ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ: ОЦЕНКА ВОЗМОЖНОСТИ ОТКАЗА ОТ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПОЛЬЗУ СЭД Текст научной статьи по специальности «Прочие технологии»

Международная научно-практическая конференция

10. Современные электронные платежные системы в электронной коммерции [Электронный ресурс]. URL: https://www.scienceforum.ru /2018/3158/2741. (Дата обращения:19.11.2020).

УДК 005.92:004.63

Коваль Ольга Игоревна Koval Olga Igorevna

Студент Student

Кубанский государственный аграрный университет имени И. Т. Трубилина

Kuban state agrarian University named after I. T. Trubilin

Тюнин Евгений Борисович Tyunin Evgeny Borisovich

доцент, канд. экон. наук

Кубанский государственный аграрный университет имени И. Т. Трубилина

Kuban state agrarian University named after I. T. Trubilin

ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ: ОЦЕНКА ВОЗМОЖНОСТИ ОТКАЗА ОТ БУМАЖНЫХ ДОКУМЕНТОВ В ПОЛЬЗУ СЭД

ELECTRONIC ARCHIVE: ASSESSMENT OF THE POSSIBILITY OF REJECTING PAPER DOCUMENTS IN FAVOR OF EDMS

Аннотация: В статье проведен сравнительный анализ бумажного и электронного документооборота, проведена оценка возможности отказа от бумажных документов и перехода к электронному документообороту. Посчитана экономическая эффективность использования системы электронного документооборота с помощью калькулятора расчета окупаемости инвестиций.

Abstract: The article provides a comparative analysis of paper and electronic document management assesses the possibility of abandoning paper documents and switching to electronic document management. The economic efficiency of using the electronic document management system is calculated using the return on investment calculator.

Научные исследования и инновации

Ключевые слова: электронный документооборот, СЭД, ЭДО, бумажный документооборот, смешанный документооборот, временные затраты, производительность труда.

Key words: electronic document management, EDM system, EDC, paper document management, mixed document management, time costs, labor productivity.

Документооборот - незаменимый процесс для любой организации. Каждый день сотрудники сталкиваются с большим количеством бумажных и электронных документов, которые нужно заполнить, подписать, отсканировать или распечатать, расшить, скопировать, снова сшить, сохранить или уничтожить в соответствии с номенклатурой, отправить другому адресату. Кроме того, с каждым днем возрастает объем поступающей информации, соответственно и объем документации растет, что усложняет и замедляет работу сотрудников организаций, особенно, когда встает вопрос о поиске определенного документа в бумажном архиве, или приходит проверка, а документ еще не поступил от контрагента, в связи с задержками отправлений на почте.

В настоящее время большая часть предприятий пользуется смешанным типом документооборота: электронным и бумажным. В бумажном виде документы хранятся до сих пор по нескольким причинам:

- Юридически значимые документы организация обязана хранить в бумажном виде;

- Не все государственные органы и контрагенты перешли к электронному документообороту (ЭДО), поэтому все еще требуют предоставления документов в бумажном виде;

- Оригиналы документов необходимы при налоговой или судебной проверке;

- У компании нет средств на приобретение соответствующего программного обеспечения для ЭДО.

Исходя из этого, необходимо проанализировать, возможен ли отказ от бумажных документов и каковы перспективы полноценного перехода к электронному документообороту.

Международная научно-практическая конференция Для решения поставленной задачи был проведен сравнительный анализ, который затронул важные для компаний характеристики, заключающие в себе расходы, риски, объемы документации, временные затраты и производительность труда работников (рисунок 1).

Бумажный документооборот

Электронный документооборот

Высокие затраты на канцелярию (принтер, бумага, файлы, папки и пр.)

Сокращение расходов на обработку документов

Риск порчи и утери документов

Длительный обмен документами

Вся документация структурирована и организована

Моментальный обмен документами

чИ. ш

Архивы с огромным количеством коробок Быстрый доступ к любому документу

V Л

Большое количество документов печатают и выкидывают (60 % за день) Печатают значительно меньшее количество документов, только в важных случаях

Рис. 1. Сравнительный анализ бумажного и электронного

документооборота

Научные исследования и инновации

Исходя из данных рисунка 1, можно сделать вывод, что из-за длительного обмена бумажными документами сотрудник выделяет на работу над одним документом большую часть своего рабочего времени. Если брать в расчёт работу с контрагентами, документ нужно дождаться, забрать, заполнить, подписать, отсканировать, вложить копию или оригинал в папку по номенклатуре дел, отправить обратно. Все это занимает много времени.

Чтобы понять, выгоден для компаний отказ от бумажного документооборота и переход на ЭДО или нет, введем условие и посчитаем экономическую эффективность использования системы электронного документооборота (СЭД) с помощью калькулятора ROI. Например, с документами на предприятии работают 20 человек, у которых среднемесячная зарплата составляет 25 тыс. руб. В среднем на поиск документа уходит 25 минут, на поездки и согласование с контрагентами уходит 80 минут, на контроль обработки - 30 минут, а на формирование отчетности 150 минут. Из-за утери документов компания несет финансовые потери в виде выгоды и штрафов в сумме 10 тыс. руб. в год. При этом, если переходить на СЭД, компания затратит: на лицензию - 220 тыс. руб., на стоимость внедрения - 150 тыс. руб. Каждый сотрудник при этом затратит 20 действий в месяц на каждую операцию. Тогда получим результаты, представленные в табл. 1.

Таблица 1. Затраты на бумажный и электронный документооборот

Показатель Бумажный документооборот (затраты) СЭД (затраты) Экономия при переходе на СЭД

Время сотрудников 36,46% 1,85% 34,61%

Фонд оплаты труда 182 008 руб. 9 235руб. 172 773 руб.

Поиск документов 167 часов в мес. 20 часов в мес. 147 часов в мес.

На поездки 533 часа в месяц 0 часов в месяц 533 часа в месяц

На контроль статуса готовности 200 часов в месяц 0 часов в месяц 200 часов в месяц

На формирование отчетности 250 часов в месяц 25 часов в месяц 175 часов в месяц

Таким образом, при переходе на СЭД, компания сможет сократить затраты на фонд оплаты труда, и при этом повысить производительность труда сотрудников, путем сокращения временных затрат (в том числе простоев) на

Международная научно-практическая конференция обработку документов. При этом ощутимо снизятся затраты на канцелярию и оргтехнику, что тоже положительно скажется на бюджете организаций.

Несмотря на все плюсы электронного документооборота, отказаться от бумажных документов пока невозможно, так как многие государственные организации все еще требуют оригиналы документов в печатном виде. В перспективе, отказ от бумаги возможен, а переход на СЭД хоть и требует больших затрат, но в скором времени окупаем.

Библиографический список:

1. Тюнин Е.Б. Современные системы автоматизации управления технологическими процессами/ Е.Б. Тюнин, М.И. Семенов // Краснодар: КубГАУ, 2012. - 104 с.

2. Тюнин Е.Б. Информационные технологии в деловой коммуникации / Тюнин Е.Б. Краснодар: КубГАУ, 2015. 74 с.

3. Тюнин, Е.Б. Информационные технологии Лабораторный практикум / Е.Ю. Тюнин, В.Ю. Кондратьев. - Краснодар: КубГАУ 2013. - 135 с.

4. Чич А.А. Использование СЭД "DIRECTUM" для автоматизации процесса подачи заявок на размещение электронных образовательных ресурсов на образовательном портале КубГАУ // Чич А.А., Недогонова Т.А., Тюнин Е.Б./ В сборнике: Цифровизация экономики: направления, методы, инструменты Сборник материалов I всероссийской студенческой научно-практической конференции. Краснодар, 2019. С. 84-86.

© О. И. Коваль, Е. Б. Тюнин, 2020