CC BY
20
УДК657.6:339.187.6 Т.1. Хомуляк-ЛБ1НБУ
ПРОБЛЕМИ АВТОМАТИЗАЦП ОБЛ1КУ Л1ЗИНГОВИХ ОПЕРАЦ1Й
Розкрито труднощi, якi виникають при автоматизацп бухгалтерського облiку лiзингових операцiй. Описано переваги комп'ютерного ведення облiку даного виду господарсько'1 дiяльностi. Проведено короткий аналiз наявних програмних продук-тiв, якi можуть забезпечити комп'ютеризащю облiку лiзингових операцiй. Серед ш-ших показано конкретнi переваги програми "1С" для автоматизацп бухгалтерського обдшу лiзинговоi дiяльностi та подано рекомендацп для ii застосування лiзинговими компанiями.
Ключов1 слова: лiзинговi операцп, ефективнiсть, програмний продукт, ком-п'ютеризащя.
T.I. Homulyak - LBINBU The problems of automation of leasing operation accounting
In this article the author shows the difficulties, which happen in automation of leasing operation accounting. It is shown the advantages of computerized accounting of this kind of activity. A short analysis of program products, which can help in computerized accounting, is made. It is also shown the advantages of this program "1 C" for the automation of leasing operation accounting and recommendations for its usage by leasing companies are shown. Key words: leasing operations, efficacy, program product, computerising.
Комп'ютеризащя e одним з основних напрямюв удосконалення i тд-вищення ефективност бухгалтерського облжу, чи не единим засобом шдви-щення росту продуктивност пращ, досягнення оперативност та достатньо1' анал^ичност облжового процесу.
У нових - ринкових умовах господарювання, на еташ трансформаци економжи та облшово1* системи краши, значно зрю обсяг економiчноi шфор-мацп, на яку необхщно своечасно та адекватно реагувати. Це призводить до ускладнення бухгалтерського облжу i збшьшення навантаження на облшовий апарат, котрий повинен забезпечити обробку ще1* iнформацii для прийняття ефективних та дieвих рiшень. Для виршення цiei проблеми суб'ектами господарювання створюються шформацшт системи, як покликанi розв'язати складнi ситуацii у фшансовому та управлiнському облiку та позбутися шфор-мацiйного дефiциту в системi управлiння.
При проведеннi дослщження ринку лiзингових послуг виявлено факт мммального використання в облiку сучасних бухгалтерських програм. У бь льшост випадкiв облiк лiзингових операцiй зосереджений на облжу основних засобiв, тому саме ця дiлянка повинна бути максимально автоматизована.
Як вщомо, облж основних засобiв е однieю з найскладшших та гро-мiздких дшянок облiку та вимагае значних трудових затрат на його ведення. На наш погляд, автоматизащя дано!" дшянки облiку дозволить значно скоро-тити трудовi затрати, надасть змогу швидко та адекватно реагувати на змши в складi власного та орендованого майна тощо.
Це питання частково висв^лювалось у працях в^чизняних та зарубiж-них вчених, таких як Бутинець Ф.Ф., Дик В.В., Завгороднш В.П., Олек-сюк О.С., Подольський В.1., Уринцов А.1. [1-4].
Наше дослщження мае за мету бiльш грунтовно розглянути питання комп'ютеризаци лiзингових операцш, показати переваги автоматизованого облiку дано! дшянки, що дае змогу забезпечити бшьшу швидкiсть обробки даних, швидкий доступ шформаци до зацiкавлених оЫб, надасть облiковим даним ширшi анаштичш можливостi.
При автоматизаци облiку операцш лiзингу в бiльшостi випадкiв авто-матизуеться облiк основних засобiв.
Автоматизований розв'язок задач з облiку основних засобiв базуеться на створеннi та веденш шформацшно! бази про наявшсть об,ектiв, яка фор-муеться на основi швентарно: картотеки. При веденш тако! картотеки на комп,ютерi (вщповщна програма) ручна обробка шформаци вщсутня.
Призначення автоматизаци облiку згадано! вище дiлянки полягае у ви-конанш системних облiково-контрольних операцiй:
• автоматизация документування первинно! документации
• оперативне управл1ння, контроль за наявтстю та рухом майна;
• видача за запитом необхвдно! шформаци.
Технологiчний процес обробки шформаци на комп,ютерi складати-меться з таких етапiв:
• тдготовка первинно! шформаци з питань надходження та руху майна, що за-д1яне за л1зинговими угодами;
• створення 1нвентарно! картотеки на момент впровадження;
• створення нормативно-доввдково! шформаци;
• створення набору даних про рух основних засоб1в, причини списань, ремонт1в тощо;
• проведення розрахунк1в 1 занесення шформаци в базу даних;
• формування шформаци для подальшого використання;
• проведення анал1зу вих1дно! шформаци з метою адекватного та д1евого ре-агування на стан справ за л1зинговими угодами;
• прийняття ршень за отриманими результатами;
• передача даних в сумiжнi програми для обробки шформаци фшансовим та економ1чним ввддшами, вiддiла матерiально-технiчного постачання та дове-дення згруповано! iнформацii до вищого керiвництва.
На наш погляд, програма з обл1ку л1зингових операцш мае передбачати декшька режим1в роботи. Наприклад, ми можемо запропонувати так режими:
• "нормативно-довщкова iнформацiям - здшснюеться формування i коректуван-ня НД1 щодо наявного майна лiзинговоi компанii, перелiк контрагентов;
• "операци з облiку основних засобiв" - ввщ i обробка вхiдноi шформаци, робота з ^ентарною картотекою;
• "вихщна iнформацiя" - розрахунок i вiдображення вихвдно! iнформацii;
• "ведення iнформацiйноi бази" - робота з автоматизованою швентарною картотекою;
• "контрольно-аналгтична робота" - здiйснюе аудиторську перевiрку, для ш-формацшного забезпечення дiяльностi вiддiлiв контролю i аудиту.
При автоматизованому формуванш первинно! документаци у користу-вача е можливють модифiкувати наявнi стандартнi форми. При цьому йому надаеться типова форма, на основi яко!' вiн формуе необхщну йому форму первинного документу шляхом його доповнення або коректування.
Формування необхщного первинного документу забезпечуе генератор друкуючих форм. Розрахунок та вщображення вихщно! iнформацii вщбу-ваеться пiсля вводу нормативно-довщково! iнформацii.
Для аналiтичного облiку основних 3aco6iB ведеться автоматизована ш-вентарна картотека, у якш вiдображаються всi данi, необхщш для управлiння та облiку [2, ст. 176-177]. З ïï допомогою бухгалтер мае змогу проаналiзувати стан основних засобiв, термiн ïx служби, види i термiн проведення ремонпв, суми нарахованого зносу, термiн i суми переоцшок, правильнiсть вiдсотку амортизацшних вiдраxувань, порядок вiдшкодування лiзинговими платежами вартост об'ектiв, обсяг i структуру угод фшансового та оперативного лiзин-гу. Шляхом перегляду карток анаштичних даних визначаеться необxiднiсть i завантаження основних засобiв, а за необхщност визначаеться фондовiддача даного iнвентарного об'екту.
Для нарахування i розподшу амортизацшних вщрахувань за кодами виробничих затрат формують вiдомiсть нарахування амортизацiï. На ïï основi бухгалтер може здшснити аналiз та контроль за правильшстю та формуван-ням норм амортизацшних вщрахувань, правильнiстю використання попра-вочних коефщент1в, перевiрити суми нараxованоï амортизаци та визначити залишкову вартiсть на певну дату.
Для облжу, контролю i аналiзу даних про виконаний ремонт, ре-конструкцiю чи полшшення орендованого майна використовують вiдомiсть "Довщка про виконаний капiтальний ремонт, реконструкщю, полшшення". З ïï допомогою легко контролювати стан майна, кiлькiсть та обсяг полшшень, а також ïx доцiльнiсть [1, ст. 307-308].
Для узагальнення даних про наявне майно рекомендуемо використо-вувати зведену вiдомiсть з облiку основних засобiв, яка мiстить iнформацiю про вс можливi види руху основних засобiв, якi призвели до ^eï чи iншоï змiни ïx вартосл. Цю вiдомiсть також можна згрупувати у вище перелiчениx розрiзаx, зокрема за об'ектами, як перебувають в лiзингу. Для контролю за наявшстю та станом майна, яке передано чи взято в лiзинг, можна сформува-ти вiдомiсть у розрiзi орендарiв чи лiзингодавцiв.
За допомогою довщника коректних проведень здiйснюeться автоматична перевiрка правильностi вiднесення операцш з руху майна на ri чи iншi рахунки бухгалтерського облжу, повiдомляeться про допущенi помилки шляхом дiалоговиx повiдомлень, пропонуються можливi варiанти проведень. Тому застосовуючи автоматизовану обробку даних бухгалтер чи керiвник може в значно коротшi промiжки часу одержати коректну, достовiрну, якiсну та своечасну iнформацiю щодо стану конкретного майна.
Таким чином при автоматизаци операцш з облжу основних засобiв, а також мехашзаци облiку лiзинговиx операцiй, бухгалтеру полегшуеться пра-ця з облiку власного та залученого майна, покращуеться анал^ичшсть даних, спрощуеться контроль.
Тепер спробуемо коротко охарактеризувати програмнi продукти, яю дозво-ляють здшснювати автоматизований облш основних засобiв та лiзинговиx операцш.
Безумовно, що найдешевшим та найпростшим способом частковоï ав-томатизацiï облжу лiзинговиx операцiй е застосування можливостей прог-рамного продукту MS Excel. Засобами цieï програми можна забезпечити ши-роке розкриття аналiтичностi, яке присутне при лiзингу об'eктiв основних за-
co6iB. За допомогою введення формул розрахунку амортизацшних вщраху-вань повнiстю автоматизуеться процес нарахування амортизацп, згiдно з ви-могами облiкових стандартiв № 7 "Основш засоби" i № 14 "Оренда". При цьому можна забезпечити нарахування амортизацп за будь-яким з методiв. С можливють видавати зведену таблицю, яка враховуватиме суми покращень, збiльшення та зменшення балансово! вартост груп основних засобiв, швидко буде розраховувати залишкову вартiсть майна тощо.
Вважаемо, що це найдешевший варiант, оскiльки даний програмний продукт е в наявност програмного забезпечення будь-якого комп'ютера та не вимагае особливих знань. Проте, попри автоматизацш рiзних розрахункових та аналiтичних моментiв, вш не забезпечуе автоматизацп самого обл^ лiзингу.
Тепер розглянемо бiльш складш та дорожчi шляхи автоматизацп. Сьо-годнi на ринку iснуе безлiч готових програмних продуктiв, якi можуть авто-матизувати не лише конкретну дшянку облiку, а й весь облжовий процес, по-чинаючи зi складання первинних документiв i завершуючи складанням звгг-ностi за результатами проведено! роботи.
Серед готових програмних продукпв, як можна вiднести до класу бухгалтерских програм, можна видшити такi, що найбiльше поширеш на ринку: 1С: Бухгалтерiя, Галактика, Парус, Тритон, R/3 [1, ст. 237-303].
Аналiзуючи процес поширення комп'ютеризацп облiку в господарю-ючих суб,ектiв великого, малого та середнього бiзнесу, а також доступностi тих чи шших програмних продуктiв, наявност квалiфiкованих спецiалiстiв iз забезпечення та програмного супроводу згаданих вище програм, можна дшти до висновку, що найпоширешшою з них е 1С: Бухгалтерiя (у рiзних сво!х конф^уращях). З погляду автора, дана програма е найбшьш оптимальною для автоматизацп облжу не лише лiзингових операцш, а й всього облiкового процесу на шдприемствь Програма 1С мае зручний штерфейс, дае широкi можливост бухгалтеру для конфiгурування iснуючих та створення нових форм документ та звтв, з врахуванням особливостей дiяльностi конкретно взятого суб'екта господарювання. При цьому програма не е складною для ви-вчення, не вимагае особливих знань в комп'ютернш галуз^ дозволяе вщко-ректувати пiд вимоги специфжи дiяльностi конкретного суб'екта господарювання певш форми звiтiв, мае широк аналiтичнi можливостi.
Також хочемо проаналiзувати певнi особливостi програми 1С щодо автоматизацп облiку лiзингових операцш.
У перелжу програм 1С для Украши реально реалiзовано схему роздшь-ного ведення бухгалтерського та податкового облшу необоротних активiв. Ця схема пропонуе паралельний (одночасний) ввiд ре^зш!в, необхiдних для бухгалтерського та податкового облжу i простежуеться на вшх етапах облiкового процесу. Цих еташв декшька i вони мають самостiйне значення, нормативне регулювання та оформляються певними первинними документами:
• надходження необоротних актив1в;
• введення в експлуатащю;
• нарахування амортизацп;
• вибуття [1, ст. 303].
З нашо1 точки зору, систему зручно використовувати при лiзингових операцiях, оскшьки тут об'ектами лiзингу та облшу виступають тi caMi необо-ротш активи (оcновнi засоби). А якщо е змога в режимi "Конф^урування" програми 1С пiдiбрaти зручнi форми докуменпв та звiтiв для вщображення тих чи iнших оперaцiй - взагаш дозволяють максимально зручно оргашзува-ти бухгалтеру облiковий процес.
У межах одного довщника рiзнi елементи можуть бути об'еднаш в групи. Bd дaнi щодо нaявноcтi основних зacобiв на пiдприемcтвi збер^ати-муться в довщнику "Оcновнi засоби", що е аналогом картотеки основних за-cобiв на пiдприемcтвi. Цей довщник е дворiвневим, що забезпечуе додаткове групування об'ек^в основних зacобiв, наприклад: виробничого та невиробни-чого призначення. Перевагами комп'ютерно! iнвентaрноï картки порiвняно з паперовим ноciем е наявшсть бiльшоï кiлькоcтi реквiзитiв та можливють ïx коригування вiдноcно особливостей господарсь^' дiяльноcтi.
Програма забезпечуе можливicть одночасного ведення податкового та бухгалтерського облтв, яю, на жаль, е рiзними, що дозволяе розподiлити ос-новш фонди, витрати на придбання яких шдлягають та не пiдлягaють амортизацп для щлей оподаткування.
Оргашзащя бази даних дозволяе провести повну швентаризащю основних зacобiв, включаючи визначення первicноï вaртоcтi за групами, розра-хувати i перевiрити суми амортизацшних вщрахувань i зносу за кожним ш-вентарним об'ектом, впорядкувати i перевiрити iнвентaрнi номери та iншi ре-квiзити в бaзi даних. Як вxiдну iнформaцiю для створення картотеки застосо-вують швентарш картки з облiку основних зacобiв. При рееcтрaцiï надход-ження основних зacобiв i внесення змiн до iнвентaрноï картотеки дaнi вво-дяться в окрему швентарну картку. Крiм картотеки, записи заносяться до журналу бухгалтерських проводок i поповнюють списки об'еклв, якi нaдiйшли або були перемщеш.
Як правило, бшьшють реквiзитiв вводиться в довiдник при робот з документом "Bвiд в експлуатащю". Заповнення дiaлоговоï форми цього документу починаеться з вибору опцп "Вводу в експлуатащю необоротних акти-вiв", де проставляеться вид активу, мюця ix зберiгaння, мaтерiaльно вщповь дaльнi особи тощо. Таблична частина документу шформуе про аналггику ра-хунку кaпiтaльниx iнвеcтицiй, назву об'екта, первicну вaртicть, одиницю ви-мiру, цiну та суму. При проведенш документу буде сформовано необхщний нaбiр бухгалтерських проведень щодо прийняття об,ектiв на баланс, збшь-шення вартост груп основних фондiв тощо.
При введенш в екcплуaтaцiю автоматично виконуеться контроль на дублювання швентарних номерiв, а дaнi про найменування шдроздшв i зна-чення норм амортизацп за об'ектами, що вводяться, беруться з вщповщних клacифiкaторiв. У рaзi вiдcутноcтi таких даних у клacифiкaторi iнвентaрний номер поповнюеться.
Амортизaцiя основних зacобiв автоматизована з допомогою документу "Нарахування знову" який дозволяе працювати як в бухгалтерському, так i податковому облжу (рис. 1).
Рис. 1.1нтерфейс документу нарахування зносу
Шсля проведення цього документу можна отримати друкований варь ант вiдомостi про нарахування амортизаци за податковим та бухгалтерським облiком. У цих вщомостях вщображаеться балансова вартiсть до амортизаци, сума амортизацшних вiдрахувань з пооб'ектною розбивкою за засобами пер-шо! групи i в цiлому за другою, третьою та четвертою групами в податково-му облiку, та пооб'ектно за всiма групами в бухгалтерскому облiку.
ТзОВ "ХХХХ"
Вщомгсть нарахування амортизаци за 1 Квартал 2003 р.
Група 2 (податковий облш)
Знижувальний коефщюнт: 1.00 Коефщ1ент амортизаци: 0.0625
Найменування Кшькють Балансова варт1сть Сума аморт. вщрахувань
1нв. № , Комп'ютерТесИтс Pro Celeron 633 1,000 1 384,38 86,52
1нв. № , Вщеокамера Sam.VP-M50 1,000 1 035,91 64,74
1нв. № , Телефонна приставка Орех 1130 2,000 5 331,65 333,23
Ihb. № , Nootbook Celeron 500 1,000 4 853,73 303,36
Разом : Вщомють нарахування амортизаци за 1 Квартал 2003 р. Група 3 Знижувальний коефщ1ент: 1.00 Коефщюнт амортизаци: 0.0375 787,85
Найменування Кшькють Балансова варт1сть Сума аморт. вщрахувань
Ihb. № , Зварювальний апарат 1,000 117,40 4,40
Ihb. № , Р1зак SELMA 1,000 315,77 11,84
______________________________
Ihb. № , Блокживлення 1,000 208,08 7,80
Разом : 24,04
Головний бухгалтер: 1ванов П.С.
Рис. 2. Вiдомiсть нарахування амортизаци в податковому обяжу пропонована
автором
Ми пропонуемо, для зручносп, з допомогою режиму "конф^уруван-ня" програми "1С" забезпечити пооб'ектне нарахування амортизаци за II, III i IV групами основних засобiв також i у податковому облшу, що надасть зруч-ностi в облжово-аналгтичнш роботi, збiльшить аналiтичнi можливост дано! вiдомостi. У запропонованому варiантi вiдомiсть нарахування амортизаци матиме такий вигляд (рис. 2).
При лiзингу об'екти можуть зазнавати полшшень, якi можна вщобра-жати з допомогою документу мМодернiзацiя необоротних активiв". Коли та-кий документ оформляеться на об'ект, що належить до виробничих фондiв i помiчений вщповщним чином в довiднику, тодi з'являеться група реквiзитiв "Змiна балансово! вартосп".
У документi важливе значення мае ре^зит "Вказати суму на витрати в ручну", що дозволяе редагувати суму затрат на полшшення майна, яку шд-приемство мае право включати до складу валових витрат. Шсля проведення документу, якщо 10 % бар'ер було перевищено, сума витрат, яка бшьша вiд нього, вщноситься автоматично на збiльшення вартосп вщповщно1 групи основних фондiв. Цей самий документ передбачае можливють вiдображення модершзаци, здшснено1 як власними силами, так i з допомогою сторонньо! (тдрядно1) оргашзаци.
На нашу думку, документ "Лшвщащя необоротних активiв", який призначений для лжвщаци (списання) основних засобiв, можна застосовува-ти також при списанш об,ектiв лiзингу при переходi права власностi шсля за-кiнчення термiну угоди фшансового лiзингу. Документ передбачае два види лжвщаци: списання та реалiзацiя, що досить зручно при вщображенш лiзин-гових операцiй.
Для вiдображення основних засобiв у податковому облiку в системi використовуються позабалансовi рахунки окремо для кожно1 групи. Причому за першою групою облiк ведеться в розрiзi кожного конкретного об'екта, що дозволяе на будь-який момент часу отримати даш щодо його балансово1 вар-тостi. А на рахунках за шшими групами майна не передбачено аналпичного облiку, тому що облж ведеться в цiлому за групою. Тут е ознака кшьюсного облшу, що дозволяе знати кшьюсть та загальну суму за групою на будь-який момент часу [5, ст. 278-280].
Проаналiзувавши основш особливосп та переваги програми 1С, ми хочемо порекомендувати застосовувати И для автоматизацп облжу лiзинго-вих операцш у компашях, що займаються лiзингом для покращення оргашзаци та оптимiзацil облiкового процесу.
Л1тература
1. Бутинець Ф.Ф. та ш. 1нформацшш системи бухгалтерського обл1ку: Пщручник для студенпв вищих навчальних заклад1в спещальносп 7.050106 "Облш 1 аудит"; 2-е вид., пе-реробл доп. - Житомир: Рута, 2002. - 544 с.
2. Завгороднш В.П. Автоматизащя бухгалтерського обл1ку, контролю, анал1зу та аудиту. - К.: А.С.К., 1998. - 768 с.
3. Олексюк О.С. Системи пщтримки прийняття фшансових р1шень на мкрор1вш: Монограф1я. - К.: Наук. думка, 1998. - 508 с.
4. Подольский В.И., Дик В.В., Уринцов А.И. Информационные системы бухгалтерського учета: Учебник для вузов/Под ред. В.И. Подольского. - М.: Аудит, ЮНИТИ, 1998. - 319 с.
5. Чистов Д.В., Таранов А.В., Заремба О.А., Заремба А.В. Хозяйственные операции в компьютерной бухгалтерии 7.7 для Украины: Учебное пособие. - М.: К, 2002. - 526 с.
