CC BY
65УДК: 651:658.3
К ВОПРОСУ О ВОЗМОЖНОСТИ ИСПОЛЬЗОВАНИЯ ПРОСТОЙ ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В КАДРОВОМ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ
Ю.И. Клепалова,
кандидат юридических наук, доцент,
доцент кафедры трудового права
ФГБОУ ВО «Уральский государственный юридический
университет»
620137, г. Екатеринбург, ул. Комсомольская, 21 E-mail: [email protected]
Аннотация: в настоящее время электронный документооборот законодательно разрешен только применительно к дистанционным работникам. Но, несмотря на отсутствие правовой регламентации использования по общему правилу электронного документооборота в сфере наемного труда, автором рассматривается возможность использования простой электронной подписи в кадровом делопроизводстве и называются условия легитимности ее использования. В частности, автором предлагается разработка и утверждение локального акта, регламентирующего использование простой электронной подписи, а также перечень положений, которые должны найти в нем отражение.
Ключевые слова: цифровизация, электронный документооборот, кадровое делопроизводство, простая электронная подпись.
TO THE QUESTION OF POSSIBILITY TO USE SIMPLE E-SIGNATURE IN HR RECORDS-KEEPING
Yu.I. Klepalova,
Ural State Law University
21, Komsomolskaya str., Ekaterinburg, Russia, 620137
E-mail: [email protected]
Annotation: at present electronic document flow is legally permitted only with regard to remote workers. But despite the fact that legal regulation for use of electronic document flow in the field of hired labour is not availability, the author considers the possibility to use simple e-signature in HR records-keeping and determine the conditions of legitimacy of its use. In particular, the author
suggests developing and approving local act regulating use of simple e-signa-ture, as well as list of provisions which shall be reflected there.
Key words: digitalization, electronic document flow, HR records-keeping, simple e-signature.
Активная фаза процесса информатизации, в которую современное общество вступило в 1970-х гг., в последние годы приобрела глобальный характер. Сегодня этот процесс охватил практически все страны мирового сообщества1. Под воздействием информатизации происходят масштабные изменения всех сфер жизни и профессиональной деятельности людей: производства, экономики, науки, образования, культуры, здравоохранения и т.д. Происходящие изменения масштабны и глубоки, а их влияние на жизнедеятельность общества становится все более и более значительным.
В то же время возникает множество вопросов, связанных с возможностью более широкого применения достижений цифровой экономики в практике правового регулирования трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений, отражения и закрепления этих процессов на законодательном уровне, легализации их в повседневной жизни, в локальных нормативных актах работодателей, в практике заключения, изменения и прекращения трудовых договоров, в ведении обширной кадровой документации, которое является обязанностью практически любого работодателя.
Полагаю, что современное состояние информационно-коммуникационных технологий позволяет активно использовать интернет-ресурсы, и в частности, электронный документооборот, в сфере наемного труда.
В настоящее время электронный документооборот законодательно разрешен только применительно к дистанционным работникам (глава 49.1 Трудового кодекса РФ). В соответствии с ч.5 ст. 312.1 Трудового кодекса РФ в случаях, если в соответствии с Трудовым кодексом работник должен быть ознакомлен в письменной форме, в том числе под роспись, с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, приказами (распоряжениями) работодателя, уведомлениями, требованиями и иными документами, дистанционный работник может быть ознакомлен с ними путем обмена электронными документами.
Несмотря на отсутствие в Трудовом кодексе РФ общих правил об использовании электронного документооборота сторонами трудовых отношений, на практике извещения работников по электронной почте до-
1 Свистунов В.М., Лобачев В.В. Трудовые отношения в условиях цифровизации экономики // Управление. 2017. № 4 (18). С. 29.
статочно активно используются работодателями, и такая возможность подтверждается судебной практикой. В частности, суды подтверждают правомерность использования работодателями электронного документооборота (электронной почты) в целях уведомления работника о:
- предстоящем увольнении, в случае, когда законом не установлено требование уведомления под роспись, например, при увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания, а также в связи с истечением срока трудового договора1;
- составных частях и размерах заработной платы2.
Полагаю, что работодатель при наличии технических возможностей вправе с помощью локального регулирования восполнить пробел в праве и установить собственные правила электронного документооборота, но лишь в определенных пределах и с учетом требований действующего трудового законодательства. Такую возможность работодателю дает Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-Ф3 «Об электронной подписи» (далее Закон об электронной подписи), так как устанавливает, что документы в электронной форме признаются имеющими равную юридическую силу с документами, составленными на бумажном носителе, заверенными собственноручной подписью уполномоченного представителя участника информационного взаимодействия, при соблюдении требований закона.
Безусловно, большей надежностью обладает квалифицированная электронная подпись и рассматривается в качестве «аналога» собственноручной подписи работника в силу ее особых признаков (ч.3, 4 ст.5 Закона об электронной подписи). Согласно ст. 6 Закона об электронной подписи информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.
Усиленная квалифицированная электронная подпись — самый регламентированный государством вид подписи3. Она создается с помощью крипто-
1 Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 30 июля 2014 г. по делу № 33-2600/14; Определение Приморского краевого суда от 3 июля 2013 г по делу № 33-5419 // СПС «Консультант Плюс».
2 Апелляционное определение Санкт-Петербургского городского суда от 28 мая 2014 г. № 33-9230/2014; Апелляционное определение Забайкальского краевого суда от 9 июля 2014 г. по делу № 33-2457-2014; Апелляционное определение Верховного Суда Республики Карелия от 8 октября 2013 г по делу № 33-3292/2013; Апелляционное определение Московского городского суда от 20 мая 2013 г по делу № 11-11436/13 // СПС «Консультант Плюс»
3 Шевченко В.А., Пантелеева Т.А. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) в России // Вестник института мировых цивилизаций. 2018. Т. 9. № 2 (19). С. 35.
графических алгоритмов и базируется на инфраструктуре открытых ключей, обязательно имеет квалифицированный сертификат в бумажном или электронном виде, структура которого определена приказом ФСБ России № 795 от 27.12.2011 «Об утверждении Требований к форме квалифицированного сертификата ключа проверки электронной подписи»; программное обеспечение для работы с ней должно быть сертифицировано ФСБ России, а выдавать ее может только удостоверяющий центр, который аккредитован Минкомсвязи России. При использовании усиленных электронных подписей работник и работодатель обязаны обеспечивать конфиденциальность ключей электронных подписей, в частности, не допускать использование принадлежащих им ключей электронных подписей без их согласия.
Но, как показывает практика, использование усиленной электронной подписи в трудовых отношениях не распространено по причине отсутствия прямого дозволения на это законодателя, а также в связи с тем, что выпуск сертификата ключа проверки электронной подписи является платным, а это дополнительные затраты для работодателя, связанные с оплатой услуг удостоверяющего центра, созданием и содержанием рабочих мест для работников, в чью трудовую функцию будет входить обязанность по своевременному предоставлению информации в удостоверяющие центры о необходимости создания сертификатов ключей проверки электронных подписей, а также аннулирования выданных этим удостоверяющим центром сертификатов ключей проверки электронных подписей.
Полагаю, что значительно упростить работодателю ведение кадрового делопроизводства позволяет использование сторонами трудовых отношений простой электронной подписи, которая посредством использования кодов, паролей или иных средств подтверждает факт формирования электронной подписи определенным лицом (п.2 ст.4 Закона об электронной подписи). А информация в электронной форме, подписанная простой электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, в случаях, установленных федеральными законами, принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами или соглашением между участниками электронного взаимодействия (ч. 2 ст. 6 Закона об электронной подписи).
Электронный документ считается подписанным простой электронной подписью при выполнении в том числе одного из следующих условий:
1) простая электронная подпись содержится в самом электронном документе;
2) ключ простой электронной подписи применяется в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляются создание и (или) отправка электронного документа, и в созданном и (или) отправленном электронном
документе содержится информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлен электронный документ (ч.1 ст.9 Закона об электронной подписи).
Простая электронная подпись представляет собой коды доступа, которые создаются внутри корпоративной системы работодателя ее собственными средствами и служит для подтверждения факта, что подпись создал конкретный человек.
Полагаю, что действующее законодательство уже сегодня предоставляет работодателям возможность использования простой электронной подписи в кадровом делопроизводстве, а необходимыми условиями ее использования являются:
1. соблюдение правил обращения с информацией, установленных Законом Об электронной подписи, Федеральным законом от 26.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», Федеральным законом 27.07.2006 №2 152-ФЗ «О персональных данных», гл. 14 ТК РФ, иными нормативными правовыми актами;
2. внедрение работодателем интернет-технологий, обеспечивающих подтверждение факта доставки информации и ознакомления с ней работником, а также создание условий для архивного хранения электронных документов;
3. оснащение рабочих мест персональными компьютерами, а компьютеры - соответствующим программным обеспечением; работники должны иметь корпоративные или личные электронные адреса, а также коды доступа «логин-пароль»;
4. закрепление обязанности работника использовать простую электронную подпись в локальных актах, трудовом договоре;
5. разработка и утверждение работодателем локального акта, регулирующего использование простой электронной подписи. В частности, считаю необходимым урегулировать в локальном акте следующие положения:
- субъекты применения простой электронной подписи: путем указания на структурные подразделения, должности и т.п.
- сфера применения подписи: по нашему мнению, простой электронной подписью могут быть подписаны документы, не названные в трудовом законодательстве в качестве обязательных, но тем не менее имеющие большой удельный вес в объеме кадровой документации: заявления о предоставлении, продлении, переносе отпусков (основных и дополнительных); заявления на удержание из заработной платы работника оплаты за питание, посещение спортивных заведений и т.п.; заявлений о предоставлении документов, связанных с трудовой деятельностью работника (с места работы, копии трудовой книжки, о заработной плате и т.п.), служебные записки, а также произвести согласование руководителями указанных кадровых документов, наложить на них резолюцию;
- правила определения лица по его подписи путем установления политики доступа работника к информационным ресурсам работодателя, правила создания и замены пароля, являющегося ключом электронной подписи;
- перечень информационных ресурсов, в которых возможно использование простой электронной подписи;
6. условия использования простой электронной подписи работником должны быть зафиксированы и в трудовом договоре, в частности, должна быть предусмотрена обязанность работника по ознакомлению с локальным актом, регулирующим использование простой электронной подписи, и соблюдению его положений, по обеспечению конфиденциальности используемых ключей простой электронной подписи, обязанность не применять подпись в случаях, если законодательством установлен запрет на ее применение; а также предусмотрены обязанности работодателя создать необходимые организационно-технические условия для использования простой электронной подписи, хранения электронных документов в информационных системах, по просьбе работника предоставить в установленный срок заверенную копию электронного документа на бумажном носителе.
Таким образом, электронный документооборот имеет тенденцию к активному внедрению в области регулирования трудовых и иных непосредственно связанных с ними отношений. Возможность применения электронных подписей при составлении кадровой документации соответствует Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации, утвержденной Указом Президента РФ от 7 февраля 2008 г. № Пр-212. Полагаю, что значительно упростить работодателю ведение кадрового делопроизводства позволяет использование работником простой электронной подписи, но лишь при создании работодателем определенных организационно - правовых условий.
Библиографический список:
1. Свистунов В.М., Лобачев В.В. Трудовые отношения в условиях цифровизации экономики // Управление. 2017. № 4 (18). С. 29.
2. Шевченко В.А., Пантелеева Т.А. Электронная цифровая подпись (ЭЦП) в России // Вестник института мировых цивилизаций. 2018. Т. 9. № 2 (19). С. 33-36.
