CC BY
33
УДК 651.012
Турищева Т. Б.1-2, Мигачева Е. Н.1
РОЛЬ ЭЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТООБОРОТА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИЙ В РАБОТЕ С ПОКУПАТЕЛЯМИ И ЗАКАЗЧИКАМИ
' Российский экономический университет имени Г. В. Плеханова, Российская Федерация, г. Москва, 117997, Стремянный пер., 36 2 Департамент «Учет, анализ и аудит» ФГБОУ ВО «Финансовый университет при правительстве РФ»
125993, г. Москва, Ленинградский проспект, 49
Аннотация. В конце XX века было сложно представить, что бумажные документы потеряют свою актуальность, а переход организаций на электронный документооборот будет неизбежен. В данной статье рассмотрены преимущества электронного документооборота, указаны проблемы, решаемые с помощью внедрения систем электронного документооборота. А также изучены проблемы, с которыми сталкиваются организации при работе в системах электронного документооборота.
Ключевые слова: электронный документ, документооборот, электронный документооборот, система электронного документооборота.
Ежедневно в организациях обрабатывается большое количество документов. От того на сколько быстро и качественно обработается документ, зависит эффективное функционирование организации. Поэтому переход от бумажного документооборота к электронному документообороту (ЭДО) при работе с покупателями и заказчиками является одной из первостепенных задач современных организаций [1,2].
Согласно ГК РФ, электронным документом признается информация, подготовленная, отправленная, полученная или хранимая с помощью электронных, магнитных, оптических либо аналогичных средств, включая обмен информацией в электронной форме и электронную почту [3].
Переход работы организаций со своими покупателями на ЭДО решает следующие проблемы:
1) Возможная потеря документов;
2) Попадание документа в чужие руки;
3) Потери рабочего времени, связанные с поиском определенного документа;
4) Рост затрат, связанных с созданием копий документов;
5) Потери рабочего времени на подготовку, согласование и подпись документации;
6) Потери рабочего времени, связанные с ожиданием получения документа его адресатом [4, 5].
Именно с этими проблемами сталкиваются организации, работающие с бумажным документооборотом.
Внедрение ЭДО имеет следующие преимущества:
1) Автоматизация процесса работы с документами;
2) Уменьшение объемов бумажного документооборота;
3) Скорость доставки. Адресат получает документ спустя несколько минут после его отправки;
4) Сокращение времени на работу с документами (создание, обработка, поиск и проч.), тем самым повышается производительность труда;
5) Упрощение процедуры регистрации документов [6];
6) Все документы хранятся на электронном носителе, что увеличивает объём хранимой информации [7];
7) Снижаются затраты на необходимые канцелярские материалы;
8) Снижение количества ошибок при заполнении документов [8].
При наличии технической возможности организации вправе хранить первичные электронные документы на электронных носителях с учетом требований законодательства Российской Федерации, регулирующего использование электронной подписи в электронных документах. При хранении первичных электронных документов должна обеспечиваться защита их данных от несанкционированных исправлений [9, 10].
Применение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет осуществлять быстрый и качественный обмен документами между организацией и её покупателями. Система электронного документооборота (СЭД) - это комплекс программ, которые созданы для контролируемого документирования и документооборота на предприятии в соответствии с правилами обработки документов, обусловленными спецификой функционирования предприятия [11, 12].
Большинство организаций ведут активную работу по обмену документами со своими покупателями (торговыми сетями) с помощью систем электрон-
ного документооборота. Системы электронного документооборота предлагают своим клиентам следующие возможности:
• Простая и удобная веб-версия системы;
• Интеграция EDI в 1С;
• Обмен электронными закрывающими документами;
• Работа со всеми партнерами в одном окне;
• Формат УПД в модуле или в веб-версии;
• Аналитика поставок в торговые сети [13].
Для работы с системой не понадобится дополнительного ПО, работать в СЭД можно через любой браузер. Модуль для 1С позволяет оперировать EDI-сообщениями и данными из 1С в режиме единого окна, а не переходить из одной системы в другую с риском потери или искажения информации.
В веб-версии СЭД можно:
• отправлять и получать EDI-сообщения;
• быстро корректировать заказ, если сеть вносит в него изменения;
• контролировать прохождение заказа и поставку на каждом этапе;
• обмениваться с контрагентами документами в электронном виде;
• отслеживать уровень сервиса через системы аналитики.
EDI-сообщения содержат точную актуальную информацию о заказе и поставке, поэтому в созданных по ним бухгалтерских документах нет ошибок и расхождений. Электронный юридически значимый документооборот на основе EDI-сообщений ускоряет подпись документов, способствует оперативной оплате отгруженных товаров, своевременному получению вычетов по НДС [15].
В СЭД есть полезная функциональность для всех участников рынка с различной спецификой деятельности: прайсы и заказ для несетевой розницы, двусторонний EDI-трафик для дистрибьюторов и др. Пользователь может выступать в любой из этих ролей и взаимодействовать с каждым участником рынка, вне зависимости от его специализации, в режиме единого окна.
СЭД предназначены для формирования электронных документов, имеющих юридическую значимость, и обмена документами в электронном виде через Интернет. Юридическая значимость электронных документов обеспечивается в соответствии с требованиями законодательства РФ и нормативных актов министерств и ведомств РФ. Для этого электронный документ содержит все обязательные реквизиты и подписывается электронной подписью [14]. Состав обязательных реквизитов устанавливается п.2 ст. 9 Федерального закона
от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». К обязательным реквизитам документа относятся:
• наименование документа;
• дата составления документа;
• наименование экономического субъекта, составившего документ;
• содержание факта хозяйственной жизни;
• величина натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
• наименование должности лица, ответственного за составление документа;
• подпись.
Первичный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.
Электронная подпись - это обязательный реквизит электронного документа, который предназначен для защиты данного электронного документа от подделки и позволяет идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также подтверждает отсутствие искажения информации в электронном документе.
Когда организация и её покупатель принимают решение о переходе на ЭДО, они выбирают СЭД, в которой будет происходить обмен электронными документами (заказами, накладными, актами приемки и др. документами). При работе в СЭД поставщики и покупатели могут столкнуться со следующими проблемами:
1) Процесс подключения к СЭД может занимать несколько месяцев. Это может быть связано с техническими сложностями со стороны торговых сетей или поставщиков. Но по большей части это зависит от самого провайдера. Здесь имеет место именно человеческий фактор. Большинство писем, которые отправляются провайдеру от клиента, попросту игнорируются. А на телефонные звонки можно услышать ответ: «мы видели вашу заявку, ждем ответа от торговой сети / поставщика»
2) Достаточно частые сбои в работе системы, которые никак не зависят от клиентов. Сбои могут быть продолжительностью от нескольких часов до нескольких суток.
3) Из предыдущей проблемы вытекает следующая: задержка в создании и отправке документа, что может повлечь за собой наложение штрафных санкций на поставщика со стороны покупателя (торговой сети). Довольно часто инициатором перехода на ЭДО является именно торговая сеть, которая диктует свои условия по отправке подписанных документов. Невыполнение этих условий облагается штрафом.
4) Конечно же, никуда не уходит проблема возникновения ошибки, обусловленной человеческим фактором. Наиболее распространены арифметические ошибки, а также ошибки, связанные с указанием товарных позиций в заказе.
5) Не редко возникают ошибки при создании нового документа на основе имеющегося. Например, торговой сетью был создан заказ, который подтвердил поставщик. На основе этого заказа создается накладная, в которой указывается вся информация о поставке (номер и дата накладной, номер заказа покупателя, отгруженные товары и др.). В момент получения товара торговой сетью заполняется акт приемки. На основе этого акта поставщик должен создать универсальный передаточный документ (УПД) с указанием принятого количества товара. На каждом этапе электронного документооборота информация, содержащаяся в текущем документе должна копироваться в новый. Но довольно часто этого не происходит. Например, при создании УПД из акта приемки не перекачивается номер заказа или неверно отражается сумма принятого товара. В этот момент необходимо вносить или изменять информацию вручную, что увеличивает время отправки документа.
6) Некоторые СЭД работают только в конкретном браузере, что создает дополнительные трудности при создании и отправке электронного документа.
Из вышеперечисленных проблем видно, что в основном это касается именно технической стороны систем электронного документооборота. По-
этому пути решения касаются только провайдера. Во-первых, провайдеру необходимо разработать такую версию системы электронного документооборота, которая могла бы работать в любом удобном для клиента браузере. Во-вторых, создание резервной и безопасной системы на случай технических сбоев и их ускоренное устранение.
Со стороны клиента системы электронного документооборота необходимо свезти вероятность возникновения ошибок к нулю. Ведь отсутствие ошибок в созданных и отправленных документах значительно экономит время сотрудника на совершение других своих обязанностей, а также это экономия денежных средств предприятия, т.к. за каждое созданное исправление или удаление документа клиенту необходимо платить деньги.
Все вышеперечисленные проблемы не являются критичными, и носят временный характер. Поэтому все большее число предприятий начинают работу со своими клиентами или поставщиками в системах электронного документооборота. Таким образом, самое главное преимущество электронного документооборота - это время. Так как, чем быстрее поставщик получит акт приемки, тем быстрее он создаст УПД или электронный счет-фактуру, а покупатель оплатит поставку. Также с помощью электронного документооборота экономится время на отправку важных и срочных документов (договоров, информационных писем, претензий и прочих документов), а также экономятся денежные средства предприятия на оплату курьерских услуг.
Список использованных источников
1. Крохалева Н. Е. Электронное хранение документов и электронный документооборот в системе управления организацией // XII Международная конференция «Российские регионы в фокусе перемен» Сборник докладов со специальных мероприятий конференции.
2. Кораблева О. Н., Калимуллина О. В., Магомедова В. Р. Оценка инновационной активности стран на основе индексации и формирования рейтингов: проблемы и перспективы // Управление экономическими системами: электронный научный журнал. - 2017. - № 6 (100). - С. 27.
3. Поздняев А. С. Методологические основы формирования и верификации налогооблагаемых показателей с позиций системного подхода // Управленческий учет. 2011. № 1. С. 84—92.
4. Мастеров А. И. Применение методов математического программирования в управленческом анализе ассортиментной политики организации // Актуальные проблемы социально-экономического развития России. 2010. № 4. С. 53-56.
5. Мастеров А. И. Управленческий учет и анализ ассортиментной и ценовой политики как инструмент повышения эффективности деятельности организации // Международный бухгалтерский учет. 2015. № 9. С. 27-39.
6. Хвостенко О. А., Жукова В. В. Система бюджетирования в девелоперских компаниях: монография. Санкт-Петербург, 2016.
7. Морозова Т. В. Методологические и практические аспекты разработки малыми предприятиями рабочего плана счетов с нетиповыми корреспонденциями // Проблемы современной экономики. - 2016. — № 3. - С. 104—107.
8. Быканова О. А., Ахмадеев Р. Г., Диверсификация портфельных инвестиций суверенных фондов // Азимут научных исследований: экономика и управление. 2016. Т. 5. № 4 (17). С. 59-63.
9. Поздняев А. С. Управленческий учет как бизнес-процесс управления налоговой нагрузкой хозяйствующего субъекта // Экономические и гуманитарные науки. 2010. № 6. С. 76-80.
10. Морозова Т. В. Малые предприятия и индивидуальные предприниматели: налогообложение, учет и отчетность. М.: Юстицинформ, 2006. 280 с.
11. Депутатова Е. Ю., Зверева А. О., Ильяшенко С. Б. Методика оценки и факторы повышения качества обслуживания в розничной торговле. Учебное пособие / Москва, 2018.
12. Голубцова Е. В. Налогообложение в международном бизнесе Учебное пособие / Белгород, 2018.
13. Ахмадеев Р. Г., Быканова О. А., Агапова А. А. Применение патентной системы налогообложения: фактор стабильности экономики // Азимут научных исследований: экономика и управление. 2018. Т. 7. № 1 (22). С. 31-34.
14. Атауллина Р. Р. Развитие языков программирования и электронных форматов обмена деловыми данными в бизнес-среде // Научные стремления. 2019. № 25. С. 16-19.
15. Никитин В. Электронный документооборот в бухгалтерии // Казенные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение. 2019. № 8. С. 16-25.
Turishcheva T. B.1-2, Migacheva E. N.1
THE ROLE OF ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT FOR ORGANIZATIONS IN WORKING WITH BUYERS AND CUSTOMERS
1 Plekhanov Russian University of Economics Russia, Moscow, 117997, Stremyannyper. 36 2 Department «Accounting, analysis and audit» Financial University under the government of the Russian Federation 125993, Moscow, Leningradskii prospekt, 49
Summary. At the end of the 20th century, it was difficult to imagine that paper documents would lose their relevance, and the transition of organizations to electronic document management would be inevitable. What is electronic document flow? What problems can solve the introduction of electronic document management systems in the organization? What are the advantages of electronic document management? The answers to these questions are discussed in detail in this article.
Keywords: electronic document management, electronic document storage, document management paper-based, electronic document management system.
