CC BY
168УДК 004.9:651
ПЕРЕХОД НА ЭЛЕКТРОННЫЕ КАДРОВЫЕ ДОКУМЕНТЫ: РЕАЛИИ И ПЕРСПЕКТИВЫ
Ю.И. Клепалова,
кандидат юридических наук, доцент, доцент кафедры трудового права
ФГБОУ ВО «Уральский государственный юридический университет» 620137, Россия, г. Екатеринбург, ул. Комсомольская, 21 e-mail: klepalovaBe1.ru
О.Ю. Брюхова,
старший преподаватель кафедры управления персоналом и социологии
ФГБОУ ВО «Уральский государственный университета путей сообщения»
620034, Россия, г. Екатеринбург, ул. Колмогорова, 66 e-mail: [email protected]
Аннотация: статья посвящена актуальной на сегодняшний день проблеме перехода на электронные кадровые документы в рамках реализации национальной программы «Цифровая экономика РФ». Авторами анализируются правовые, организационные условия и перспективы использования электронных документов в кадровом делопроизводстве, а также готовность экономически активного населения Российской Федерации принимать данные изменения. В статье рассматривается возможность заключения трудового договора и применения расчетного листка в электронном виде. Особое внимание уделяется переводу трудовой книжки из традиционного бумажного в электронный формат: выявляются преимущества для государства, работника и работодателя, определяются трудности и риски ведения электронной трудовой книжки. Делается вывод о необходимости серьезной подготовительной работы нормативно-правового, организационного, технического и информационного характера, в которую должны быть вовлечены все субъекты социально-трудовых отношений.
Ключевые слова: цифровая экономика, электронная трудовая книжка, электронный документ, электронный документооборот, расчетный листок, трудовой договор.
TRANSITION TO ELECTRONIC PERSONNEL DOCUMENTS:
REALITIES AND PROSPECTS
Yu.I. Klepalova
Ural State Law University
21, Komsomolskaya St., Yekaterinburg, Russia, 620137
e-mail: [email protected]
O.Yu. Bryukhova
Ural State University of Railway Transport
66, Kolmogorova St., Yekaterinburg, Russia, 620034
e-mail: [email protected]
Annotation: The article is devoted to the current issue of the transition to electronic personnel documents in the framework of the national program «Digital Economy of the Russian Federation». The authors analyze the legal, organizational conditions and prospects for the use of electronic documents in personnel records management, as well as the willingness of the economically active population of the Russian Federation to accept these changes. The article considers the possibility of concluding an employment contract and applying a pay slip in electronic form. Particular attention is paid to the translation of a work book from traditional paper to electronic format: the benefits for the state, employee and employer are identified, the difficulties and risks of maintaining an electronic work book are identified. The conclusion is drawn about the need for serious preparatory work of a regulatory, organizational, technical and informational nature, in which all subjects of social and labor relations should be involved.
Keywords: digital economy, electronic workbook, electronic document, electronic document management, payroll, employment contract.
Согласно программе «Цифровая экономика Российской Федерации», утвержденной распоряжением Правительства РФ от 28 июля 2017 г. № 1632-р, органы власти должны были проработать к концу 2017 г. вопрос «оформления трудовых отношений в цифровой экономике, в том числе в части перехода на безбумажное взаимодействие работников и работодателей (введение электронного формата заключения трудового договора, оптимизация иных «бумажных» обязанностей работодателя»). Принятый во исполнение вышеуказанного документа План мероприятий по направлению «Нормативное регулирование» программы «Цифровая экономика Российской Федерации»» (утв. Правительственной комиссией по использованию информационных
технологий для улучшения качества жизни и условий ведения предпринимательской деятельности (протокол от 18 декабря 2017 г. № 2)) сдвинул разработку проекта федерального закона об учете данных о трудовой деятельности работников в электронном виде на 2018 г. с его принятием в 2019 г.
Актуальность перевода кадрового документооборота в электронный формат обусловлена рядом факторов. Во-первых, это активное внедрение и использование информационных технологий во всех сферах профессиональной деятельности. Во-вторых, объемы кадровых документов в бумажном виде сегодня, по оценкам работодателей, достигают критического значения и электронная трансформация традиционной системы кадрового делопроизводства становится насущной потребностью. В-третьих, нестандартные формы занятости (дистанционная работа, фриланс и т.д.) неизбежно влекут за собой и изменения в документировании социально-трудовых отношений с отдельными категориями работников.
Помимо объективных условий для перехода на безбумажный документооборот (в том числе кадровый) следует изучить и результаты исследования общественного мнения о готовности граждан Российской Федерации использовать электронные персональные документы.
По данным исследовательского центра портала Superjob.ru1, инициативу Правительства РФ о переходе на электронные документы поддерживает большинство экономически активного населения: 45% россиян выступают за введение электронных документов с сохранением бумажных аналогов; 16% готовы полностью отказаться от бумажных документов в пользу цифровых; 28% считают, что вводить электронные документы не следует; 11% затруднились с ответом на вопрос. Чем моложе респонденты, тем чаще они выступают за введение электронных документов: среди опрошенных моложе 24 лет 49% поддерживают вариант перехода на электронные документы с сохранением бумажных, 18% выступают за отмену бумажных в пользу цифровых. Среди поколения старше 45 лет таковых 45 и 13% соответственно. Женщины восприняли идею осторожно: они чаще мужчин выступают за перевод документов в электронный формат с сохранением бумажных аналогов (48 и 43% соответственно). Мужчины же чаще поддерживают полный переход на электронный формат (20% против 12% среди женщин). Россияне, поддерживающие идею ввода электронных документов, чаще всего хотят оцифровать полис ОМС (76%), ИНН и СНИЛС (по 75%). За электронную медкарту выступают 62%. За электронный паспорт — 6 из 10 респондентов. Идея оцифровать трудовую книжку нравится
1 http://www.superjob.ru
59%, водительские права — 55%, свидетельство о рождении — 53%. Среди других документов, которые можно перевести в электронный формат, россияне чаще всего называли диплом об образовании, военный билет, разрешение на оружие, пенсионное и ветеранское удостоверения, школьный аттестат, документацию на машину и недвижимость.
Изучение общественного мнения по рассматриваемому вопросу показало, что в обществе отсутствует единая позиция относительно полной отмены бумажного формата документов. Ответы респондентов демонстрируют потребность в постепенном и «безопасном» переходе на цифровые документы.
Для трудовых отношений особую важность и интерес имеют такие кадровые документы, как трудовой договор, трудовая книжка, расчетный листок. На сегодняшний день ситуация с электронным оформлением указанных документов складывается следующим образом.
Электронный формат заключения трудового договора законодательно разрешен только применительно к дистанционным работникам (гл. 49.1 ТК РФ). В соответствии с ч. 5 ст. 312.1 ТК РФ в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, то дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами. По нашему мнению, до внесения соответствующих изменений в Трудовой кодекс РФ возможность заключения трудового договора путем обмена электронными документами в остальных случаях отсутствует.
Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ общих правил об использовании электронного документооборота сторонами трудовых отношений, на практике извещения работников по электронной почте достаточно активно используются работодателями, и такая возможность подтверждается судебной практикой1. В частности, суды подтверждают правомерность использования работодателями электронного документооборота (электронной почты) в целях уведомления работника о составных частях и размерах заработной платы2. Также согласно письму Министерства труда и социальной защиты РФ от 21 фев-
1 Клепалова Ю.И. К вопросу о возможности использования простой электронной подписи в кадровом делопроизводстве // Пермск. юрид. альманах. 2019. № 2. С. 566-571.
2 Апелляционные определения Санкт-Петербургского городского суда от 28.05. 2014 № 33-9230/2014; Забайкальского краевого суда от 09.07.2014 по делу № 33-24572014; Верховного суда Республики Карелия от 08.10.2013 по делу № 33-3292/2013; Московского городского суда от 20.05.2013 по делу № 11-11436/13.
раля 2017 г. № 14-1/00Г-1560, если в соответствии с ч. 2 ст. 136 ТК РФ форма расчетного листка утверждается работодателем с учетом мнения представительного органа работников в порядке, установленном ст. 372 ТК РФ для принятия локальных нормативных актов, а в трудовом договоре, коллективном договоре, локальном нормативном акте предусмотрен порядок извещения работника о составных частях заработной платы (расчетный листок) посредством электронной почты, то данный порядок не нарушает положения ст. 136 ТК РФ.
Наибольший практический интерес представляет возможность введения электронной трудовой книжки в связи с тем, что в начале июля 2019 г. Правительство РФ одобрило идею перевода трудовых книжек в цифровой формат и внесло проект федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)» и проект федерального закона № 748744-7 «О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования»» в Государственную Думу РФ.
Электронная трудовая книжка будет представлять собой базу данных о трудовой деятельности гражданина, которая формируется путем передачи работодателем сведений в электронном виде в ПФР. Начиная с 1 января 2020 г. все работодатели будут передавать данные в ПФР в режиме онлайн. При этом и бумажная и электронная трудовая книжка остаются основными документами о трудовой деятельности работника и имеют равную юридическую силу. Предполагается организовать плавный переходный период для введения электронных трудовых книжек: для работодателей сохраняется обязанность ведения и хранения бумажных трудовых книжек до 1 января 2027 г. После этой даты работодатель не ведет бумажную трудовую книжку и освобождается от ответственности за ее хранение.
Обратимся к проекту федерального закона № 748684-7 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде)». Согласно ч. 2 ст. 1 проекта предлагается дополнить ТК РФ ст. 66.1 следующего содержания:
«Статья 66.1. Сведения о трудовой деятельности
Сведения о трудовой деятельности — это основная информация о трудовой деятельности и трудовом стаже работника (включающая сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора), которая представляется работодателем в информационную систему Пенсионного фонда Российской Феде-
рации (далее — информационная система) в соответствии с законодательством Российской Федерации об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования».
По нашему мнению, владельцы бумажных и электронных трудовых книжек оказываются в неравном положении, поскольку из электронной книжки исключаются сведения о награждениях за успехи в работе, поскольку согласно ч. 4 ст. 66 ТК РФ «в трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводах на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждениях за успехи в работе».
Более того, поскольку сведения о награждении в электронной трудовой не фиксируются, то, очевидно. работодателю поощрять работников — обладателей электронной трудовой книжки будет нецелесообразно. Следовательно, такой метод поддержания трудовой дисциплины, как поощрение за труд, будет применяться только к работникам с бумажными трудовыми книжками, что также может повлечь неравное положение работников у одного работодателя.
Даже если практика поощрения лучших работников в организациях и сохранится, она рискует не найти подтверждения в цифровом пространстве.
Полагаем, что данный проект федерального закона требует дополнительной доработки: либо в сведения о трудовой деятельности включить сведения о награждении (ст. 66.1 ТК РФ), либо предложить новую редакцию ст. 191 ТК РФ, поскольку сведения о поощрении вносятся только в бумажную трудовую книжку. Если же позиция авторов проекта останется неизменной в данном вопросе, то, по нашему мнению, в будущем работодатель лишится одного из методов поддержания трудовой дисциплины.
Кроме этого, различного рода поощрения являются действенным способом стимулирования сотрудников, как материального — в случае выплаты премии или вручения ценного подарка, так и нематериального — в ситуации, когда работнику, добросовестно исполняющему трудовые обязанности, объявляют благодарность, награждают почетной грамотой, представляют к званию лучшего по профессии, размещают фотопортрет на доске почета и т.д.
Главная цель награждения — сформировать у персонала мотивацию достижения, создать и культивировать образ желаемого трудового поведения работников, отличительные черты которого — ответственность, инициатива, трудовой энтузиазм, творческий подход. С помощью систематической практики публичного и официального признания трудовых заслуг можно выделить заслуженного сотрудника
среди других членов коллектива. Факт награждения вызывает у поощряемого работника моральный подъем, чувство гордости и значимости его личности в масштабах организации, а это будет способствовать формированию лояльности персонала к работодателю и повышать уровень вовлеченности в решение корпоративных задач.
Стоит также отметить, что записи в разделе «Сведения о награждениях» в трудовой книжке при трудоустройстве на новую работу являются своеобразной «визитной карточкой работника» и представляют собой предмет изучения специалистов по управлению персоналом на этапе отбора. Именно объективные сведения о трудовых заслугах, зафиксированные в официальном документе и представленные от имени конкретных работодателей, а не данные, сообщаемые о себе самим работником, будут давать более точную характеристику соискателю как работнику и профессионалу, свидетельствовать о наличии у него важных деловых качеств. На основании полученных сведений о потенциальном работнике можно спрогнозировать успешность его будущей трудовой деятельности в компании. Таким образом, зафиксированные на любом носителе (бумажном или цифровом) сведения о награждениях носят имиджевый характер и увеличивают шансы соискателя на трудоустройство.
Если обратиться к международному опыту, то можно обнаружить, что на сегодняшний день традиционные трудовые книжки оформляются и ведутся только в организациях стран СНГ. В европейских государствах (Германия, Италия, Австрия, Франция) используется иной документ — трудовая карточка. Отличие от нашей книжки заключается в том, что владелец может предъявлять трудовую карточку работодателю только по своему усмотрению, чтобы внести информацию о приеме на работу и увольнении. Во всех остальных странах мира обходятся без трудовых книжек и на работу сотрудников принимают по контракту, руководствуясь рекомендациями от бывших нанимателей.
На взгляд авторов, полностью отказываться от трудовых книжек в нашей стране в силу многолетней практики ее ведения не стоит. История появления трудовых книжек в России уходит своими корнями в глубокое прошлое. Первые трудовые книжки в привычном для нас формате появились сразу после революции, в декабре 1918 г. Однако переход на более современный формат ее оформления в условиях всеобщей цифровизации считаем необходимым.
Согласно ч. 2 ст. 1 ТК РФ основной задачей трудового законодательства является создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства. Полагаем, что введение электронной формы трудовой книжки позволит:
1) государству:
— обеспечить сохранность персональных данных в информационной системе ПФР и возможность в любое время ознакомиться со сведениями о трудовой деятельности;
— упростить процедуру обращения гражданина за государственными или муниципальными услугами: в этом случае он освобождается от обязанности предоставлять сведения о трудовой деятельности;
— исключить случаи фальсификации трудовых книжек (ст. 324 УК РФ), так как ложная информация будет своевременно находиться и корректироваться, что исключает необходимость ее подделки и др., что позволит экономить организационные и материальные ресурсы;
2) работникам:
— упростить оформление пенсии: если ошибку в оформлении трудовой книжки обнаруживает ПФР, он может не зачесть период работы в трудовой стаж, и работнику придется доказывать его иными способами или обращаться в суд, к тому же трудовую книжку в электронном формате нельзя потерять или испортить, что гарантирует отсутствие проблем с назначением пенсии;
— исключить обязанность по хранению трудовой книжки, необходимости получения дубликата в случае утери трудовой книжки, необходимости восстановления (получения) справок из архивов в случае утраты, назначения пенсии и т.д.;
3) работодателям:
— электронный формат трудовой книжки позволит сократить количество ошибок при ее оформлении, при обнаружении которых ГИТ вправе привлечь к административной ответственности (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ);
— упростить процесс кадрового делопроизводства путем предоставления возможности автоматического заполнения форм;
— сделать более оперативной процедуру обмена данными между государственными структурами и ведомствами, коммерческими организациями и индивидуальными предпринимателями в электронном формате;
— обезопасить работодателя от заключения трудового договора с работником, представившим поддельную трудовую книжку при трудоустройстве, а также от связанных с этим материальных и организационных затрат и др.
К числу основных недостатков введения электронного формата трудовых книжек относят необходимость внесения изменений в нормативно-правовую базу, регламентирующую трудовые отношения; наличие технологических рисков (сбои в работе компьютерного обо-
рудования и Интернета и потеря из-за этого части данных1, угроза взлома электронной системы и использования персональных данных в корыстных целях и т.д.) и высокие затраты на обеспечение защиты электронного документооборота, проблему реализации данной программы в труднодоступных регионах страны, где отсутствует постоянный и качественный доступ в Интернет, а также необходимость ввода в систему большого объема информации с бумажных трудовых книжек.
Полагаем, что помимо организационных трудностей в процессе введения электронного формата трудовой книжки придется преодолевать «психологическое» сопротивление работников. Для работников с классическим профессиональным менталитетом трудовая книжка имеет очень важное значение, поскольку содержит информацию о трудовой биографии человека, сведения о поощрениях, ведомственных и правительственных наградах, которые в свою очередь. могут давать право на определенные льготы; подтверждает наличие у работника определенного опыта, квалификации, стажа работы, деловых качеств, знаний и навыков. Считаем, что отмена трудовых книжек для некоторых работников будет болезненной, поскольку повлечет необходимость адаптации к новым условиям в различных сферах деятельности. Так, опрос Всероссийского центра изучения общественного мнения показал, что больше половины работающих россиян не возражают против введения электронных трудовых книжек наравне с бумажным форматом документа. При этом за полный переход на цифровые трудовые книжки высказалось только 18% опрошенных2.
Итак, практика оформления, ведения, учета и хранения трудовых книжек в России насчитывает уже 100 лет. Отметив юбилей данного документа на бумажном носителе, можно смело утверждать, что перевод трудовых книжек на электронный формат имеет вполне реальную перспективу. Современные информационные технологии позволяют осуществить цифровую трансформацию и обеспечить удобство пользования и надежность хранения данных, минимизировать возможность ошибок в связи с человеческим фактором, оптимизировать взаимодействие между гражданами, кадровыми службами и государственными органами.
1 Чернов А. Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками // https://zakonguru.com/trudovoe/trudovaya/elektronnaya.html (дата обращения: 27.08.2019).
2 Трудовые книжки: бумага VS цифра. Пресс-выпуск № 3549 // https://wciom.ru/ index.php?id=236&uid=8874 (дата обращения: 27.08.2019).
Считаем, что при осуществлении поэтапного перехода к электронному формату кадровых документов, в том числе и трудовых книжек, необходимо не только продумать решение правовых, организационных и технических вопросов, но и провести информационную кампанию на государственном уровне. Для этого необходимо, во-первых, освещать данную тему в СМИ, своевременно и точно информировать граждан о ходе обсуждения, принятии соответствующих законов и управленческих решений. Во-вторых, провести консультационно-разъяснительную работу и обучение специалистов кадровых служб, предусмотреть возможность организации телефонной горячей линии для ответов на интересующие вопросы, поступающие от работающих граждан.
Библиографический список
1. Клепалова Ю.И. К вопросу о возможности использования простой электронной подписи в кадровом делопроизводстве // Пермск. юрид. альманах. 2019. № 2. С. 566—571.
2. Курдина Т. От разрядной до трудовой: [история трудовой книжки] // Тагильский вариант! Нижний Тагил, 2017. С. 8, 11.
3. Сетдарова Л.Б. Электронная трудовая книжка: реалии и перспективы // Юридические исследования. 2013. № 2. С. 73—78.
4. Трудовые книжки: бумага У8 цифра. Пресс-выпуск № 3549 // Ьир8://-теют.га/тёех.рЬр?1ё=236&шё=8874 (дата обращения: 27.08.2019).
5. Чернов А. Электронная трудовая книжка: ключевые особенности, сроки введения в РФ, преимущества и недостатки по сравнению с традиционными бумажными трудовыми книжками // ЬИр8:/Дакощиги. сотДгиёоуоеЛгиёоуауа/е1ек1;гоппауа.Ь1т1 (дата обращения: 27.08.2019).
