CC BY
1720
УДК 658.3.07
ПОДБОР ПЕРСОНАЛА В БАНКЕ: ПРОЦЕССНЫЙ ПОДХОД
PROCESS APPROACH TO STAFF RECRUITING IN THE BANK
А.С. Далецкая, Т.Д. Синявец
A.S. Daletskaya, T.D. Sinyavets
Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского
Повышение эффективности деятельности организаций остается одним из важнейших направлений деятельности менеджеров. Внедрение новых инструментов менеджмента, таких как инжиниринг, реинжиниринг, аутсорсинг и так далее, позволяет по-новому взглянуть на отработанные в практической деятельности организаций механизмы подбора персонала. В статье рассматриваются теоретические основы формирования бизнес-процесса подбора персонала в банке.
The paper considers the main assumptions of staff recruiting business in the bank. As improving company performance still is the order of the day for managers the proven mechanisms of staff recruiting can be upgraded through new management tools such as engineering, reengineering, outsourcing and others introduced.
Ключевые слова: подбор персонала, бизнес-процесс, субъекты подбора персонала, клиенты процесса, ресурсное обеспечение процесса.
Усложнение рыночной среды заставляет организации постоянно искать резервы повышения эффективности своей деятельности, осваивать новые направления бизнеса, применять современные концепции менеджмента на практике. Одной из наиболее востребованных концепций управления в последнее время является концепция TQM. Но внедрение систем менеджмента качества в любой организации невозможно без участия работников. К ним предъявляется множество новых требований, таких как быстрая реакция на изменения рыночного спроса, умение бороться за клиента, приспосабливаться к усиливающейся конкуренции, в том числе и в банковской сфере. Такая ситуация требует внедрения более прогрессивных и современных технологий в области управления персоналом. В настоящей статье наше внимание сосредоточено на особенностях применения современного процессного подхода к одной из наиболее актуальных функций-процессов управления персоналом - подбору персонала.
Несмотря на то, что проблема подбора персонала уже достаточно хорошо изучена и нашла отражение в работах таких отечественных ученых, как И.Б. Дуракова, А.Я. Кибанов,
В.В. Репин, В.Г. Елиферов, В.С. Половинко, М.И. Магура, М.Э. Миллер, Ю.Г. Одегов и другие, новые концепции и инструменты менеджмента дают возможность рассмотреть его с новых позиций и выявить резервы для совершенствования деятельности по подбору персонала и, следовательно, повысить эффектив-
ность управления персоналом как одного из общеуправленческих процессов организации.
На современном этапе рыночного развития организации функционируют в среде, которая характеризуется такими тенденциями, как рост, усложнение и повышение степени конкуренции. В данном случае организация стремится по своей природе занять лидирующие, конкурентоспособные позиции по сравнению с остальными. Ресурсы для достижения данной цели могут быть различными, но в последнее время все актуальнее становится использование такого ресурса, как персонал. Персонал обеспечивает эффективное использование других ресурсов, имеющихся в распоряжении организации, поэтому правильный подбор персонала - это один из основных факторов успеха и один из наиболее важных процессов управления персоналом, которые осуществляют организации.
В данной работе под подбором персонала понимается «комплекс непрерывных, последовательных мероприятий, направленных на своевременное удовлетворение количественных и качественных, текущих и перспективных потребностей организации в дополнительном персонале» [2, с. 14].
Основными составляющими процесса подбора персонала являются набор, отбор кандидатов, выбор наиболее подходящего кандидата и последующее оформление трудовых отношений [1]. Организация данного процесса может быть формализована в фирме и закреплена в определенных нормативно-методических
документах, а может быть и неформализована и осуществляться в сознании субъекта, отвечающего за подбор. Целью подбора персонала является обеспечение покрытия потребности в персонале в качественном и количественном отношении с учетом места и времени, а также эффективное соединение характера решаемых предприятием задач с человеческой природой работников, выполняющих эту задачу.
Достижение этой цели осуществляется субъектами подбора. К числу субъектов подбора персонала можно отнести:
- высшее руководство организацией;
- линейных руководителей;
- службу управления персоналом;
- кандидатов на занятие должности;
- коллектив, в котором будет работать потенциальный сотрудник;
- профсоюз, привлекаемых к отбору сторонних экспертов;
- государство в лице органов статистики, служб занятости, инспекций по труду и т. п. Каждый из субъектов в процессе подбора выполняет определенную роль, которая обусловливается их специфическими интересами.
Рассмотрев различные описания применения процессного подхода к деятельности предприятий, мы остановились на процессно-ориентированном. Этот подход позволяет рассматривать бизнес-процессы производственно-трудовой деятельности через определение основных целей банка, а затем, исходя из целей, определяются типы всех внутренних и внешних процессов. Основные цели деятельности банка можно определить следующим образом: 1) получение дохода в результате основной деятельности банка; 2) обеспечение условиями и ресурсами основной деятельности банка; 3) управление деятельностью банка.
Этим целям соответствуют три класса бизнес-процессов:
- основные бизнес-процессы - это процессы, в результате которых банк получает доход, т. е. процессы, прежде всего связанные с оказанием услуг клиентам (розничный бизнес, корпоративный бизнес, эквайринговый бизнес, проектный бизнес);
- обеспечивающие процессы - обеспечение деятельности банка всеми необходимыми ресурсами и условиями (обеспечение информационными технологиями, обеспечение рекламой, обеспечение документооборота, юридическое обеспечение, обеспечение информационной безопасности, обеспечение безопасностью, обеспечение инфраструктурой);
- процессы управления - процессы, направленные на повышение эффективности первых двух типов процессов (корпоративное управление, управление финансами, управление рисками, управление персоналом, управление качеством).
Далее целесообразно определить место процесса «Подбор персонала» в сети бизнес-процессов банка. Из классификации процессов банка, приведенной выше, следует, что процесс «Управление персоналом» является одним из подпроцессов процесса «Управление организацией». Следовательно, процесс «Подбор персонала» есть подпроцесс первого уровня процесса «Управление персоналом» и подпроцессом второго уровня процесса «Управление организацией».
Прежде чем представить какую-либо деятельность как процесс, необходимо убедиться, что эта деятельность приносит компании добавленную ценность, т. е., во-первых, результат деятельности представляет ценность для клиента, и во-вторых, эта деятельность целесообразна с точки зрения затрат на ее осуществление.
Подбор дополнительного персонала требуемого профессионально-квалификационного уровня является одним из способов формирования трудового потенциала предприятия, а человек представляет собой ключевой и самый ценный ресурс управления, так как уровень развития персонала непосредственно влияет на конкурентные возможности предприятия и его стратегические преимущества. Подбор персонала позволяет организации в более короткие сроки по сравнению с развитием собственного персонала получить работника, способного решать стоящие перед ней задачи, обеспечить приток новых людей с новыми идеями в организацию, своевременно заложить фундамент под перспективные потребности с учетом стратегических целей организации. Следовательно, описание подбора персонала в организацию как бизнес-процесса имеет свою практическую значимость. Изложим основные теоретические положения, связанные с применением процессного подхода к подбору персонала.
При описании бизнес-процессов прежде всего необходимо сформулировать их цель и задачи. Цель данного процесса уже сформулирована нами выше. При этом задачами подбора персонал могут быть:
- оперативное (срочное) замещение вакансии;
Подбор персонала в банке: процессный подход
61
- замещение вакансии с минимальными затратами финансовых, трудовых и временных ресурсов;
- поиск «любой ценой» работника, отвечающего установленным требованиям;
- поиск сотрудника с небольшим опытом, но с потенциалом для развития и подготовки к конкретной должности в рамках предприятия и др.
В рамках сформулированной цели определяются владелец, который будет отвечать за результативность, и участники процесса. Как правило, владельцем процесса подбора персонала в банке является руководитель подразделения, в рамках которого реализуется функция по подбору персонала. Чаще всего это руководители служб (отделов) по работе с персона-
лом или руководители других структурных подразделений банка, в случае если вакансия закрывается в рамках деятельности того подразделения, в котором она возникла. Участником процесса может быть любой из субъектов подбора, о которых мы упоминали выше, а конкретный состав участников, их функции и место в реализации процесса будут изменяться в зависимости от стратегии, политики, экономического положения, стадии развития и других характеристик организации.
Далее рассмотрим внутреннюю структуру процесса подбора персонала, а именно его границы, ресурсы, необходимые для реализации процесса, и управляющие параметры, ориентируясь на известную схему бизнес-процесса (рис. 1).
Управляющие параметры
Входы
процесса
Технология выполнения действий по процессу
тг
Выходы
^•процесса
Ресурсы
Рис. 1. Внутренняя структура бизнес-процесса
Для описания бизнес-процесса важным моментом является описание его окружения или границ, которое, как уже отмечалось раньше, представляет совокупность входов и выходов бизнес-процесса (первичных и вторичных) с указанием поставщиков и клиентов (внутренних и внешних).
В бизнес-процессе «Подбор персонала» в качестве первичного входа может быть указан первичный выход бизнес-процесса «Планирование персонала» - заявка на подбор сотрудника, поступающего из структурного подразделения организации, т. е. в данном случае процесс планирования персонала является внутренним поставщиком процесса подбора персонала, причем фактически вход поставляется структурным подразделением организации (заказчик), в котором возникла вакансия. В процессе планирования персонала определяется соответствие количественных и качественных показателей потребности в персонале целям развития организации, а также возможности удовлетворения этих потребностей путем развития уже имеющегося персонала. Если таких возможностей нет, то возникает по-
требность в дополнительном подборе персонала, которая документально может быть представлена в виде заявки на подбор сотрудника.
В качестве первичного выхода бизнес-процесса «Подбор персонала» обозначим приказ о приеме сотрудника на вакантную должность, что означает то, что вакантное рабочее место больше таковым не является и потребность в дополнительном персонале удовлетворена. Подразделение, в котором будет работать принятый сотрудник, в этом случае - внутренний клиент бизнес-процесса. Также внутренним клиентом процесса подбора персонала будет являться бизнес-процесс «Адаптация персонала», так как первичный выход процесса подбора одновременно является первичным входом процесса адаптации. Это означает, что начинается процесс интеграции принятого сотрудника в организацию, включение в новую для него производственно-вещественную и социальную среду, в результате чего происходит определение уровня соответствия качеств работника и требований организации.
Следовательно, первичный вход и первичный выход процесса подбора персонала явля-
ются событийными границами процесса, определяющими его начало и окончание. В таблицах 1 и 2 отражены не только первичные, но
и возможные вторичные входы, выходы и соответствующие им поставщики, клиенты описываемого в работе процесса.
Таблица 1
Входы и поставщики бизнес-процесса «Подбор персонала»
Вход Поставщик
Первичный Заявка на подбор сотрудника Бизнес-процесс «Планирование персонала», структурное подразделение организации в лице его руководителя
Вторичные Кандидат Рынок труда
Резюме Процесс « Формирование внутренней базы данных по кандидатам»
Телефонный звонок, резюме Рынок труда
Информация о кадровом резерве Процесс «Формирование кадрового резерва»
Таблица 2
Выходы и клиенты бизнес-процесса «Подбор персонала»
Выход Клиент
Первичный Приказ о приеме сотрудника на вакантную должность Структурное подразделение организации, бизнес-процесс «Адаптация персонала»
Вторичные Трудовой договор, приказ о приеме, личное дело, трудовая книжка, личная карточка работника (Т-2) и другие документы по учету персонала Документационная база по персоналу
Информация об отказе Кандидат
Объявления Средства массовой информации
При описании границ бизнес-процесса рекомендуется также построить его графическую схему или диаграмму окружения бизнес-процесса, разработанная нами модель для процесса «Подбор персонала» изображена на рис. 2.
При описании окружения бизнес-процесса не будем делать акцент на описании его вторичных входов и выходов, так как они будут автоматически описаны при дальнейшей детализации процесса, когда встанет потребность детализировать процесс подбора персонала.
Что касается ресурсов, необходимых для реализации процесса, то они подробно описаны в таблице 3.
К управляющим параметрам процесса следует отнести: стратегические и тактические цели организации, стратегию проведения процесса выявления и оценки профессионально важ-
ных характеристик претендентов, принципы принятия решений в области управления персоналом и подбора персонала, а также требования нормативных документов (например, положения о подборе, регламент взаимодействия между подразделениями при поборе персонала и др.) и стандартов по процессу (нормативные сроки закрытия вакансий, бюджет процесса и др.).
После описания границ процесса необходимо рассмотреть технологию выполнения процесса, т. е. выделить подпроцессы, описать взаимодействие между ними, включая материальные и информационные потоки. Для этого нами будет использована классическая технология описания бизнес-процессов - стандарт описания бизнес-процессов БРБ, которая была разработана на заре рождения процессных технологий.
вход процесса
заявка на подбор сотрудника
Процесс
«Бюджетирование»
го
СГ
х
о
1=1
=1
Х5
О
_|=
ф
о
о
ш
03 X
ш 0) я ш г
го го ш
ш ь
7^ Ш I Ш I о
ш "О
Т. о
о о .1=
П) 1£| а>
"О ш а\ а\ о "О о о ш
о о 1
.с о
П) ч о
а> "О о
1£|
П)
о
—1 о Ш ш
бюджет на подбор
поставщик = клиент Структурное подразделение организации
контакт с кандидатом
выход процесса
і
приказ о приеме сотрудника на вакантную должность
СП
ф > і |шо
О ;□ I
^ н =>
Ш Ш "О Ь _р О
« а ® о о
объявление
Бизнес-процесс «Подбор персонала»
Л СП
—1 =1
а> "О о о ь ш I со I а> о
I "О
ш о "О
ь го о
ш ш .1=
I а>
о
а> о
ч_
Т
_у
кандидат
Процесс «Формирование внутренней базы данных по кандидатам»
V
ш
X
о
ь
тз
о
_п а>
о
о
0)
У
телефонный
звонок,
резюме
информация об отказе
трудовой договор приказ о приеме, личное дело, Т-2 и др.
Рис. 2. Окружение процесса подбора персонала
Таблица 3
Форма обеспечения процесса подбора персонала (составлено на основе [2; 3])
Форма обеспечения Описание
Научно-методическое Определяет общие методологические принципы подготовки и проведения процедуры привлечения персонала в организацию. В рамках данной формы обеспечения закладывается содержательная основа подбора. Анализ деятельности и формулирование критериев подбора персонала позволяет достичь более глубокого понимания особенностей деятельности
Организационное (нормативное) Совокупность внешних и внутренних регламентов, документов распорядительного, организационного характера, а также других документов, которые определяют полномочия субъектов системы
Правовое Предполагает конкретизацию принципов функционирования и поведения каждой из подсистем и системы в целом с точки зрения соответствия их нормам законодательства, соблюдения прав соискателей и работников, разработку и утверждение локальных нормативных актов
Кадровое Вовлечение в процесс работы системы необходимого количества достаточно квалифицированных управляющих субъектов (руководителей высшего и среднего звена, внешних и внутренних экспертов, специалистов по управлению персоналом, психологов, юристов и др.)
Программное Предусматривает автоматизацию отдельных этапов работы (регистрация, накопление, передача, обработка информации), применение в процессе функционирования системы апробированных программных продуктов
Информационное Предполагает наличие максимально полной и достоверной информации обо всех элементах системы (например, вакантной позиции, ее целях и задачах, условиях найма, стратегии развития организации, ситуации на рынке труда и др.)
Материально-техническое Помещения для проведения процедур; канцелярские принадлежности; материалы оценки (тексты заданий, различные бланки, инструкции по проведению процедур) и др.
Стандарт DFD (Data Flow Diagram) представляет собой диаграмму потоков данных, где показаны работы, которые входят в состав описываемого бизнес-процесса, а также входы и выходы каждой из работ. Данные входы и выходы представляют собой информационные, либо материальные потоки. При этом выходы одной работы могут являться входами для других. При построении DFD-схемы бизнес-процесса также нужно показать подразделения и должности участвующие и отвечающие за выполнение работ, входящих в состав процесса. Рекомендуется каждой работе присвоить номер или идентификатор. Итак, с помощью схе-
мы DFD представим схематично технологию выполнения бизнес-процесса «Подбор персонала» (рис. 3).
Из схемы видно, что технологически процесс подбора персонала делится на следующие этапы: описание требований к кандидату, планирование подбора, набор (поиск и привлечение) кандидатов, отбор (оценка) кандидатов, выбор из них наиболее соответствующего требованиям должности и оформление с ним трудовых отношений (найм). Причем каждый из этапов может быть представлен и описан как процесс более низкого уровня, т. е. является подпроцессом процесса подбора персонала.
&
О/
о\
а
гь
о
аг
о\
а
аг
*
о
съ
сь
гь
аг
£
«г
а
о
о
О/
процесс,
контрагент,
-► - потоки входов/выходов
Рис. 3. Схема технологии выполнения деятельности по процессу подбора персонала
С\
и\
Следует обратить внимание на то, что выходы одних подпроцессов являются входами других, кроме того, выходы могут быть входами или ресурсами процессов, связанных с процессом подбора. Каждый из выходов имеет по крайней мере одного потребителя, следовательно, выделение данного подпроцесса целесообразно.
Функции, работы и операции, составляющие содержание технологии процесса подбора персонала, как правило, регламентированы в инструкциях по подбору персонала, методиках, стандартах, руководствах по подбору. Функции владельца процесса содержатся в его должностной инструкции. Тем не менее наиболее подробное описание процесса в целом, т. е. не только технологию осуществления деятельности по процессу, но и технологию управление им, содержит регламент процесса подбора персонала.
В соответствии с концептуальной схемой управления процессом владелец процесса, т. е.
субъект, ответственный за результативность процесса подбора персонала, должен планировать и осуществлять мониторинг, измерение, анализ эффективности и результативности процесса и улучшение деятельности по процессу. Это необходимо для демонстрации соответствия продукции установленным требованиям, а также постоянного повышения результативности процесса.
В качестве одного из способов измерения того, как функционирует процесс подбора персонала, на регулярной основе должен осуществляться контроль полноты, своевременности, качества выполнения работ по процессу, должны быть оценены показатели процесса (см. таблицу 4), а также проведен мониторинг информации, относящейся к восприятию потребителем процесса того, выполнены ли его требования к выходу (продукту) процесса.
Таблица 4
Показатели оценки деятельности процесса подбора персонала
Группа показателей Стоимостные показатели Показатели времени Технические показатели
Показатели процесса Потерянная производительность, сумма общих затрат на подбор персонала за период, степень отклонения фактических затрат на подбор от плановых показателей Время существования вакантного рабочего места Количество уровней оценки при отборе; численность кандидатов, привлеченных в организацию на вакантные должности в процессе набора; численность работников, принятых в организацию за определенный период; коэффициент оборота по приему персонала
Показатели продукта процесса Средняя сумма затрат на подбор одного кандидата, приступившего к работе Средний период адаптации принятых сотрудников; уровень текучести, в том числе среди новых сотрудников Доля новых работников, продвинувшихся по службе в течение одного года; доля новых работников, оставшихся в организации по истечении одного года
Показатели удовлетворенности клиентов процесса Уровень производительности труда новичков Средний стаж работы в организации Качество выполняемой работы набранными работниками (количество случаев брака изготавливаемой продукции, количество жалоб на работника со стороны коллег и руководителя, претензии со стороны клиентов и т. п.); количество новых работников, не прошедших испытательный срок
Для получения соответствующей информации о ходе процесса целесообразно проводить внутренние аудиты подбора персонала и исследовать удовлетворенность потребителей результатами процесса. Полученную инфор-
мацию необходимо документально оформить, например, в виде справки о ходе процесса, отчета по результатам процесса, отчета по аудиту или аудиторского заключения, протокола о несоответствии и т. п., так как владелец про-
цесса в установленные сроки отчитывается о результатах проделанной работы перед вышестоящим руководством, что, в свою очередь, обеспечивает регулярную обратную связь между уровнями управления.
В тех случаях, когда запланированные результаты не достигаются, необходимо выбрать способ осуществления оперативных корректирующих действия для обеспечения соответствия продукта процесса установленным требованиям. Так, если потребность в дополнительном персонале не удовлетворена или удовлетворена не в установленный срок, или принятый сотрудник не соответствует установленным требованиям, должны быть приняты решения о необходимости, возможности, целесообразности пересмотра используемых в процессе подбора методов и способов, о «смягчении» значений показателей процесса подбора персонала.
Если же процесс результативен, цель достигнута, клиенты полностью удовлетворены,
тогда необходимо осуществлять мероприятия, направленные на улучшения, которые могут включать действия по ужесточению критериев оценки, выбору новых методов расчета показателей, определению новых показателей, постановке новой цели, новых задач. Таким образом, предусматривается постоянное улучшение не только процесса, но и методики оценки его результативности.
1. Веснин В.Р. Практический менеджмент персонала: пособие по кадровой работе. - М.: Юристъ, 2003. - 495 с.
2. Миллер М.Э. Подбор персонала: системный подход: автореф. дис. ... канд. экон. наук. - Омск, 2001. - 166 с.
3. Половинко В. С. Управление персоналом: системный подход и его реализация: монография / под науч. ред. Ю.Г. Одегова. - М.: Информ-Знание, 2002. - 484 с.
