CC BY
19
ПРАКТИКА ОРГАНИЗАЦИИ ДОКУМЕНТООБОРОТА КОМПАНИЙ: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СЧЕТОВ НА ОПЛАТУ, В ТОМ ЧИСЛЕ ПО ПОСРЕДНИЧЕСКИМ ДОГОВОРАМ
И.М. Крайнова, старший преподаватель С.Н. Артыкова, старший преподаватель Сибирский государственный университет путей сообщения (Россия, г. Новосибирск)
DOI:10.24412/2411-0450-2021-5-2-90-93
Аннотация. В статье рассмотрены практические вопросы организации документооборота компаний, необходимости использования счета как бухгалтерского первичного документа на оплату за товары, работы и услуги, наличия оригиналов или копий первичных документов у сторон посреднического договора. Основываясь на документах нормативного регулирования, дана оценка признания таких документов для целей бухгалтерского и налогового учета организаций.
Ключевые слова. Документооборот, первичные документы, оригинал, счет, посреднический договор, расходы.
В практической договорной работе сторон возникают вопросы об обмене между ними соответствующими первичными документами.
Данный вопрос является актуальным как в бухгалтерском учете, так и для целей налогообложения прибыли, т.е. можно ли признать расходы в целях исчисления налога на прибыль организаций, если они оформлены соответствующими первичными документами.
В практических договорных отношениях сторон одним из актуальных возникает вопрос: нужен ли счет, как основание для оплаты по договору, а, также, подпись руководителя на нем для проведения бухгалтеру оплаты по данному счету. Является ли указанный первичный документ, необходимым для правомерного признания отдельных видов расходов, признаваемых для целей налогообложения прибыли.
Необходимость выставлять счет, а также требования к его форме, перечню реквизитов и к его заполнению действующим законодательством не установлены.
В современной практике счета, как правило, организации выставляют при следующих взаимоотношениях с контрагентами.
Во-первых, например, когда цена договора незначительна и договор может быть заключен согласно нормам ГК РФ в устной форме, то выставленный от имени ор-
ганизации счет покупателю, в котором указывается срок его оплаты, цена сделки, в этом случае «заменяет» договор между сторонами.
В данных отношениях оплата счета является согласием покупателя на условия сделки, указанные поставщиком в этом счете. После оплаты счета считается, что договор заключен, что соответствует нормам ГК РФ, предусмотренным статьями 434-435, 438 [1].
Выставление счета может быть обязательным условием подписанного сторонами договора, например, в договоре указано, что «продавец выставляет покупателю счет на оплату за отгруженные товары, а покупатель оплачивает счет не позднее трех дней со дня его выставления». Достаточно часто ссылка на наличие счета в сделках имеется тогда, когда сторонами договора предусматривается аванс или предоплата и оплата по факту поставки товаров, выполнения работ, оказания услуг, при этом размер аванса установлен в процентах и указан предельный срок его оплаты. Некоторые организации работают только «по счетам», указав на это в графике внутреннего документооборота, а также договорными условиями с контрагентами.
На основании вышеизложенного, как форма самого счета, так и его применение не является обязательным требованием по
законодательству РФ. Аналогичное мнение содержится в существующей арбитражной практике, например, в Постановлении ФАС Поволжского округа от 07.11.2013 по делу № А65-3808/2013 указано, что «обязанность выставлять счет в законах не прописана и нет унифицированной формы документа, поскольку счет является обычаем делового оборота» [2].
Также российское законодательство не требует заверять счета собственноручными подписями и печатью. Виза, а, правильно, резолюция на счете руководителя (или другого сотрудника), и печать организации, не нужны, так как в действующем законодательстве о бухгалтерском учете таких требований нет (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее - Закон № 402-ФЗ). Печать необходима только тогда, когда ее наличие предусмотрено учредительными документами организации.
Обязательство организации погасить задолженность возникает не по факту получения счета от контрагента, а по факту выполнения обязательства по поставке товаров, выполнения работ или оказания услуг, что подтверждается соответствующими первичными документами, например, товарными накладными, актами выполненных работ и др.
Однако, авторы обращают внимание на то, что даже при наличии условия договора о работе «по счетам», руководитель организации не обязан его визировать, так как свое «согласие на оплату» он дает следующими действиями. Во-первых, когда подписывает договор или контракт, то при этом он от имени организации соглашается на предусмотренные в них условия оплаты. Во-вторых, что особенно важно, согласие на оплату дается руководителем в момент подписания банковского платежного поручения письменной или электронной подписью в соответствии с требованиями, предусмотренными Положением Банка России от 19.06.2012 №383-П [3].
Таким образом, «проставление визы» на счете не предусмотрено требованиями нормативных документов РФ и не влияет на сам факт оплаты или не оплаты счета. При этом организации имеют право уста-
новить регламент операции по оплате задолженности перед контрагентами, например, в графике внутреннего документооборота, согласно которому будет предусмотрено, что для осуществления банковского платежа необходима виза на счете руководителя или другого уполномоченного лица.
При этом следует иметь в виду, что расходование из кассы наличных денежных средств, согласно законодательству, оперативно контролируется руководителем и главным бухгалтером при подписании расходного кассового ордера. Только после этого кассир выдает из кассы денежные средства.
Как указано выше, оперативный контроль руководителем - распорядителем финансовыми средствами за расходованием безналичных денежных средств в организации осуществляется при подписании им платежного поручения. Если руководитель сам не подписывает платежное поручение (предоставляет право электронной подписи, коды, например, главному бухгалтеру), то в данном случае имеет место отсутствие реального контроля руководителем за расходованием безналичных денежных средств со счета организации, что может привести к злоупотреблениям со стороны
работников. Подпись главного бухгалтера согласно нормативным документам также может быть предусмотрена в платежном поручении, однако, она всегда «вторая». Кроме того, возможна ситуация, когда на расчетном счете организации не достаточно средств, тогда, не ясно, кто должен решать вопрос об очередности платежей?
Таким образом, по мнению авторов, при отсутствии применения счетов в графике внутреннего документооборота организации, в должностной инструкции главного бухгалтера (или просто бухгалтера) должна быть прописана обязанность производить платежи по расчетному счету только на основании условий заключенных договоров, которые должны при этом храниться в бухгалтерии, и бухгалтер при этом сам должен отслеживать соблюдение этих условий: сроков оплаты, сумм. В этом
случае он - бухгалтер в данном случае является распорядителем средств, что, по нашему мнению, противоречит организации ведения бухгалтерского учета в части контроля за расходованием безналичных средств в организации.
Актуальным в настоящее время остается вопрос о документообороте по посредническим договорам (комиссии, агентским, поручения), например, Принципал по приглашению оплачивает расходы Агента, связанные с проездом к месту проведения мероприятия и обратно, проживание. Для возмещения расходов Агент после окончания мероприятия предоставляет Принципалу заявление о возмещении расходов и подтверждающие документы: авиа или железнодорожные билеты (маршрутные квитанции), посадочные талоны, документы, подтверждающие оплату проезда, чеки оплаты ГСМ и документы, подтверждающие оплату проживания.
Возникает вопрос, может ли Агент заверить подтверждающие документы самостоятельно и переслать заверенные копии документов в адрес Принципала для возмещения расходов? Или Принципал вправе требовать оригиналы первичных документов? Где должны храниться оригиналы первичных документов по командировке: у агента или у принципала?
В соответствии с п. 1 и п. 5 ст. 9 Закона № 402-ФЗ каждый факт хозяйственной жизни в организации подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Требования к первичным документам установлены статьей 9 Закона № 402-ФЗ [4]. В налоговом учете в соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса РФ при исчислении налога на прибыль налогоплательщик вправе уменьшить полученные доходы на сумму произведенных расходов. Расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвер-
жденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Аналогичные требования при признании расходов для целей исчисления единого налога, связанного с применением УСН, а также для целей признания произведенных расходов за счет средств целевого финансирования в соответствии со ст. 251 НК РФ.
Учитывая вышеизложенное, а также официальную позицию налоговых органов и Минфина РФ копии (не оригиналы) первичных документов не являются достаточными первичными документами, для признания расходов организации ни в бухгалтерском учете, ни для целей налогообложения прибыли, см., например, Письмо УФНС России по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968 и др.
В соответствии с требованиями законодательства РФ расходы по командировкам (расходы по проезду и проживанию) признаются в бухгалтерском и налоговом учете на основании распечатанных на бумажных носителях оригиналов электронных маршрутных квитанций, посадочных талонов, купонов железнодорожных билетов, счетов гостиниц, чеков ККТ, актов оказанных услуг.
Таким образом, расходы по командировке (служебной поездке) работника, произведенные на основании приказа руководителя организации должны признаваться в учете на основании оригиналов перечисленных выше первичных документов.
Однако, учитывая, что в нашем случае имеют место посреднические отношения между сторонами, и, впоследствии, расходы по данным документам будут признаны для целей налогообложения прибыли у стороны договора - принципала, то, по мнению авторов, расходы принципала должны учитываться на основании оригиналов первичных документов, то есть, «чьи фактически расходы, у той стороны и должны быть (храниться) оригиналы первичных документов».
На сегодня Минфином РФ разработан проект федерального стандарта бухгалтерского учета (ФСБУ) «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», с ко-
торым уже можно ознакомиться бухгалтерам. Данный стандарт уже в ближайшее время планируется ввести в действие, его
белы» в законодательстве, установит более четкие требования к первичным документам и документообороту организаций.
принятие устранит существующие «про-
Библиографический список
1. Гражданский кодекс Российской Федерации (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 09.03.2021). - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ovmf2.consultant.ru/cgi/online (дата обращения 21.05.2021).
2. Постановление ФАС Поволжского округа от 07.11.2013 по делу № А65-3808/2013. -[Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://base.garant.ru/39166159/ (дата обращения 21.05.2021).
3. Положение Банка России от 19.06.2012 № 383-П (ред. от 11.10.2018) «О правилах осуществления перевода денежных средств». - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.cbr.ru/PSystem/acts/383-p/ (дата обращения 21.05.2021).
4. Быков B.C., Горбунова Т.В., Ромашкина И.В., Крайнова И.М., Савельева Н.А. Бухгалтерский (финансовый) учет: учебное пособие. - М.: КНОРУС, 2016. - 246 С. - С. 44.
5. «Налоговый кодекс Российской Федерации (часть вторая)» от 05.08.2000 № 117-ФЗ (ред. от 20.04.2021). - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ovmf2.consultant.ru/cgi/ (дата обращения 21.05.2021).
6. Письмо УФНС РФ по г. Москве от 25.01.2008 № 20-12/05968. - [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://ovmf2.consultant.ru/cgi/ (дата обращения 21.05.2021).
THE PRACTICE OF ORGANIZING THE DOCUMENT FLOW OF COMPANIES: USE OF INVOICES FOR PAYMENT, INCLUDING UNDER INTERMEDIARY
AGREEMENTS
I.M. Krainova, Senior Lecturer S.N. Artykova, Senior Lecturer Siberian Transport University (Russia, Novosibirsk)
Abstract. The article deals with the practical issues of organizing the document flow of companies, the need to use an invoice as an accounting primary document for payment for goods, works and services, the availability of originals or copies of primary documents from the parties to the intermediary agreement. Based on the regulatory documents, the assessment of the recognition of such documents for the purposes of accounting and tax accounting of organizations is given.
Keywords. Document flow, primary documents, original, invoice, intermediary agreement, expenses.
