CC BY
110
Знаменская Н.В.
Применение карты знаний как метода управления знаниями для повышения эффективности организации
Управление знаниями признается сегодня как важное направление менеджмента. Сейчас многие специалисты по менеджменту говорят о важности эффективного создания, распространения и использования знаний в современных организациях1. Идея управления знаниями получила значительное развитие в организациях не зависимо от того, в каких областях они функционируют. К проблематике управления знаниями относятся такие вопросы как обучающаяся организация, стратегическое управление ключевыми компетенциями, стоимость интеллектуального капитала.
Одним из первых среди специалистов по менеджменту отметил значимость этой области Питер Дракер2. В частности, он ввел в обращение термины: «работа по созданию знания» (knowledge work) и «работник, создающий знание» (knowledge worker). Он обратил внимание, что в новых экономических условиях основным экономическим ресурсом является уже не капитал, природные ресурсы или труд, а именно знание.
Управление знаниями обеспечивает повышение эффективности организации и может решить следующие проблемы организаций3:
Информационная перегруженность. Сотрудники компаний тратят значительную долю рабочего времени на поиск нужной информации, необходимые ресурсы часто бывают недоступны. По данным исследований в России на поиск информации тратится более 50% рабочего времени.
Неэффективное использование коллективного и индивидуального опыта. В организациях не хватает возможностей для сохранения прошлого опыта сотрудников. Это приводит к непрофессиональным действиям, повторным ошибкам и лишней работе. Обучение и адаптация новичков в компаниях проходят неэффективно.
Нарушение коммуникаций между подразделениями. В организациях из-за недостаточных сведений о деятельности других подразделений зачастую принимаются неверные решения, дублируются действия и средства, наносится ущерб репутации организации.
В связи с этим в быстро изменяющейся конкурентной среде компаниям обязательно следует уделить особое внимание управлению знаниями. Как считают специалисты по данной проблеме, при выборе подхода к управлению знаниями необходимо учитывать как научные принципы, так и особенности организационной структуры, культуры, традиций4. Причем лучшие результаты в управлении знаниями достигаются в том случае, если сотрудники доверяют корпоративной культуре и опираются на нее, а не тогда, когда используется традиционная система строгих правил, норм и иерархии управления5.
1 Маринко Г.И. Современные модели и школы в управлении знанием // Вестник Московского университета. Сер. 21. Управление (государство и общество). 2004. № 2. С. 45-66.
2 Drucker P.F. Post-capitalist society. Oxford: Butterworth Heinemann, 1993.
3 Руденко И.В., Винжегин О.М. Комплекс инструментов управления знаниями в организации // Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2009. № 1. С. 54-58.
4 Иоффе В.Е. Управление знаниями компании как основной инструмент формирования конкурентоспособности в условиях информационной экономики. Экономика и управление. 2007. № 5 (31). С. 151-156.
5 Лазарев С.В., Лазарев Н.С. Корпоративная культура и управление знаниями в организации // Управление развитием персонала. 2007. № 2 (10). С. 108-112.
Важным моментом является желание работников обмениваться знаниями. Организациям необходимо использовать внутренние коммуникации для создания чувства общности, чтобы поощрять обмен знаниями6.
Так, например, специалист по теории менеджмента Куинн7 отмечает, что для настоящего профессионала необходимым является постоянное обновление знаний в сфере его деятельности. При этом он выделяет четыре уровня знаний, представленные ниже в порядке возрастания их значимости:
Когнитивное знание («что»). Когнитивное знание является базовым уровнем владения дисциплиной. Профессионалы достигают его в процессе серьезного обучения, которое затем подтверждается сертификацией. Это знание необходимо, но отнюдь не достаточно для коммерческого успеха компании.
Передовые навыки («как»). Эти навыки позволяют превратить «книжное знание» в эффективное исполнение. Способность применять правила той или иной дисциплины к сложным проблемам реального мира - наиболее распространенный уровень навыков специалистов.
Системное понимание («почему»). Системное понимание обеспечивает глубокое знание сложной «паутины» причинно-следственных связей, лежащих в основе дисциплины. Оно позволяет профессионалам, не ограничиваясь выполнением сиюминутных задач, переходить к решению более крупных, комплексных проблем. Профессионалы, обладающие системным пониманием, способны предвидеть глубинные взаимосвязи и непрямые, неявные последствия.
Самомотивированное творчество («зачем»). Такая деятельность предполагает сочетание воли, мотивации и способностей к адаптации ради успеха. Если специалисты перестанут развиваться, то не сумеют активно приспособиться к изменяющимся внешним условиям и особенно к инновациям, появление которых приводит к устареванию прежних навыков. Организации, использующие преимущества управления знаниями, воспитывают в своих людях подход «зачем», что позволяет успешно конкурировать в новых условиях развития экономики.
Достаточно хорошо эти уровни знаний могут быть представлены на карте знаний.
Разработка карт знаний - один из наиболее популярных методов, применяемых в мировой и отечественной практике управления знаниями8. Карты знаний можно использовать для разных целей: обучения новичков, консолидации ресурсов,
необходимых для выполнения проекта, создания возможности для лучших коммуникаций сотрудников, визуализации всех ресурсов и информационных возможностей организации и т. д.
Однако, к сожалению, описания практического применения такого метода управления знаниями как карта знаний практически отсутствуют.
Карта знаний - это схема, в наглядном виде представляющая различные элементы системы знаний, связанные друг с другом и объединенные общей идеей. Карта позволяет охватить всю ситуацию использования и получения знаний в целом, а также удерживать одновременно в наглядном представлении большое количество информации, чтобы находить связи между отдельными участками системы и недостающие элементы. Цель карт знаний заключается в наиболее доступном
6 Поцелуев Д.А. Роль внутрикорпоративных коммуникаций в деятельности организации. Вестник Института экономики РАН. 2008. № 3. C. 344-354.
7 Quinn J.B., Anderson, P., Finkelstein S. Managing professional intellect, Harvard Business Review. 1996. March-April. Р. 71-80.
8 Мариничева М.К. Управление знаниями на 100 %: Путеводитель для практиков. М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.
объединении элементов и образном представлении системы знаний. Фактически, это переход от последовательного текстового изложения к образному сетевому9.
Карты знаний имеют следующие характерные особенности:
• Объект (проблема) внимания/изучения кристаллизован в центральном образе;
• Основные темы, связанные с объектом изучения, расходятся от центрального образа в виде ветвей, которые поясняются ключевыми словами или образами;
• Вторичные идеи также образуют ветвящееся многообразие;
• Ветви формируют связанную узловую структуру.
Карты знаний играют большую роль для наглядного представления форм деятельности и видов информации, которые необходимы для конкретных управленческих должностей.
Автором предложен конкретный пример разработки и применения карты знаний и составлена карта знаний для должности «советник» управляющей электроэнергетической компании.
Направление деятельности «советника» - защита интересов компании в области тарифной политики и вопросах государственного регулирования энергетики. Советник готовит экспертные заключения и аналитические записки по актуальным для компании вопросам. Также он должен знать, к кому обратиться за консультацией внутри и вне организации.
Следует отметить, что знания, необходимые для этой должности, являются крайне широкими. Они включают технические, экономические, юридические, а также знания о внешней и внутренней среде компании. Сложность данной области деятельности особенно в современных условиях вызвана завершающей стадией реформирования электроэнергетики после реструктуризации РАО «ЕЭС России», когда организационно-экономическая структура отрасли находится в стадии формирования, создаются институты и разрабатываются нормативно-правовые механизмы.
К сожалению, в настоящее время ни одно высшее учебное заведение не готовит специалистов для выполнения таких функций в компании, что значительно усложняет поиск и отбор сотрудников для данной должности. Составление карты знаний для «советника» позволяет наглядно представить знания, которые требуются для выполнения работы в этой должности, что поможет компании в отборе сотрудников и определении направлений их обучения.
На рисунке 1 представлена карта знаний «советника». В правой части схемы расположены личные знания сотрудника, включающие технические, экономические и юридические, а в левой части корпоративные, состоящие из знаний о внешней и внутренней среде компании.
Рассмотрим основные элементы карты знаний «советника». Активы управляющей компании включают гидростанции, тепловые станции, сетевые и сбытовые компании, а также угольные месторождения. Соответственно, советнику необходимо иметь представление о технологических особенностях всех перечисленных производств.
В современном мире на важное место выходят вопросы экологии. Производство электроэнергии, особенно на тепловых угольных станциях, приводит к значительным негативным воздействиям на окружающую среду, включая выбросы в атмосферу и сбросы в водоемы вредных веществ. В преддверии вступления России в ВТО в ближайшее время ожидается ужесточение экологического законодательства. За рубежом активно развивается возобновляемая энергетика, вопросы экологической безопасности отражены в Киотском протоколе. На климатической конференции ООН в Канкуне (Мексика, 2010 г.) участники достигли новых договоренностей по поводу
9 Гаврилова Т.А., Гулякина Н.А. Визуальные методы работы со знаниями: попытка обзора. Искусственный интеллект и принятие решений. 2008. № 1. С. 15-21.
Рис. 1. Карта знаний для должности «советник»
Потребители Поставщики I Конкуренты)-I Технологии
Экономические условия I Социо-культурные факторы. ! Политические факторы 1 Международные факторы
і Прямые факторы
Внешняя среда компании
•I Косвенные факторы
і Задачи}
I Организационная структура} I Бизнес-процессы компании Корпоративная культура
Внутренняя среда компании
Технологические особенности производства,
Технические
Экологические ограничения
I Эффективность электроэнергетического производства ¡Требования к надежности электро- и теплоснабжения
Организационно-экономическая структура электроэнергетики РФ ; Особенности реформирования электроэнергетики
Экономические
Юридические
і Оптовый рынок электроэнергии
нФункционирование рынка электроэнергии К---! Розничный рынок электроэнергии
і Рынок мощности і
\ Тарифное регулирование электроэнергетики I I Нормативно-правовое обеспечение электроэнергетики -{Государственное регулирование электроэнергетики
£
а
Сі
§
04
Л
а
а
л
Ч:
«5
а
§
л
а
&
л
Ь3
л
• я ©\ ©
а
к»
а
а
в*
Яс
04
Л
Гі
3
а
&
я
С вопросами экологии связаны вопросы энергосбережения и энергоэффективности. Государство на данный момент разрабатывает требования, запреты и обязанности в области энергосбережения и повышения энергетической эффективности, которые должны учитываться компаниями при ведении бизнеса. Это важная часть комплекса знаний советника.
Обеспечение надежности электроснабжения потребителей требует повышенного внимания всех субъектов рынка электроэнергии, т.к. надежная поставка электроэнергии является важнейшей составляющей жизнеобеспечения и эффективного функционирования общественного производства. Сложности в вопросах надежности электро- и теплоснабжения вызваны следующими факторами:
• старение электроэнергетического оборудования;
• неудовлетворительное состояние системы поддержания надежности действующего оборудования;
• дефицит инвестиций на ввод нового оборудования, модернизацию и продление срока службы действующего оборудования;
• стагнация энергетического машиностроения и электротехнической промышленности;
• утрата ответственности за обеспечение надежности.
Знание вопросов надежности является важным уровнем компетенций «советника». Также должна обращать на себя внимание кадровая политика в отрасли, которая часто строится на ошибочных положениях. В рамках кадрового подхода сегодня происходит снижение требований к профессиональной подготовке кадров и игнорирование технологического персонала, особенно на уровне общего управления (менеджмента). В производственной деятельности утрачен приоритет безопасности и надежности, принижен статус инженерных служб. Имевшие место в последнее время недостатки и аварии в единой энергетической системе зачастую не имеют логического объяснения, кроме безграмотности и потери ответственности у руководящего персонала электроэнергетической отрасли. В уставах энергокомпаний основной целью их функционирования заявлено получение прибыли. В то время как ответственность владельцев, советов директоров и исполнительных органов компаний за ненадежность электроснабжения потребителей отсутствует.
В электроэнергетике, как и во многих других отраслях, фактически произошел провал в обеспечении надежного профессионального управления отраслью. Огромные потери понесла отраслевая наука, в связи с чем отсутствует анализ опыта, оценка затрат в надежность и ущербов от недостаточной надежности и не решаются многие другие вопросы функционирования и развития российской электроэнергетики. В связи с этим требуется уделить особое внимание обеспечению надежности.
Надо заметить, что обеспечение надежности - одна из основных целей реформы электроэнергетики в РФ. Поэтому важной задачей для советника является учет принципов надежности в своей деятельности.
На схеме в узле «экономические знания» соединяются четыре ветви: организационно-экономическая структура отрасли, особенности реформирования электроэнергетики, функционирование рынка и тарифное регулирование.
В ходе реформирования российской электроэнергетики возникли новые субъекты рынка, включающие техническую и коммерческую инфраструктуру (ОАО «Системный оператор», НП «Совет рынка», ОАО «Администратор торговой системы», ЗАО «Центр финансовых расчетов», сетевые компании), а также участников рынка (потребители, энергосбытовые компании, генерирующие компании). На данный момент окончательно формируются принципы функционирования рынка: оптовый и розничный рынки электроэнергии, рынок мощности.
Советнику необходимо разбираться во всех вопросах функционирования рынков электроэнергии и мощности, а также в тарифном регулировании, чтобы оперативно реагировать на изменения и анализировать возникающие возможности и угрозы, таким образом защищать интересы компании.
Знание нормативно-правовой базы и принципов государственного регулирования электроэнергетики также является ключевым для советника. Органами государственного регулирования отрасли являются Правительство РФ, Министерство энергетики, Министерство экономического развития, Федеральная антимонопольная служба, Федеральная служба по тарифам. Основные принципы реформирования энергетической отрасли в России и условия создания конкурентного рынка электроэнергии (мощности) определены Постановлением Правительства РФ от 11 июля 2001 г. № 526 «О реформировании электроэнергетики РФ». Эта область знаний образует особую ветвь в карте знаний советника.
Советник должен постоянно обновлять перечисленные профессиональные знания. Системное понимание сферы деятельности, а также самомотивированное творчество позволит советнику решать комплексные задачи, тем самым обеспечить конкурентные преимущества своей компании.
Что касается корпоративных знаний советника, важно отметить, что в условиях быстрого изменения окружающей среды сотрудники компании должны постоянно контролировать ситуацию у потребителей, конкурентов и поставщиков (трудовых ресурсов, материалов, капитала). Регулярный мониторинг информации в открытых источниках, отчетах компаний и обзорах рынка положительно влияет на эффективность деятельности советника. Эти знания необходимы советнику для выполнения своих обязанностей. Они отражены в ветви «прямые факторы внешней среды компании» на схеме.
Также для советника важно своевременное реагирование на изменение косвенных факторов внешней среды: экономических, социальных, политических, международных, технологических.
Текущие и прогнозируемые экономические условия могут очень сильно повлиять на цели организации. В центре внимания советника должны находиться такие факторы как уровень инфляции, безработицы, особенно в сфере промышленности, размер налогов и стоимость ресурсов.
Внимание советника также должно быть сосредоточено на изменениях технологических процессов. Технологические нововведения влияют на эффективность выпуска и продажи продуктов, на способы сбора, хранения и распределения знаний и информации и на то, какие новые товары и услуги потребители ожидают получить от организации. В частности, в энергетике к инновационным технологиям в настоящее время относятся технологии газификации угля, сжигания углей с суперсверхкритическими параметрами пара и в кипящем слое. Использование «прогрессивных» проводников, полученных с использованием новых композиционных материалов, а также высокотемпературных сверхпроводниковых материалов и устройств на их основе создадут принципиально новую систему электроснабжения страны.
Особое значение имеет позиция административных, законодательных и судебных органов по отношению к бизнесу. Для компаний, работающих на международном уровне, большое значение имеет такой фактор, как политическая стабильность. Для советника важным является знание об инвестиционном климате в стране. Инвестиционная привлекательность российской электроэнергетики значительно повысится при обеспечении государством предсказуемости правил рынка электроэнергии и отказе от предоставления преференций государственным компаниям.
Кроме перечисленных важными знаниями для советника являются знания о целях, задачах, организационной структуре и бизнес-процессах компании. Без них советник не сможет чувствовать себя членом команды и использовать ее возможности. При этом, атмосфера доверия в компании, как важный элемент системы управления знаниями, будет способствовать обмену знаниями между советником и другими сотрудниками компании.
Таким образом, рассмотрены содержание и структура карты знаний для должности «советник» управляющей компании в области электроэнергетики. Составленная карта знаний может быть использована для целенаправленного отбора сотрудников на должность советника, а также служить ориентиром в обучении сотрудников с соответствующими компетенциями. Имея перед собой карту знаний, компания получает весьма доступный путь ко всем принципиальным процедурам управления знаниями, в которых участвует советник. Наличие карты знаний позволяет значительно упростить выбор мероприятий по обучению специальности, аттестации, переподготовке и повышению квалификации сотрудника, тем самым снизить расходы на данные процессы, а также привести компанию к успеху за счет более эффективного использования знаний сотрудников.
Список литературы:
1. Гаврилова Т.А., Гулякина Н.А. Визуальные методы работы со знаниями: попытка обзора. Искусственный интеллект и принятие решений. 2008. № 1. С. 15-21.
2. Иоффе В.Е. Управление знаниями компании как основной инструмент формирования конкурентоспособности в условиях информационной экономики. Экономика и управление. 2007. № 5 (31). С. 151-156.
3. Лазарев С.В., Лазарев Н.С. Корпоративная культура и управление знаниями в организации. Управление развитием персонала. 2007. № 2 (10). С. 108-112.
4. Мариничева М.К. Управление знаниями на 100 %: Путеводитель для практиков. М.: Альпина Бизнес Букс, 2008.
5. Маринко Г.И. Современные модели и школы в управлении знанием // Вестник Московского университета. Сер. 21. Управление (государство и общество). 2004. № 2. С. 45-66.
6. Поцелуев Д.А. Роль внутрикорпоративных коммуникаций в деятельности организации // Вестник Института экономики РАН. 2008. № 3. C. 344-354.
7. Руденко И.В., Винжегин О.М. Комплекс инструментов управления знаниями в организации // Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2009. № 1. С. 54-58.
8. DruckerP.F. Post-capitalist society. Oxford: Butterworth Heinemann, 1993.
9. Quinn J.B., Anderson P., Finkelstein S. Managing professional intellect // Harvard Business Review. 1996. March-April. Р. 71-80.
