CC BY
333АЛИМАРДАНОВА Наталья Александровна,
старший преподаватель кафедры бухгалтерского учета и аудита Уральского государственного аграрного университета,
е-mail: ana_natalya@mail.ru
ПЕТРЯКОВА Светлана Викторовна,
старший преподаватель кафедры управления и права Уральского государственного аграрного университета,
е-mail: uprkadr@mail.ru
РАДИОНОВА Светлана Владимировна,
старший преподаватель кафедры бухгалтерского учета и аудита Уральского государственного аграрного университета,
е-mail: svr_svetlana@mail.ru
ПИЛЬНИКОВА Ирина Федоровна,
старший преподаватель кафедры бухгалтерского учета и аудита Уральского государственного аграрного университета,
е-mail: pilnikovai@mail.ru
ПИЛЬНИКОВ Леонид Николаевич,
старший преподаватель кафедры управления и права Уральского государственного аграрного университета,
е-mail: uprkadr@mail.ru
ПРОБЛЕМЫ ВНЕДРЕНИЯ ЭЛЕКТРОННОЙ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ
Аннотация. В данной статье рассматриваются проблемы внедрения электронной трудовой книжки. Трудовая книжка сегодня используется, как документ, подтверждающий стаж работы для определения пенсионных прав гражданина. Работники кадровых служб не всегда внимательно вносят в нее записи, часто допускают ошибки, которые приводят к необходимости уточнять или исключать эти сведения. Поэтому логичным становится переход на электронные трудовые книжки, которые будут храниться на защищаемых ресурсах и использоваться при обращении гражданином за установлением пенсии. В статье авторы рассмотрели суть, преимущества и недостатки внедрения электронной трудовой книжки, приходят к выводу, что сделан важный шаг в цифровании данных о занятости населения. Показаны положительные и отрицательные стороны внедрения электронной трудовой книжки.
Ключевые слова: электронная трудовая книжка, стаж, занятость населения, труд, цифровой документ, персучет.
ALIMARDANOVA Natalya Aleksandrovna,
Senior Lecturer, Department of Accounting andAuditing,
Ural State Agrarian University
PETRYAKOVA Svetlana Viktorovna,
Senior Lecturer, Department of Management and Law, Ural State Agrarian University
RADIONOVA Svetlana Vladimirovna,
Senior Lecturer, Department of Accounting and Audit, Ural State Agrarian University
PILNIKOVA Irina Fedorovna,
Senior Lecturer, Department of Accounting and Audit, Ural State Agrarian University
ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 2 • 2020
DOI 10.24411/2076-1503-2020-10219
УДК 331.108.26:004 ББК 67.405.1
PILNIKOV Leonid Nikolaevich,
Senior Lecturer, Department of Management and Law, Ural State Agrarian University
PROBLEMS OF INTRODUCTION OF ELECTRONIC LABOR BOOKS
Аnnotation. This article discusses the problems of introducing an electronic workbook. The work book today is used as a document confirming the length of service for determining the pension rights of a citizen. Employees of personnel services do not always carefully make entries in it, often make mistakes that lead to the need to clarify or exclude this information.Therefore, it becomes logical to switch to electronic work books, which will be stored on protected resources and used when applying for a pension by a citizen. In the article, the authors examined the essence, advantages and disadvantages of introducing an electronic workbook, they come to the conclusion that an important step has been taken in digitalizing data on employment. The positive and negative sides of the introduction of the electronic workbook are shown.
Key words: electronic labor book, length of service, employment, labor, digital document, persucht.
С1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка. Считается, что электронная трудовая книжка облегчит труд кадровым работникам, организация получит доступ к достоверным данным, а работник будет иметь постоянный доступ к информации содержащейся в трудовой книжке.
Электронная трудовая книжка - это цифровой документ по составу идентичный бумажному. Из него по-прежнему можно узнать место и периоды работы, должность и квалификацию, даты приема и перевода, основания увольнения. Электронная трудовая книжка, как и бумажная, используется для расчета пенсии. Только теперь она хранится в зашифрованной базе данных Пенсионного фонда.
Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривает этап, когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны будут внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохранится возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.
С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.
Плавный переход на электронные трудовые книжки с 2020 года предусматривает этап, когда одинаковую силу будут иметь два формата: бумажный и цифровой. До конца 2020 года работодатели должны будут внести данные о своих работниках в базу, а трудкнижки выдать на руки. При этом сохранится возможность ведения бумажных версий для тех, кто выразит такое желание.
С 1 января 2021 года тем, кто устраивается на свою первую работу, трудкнижку заводить не
ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 2 • 2020
будут. Вместо этого будет формироваться регистрационная запись в базе данных ПФР.
Переход на электронные трудовые книжки -одна из ступеней национального проекта «Цифровая экономика». По замыслу законодателей, электронные трудовые книжки дадут сплошные плюсы всем сторонам.
Процесс регулируют сразу несколько законов:
• Изменения в Трудовом кодексе делают электронный формат трудовых книжек основным.
• Изменения в законе № 27-ФЗ от 01.04.1996 года вводят для работодателей обязанность отчитываться в Пенсионный фонд о трудовой деятельности сотрудников.
• Изменения в Кодексе об административных правонарушениях устанавливают ответственность за нарушение сроков отправки, предоставление неполных или недостоверных сведений.
На 2020 г. для работодателей предусмотрены следующие обязанности (ч. 1 ст. 2 Закона от 16.12.2019 N 439-Ф3):
• внести изменения в локальные нормативные акты, установив в них порядок ведения электронных трудовых книжек;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о введении электронных трудовых книжек с 2020 г.;
• не позднее 30 июня 2020 г. (включительно) направить (выдать) всем работникам уведомление о том, что они должны выбрать, в каком виде будет вестись их трудовая книжка: в электронном или на бумаге. Свой выбор работники делают путем подачи работодателю соответствующего письменного заявления не позднее 31 декабря 2020 г. Эту
информацию работодатели включают в сведения о трудовой деятельности, подаваемые в ПФР, то есть в отчет СЗВ-ТД. Если их трудовая книжка ведется только в электронном виде, при трудоустройстве они должны будут предъявить работодателю информацию:
• либо в распечатанном виде;
• либо в электронной форме с цифровой подписью.
Работодатель в случае прекращения трудовых отношений уволенному работнику обязан выдавать сведения о трудовой деятельности работника:
- либо в электронном виде;
- либо в распечатанном виде.
Так же, если трудовая книжка ведется на этого работника в печатном виде, то все сведения фиксируются в такой трудовой книжке и в день увольнения она выдается работнику на руки одновременно с электронным видом.
Одна из проблем с которой столкнуться кадровики- это подтверждение стажа работы. Для трудоустройства на определенные должности предъявляются требования не только к квалификации работника, но и требования к стажу работы. Вспомним о листках нетрудоспособности, размер пособия по временной нетрудоспособности зависит от страхового стажа работы. Теперь работник не обязан представлять трудовую книжку при трудоустройстве, а вот стаж работы подтвердить можно только записями в трудовой книжке.
Для получения кредита банки требуют заверенную копию трудовой книжки, при наличии бумажного варианта, такое требование исполнить не сложно и привычно, с электронным вариантом сложнее, отцифровывать весь трудовой стаж не будут.
Назначение пенсии. Этот вопрос всегда был не простым, подтвердить стаж работы при наличии бумажного вида трудовой книжки не всегда представляется возможным, т.к. бывают случаи, когда записи в трудовой книжке не читаемы, не правильно внесены, имеются опечатки, исправления записей. Справки с предыдущих мест работы иногда работник получить не может в связи с прекращением деятельности организации и отсутствием сведений в архивах. В будущем, при ведении электронных трудовых книжек эти проблемы сойдут на нет, а сегодня для подтверждения стажа при назначении пенсии бумажный вид трудовой книжки необходимо сохранить, даже, если работник выберет ведение трудовой книжки только в электронном виде.
Электронная трудовая книжка содержит все те же сведения, что и трудовая книжка в бумажном виде, за исключением сведений о награжде-
нии. Это тоже не совсем удобно в случае необходимости оформления наградных документов. Для представления к награждению работника некоторыми видами наград требуются сведения о поощрении работника в прошлом. Конечно, можно и нужно будет запрашивать такие сведения у самого работника, но на этапе анализа, прогнозирования возможности поощрения работника почетными грамотами или благодарностями будут возникать сложности.
Полагаем, что все эти вопросы будут решены путем внесения изменений или введением новых правил. В связи с переходом к «электронным трудовым книжкам» работодатель должен внести изменения в свои локальные нормативные акты (это предусмотрено Федеральным законом от
16.12.2019 N 439-ФЗ). Это могут быть такие документы, как коллективный договор, правила внутреннего трудового распорядка, локальный нормативный акт, регламентирующий ведение и хранение трудовых книжек, трудовые договоры и другие. Если для принятия локального акта, в который вносятся изменения, учет мнения представительного органа работников (профсоюза) является обязательным, внести в него изменения также можно только с соблюдением порядка учета мнения профсоюза (ч. 2 ст. 8, ст. 372 ТК РФ).
В связи с введением электронных трудовых книжек работодатели обязаны с 01.01.2020 представлять в органы ПФР сведения о трудовой деятельности работников. Соответствующие изменения внесены в статью 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ о персучете Федеральным законом от 16.12.2019 № 436-ФЗ.
Если количество работников за предшествующий отчетный период (месяц) не превышает 24 человек, сведения в ПФР можно подать либо на бумаге, либо в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью. Если работников 25 и больше - только в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью (п. 2.6 ст. 11 Федерального закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования (далее - Закон № 27-ФЗ)). С
01.01.2020 сведения в ПФР нужно представить не позднее 15-го числа месяца, следующего за тем месяцем, в котором состоялось какое-либо из следующих событий (пп. 1 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ): прием на работу; перевод на иную постоянную работу; увольнение; представление сотрудником заявления о том, что он просит продолжать вести в отношении него трудовую книжку в бумажном виде; обращение сотрудника с заявлением о представлении ему сведений о трудовой деятельности.
ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 2 • 2020
Таким образом, впервые представить сведения в ПФР нужно не позднее 15 февраля 2020 г. за январь 2020 г.
С 01.01.2021 г. направлять в ПФР форму персотчетности нужно будет (пп. 2 п. 2.5 ст. 11 Закона № 27-ФЗ):
• в случае подачи заявления о продолжении ведения бумажной трудовой книжки или заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (переходе на ведение электронной трудовой книжки), а также в случае перевода на другую постоянную работу - не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором имел место перевод на другую постоянную работу или подача соответствующего заявления;
• в случае приема на работу или увольнения - не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа (распоряжения), а также иных решений или документов, подтверждающих оформление трудовых отношений.
Помимо подачи сведений в пенсионный фонд, на работодателя также возложена обязанность предоставления сведений о трудовой деятельности самому работнику. Кроме того, работник имеет право запросить такие сведения из базы Пенсионного фонда РФ. Сведения о трудовой деятельности работника предоставляются по его запросу по отдельной форме. Изначально планировалось, что это будет форма СЗИ-ТД проект которой ПФР ранее опубликовал на своем сайте, однако позднее Минтруд опубликовал проект приказа об утверждении других форм:
• для заполнения работодателем - форма СТД-Р «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые работнику работодателем»;
• для заполнения органами ПФР - форма СТД-ПФР «Сведения о трудовой деятельности, предоставляемые из информационных ресурсов Пенсионного фонда Российской Федерации».
Подводя итог можно сказать, что у электронной трудовой книжки есть свои преимущества и недостатки.
Преимущества:
• Постоянный доступ работников к информации о трудовой деятельности.
• Достоверность сведений о трудовой деятельности.
• Снижение проблем с оформлением трудовой книжки при дистанционной работе.
• Возможность дистанционного оформления пенсий.
• Обеспечение сохранности данных (уменьшение риска утраты трудовой книжки).
ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 2 • 2020
Недостатки введения электронной трудовой книжки:
• Малые сроки для представления отчетности - не позднее рабочего дня при приеме или увольнении (риск наложения административного взыскания)
• Мало кто из работников согласится вести трудовую книжку только в электронном виде, т.о. на кадрового работника возлагается двойная работа по оформлению трудовой книжки в бумажном и одновременно в электронном виде.
• Сложности с подтверждением стажа работы.
• Отсутствие данных о награждении работника.
Список литературы:
[1] Трудовой кодекс Российской Федерации от 30.12.2001 N 197-ФЗ (ред. от 16.12.2019) [Электронный ресурс] / СПС КонсультантПлюс» (дата обращения: 14.02.2020).
[2] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 195-ФЗ (ред. от 27.12.2019) [Электронный ресурс] / СПС КонсультантПлюс» (дата обращения: 14.02.2020).
[3] Федеральный закон от 16 декабря 2019 г. № 439-Ф3 «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» [Электронный ресурс] / СПС Кон-сультантПлюс» (дата обращения: 14.02.2020).
[4] Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» [Электронный ресурс] / СПС КонсультантПлюс» (дата обращения: 14.02.2020).
[5] Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-Ф «О персональных данных» [Электронный ресурс] / СПС КонсультантПлюс» (дата обращения: 14.02.2020).
[6] Арасланова В.А., Бурмистрова Е.С. Архивные документы негосударственных организаций - неотъемлемая часть историко-культурного наследия России: правовые коллизии. // Вестник Сургутского государственного педагогического университета. 2014. № 4 (31). С. 164-168.
[7] Арсланова В.А. Современные тенденции в архивном хранении документов по личному составу в Российской Федерации// Образование и право. 2019. № 5. С. 236-240. The Scientific Heritage. - 2017. - Т. 2. № 8 (8). - С. 50-51.
[8] Горбунова О.С., Петрякова С.В., Пильни-кова И.Ф., Радионова С.В., Кайнова Е.Ю. Зависимость производительности труда от различных
методов мотивации персонала // Образование и право. 2019. № 5. С. 236-240.
[9] Глотова С.А. Актуальные проблемы ведения кадрового документооборота в электронном виде // Отечественные архивы. 2019. № 2. С. 35-40.
[10] Кислов С.С. Электронная трудовая книжка: готовимся к применению [Электронный ресурс] / СПС КонсультантПлюс» (дата обращения: 14.02.2020).
Spisok literatury:
[1] Trudovoj kodeks Rossijskoj Federacii ot 30.12.2001 N 197-FZ (red. ot 16.12.2019) [Elektron-nyj resurs] / SPS Konsul'tantPlyus» (data obrash-cheniya: 14.02.2020).
[2] Kodeks Rossijskoj Federacii ob administra-tivnyh pravonarusheniyah ot 30.12.2001 № 195-FZ (red. ot 27.12.2019) [Elektronnyj resurs] / SPS Konsul'tantPlyus» (data obrashcheniya: 14.02.2020).
[3] Federal'nyj zakon ot 16 dekabrya 2019 g. № 439-FZ «O vnesenii izmenenij v Trudovoj kodeks Rossijskoj Federacii v chasti formirovaniya svedenij o trudovoj deyatel'nosti v elektronnom vide» [Elektronnyj resurs] / SPS Konsul'tantPlyus» (data obrashcheniya: 14.02.2020).
[4] Federal'nyj zakon ot 1 aprelya 1996 g. № 27-FZ «Ob individual'nom (personificirovannom) uchete v sisteme obyazatel'nogo pensionnogo stra-
hovaniya» [Elektronnyj resurs] / SPS Konsul'tantPlyus» (data obrashcheniya: 14.02.2020).
[5] Federal'nyj zakon ot 27.07.2006 № 152-F «O personal'nyh dannyh» [Elektronnyj resurs] / SPS Konsul'tantPlyus» (data obrashcheniya: 14.02.2020).
[6] Araslanova V.A., Burmistrova E.S. Arhivnye dokumenty negosudarstvennyh organizacij -neot»emlemaya chast' istoriko-kul'turnogo naslediya Rossii: pravovye kollizii. // Vestnik Surgutskogo gosu-darstvennogo pedagogicheskogo universiteta. 2014. № 4 (31). S. 164-168.
[7] Arslanova V.A. Sovremennye tendencii v arhivnom hranenii dokumentov po lichnomu sostavu v Rossijskoj Federacii// Obrazovanie i pravo. 2019. № 5. S. 236-240. The Scientific Heritage. - 2017. - T. 2. № 8 (8). - S. 50-51.
[8] Gorbunova O.S., Petryakova S.V., Pil'nikova I.F., Radionova S.V., Kajnova E.Yu. Zavisimost' proiz-voditel'nosti truda ot razlichnyh metodov motivacii personala // Obrazovanie i pravo. 2019. № 5. S. 236240.
[9] Glotova S.A. Aktual'nye problemy vedeniya kadrovogo dokumentooborota v elektronnom vide // Otechestvennye arhivy. 2019. № 2. S. 35-40.
[10] Kislov S.S. Elektronnaya trudovaya knizhka: gotovimsya k primeneniyu [Elektronnyj resurs] / SPS Konsul'tantPlyus» (data obrashcheniya: 14.02.2020).
ЮРКОМПАНИ
www. law-books, ru
л_
Юридическое издательство
«ЮРКОМПАНИ»
Издание учебников, учебных и методических пособий, монографий, научных статей.
Профессионально.
В максимально короткие сроки.
Размещаем в РИНЦ, Е-ЫЬгагу.
Г
ОБРАЗОВАНИЕ И ПРАВО № 2 • 2020
