CC BY
210
Журова О. А.Электронная трудовая книжка: понятие, преимущества и недостатки.// Электронный научно-методический журнал Омского ГАУ. - 2019. - № 4 (19) октябрь - декабрь. - URL http://e-journal.omgau.ru/images/issues/2019/4/00802.pdf. - ISSN 2413-4066
УДК 331.108.26:004 Журова Оксана Алексеевна
Старший преподаватель кафедры менеджмента и маркетинга
ФГБОУВО Омский ГАУ, г. Омск
gurovaoa@mail.ru
Электронная трудовая книжка: понятие, преимущества и недостатки
Аннотация. В статье рассмотрены понятие и вопросы перехода на электронные трудовые книжки.
Ключевые слова: персонал, Трудовой кодекс, трудовая книжка, электронная трудовая книжка.
Электронная трудовая книжка - это та реальность, которой боялись, к которой долго шли, и о которой пока больше вопросов, чем ответов.
Работа в этом направлении началась после Указа Президента РФ от 09.05.2017 № 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017-2030 годы» [1].
С 1 января 2020 года в России начнется переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), который займет всего год: до 1 января 2021 года граждане должны будут решить, оставлять им бумажную трудовую книжку параллельно с электронной, или нет. Из-за своего названия может возникнуть мнение, что электронная трудовая книжка это некий носитель в электронном виде. Однако это далеко не так.
Давайте попробуем разобраться вместе, что же такое электронная трудовая книжка?
Согласно поправкам в Трудовой кодекс, разработанным Минтрудом России, электронная трудовая книжка - это сведения о трудовой деятельности работника, содержащиеся в информационной системе ПФР (Пенсионный фонд Российской Федерации) и формируемые на основе представляемой работодателями информации. ТК РФ планируется дополнить новой ст. 66.1: «Сведения о трудовой деятельности». [2].
Электронная трудовая книжка будет представлять собой электронный файл, который будет храниться в системе персонифицированного учета. В Федеральный закон от 1 апреля 1996 года № 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» тоже были внесены соответствующие поправки и дополнения. [3].
Как в бумажном, так и в электронном виде суть трудовой книжки не меняется: это главный документ каждого работающего гражданина страны.
Как будет выглядеть электронная трудовая книжка с 2020 года?
Для работодателя электронная трудовая книжка - это новый ежемесячный отчет СЗВ-ТД (Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица) (рисунок 1), для
работника - это форма СЗИ-ТД (Сведения о трудовой деятельности работника) (рисунок 2).
[4].
Организации численностью до 25 работников смогут предоставлять новый отчет в бумажном виде. Организации с численностью более 25 работников и выше, должны будут представлять отчет в виде электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.
К сведениям о трудовой деятельности будет относиться информация о страхователе (работодателе) и о работнике. В сведениях о работодателе указывается его наименование, регистрационный номер в ПФР, ИНН, КПП. О работнике предстоит указать выполняемую работу и ее периоды: сведения о приеме на работу, должность, профессию с указанием квалификации, переводы на другую работу, увольнение и основания прекращения трудового договора, а также данные приказа или иного документа страхователя, который будет являться основанием для оформления перечисленных трудовых отношений.
Сведения о поощрениях и награждениях за успехи в работе, об образовании (наименование и год окончания учебного заведения, специальность или профессия, данные документов об образовании) и перенос всей информации из бумажной трудовой книжки не предусмотрены в новой форме электронной трудовой книжки.
Именно эти формы СЗВ-ТД, заполняемые работодателями и хранящиеся в базах данных ПФР, можно назвать условным термином «электронные трудовые книжки».
Формы СЗВ-ТД и СЗИ-ТД формируются на основании приказов (распоряжений), иных решений или других документов кадрового учета и содержит сведения о трудовой деятельности работника. Форма СЗВ-ТД представляется, начиная с 1 января 2020 года, ежемесячно, не позднее 15 числа месяца, следующего за месяцем, в котором проведены кадровые мероприятия или подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки либо о представлении сведений о трудовой деятельности. Начиная с 1 января 2021 года, в случаях осуществления кадровых мероприятий, форма СЗВ-ТД представляется не позднее рабочего дня, следующего за днем издания соответствующего приказа, иных решений или документов, подтверждающих оформление (прекращение) трудовых отношений.
Форма СЗИ-ТД формируется и представляется по запросу, а также при увольнении работника. Документ заверяется подписью руководителя или доверенного лица и печатью организации (при наличии). Работодатель, не являющийся юридическим лицом, заверяет входящие документы личной подписью. Получить СЗИ-ТД можно несколькими способами: у последнего работодателя, в клиентской службе ПФР, в Многофункциональном центре, в личном кабинете на сайте ПФР, через Единый портал государственных услуг. В случае, если документ СЗИ-ТД формируется по запросу зарегистрированного лица в Личном кабинете на сайте ПФР или госпортале, документ подписывается квалифицированной электронной подписью уполномоченного лица. [4].
Приложение 1 УТВЕРЖДЕНА постановлением Правления ПФР от
№
Ф орма СЗВ-ТД
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного „типа
Сведения о стр эх о ват еле:
Регистрационный номер в ПФР 087-109-6583 54_
Работодатель (наименование) Общество с ограниченной ответственностью "Альфа"_
ИНН 7701568 Ш_
КПП 770101001_
СНИЛС 078-123-765 2Э_
Фамилия Л ЬЕ-с е_
Имя Иван_
Отчество Петрович_
Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки
Подано заявление о представлении сведений о трудовой деят ельности
Отчета ын период; 03 месяц март год
(01 - январь. 02 - фэьраль. 03 - парт. 04 - алргль. 05 - май. 06 - июнь. 07 - июль. Ж - август. 09 - сентябрь. 10 - октябрь. 11 - ноябрь. 12 - декабрь)
_ □
хсгэохсча Пиля гк отзавая _
гсг зкдата ГЕ-мкя а. отзяаы
ли Пркжа; ОПЕКИ яермркпа С Бэдгння о трудовой деятельности г ^регистрированного лица
Дата (чклсх месяц, гсд) пркела, переводе, уклькекк Екд »ерхргазз (пркеы. перевод, укпъненнэ) Нанианованиа Оснований
Должность. проокоеЕ, агедагньность. кклнаккалза, сгр'-к'г-р-:« поцраздапеик Б кд поручаемой рЕбОТК Статья, пужт Труджто кодека РФ. оэд^рЕльного закона, нричиог: три ТгКяьнгнж Нагаековаже документа Дата Ншардзсг.маЕ'а
1 2 3 4 5 б 7 г 9 10
1 23.03.2020 Тргдов&й договор расторгнут по кккцкатава работки е пункт 3 часта 1 статьи 77 ПркЕа; 23.032020 1-У
Директор
Наиакковакне должкогт к руководителя
<43» апреля2020 г. (дата)
Петрю в
(ГЬдпнсь)
Петров Иван Вас и лье ви
(Ф.КО.)
Рисунок 1 - Пример заполнения формы СЗВ-ТД.
Пршкжгнье 1
УТВЕРЖДЕНА постановлением Правлен
Форма СЗИ-ТД
СНИЛС 123-456-78912
Фамилия Иванов Имя Иван Отчество Иванович Дата рождения 01.02.1980
Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица
Подано заявление о продолжении ведения трудовой книжки Подано заявление о представлении сведений о трудовой деятельности
.УгХгпл Работодатель (наименование) Сведения о трудовой деятельности зарегистрированного лица
Дата (число, ыесхц, год) при 1а. перг&ода. при ос та повлекла. уБолькеккя Вид мероприятия (лриам. лерз&сц. г рнос такоьле шк. уволькекке) Наименование Основание
Должность, профессия. слецвалшость. геодракдепекне Вкд лоручаэкк Стэтья. пункт Т^уудо&ого Еидесса РФ. федерального гакюка. лркчккы прк уволькелки НаюсекоБаьан документа Дата
1 2 3 4 5 б 7 9 10
1 ООО "Ромашка" 31.08.2020 3 Пое ар Приготовление ч.З ст. 77ТКРФ Приказ об увольнении 31.08,2019 31,/КУ
Генеральный директор
Д олжность угюлкомочзшого л ица
31 августа 2020 гада
(дата)
Зайцева
Зайцева Ирина Петровна
МП. (при наличии)
Для П5р5СЬОГКН Б ж трои НОМ ЕКДЭ документ ПСДГНСЬГЕ £ТСЯ
I электронной подписью упагаоыо'енноголщг
Рисунок 2 - Пример заполнения формы СЗИ-ТД.
Работодатель сможет заполнить данные только о текущей работе работника, ПФР сможет выдать сведения обо всех местах работы, без привязки к месту жительства или работы.
До 30 июня 2020 года включительно работодатель должен письменно уведомить каждого работника о необходимости выбрать, в каком формате вести его трудовую книжку (ТК).
Выбор каждого будет добровольным и переход на электронную версию трудовой книжки будет только с согласия работника. Такого выбора не будет только у тех работников, которые впервые трудоустроятся после 1 января 2021 года: их сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
О своем желании перейти на электронную версию трудовой книжки или нет, работники должны оповестить работодателей в письменном виде до 31 декабря 2020 года. Работники, которые выбрали ведение трудовой книжки на бумаге, смогут воспользоваться этим правом и перейти на электронный формат при смене места работы. В любой момент у них есть возможность написать заявление и перейти на электронный формат трудовой книжки. Это можно будет сделать только один раз — вернуться к бумажному варианту снова не получится. Также нужно помнить, что перенос всей информации из бумажной трудовой книжки в электронный формат не предусмотрен. Работнику, пожелавшему отказаться от бумажной версии, трудовая книжка будет выдана на руки и ему придется самому позаботится о ее сохранности.
Рассмотрим преимущества электронной трудовой книжки. Для работников:
• Цифровую книжку нельзя потерять. Данные будут аккумулироваться в ПФР. Больше не придется собирать справки от работодателей и ПФР, чтобы подтвердить стаж работы. Все сведения будут в специальной базе.
• В сведениях о труде будут искоренены ошибки.
• Возможности трудоустроиться дистанционно расширятся.
• Данные электронной трудовой книжки можно использовать для получения госуслуг.
• Возможность оформления пенсии онлайн без посещения ПФР.
• Работникам больше не придется судиться с работодателем за задержку или невыдачу трудовой книжки. К тому же, компания больше не сможет шантажировать работника угрозами не выдать книжку.
• Работники получат упрощенный доступ к своей трудовой истории. Эту же информацию будут видеть работодатели, ПФР и налоговая инспекция. Благодаря СЗВ-ТД информационная база Пенсионного фонда будет дополняться необходимыми сведениями, доступ к которым для работников и работодателей будет быстрым и удобным.
Для работодателя:
■ Можно не беспокоиться за начисление пенсий - теперь все отчисления в Пенсионный фонд будут формироваться автоматически, без помощи отдела бухгалтерии. Это позволит работодателю избежать лишних штрафов при проверке Государственной инспекции труда (ГИТ).
■ Ошибок в трудовой станет меньше. За каждую неверную или неточную запись в бумажной трудовой инспекторы ГИТ штрафуют. Цифровая книжка позволит избежать ошибок и опечаток в документе и снизит штрафы при проверке.
■ Упростится ведение сведений о трудовой деятельности. Не будет трудоемких правок, если какая-то запись сделана с ошибкой.
■ Не нужно восстанавливать трудовые книжки при их массовой утере из-за пожара или другого несчастного случая.
■ Процесс трудоустройства и увольнения станет проще.
■ Снижение издержек, связанных с ведением и хранением обычных трудовых.
■ Исчезнет ненужная и лишняя отчетность между бухгалтерией и отделом кадров.
■ Не нужно будет нести ответственность за сохранность ТК и тратить время на бумажное оформление.
■ Работодателям будет проще взаимодействовать с дистанционными работниками.
Для работников ПФР:
■ Уменьшение потока посетителей ПФР. Оформление пенсий будет возможно дистанционно, по данным лицевого счета без дополнительного документального подтверждения.
■ Расширение возможностей по сбору и обработке данных о труде и занятости населения.
■ Сохранность и достоверность сведений о трудовой деятельности работников повысится.
■ Новые возможности аналитической обработки данных о трудовой деятельности для работодателей и госорганов. Станет удобнее обрабатывать данные о трудовой деятельности работников.
Однако, кроме явных преимуществ, есть и недостатки, особенно на первых этапах перехода.
• Возможность хакерских атак с целью изменения или искажения данных о стаже.
• При оцифровке возможна потеря части данных, а это поставит под угрозу начисление пенсии.
• Сбой систем, из-за которых все данные о трудовой деятельности потеряются.
• Отсутствие необходимых технических средств на многих российских предприятиях.
• Необходимость дополнительно обучать специалистов работе с цифровой трудкнижкой.
• Вводится дополнительная отчетность и, как следствие, увеличение объема отчетности и дополнительные штрафы.
• Отсутствие данных о наградах и повышении квалификации в новой ЭТК.
• Сложности и потеря времени при заполнении. Новый отчет потребует дополнительных усилий и затрат времени у его составителей. Изначально придется потратить время на изучение формы и правил ее заполнения. А при отправке заполненного отчета в ПФР могут выявляться ошибки, которые не позволят сдать его с первого раза.
• Вести и бумажные, и электронные документы не совсем удобно. Бумажные трудовые на самом деле полностью не отменяются, так что экономии не будет. Наоборот, у работника отдела кадров прибавится работы, ведь сведения будут дублироваться в двух вариантах.
• Кадровому работнику сложно будет уйти в отпуск или на больничный с 2021 года, когда отчет СЗВ-ТД придется отправлять в режиме реального времени.
• В новой форме нет записей об образовании и поощрениях работника.
Обобщая вышесказанное, хочется отметить, что от перехода на электронные трудовые книжки в 2020 году больше всего должны выиграть работники. Хотя от сбоев даже в самых надежных системах никто не застрахован. Работники ПФР тоже выигрывают, поскольку получают дополнительные инструменты анализа и контроля работодателей. А оформление пенсий онлайн снизит затраты на содержание штата чиновников. Работодатели избегут ненужных штрафов при проверках и будут проще взаимодействовать с работниками.
Таким образом, все эксперты сходятся во мнении о целесообразности отказа от бумажных трудовых книжек и перехода на электронный кадровый документооборот, поскольку это предполагает повышение скорости получения информации и гарантирует сохранность данных, в том числе от неправомерной корректировки.
Ссылки на источники:
1. Указ Президента РФ от 09.05.2017 N 203 «О Стратегии развития информационного общества в Российской Федерации на 2017 - 2030 годы». [Электрон. ресурс] // Режим доступа: http://www.consultant.ru/document/cons_doc_LAW_216363/
2. Федеральный закон «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде». [Электрон. ресурс] // Режим доступа: http://publication.pravo.gov.ru.
3. Федеральный закон о внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования». [Электрон. ресурс]// Режим доступа: http://publication.pravo.gov.ru.
4. Электронная трудовая книжка (ЭТК). Законодательство об электронных трудовых книжках. [Электрон. ресурс] // Режим доступа: http://www.pfrf.ru/etk#info-4.- [14.12.2019]
5. Богомолова И. Пора назначить того, кто будет отвечать за электронные трудовые книжки: кому и как поручить./ И. Богомолова // Кадровое дело.-2019.- №1.- С.54-60.
Oksana Zhurova
senior lecturer, Department of management and marketing FSBEIHE OmskSAU, Omsk
Electronic Work Book: Concept, Advantages and Disadvantages
Abstract. The article deals with the concept and issues of transition to electronic workbooks. Keywords: Staff, Labour code, employment record, electronic work book.
