DOI: 10.24411/2304-6139-2020-10167
А.Б. Назаренко - Студентка 1 курса кафедры «Управление персоналом» Института № 5 «Инженерная экономика и гуманитарные науки» Московского авиационного института (национального исследовательского университета), г. Москва, [email protected],
A. B. Nazarenko - 1st year student of the «Human resource management» Engineering and Economics Institute, Moscow Aviation Institute (National Research University), Moscow;
А.П. Семина - Ассистент кафедры «Управление персоналом» Института № 5 «Инженерная экономика и гуманитарные науки» Московского авиационного института (национального иссле-довательскогоуниверситета), г. Москва, [email protected],
A.P. Semina - Assistant of department «Human resource management» Engineering and Economics Institute, Moscow Aviation Institute (National Research University), Moscow.
ПРАКТИЧЕСКИЕ ЗАДАЧИ И РИСКИ ПРИ ПЕРЕХОДЕ НА ЭЛЕКТРОННЫЕ ТРУДОВЫЕ КНИЖКИ В РФ ELECTRONIC EMPLOYMENT RECORD BOOK IN THE RUSSIAN FEDERATION: PRACTICAL TASKS AND RISKS
Аннотация. В статье рассматривается переход на электронные трудовые книжки с 1 января 2020 года. Отмечается важность перехода на электронный формат. Приводится законодательная база перехода на электронные трудовые книжки. Рассматриваются преимущества и недостатки электронных и «бумажных» трудовых книжек. Сравниваются трудовые книжки бумажного образца и электронного формата. Приводятся примеры хранения сведений о трудовой деятельности в других странах. Составлен порядок перехода на электронные трудовые книжки. Рассматриваются изменения в документообороте с переходом на электронные трудовые книжки. В завершении статьи отмечаются риски ускоренного перехода на электронный формат книжек.
Abstract. The article discusses the transition to electronic workbooks from January 1, 2020. The importance of switching to an electronic format is noted. The legislative base for the transition to electronic workbooks is provided. The advantages and disadvantages of electronic and "paper" workbooks are considered. Labor books of paper sample and electronic format are compared. Examples of storing information about employment in other countries are provided. The procedure for switching to electronic workbooks has been drawn up. Changes in the document flow with the transition to electronic workbooks are considered. At the end of the article, the risks of an accelerated transition to the electronic format of books are noted.
Ключевые слова: электронная трудовая книжка, Трудовой кодекс, документооборот, отдел кадров, отчет СЗВ-ТД, трудовой договор.
Keywords: electronic labor book, Labor code, document management, human resources Department, report of SSV-TD, labor contract.
Введение. Каждый день человек изобретает что-то новое или совершенствует старое. В XXI веке развиваются и распространяются новые информационные и телекоммуникационные технологии. Они оказывают огромное влияние на экономику, политику, финансы, управление, науку и другие сферы деятельности общества. Уровень использования новых технологий является одним из важнейших факторов, отображающих экономический рост и конкурентоспособность государства на мировой и политической арене, а информатизация обуславливает эффективность политического и социально-экономического развития страны, создает новые формы взаимодействия власти и общества, а также власти и бизнеса. Изменения не обошли стороной и такую важную составляющую трудовой жизни каждого человека, как его стаж, а именно - хранение сведений о трудовой деятельности гражданина в электронном виде [1].
С 1 января 2020 года трудовые книжки в России переводятся с бумажного носителя на электронный формат. Теперь сведения о трудовой деятельности сотрудника будут храниться не в бумажном варианте, а в единой базе данных. Основным нормативным актом, регулирующим порядок перехода на электронные трудовые книжки, является Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-Ф3 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде», которым вносятся изменения:
- в Трудовой кодекс Российской Федерации и устанавливается возможность ведения информации о трудовой деятельности в электронном виде;
- Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» и вводится обязанность работодателей с 1 января 2020 г. представлять в информационную систему Пенсионного фонда Российской Федерации сведения о трудовой деятельности работников [2].
Работодатель сможет предоставить сведения о трудовой деятельности застрахованного лица через Кабинет страхователя, специализированного оператора связи или обратившись в Клиентскую службу территориального органа Пенсионного фонда России. В свою очередь застрахованные лица смогут просмотреть информацию своей электронной трудовой книжки через Личный кабинет гражданина или через портал государственных услуг,
а также через соответствующие приложения на смартфонах. Нововведение поможет обеспечить постоянный и удобный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности, а работодателям откроет новые возможности кадрового учета.
Пока сложно понять, насколько ценным в будущем и для работника, и для работодателя окажется нововведение [3].
Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек и «бумажных» представлены в таблице 1.
Таблица 1
Преимущества и недостатки электронных трудовых книжек_
Электронная трудовая книжка «Бумажная» трудовая книжка
Преимущества
Сотрудники смогут в режиме онлайн посмотреть свою трудовую книжку. Информация не может исчезнуть или быть украдена третьими лицами (маленькая вероятность)
Уменьшение затрат для работодателя в части хранения трудовых книжек. Система ведения «бумажных» книжек отлажена
Уменьшение бюрократии при оформлении пенсии. Сотрудник сможет дистанционно подтвердить свои данные. Нет риска утраты информации из-за сбоев в информационных системах
Единая система данных, интеграция с государственными службами РФ. «Бумажная» трудовая книжка более понятна людям старше 50 лет (она более привычна)
Повышение уровня защиты данных от доступа третьих лиц. Кадровым работникам быстрее и интуитивно легче заполнить «бумажную» трудовую книжку
Защита данных от потерь.
Появляется возможность быстро найти необходимую информацию по сотруднику.
Недостатки
Риск утечки информации в результате взлома системы или компьютерного сбоя. Существуют издержки работодателей на приобретение, ведение и хранение «бумажных» трудовых книжек.
Возможно дополнительные затраты на доработку программы кадрового учета, или покупку новой программы, а также ее технической поддержки. Существует вероятность потери
Возможное отсутствие доступа к интернету, либо неумение им пользоваться. Книжка может быть неверно заполнена кадровыми работниками, могут быть представлены ошибочные, неточные и недостоверные сведения о трудовой деятельности.
Ошибочный перенос данных от работодателя в ПФ.
«Бумажный» вариант трудовой книжки сегодня привычен, поэтому к электронному формату пока относятся настороженно. В базе данных могут произойти сбои, есть риски потерять информацию о сотруднике и, самое главное, о его трудовом стаже. Но эксперты уверяют, что у книжки нового образца больше преимуществ, чем недостатков. Подтвердит или опровергнет гипотезу экспертов время [4].
Главным отличием электронной трудовой книжки от книжки бумажного формата является то, что в физическом варианте она существовать не будет. Вся информация о трудовой деятельности человека будет храниться в цифровом виде. Электронная трудовая книжка сохраняет практически весь перечень сведений, которые были в бумажной трудовой книжке:
- информация о работнике;
- даты приема, увольнения, перевода на другую работу;
- место работы;
- вид мероприятия (прием, перевод, увольнение);
- должность, профессия, специальность, квалификация, структурное подразделение;
- вид поручаемой работы;
- основание кадрового мероприятия (дата, номер и вид документа);
- причины прекращения трудового договора.
Ещё одно отличие — в электронную версию не будут вносить информацию об образовании работника и его поощрениях. Храниться бумажный носитель после 2020 года будет у сотрудника.
Россия начинает переход на новый формат трудовых книжек.
Рассмотрим различные форматы трудовых книжек на мировом уровне [5].
На сегодняшний день бумажные трудовые книжки используются только в странах СНГ.
В Германии, Италии, Австрии и Франции используется трудовая карточка. От нашей трудовой книжки она отличается тем, что владелец может предъявлять ее работодателю лишь по своему усмотрению, чтобы внести данные о приеме на работу и при увольнении. В Германии у работников есть также книжка социального страхования.
В Испании действует электронная система VidaLaboral (трудовая жизнь), в которой фиксируются все приемы и увольнения сотрудников, а также состояние налоговых отчислений. Вся информация автоматически поступает в Министерство труда и Фонд социального страхования.
Однако в большинстве западных стран, в том числе в США, нет специальных электронных систем, фиксирующих данные о трудоустройстве. Вместо трудовых книжек работодатели требуют от соискателей предъявления резюме, диплома об образовании, характеристик с предыдущего места работы. В случае недоверия к указанным данным, поиском информации о потенциальном сотруднике занимается служба безопасности [6].
Первый период перехода на электронные трудовые книжки в России связан с 2020 годом. Работодатели в течение текущего года обязаны осуществить следующие мероприятия:
1) принять или изменить локальные нормативные акты (при необходимости).
2) Подготовить изменения (при необходимости) для внесения в соглашения и коллективные договоры.
3) Обеспечить техническую подготовку к представлению сведений о трудовой деятельности в электронном формате.
4) До 30 июня 2020 года включительно письменно уведомить работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве работника сделать выбор — вести ему трудовую книжку в бумажном виде или в электронном формате.
На рисунке 1 представлена схема перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году.
До 1 июля уведомите работников о переходе на ЭТК
Внесите изменения во внутренние документы по кадрам
Получите от работников заявления о ведении трудовой книжки
Выдать работникам бланки заявлений о сохранении или об отказе от бумажной трудовой книжки
( \
Подготовьте или создать корпоравтиный адрес электронной почты отдела кадров
/■ ч
Подготовьте трудовые книжки к выдаче тем работникам, которые решили от них отказаться
Проверить правильность заполнения бумажной трудовой книжки
Подготовиться к сдаче новой отчетности по форме СЗВ-ТД
Рисунок 1 - Схема перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году
В Законе № 439-ФЗ сказано о необходимости известить о нововведении всех работников без исключения. Это значит, что направить уведомления нужно и тем, кто находится в отпуске по беременности и родам или в отпуске по уходу за ребенком. Так же необходимо уведомить надомников, сезонников, временных сотрудников и т.п. Известить необходимо работников всех подразделений, представительств и филиалов. Руководитель организации в большинстве случаев является ее работником, то есть его тоже нужно уведомить о возможности перейти на ЭТК [7]. Стоит отметить, что невыполнение обязанности по уведомлению сотрудников об изменениях по ведению трудовой книжки, обернется для работодателя штрафом в части 1 статьи 5.27 КоАП РФ. На основании этой нормы размер санкции составит для ИП от 1 000 до 5 000 рублей, для организации — от 30 000 до 50 000 рублей, штраф за подобное нарушение может налагаться только один раз, вне зависимости от количества работников, которые не получили уведомления.
Сведения специалистов, которые устроятся на работу впервые с 2021 года, будут вестись изначально в электронном формате. С 1 января 2021 года оформлять новые трудовые книжки на бумаге нельзя. Перевод тех,
кто работал раньше 2021 года, будет осуществляться только их с согласия. До 31 декабря 2020 года включительно они смогут подать письменное заявление работодателю о сохранении бумажного образца.
В связи с переходом на электронные трудовые книжки Пенсионный фонд России разработал новый отчет СЗВ-ТД («Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица»), который работодатели должны сдавать уже с 1 января 2020 года. Порядок сдачи — до 15-го числа каждого месяца. Отчет должен содержать сведения о мероприятиях, произошедших за последний месяц. Также его нужно составить по тем сотрудникам, которые в отчетном периоде подали заявление о выборе бумажной трудовой книжки или электронного образца. То есть с 1 января 2020 года в обязанности работодателей входит уведомлять ПФР обо всех кадровых перемещениях работника [8]. Этот отчет представляют абсолютно все работодатели при условии, что были следующие события:
- прием на работу нового сотрудника;
- увольнение работника;
- перевод на другую постоянную работу;
- получение работником новой профессии, специальности или квалификации;
- лишение работника права занимать определенные должности по приговору суда;
- подача работником заявления о выборе способа ведения его трудовой книжки;
- переименование организации.
Так же Пенсионный фонд России разработал отчет СТД-Р («Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»), который работодатель формирует по запросу работника (в том числе и бывшего). Срок выдачи такой формы зависит от ситуации:
- если работник увольняется, то работодатель должен выдать ему указанные сведения в день увольнения;
- если работник запросил сведения не в связи с увольнением, то не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи работником заявления.
Указанная форма заполняется на основании приказов и других документов работодателя. Выдать работнику форму СТД-Р можно будет:
- на бумаге;
- в электронном виде, подписав усиленной квалифицированной подписью работодателя (при ее наличии);
- путем отправки по почте заказным письмом с уведомлением, если работник в день выдачи отсутствует на работе.
Увольняющийся сотрудник имеет право запросить у работодателя сведения о трудовой деятельности. Для этого и была разработана специальная форма СТД-Р. Ее надо выдать сотруднику в его последний рабочий день. Документ надо выдать и тем, кто работает в компании по трудовому договору, в том числе совместителям и дистанционным сотрудникам. Фактически СТД-Р — это аналог выписки из трудовой книжки по работе в компании [9].
Переход на электронную трудовую книжку неизбежен. В будущем данный проект должен внести только позитивные изменения. Но полтора года - это достаточно маленький срок для внедрения и тестирования такого глобального проекта. Рассмотрим 5 главных рисков ускоренного перехода на электронные трудовые книжки:
1) Наполнение базы
Для создания единой системы кадрового учета, которая придёт на смену бумажному образцу трудовой книжки, по каждому работнику должна быть занесена информация об его специальности и квалификации, а также обо всех кадровых перемещениях сотрудника - в этом поможет отчет СЗВ-ТД, предоставляемый работодателем в ПФР ежемесячно.
По данным Росстата на начало 2020 года зарегистрировано 71,4 млн. официально трудоустроенных россиян. Если принять среднее количество записей в трудовой книжке равное 20, хотя в некоторых отраслях с большой текучестью кадров у работников уже к 30 годам появляется вкладыш в трудовую книжку, то суммарно по всем работникам получим около 1,5 млрд. записей, которые нужно внести в базу данных ПФР. Очевидно, что такое нововведение потребует огромного количества времени и трудозатрат. Вопросы о том, в какой срок необходимо внести данные и какие санкции для тех, кто откажется вносить информацию, пока остаются открытыми.
2) Трудозатраты кадровых работников и денежная экономия
В преимуществах отмечалось снижение издержек работодателей на оформление и хранение «бумажных» трудовых книжек. Однако их ведение не требует глобальных временных или финансовых затрат. Внести запись в трудовую книжку у опытного кадровика не займет более 2-3 минут, а шкаф или сейф, где хранятся трудовые книжки, есть практически в каждой организации, да и его стоимость ненамного дороже электронной подписи, которая потребуется для взаимодействия с ПФР.
В итоге, с 2021 года обязанность вести трудовую книжку пропадает, но появляется новая - уведомление ПФР обо всех кадровых перемещениях сотрудника практически в режиме реального времени. Возможно, при создании программы для ведения кадрового учета разработчики обратят внимание на этот вопрос, и вся информация без привлечения работников отдела кадров будет отгружаться в базу данных ПФР, но до этого момента трудозатраты кадровых работников только возрастут.
Экономия - спорный вопрос. Бумажные приказы о кадровых перемещениях никто не отменял, а новый законопроект только добавляет обязанность в день увольнения выдать работнику заверенную информацию обо всех кадровых изменениях в период работы на бумаге. В случае если половина работников организации написала заявление о сохранении трудовой книжки бумажного образца, то для кадровых работников получается двойная работа - нужно и постоянно отчитываться в ПФР, и дублировать информацию в обеих формах трудовых книжек, а также выполнять все требования по хранению и ведению «бумажных» трудовых книжек.
3) Доступ к информации о стаже кандидата во время отбора кандидатов
С точки зрения работодателя возникает вопрос о том, как на этапе подбора персонала до момента заключения трудового договора можно будет удостовериться в трудовом стаже конкретного кандидата и понять соответствуют ли указанные данные о трудовом стаже в резюме действительности. На сегодняшний день, в соответствии с трудовым законодательством, работник среди прочих документов при заключении трудового договора должен предоставить трудовую книжку (исключением является ситуация, когда он впервые трудоустраивается). Таким образом, работодатель имеет возможность убедиться в достоверности заявленных данных. В случае отсутствия трудовой книжки проверить это самостоятельно можно будет только после трудоустройства работника. Стоит отметить: если выяснится, что сотрудник предоставил ложные данные, то уволить его на этом основании не получится.
Данный вопрос можно будет решить через согласие работника на ознакомление со сведениями об его трудовой деятельности на сайте ПФР либо через предоставление им выписки о своем трудовом стаже. Пока на законодательном уровне это не закреплено, поэтому работник может отказать в доступе.
4) Достоверность информации
Также отрыт вопрос о контроле корректности наполнения базы. Пока неизвестно, кто будет контролировать данный вопрос - ПФР, работодатель или сам сотрудник должен будет сверить введенные данные со своей трудовой книжкой, а также на ком будет лежать ответственность за достоверность представленной информации, и как она будет восстанавливаться, если вдруг спустя время выяснится, что была допущена ошибка при переносе данных. Если для этого потребуется хранить выписки, выданные работодателем, то какой смысл в цифровиза-ции? И кто сможет убедиться в реальности поступающей информации, если одновременно вносятся миллионы записей?
5) Безопасность информации
В недостатках отмечался вопрос о безопасности системы кадрового учета. По данным компании INFOWATCH в мире за последние 13 лет утекло около 44 млрд. записей, и эта цифра с каждым годом только растет. Страшно представить к чему может привести компьютерный взлом или уничтожение и кодирование данных о трудовом стаже миллионов работников. Именно поэтому стоит уделить должное внимание вопросу безопасности защиты персональных данных.
Переход на электронные трудовые книжки - одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.
В заключение хотелось бы отметить, что цифровой формат трудовой книжки поможет снять с сотрудников отдела кадров часть работы, причем значительную, связанную с оформления ее бумажного носителя. Кадровикам больше не нужно будет вносить вручную данные в трудовую книжку, не нужно будет также оборудовать для ее хранения специальное место и нести ответственность за сохранность документа.
Электронная трудовая книжка позволит работодателю принимать на работу сотрудника дистанционно без ознакомления с бумажными документами кандидата на место в компании. Это упростит жизнь тем работодателям, кто имеет в штате удаленных сотрудников.
С введением электронных трудовых книжек их оформлением сможет заниматься не только сотрудник кадровой службы, поскольку специфический процесс ведения «бумажных» трудовых книжек заменяется отправкой стандартной электронной отчётности. И это тоже облегчит жизнь работодателям.
Сотрудникам введение электронной трудовой книжки позволит иметь постоянный и удобный доступ к информации о своём трудовом стаже. Фактически его можно будет отслеживать в режиме online.
С введением электронных трудовых книжек работающих человек не будет больше обращаться в отдел кадров, чтобы ему заверили копию трудовой книжки, которая необходима для получения виз, пособий в органах соцзащиты, кредитов в банках и в иных случаях. Выписку из трудовой книжки на электронном носителе можно будет скачать самостоятельно в любой момент.
И одно из самых главных преимуществ - риск потери при электронном варианте трудовой книжки сводится к нулю.
Переход на ЭТК имеет колоссальные преимущества в сравнении с «бумажным» носителем и для работодателей, и для работников. Введение новых трудовых книжек призвано избавить бизнес, отделы кадров компаний от излишних трудозатрат, помочь минимизировать риск потери работниками сведений о своем трудовом стаже. Кроме того, ситуации, когда вследствие реорганизации или ликвидации организации работник не может подтвердить свой стаж, уйдут в прошлое. Электронная трудовая книжка откроет новые возможности кадрового учета работодателям и обеспечит постоянный доступ работников к информации о своей трудовой деятельности.
На первоначальном этапе перехода на электронный вариант трудовой книжки будут возникать сбои в системе, что естественно увеличит работу отдела кадров в разы, однако со временем произойдет отладка
системы, и она начнет приносить максимальную пользу специалисту отдела кадров, упростит работу, а также увеличит её эффективность.
Источники:
1. Электронная трудовая книжка // Пенсионный фонд Российской Федерации URL: http://www.pñf.ru/etk#info-5 (дата обращения: 16.04.2020).
2. 5 главных рисков ускоренного перехода на электронные трудовые книжки // Гарант URL: https://www.garant.ru/ia/opinion/author/poluboyarov/1281989/ (дата обращения: 16.04.2020).
3. Семина А.П., Гладкая К.В. Использование информационно-коммуникационных и виртуальных технологий в обучении персонала // Московский экономический журнал. - 2019. - №11. - С. 69.
4. Бахтина А.Г., Семина А.П. Использование профессиональных стандартов на предприятиях аэрокосмической промышленности: опыт и перспективы // Московский экономический журнал. - 2019. - №3. - С. 36.
5. Тихонов А.И., Коновалова В.Г. Отношение российских работодателей к автоматизации в сфере управления персоналом: технологии искусственного интеллекта и подбор персонала // Управление персоналом и интеллекту альными ресурсами в России. - 2019. - №2. - С. 79-84.
6. Гладкая К.В., Тихонов А.И. Автоматизация задач в области управления персоналом // Московский экономический журнал. - 2020. - № 4
7. Тихонов А.И., Федотова М.А., Чекан А.А. Проблемы и особенности автоматизации подбора персонала // Московский экономический журнал. 2019. № 10. С. 29.
8. Михайлов А.А., Федулов В.И. Информационные технологии как элемент управления процессом профессиональной адаптации молодых специалистов на предприятиях аэрокосмического комплекса // Московский экономический журнал. - 2019. - №2. - С. 17.
9. Тихонов А.И., Федотова М.А., Силантьева Е.А. Основы организации труда на предприятиях аэрокосмической отрасли // Учебное пособие / Москва, 2017.
10. Кугушева Т.В., Куржиева А.О., Ласкова Д.С. Проблемы использования систем электронного документооборота на предприятиях малого бизнеса // Естественно-гуманитарные исследования. - 2019. - № 26(4). - С. 111-115.
11. Мирошниченко М.А., Бондаренко А.А., Пиналова Е.В. Актуальные проблемы обеспечения информационной безопасности систем электронного документооборота в рамках цифровой трансформации // Вестник академии знаний. -2020. - № 36(1). - С. 137-142.
References:
1. Electronic work record // Pension Fund of the Russian Federation URL: http://www.pfrf.ru/etk#info-5 (accessed: 16.04.2020).
2. 5 main risks of accelerated transition to electronic workbooks / / Garant URL: https://www.garant.ru/ia/opinion/au-thor/poluboyarov/1281989/ (accessed: 16.04.2020).
3. Semina A. P., Gladkaya K. V. Use of information and communication and virtual technologies in personnel training / / Moscow economic journal. - 2019. - no. 11. - P. 69.
4. Bakhtina A. G., Semina A. P. the Use of professional standards in the aerospace industry: experience and prospects / / Moscow economic journal. - 2019. - no. 3. - P. 36.
5. Tikhonov A. I., Konovalova V. G. Attitude of Russian employers to automation in the field of personnel management: artificial intelligence technologies and personnel selection // Personnel and intellectual resources management in Russia. - 2019. - №2. - Pp. 79-84.
6. Gladkaya K. V., Tikhonov A. I. automation of tasks in the field of personnel management / / Moscow economic journal. -2020. - № 4
7. Tikhonov A. I., Fedotova M. A., Chekan A. A. Problems and features of automation of personnel selection / / Moscow economic journal. 2019. no. 10. P. 29.
8. Mikhailov A. A., Fedulov V. I. Information technologies as an element of management of the process of professional adaptation of young specialists at the enterprises of the aerospace complex / / Moscow economic journal. - 2019. - no. 2. - P. 17.
9. Tikhonov A. I., Fedotova M. A., Silantieva E. A. Fundamentals of labor organization in the aerospace industry // Textbook / Moscow, 2017.
10. Kugusheva T.V., Kurzhieva A.O., Laskova D.S. Problems of using electronic document management systems at small businesses // Natural-Humanitarian Studies. - 2019 .- No. 26 (4). - S. 111-115.
11. Miroshnichenko M.A., Bondarenko A.A., Pinalova E.V. Actual problems of ensuring information security of electronic document management systems in the framework of digital transformation // Bulletin of the Academy of Knowledge. - 2020. - No. 36 (1). - S. 137-142.