CC BY
661
ISSN 2221-7347
Экономика и право
УДК 651.5
Е.В. Леушина, Л.М. Макарова
РАЗВИТИЕ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ПРЕДПРИЯТИИ:
ИСТОРИЯ И ПЕРСПЕКТИВЫ
В данной статье рассматривается история и перспективы развития электронного документооборота в России. Исследуется переход компаний на электронный документооборот с использованием программных продуктов фирмы «1С».
Ключевые слова: электронный документооборот, электронная цифровая подпись, бумажный документооборот, «1С-Спринтер», «1С-Такском», «1С-Архив».
В современных условиях документационное обеспечение управления в организации немыслимо без введения системы электронного документооборота. Это не просто инновация, а радикальное управленческое решение, которое способствует рациональному управлению документами на протяжении их полного жизненного цикла, минимизирует количество ошибок или утерю документов, повышает оперативность работы и эффективность всех бизнеспроцессов.
История российского электронного документооборота началась еще в 1980-х гг., из-за множества факторов, тормозящих процессы внедрения систем электронного документооборота (несовершенство законодательной базы, человеческий фактор и др.), автоматизация документооборота осуществлялась только в государственных структурах (впервые в ЦК КПСС) и на крупных предприятиях, не охватывая большинство не больших бюджетных организаций.
Первые системы электронного документооборота (далее СЭД) представляли собой одно рабочее место секретаря и были полностью индивидуализированы исключительно под нужды предприятия, что делало программу немасштабируемой, т.е. изменить структуру автоматизируемых процессов под нужды других заказчиков было практически невозможно.
Стоимость производственных систем документооборота (так в то время назывались системы по управлению документооборотом) была весьма высока, и поэтому производственный документооборот применяли только в тех организациях, где исключение бумажной обработки могло обеспечить значительную экономию. Для тех же, кто вынужден продвигать бумаги, проекты и информацию в малых объемах, производственный документооборот оставался чересчур дорогим и недоступным.
Российский рынок СЭД зародился только в 1990-х гг., когда начали создавать универсальные системы, которые легко масштабировались под нужды практически любых заказчиков, а сама технология создания конечного решения стала двухэтапной: на первом этапе компания создавала унифицированное ядро СЭД, на втором этапе происходило внедрение - подгонка процессов под нужды конкретного заказчика.
Активному и широкому распространению процесса обмена электронными документами послужило создание в России нормативно-правовой базы для закрепления юридически значимого электронного документооборота, которая представлена в таблице 1.
В настоящее время для большинства компаний стало актуальным внедрение электронного документооборота в практику работы. К основным технико-экономическим причинам перехода компаний на электронный документооборот можно отнести следующее:
- снижение времени на технологическую передачу информации;
- возможность рассматривать и подписывать документы, находясь в любой точке мира;
- существенное сокращение затрат на почтовые пересылки;
© Леушина Е.В., Макарова Л.М., 2013.
123
Новый университет. 2013. № 12 (34)
ISSN 2221-7347
- экономия на закупке расходных материалов, требуемых для ведения бумажного документооборота, выделении и обустройстве специальных помещений под архивы;
- повышение эффективности деятельности компании.
Таблица 1
Нормативно-правовая база, регламентирующая и регулирующая электронный документооборот
Назначение Нормативно-правовая документация
Обеспечение юридической значимости электронного документооборота - Федеральный закон от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»; - Федеральный закон от 06.04.2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подписи»
Законность электронного документооборота - Гражданский кодекс РФ (часть первая) от 30.11.1994 г. № 51-ФЗ; - Налоговый кодекс РФ (часть вторая) от 05.08.2000 г. № 117-ФЗ; - Федеральный закон от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Порядок использования электронных документов - Приказ Минфина РФ от 25.04.2011 г. № 50н «Об утверждении порядка выставления и получения счетов-фактур в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи с применением электронной цифровой подписи»; - Приказ ФНС России от 17.02.2011 г. № ММВ-7-2/168@ «Об утверждении Порядка направления требования о представлении документов (информации) и порядок представления документов (информации) по требованию налогового органа в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи»; - Приказ ФНС России от 21.03.2012 г. № ММВ-7-6/172@ «Об утверждении рекомендуемых форматов унифицированной формы первичной учетной документации»;
Признание судебными органами электронных документов наравне с бумажными - Арбитражный процессуальный кодекс РФ от 24.07.2002 г. № 95-ФЗ; - Гражданский процессуальный кодекс РФ от 14.11.2002 г. № 138-ФЗ
В данной статье хотелось бы рассмотреть процесс организации электронного документооборота на базе программных продуктов фирмы «1С», как самых популярных в России (по данным исследования группы компаний TNS, к 2013 г. около 90% компаний в крупных российских городах используют продукты 1С для ведения бухгалтерии). [2]
В качестве технической поддержки для осуществления электронного документооборота компаниям, работающим с 1С, предлагается использовать совместные разработки компании «Такском» и фирмы «1С» получившие название «1С-Спринтер» и «1С-Такском». Данные сервисы являются частью конфигураций программ «1С:Предприятие 8», поскольку подготовка, отправка, хранение документов и подключения к сервису реализуются непосредственно в программах, т.е. данные сервисы позволяют формировать документы информационной базы «1С: Предприятие 8».
Для работы с данными сервисами компаниям необходимо иметь сертификаты электронной цифровой подписи (ЭЦП), выдаваемые любым из удостоверяющих центров, входящих в пространство доверия ФНС России, например, сертификаты, применяемые пользователями ранее для сдачи электронной отчетности.
Рассмотрим данные сервисы более подробно.
«1С-Спринтер» - это сервис, созданный для осуществления защищенного электронного документооборота и позволяющий юридическим и физическим лицам отправлять отчетность через Интернет в ФНС России, ПФР и ФСС не выходя из программы «1С: Предприятие 8».«1С-Спринтер» дает возможность без посещения налоговой инспекции получать необходимые информационные материалы из налоговых органов, а также выписки о состоянии расчетов с бюджетами разных уровней.
Общая схема обмена электронными документами между пользователями «1С: Предприятие 8» с использованием сервиса «1С-Спринтер» представлена на рисунке 1.
124
ISSN 2221-7347
Экономика и право
между пользователями «1С: Предприятие 8» в решении «1С-Спринтер»
«1С-Такском» - это сервис, предназначенный для организации эффективного электронного документооборота между контрагентами. Этот сервис обеспечивает удобный обмен электронными счетами-фактурами, первичными формализованными и не формализованными документами в электронном виде, заверенными цифровой подписью, по защищенным каналам интернета. После подключения компании к сервису «1С-Такском» в используемую ей программу «1С: Предприятие 8» будут автоматически поступать документы от электронного документооборота партнеров, которые также должны быть подключены к данному сервису, это счета-фактуры, акты и другие юридически значимые документы. Поступающие документы проверяет бухгалтер или оператор, и если не выявляется никаких нарушений, документы сразу, одним нажатием на кнопку принимаются к учету.
Общая схема обмена электронными документами между пользователями «1С: Предприятие 8» с использованием сервиса «1С-Такском» представлена на рисунке 2.
Продавец
Оператор ЭДО
Документ в 1С
I
Электронный документооборот
Подписать Отправить
Подтверждение
Пакет ЭД
Обмен завепЩен
Покупатель
Пакет ЭД
Электронный документооборот
т
Документ в 1С
г
Подписать (Утвердить)
Электронный
документообо-
Рис. 2. Общая схема обмена электронными документами между пользователями «1С: Предприятие 8» в решении «1С-Такском»
Что же необходимо предпринимать компаниям для более быстрого и успешного внедрения процесса электронного документооборота? Как показал опыт компаний уже перешедших на электронную систему документооборота, в первую очередь необходимо решить четыре основных задачи:
1) провести настройку системы обмена электронной информацией;
2) подготовить и обучить персонал планируемым изменениям, предоставить инструкции по работе в новом формате;
125
Новый университет. 2013. № 12 (34)
ISSN 2221-7347
3) провести анализ законодательства и разработать необходимые документы (регламенты, дополнения в учетную политику, Соглашение об использовании электронных документов);
4) провести работу с партнерами по разъяснению преимуществ работы с электронными документами с целью перевода взаимодействия с ними в новый формат.
Что касается стоимости услуги электронного документооборота, то в Республике Мордовия, действует несколько тарифных планов, представленных в таблице 2. [5]
Тарифные планы в РМ за пользование услугой электронного документооборота
Таблица 2
Сервис Тариф Характеристика
«Восьмерка стандарт» от 6200 рублей в год Обмен электронными документами с ИФНС России, ПФР и Росстатом (без ограничения трафика с квартальным периодом оказания услуг и авансовой формой расчетов), включая доступ к лицевому счету
«1С-Спринтер» «Восьмерка мини» 4200 рублей в год Обмен электронными документами с ИФНС России с авансовой формой расчета, включая доступ к лицевому счету
«Восьмерка +» от 6700 рублей в год Обмен электронными документами с ИФНС России, ПФР и Росстатом с авансовой формой расчета, включая доступ к лицевому счету
«Начальный» 1800 рублей в год - 150 исходящих сообщений в год; - входящие бесплатно; - авансовая форма расчета
«1С-Такском» «Б езлимитный» 13500 рублей в год - неограниченное количество исходящих сообщений в год; - входящие бесплатно; - авансовая форма расчета
«Базовый» 1100 рублей в год - неограниченное количество исходящих сообщений на неограниченный период; - кредитная форма расчета; - возможность интеграции с учетной системой
Помимо платы за пользование услугой электронного документооборота с использованием сервисов «1С-Спринтер» и «1С-Такском», компании понесут расходы, связанные с приобретением сервера для хранения электронных документов, например стоимость «1С: Архив» составит 30000 рублей.
При осуществлении документооборота в бумажном формате малые и средние компании несут в процессе своей работы следующие расходы, представленные в среднем за год:
- расходы на бумагу - 6000 рублей;
- расходы на картриджи для принтеров - 7000 рублей;
- почтовые и курьерские услуги - 4000 рублей.
Сравнивая расходы компаний при переходе на электронный документооборот, с расходами, которые они несут при применении исключительно бумажного формата, составляющие в среднем 17000 рублей в год, можно сделать вывод о том, что компании на первых порах понесут дополнительные затраты, которые со временем окупятся и переход на электронный документооборот уже будет приносить выгоду компании, поскольку он сократит представленные расходы, несмотря на частичное сохранение бумажного документооборота.
Установив выгодность применения электронного документооборота, можно выделить множество преимуществ, которые обеспечит переход компаний на электронный документооборот и недостатки перехода, носящие временный характер, основные из которых представлены в таблице 3.
126
ISSN 2221-7347
Экономика и право
Основные преимущества и недостатки перехода компаний на электронный документооборот
Таблица 3
Преимущества Недостатки
Экономия времени на составление, обработку и обмен документами и их ввод в информационную бухгалтерскую систему компании Большие затраты на приобретение и первичное внедрение программного обеспечения для осуществления электронного документооборота
Клиентоориентированность и повышение лояльности клиентов Резкое возрастание объема документооборота на первых порах
Рациональное использование трудовых ресурсов Неподготовленность со стороны сотрудников, которые привыкли работать с бумажными носителями
Экономия расходов на бумагу, конверты, папки, обслуживание непрерывной работы печатных устройств и систем учета поступления и отправки документов, почтовые и курьерские услуги, а также архивацию и хранение документов Невозможность обмена документами со всеми контрагентами, что требует вести двойной контроль за документами в бумажном и электронном виде
Оптимизация бизнес-процессов компании Невозможность применения более ранних версий программы «1С» для электронного документооборота
Исключение потребности в двойной работе при внешних запросах заинтересованных пользователей (ФНС, суды и т., печати одного документа в нескольких экземплярах, а также дублировании документов в случае их утери почтовыми и курьерскими службами или смене адресов Покупатель и поставщик должны иметь одного оператора (для пользователей программы «1С», это пока «Такском»)
Таким образом, организация электронного документооборота на базе программных продуктов наиболее популярной в России фирмы «1С» способствует значительному повышению уровня качества обработки всей документации и обмена актуальными данными, сокращению количества ошибок, которые неизбежны в бумажном варианте ведения документооборота, а также снижению трудовых и временных затрат на обработку информации. Однако, несмотря на все преимущества перехода на электронный документооборот большинство компаний не исключают работу с документацией в бумажном виде, в результате чего организации, перешедшие на электронный документооборот, вынуждены вести двойной контроль за документами, что вызывает большие неудобства и приводит к дополнительным затратам. Поэтому для осуществления эффективного и успешного электронного документооборота необходимо чтобы решение о переходе на него носило встречный характер со стороны всех партнеров компании.
Библиографический список:
1. Бушуева Е. Электронный документооборот в России: история и современное состояние дел // Кадровик. Кадровое делопроизводство. 2012. № 5. С. 12-16.
2. Все о компании «1С» // [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http: //
www.tadviser.ru/index.php?cache=no&ptype=product&title.
3. Отчетность через Интернет: «1С-Спринтер» // [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http: // www.taxcom.ru/products/prod1c.
4. HeadHunter приглашает перейти на электронный документооборот с использованием «1С» // Бух 1С. 2013. № 4. С. 17-19.
5. Электронный документооборот в РМ. Тарифы // [Электронный ресурс]. - Режим доступа: http: // www.delmor.net.
Статья поступила в редакцию 13.10.2013.
ЛЕУШИНА Екатерина Владимировна - студент, Национального исследовательского мордовского государственного университета им. Н.П. Огарева.
МАКАРОВА Людмила Михайловна - кандидат экономических наук, доцент кафедры бухгалтерского учета, анализа и аудита Национального исследовательского мордовского государственного университета им. Н.П. Огарева.
127
