CC BY
89
Экономика
УДК 330.112.2 РС! 10.21661/Г-556721
Веселов Н.Е.
Научный руководитель: Козлова Т.В.
Подходы к оценке экономической эффективности внедрения электронного документооборота
Аннотация
Система электронного документооборота - это одна из наиболее востребованных на данный момент технических разработок, вопрос внедрения которой оказывает огромное влияние на конкурентную способность компании. Целью данного исследования является проверка утверждения о конкурентном преимуществе компаний, использующих систему электронного документооборота. В процессе исследовательской работы проводится оценка затрат на ведение традиционного бумажного документооборота и затрат на ЭДО на примере ООО «УТП», проводится их сравнение, рассчитывается экономический эффект от внедрения СЭД.
I
Ключевые слова: оценка эффективности, электронный документооборот, система электронного документооборота, цифровизация.
Проблема автоматизации документооборота в настоящее время является достаточно острой, о чем свидетельствуют и многочисленные научные публикации по этой теме, и появление большого количества различных программных систем, предназначенных для решения данной проблемы. Можно сказать, что тема автоматизации документооборота затрагивает практически все предприятий, но в то же время, нет единых подходов и общепризнанного перечня показателей, по которым можно действенно и практично оценивать экономическую эффективность внедрения системы электронного документооборота (СЭД).
Если понимать под эффективностью соотношения приобретённой экономической выгоды, или уменьшение издержек, к затратам на мероприятия по внедрению системы, то возможно смоделировать подходы к оценке экономической эффективности внедрения электронного документооборота эмпирическим методом, что приведет к более точным результатам оценивания.
Проведенные нами исследования показали, можно использовать два подхода к оценке экономического эффекта внедрения системы электронного документооборота (ЭДО):
оценку прямого эффекта; оценку косвенного эффекта (Рис. 1). Прямой эффект - это эффект от внедрения системы, связанный с экономией материальных и трудовых ресурсов.
Косвенный эффект - это эффект, связанный с уменьшением рисков утраты или порчи важных документов.
Для того, чтобы представить возможной оценку экономического эффективности от интеграции системы электронного документооборота, предлагаем использовать следующие расчеты на основе оценки тру-
да сотрудника при работе с документами при бумажном документообороте:
Расчет экономии трудозатрат после внедрения СЭД будет выглядеть следующим образом:
. 1
(К - 'Ь \ И • ¿?) ■ - Р
8 60
где:
R - среднее количество операций в день, выполняемое одним сотрудником;
и - среднее время поиска одного документа;
t2 - поправочный коэффициент;
Р - средняя годовая заработная плата.
Оценим прямой экономический эффект через экономию материальных ресурсов.
где:
Рл - стоимость одного напечатанного листа;
Qл - количество листов, напечатанных одним сотрудником в месяц;
Е - количесство работников, взаимодействующих с документами.
Косвенный экономический эффект оценить сложнее. Подобная оценка по большей части является экспертной.
В действительности косвенный эффект существенно превышает экономию от внедрения системы в виде неизрасходованной бумаги или уменьшения трудозатрат.
Подсчитаем косвенный экономический эффект от внедрения системы электронного документооборота, для этого находим стоимость работ по внедрению системы (V):
Экономика
Подходы к оценке экономической эффективности внедрения ЭДО
Экономия материальных ресурсов
Экономия трудовых ресурсов
Снижение рисков утраты или порчи документов
Рис. 1. Подходы к оценке экономической эффективности
где:
М - количество человеко-месяцев, нужное для осуществления работ по внедрению;
Рпо - средняя стоимость одного месяца работ, включающая работы по проработке требований, созданию проекта, внедрения, доработке ПО, инсталляции и обучению;
Рпп - стоимость подключения одного пользователя;
N - количество сотрудников, взаимодействующих с документами.
Применим выведенную нами формулу для оценивания снижения рисков относительно важности документов:
РП - вероятность утраты документов при бумажном документообороте;
Pi2 - вероятность утраты документов при электронном документообороте;
W - удельный вес документа от 0 до 1, где 0 - это не важный документ, 1 - важный документ
Таким образом, в ходе проведенного исследования было выявлено, что прямой и косвенный эффект от внедрения системы электронного документооборота можно спрогнозировать, используя приведённые в научной статье расчёты, так как они подтверждены на практике. Хочется отметить, что от своевременной интеграции и использования системы организации удастся интенсивнее решать организационные, производственные и управленческие задачи. А если брать во внимание последующий рост организации с увеличением числа персонала, естественным увеличением объема потоков документов, вопрос об электронных системах документооборота становится все более актуальным и острым.
Также, исходя из приведенных расчётов становится ясно, что эффективность использования ЭДО для предприятий среднего бизнеса имеет меньшую результативность по показателям прямого и косвенного эффекта по сравнению с крупными предприятиями, так как они прямо пропорциональны количеству сотрудников в организации, которые работают с документами.
Литература
1. Байдыбекова С.К. Проблемы и эффекты от внедрения автоматизированных информационных систем // Вопросы управления. - 2013. - №2 [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://vestnik.uapa.ru/ru-ru/ issue/2013/02/16/
2. Баласанян В.Э. Автоматизация делопроизводства или электронный документооборот? [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/68-ilielektronnij-dokumentooborot.html
3. Баласанян В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.cs-consult.ru/stati-i-materialy/14/63-ottradizionnogo-k-elektronnomu.html
4. Козлова Т.В. Оценка экономической эффективности внедрения электронного документооборота / Т.В. Козлова, Н.Е. Веселов [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=45621131
5. Козлова Т.В. Цифровизация как основной тренд развития методологии бухгалтерского учёта [Электронный ресурс]. - Режим доступа: https://www.elibrary.ru/item.asp?id=37605762
6. Даниленко Н.И. Проблемы автоматизации учетных систем в современных организациях / Н.И. Даниленко, Е.С. Замбржицкая, Е.Д. Ячменева // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. -2020. - №3 (483). - С. 2-7.
7. Замбржицкая Е.С. Моделирование бизнес-процессов учетных операций как основный тренд развития бухгалтерского учета в современных условиях / Е.С. Замбржицкая, А.А. Хуснутдинова, А.К. Логейко // Бухгалтерский учет в бюджетных и некоммерческих организациях. - 2019. - №21 (477). - С. 2-7.
8. Замбржицкая Е.С., Конюхова Е.А. Возможности электронного документооборота для целей организации договорной работы крупных металлургических холдингов в условиях цифровизации экономики // Современная модель управления: проблемы и перспективы. Материалы IV Всероссийской (национальной) научно-практической конференции. Под общей редакцией Н.В. Кузнецовой. - 2020. - С. 15-18.
