского учета Бухгалтерской службы ОАО «РЖД» 01.07.2018 г.

ELECTRONIC DOCUMENT CIRCULATION IN THE SYSTEM OF ACCOUNTING INFORMATION ON MATERIAL AND PRODUCTION STOCKS ON RAILWAY

TRANSPORT

I.V. Romashkina, Associate Professor Siberian Transport University (Russia, Novosibirsk)

Abstract. This article discusses: electronic document management (EDM) as an organizational and technical system that provides the process of creation, access control and distribution of electronic documents in computer networks, as well as control over the flow of documents in the organization; the global project of Russian Railways on the introduction of EDM in the accounting of inventories, which is one of the areas of improving accounting; a business process describing the procedure for forming a primary document in EDM, which made it possible to significantly reduce the time of document promotion from its formation to being reflected in the accounting.

Keywords: digital economy, electronic document flow, business process, primary accounting documents, on-farm settlements.

Journal of Economy and Business, vol. 1Q-2 (öS), 2Q2Q