CC BY
35
УДК 330.1, 65.0
В. А. Мещеряков, Т. И. Мурашкина, Г. В. Суровицкая ОЦЕНКА РЕЗУЛЬТАТИВНОСТИ ПРОЦЕССОВ КАФЕДРЫ
В статье представлена методика оценки результативности процессов кафедры с использованием данных самооценки, внутренних аудитов и данных, традиционно собираемых кафедрой. Предложены показатели процессов кафедры и порядок их расчета. На основе значений этих показателей в анализируемом периоде рекомендовано оценивать результативность процессов кафедры.
В настоящее время актуальна проблема оценки результативности процессов подразделений государственного университета. В статье предлагается методика оценки результативности процессов кафедры с использованием информации, которую традиционно собирает кафедра, и информации, полученной в результате самооценки с использованием «Методических рекомендаций для вузов и ссузов по организации и проведению самооценки эффективности функционирования систем управления в области менеджмента качества на основе модели совершенствования деятельности» [1]. В последних предложена модель совершенствования деятельности, содержащая девять критериев: 1. «Лидирующая роль руководства»; 2. «Политика и стратегия»;
3. «Менеджмент персонала»; 4. «Ресурсы и партнеры»; 5. «Менеджмент процессов»; 6. «Удовлетворенность потребителей»; 7. «Удовлетворенность персонала»; 8. «Влияние кафедры на общество»; 9. «Результаты деятельности кафедры».
Предоставление образовательных услуг кафедры управляется, осуществляется, обеспечивается и измеряется в рамках процессов, показанных в таблице 1 [2]. При присваивании реальному процессу кода в скобках пишут аббревиатуру названия кафедры. В таблице 1 она условно названа АБВ.
Таблица 1
Код процесса Название процесса Пункт ИСО 9000
1 2 3
Кафедральные процессы управленческой деятельности (КУ)
КУ(АБВ)-01 Управление образовательной деятельностью 7.1в, 7.5.1а-д, 6.4
КУ(АБВ)-02 Управление СМК 4, 5.4.1, 8.1, 8.2.3, 8.4
Кафедральные процессы жизненного цикла предоставления образовательных услуг (КОУ)
КОУ(АБВ)-01 Маркетинг образовательных услуг 7.2
КОУ(АБВ)-02 Проектирование и разработка процедурных документов образовательных программ 7.1 (кроме в), 7.3
КОУ(АБВ)-03 Реализация основных образовательных программ 7.5.3-7.5.5, 8.2.4, 8.3
КОУ(АБВ)-04 Аттестация выпускника 7.5.2
КОУ(АБВ)-05 Трудоустройство и послевузовское обслуживание 7.5.1е
Окончание табл. 1
1 2 3
Кафедральный процесс управления ресурсами (КР)
КР(АБВ)-01 Управление ресурсами 6.2-6.4
Кафедральные процессы мониторинга и улучшения (КМ)
КМ(АБВ)-01 Сбор и анализ показателей аттестации и госаккредитации 8.4
КМ(АБВ)-02 Мониторинг удовлетворенности потребителей и заинтересованных сторон 8.2.1
КМ(АБВ)-03 Корректирующие и предупреждающие действия 8.5
Оценка результативности большинства процессов кафедры осуществляется два раза в год:
1) для оценивания состояния на декабрь - результаты деятельности кафедры в осеннем семестре учебного года;
2) для оценивания состояния на июнь - результаты деятельности кафедры в весеннем семестре учебного года.
Оценка результативности процессов КОУ(АБВ)-04 «Аттестация выпускника» и КОУ(АБВ)-05 «Трудоустройство и послевузовское обслуживание» осуществляется один раз в год.
Для оценки результативности процессов кафедры необходимы следующие исходные данные:
- данные о регистрации распоряжений руководства кафедры и фактов их выполнения;
- данные о результатах внутренних аудитов кафедры;
- поправочный коэффициент к (общий для всех кафедр, уточняется в службе качества);
- данные отчета «Самооценка эффективности функционирования системы управления кафедры в области менеджмента качества на основе модели совершенствования деятельности» (далее - отчет о самооценке кафедры);
- данные о конкурсах на специальности кафедры по результатам последней приемной кампании;
- средний конкурс в университете по результатам той же приемной кампании;
- данные о регистрации рабочих программ учебных дисциплин;
- данные о регистрации учебно-методических комплексов кафедры;
- результаты анализа сессий;
- данные отчетов по ГАК и ГЭК;
- данные о выпускниках кафедры, работающих по специальности;
- данные планов корректирующих и предупреждающих действий;
- данные отчетов о корректирующих и предупреждающих действиях.
Не допускается использование незарегистрированных данных. Если на
кафедре нет необходимых исходных данных в полном объеме, рекомендуется работать с имеющимися данными и собрать недостающие.
Рекомендуемые показатели процессов кафедры приведены в таблице 2. Они должны быть отражены в спецификациях процессов.
Таблица 2
Процесс Показатели процесса Порядок расчета показателей
1 2 3
КУ(АБВ)-01 Управление образовательной деятельностью Процент выполненных распоряжений руководства кафедры в отношении образовательного процесса от их общего числа: ттКУ(АБВ)-01 П1 Определяется на основе анализа данных журнала регистрации распоряжений руководства кафедры пКУ<АБЮ-°1= ЧВР .100%, Число_распоряжений где ЧВР - число выполненных распоряжений. Если распоряжения не регистрируются и не анализируется их выполнение, то пКУ(АБВ)-01 _ 0
КУ(АБВ)-02 Управление СМК 1. Обобщенная результативность процессов СМК кафедры по результатам аудитов: ттКУ(АБВ)-02 П1 ПКУ(АБВ)-02 _ рвд АБВ . П1 рВДмесяц_год ; расчет РВА^сяц^од см. далее
2. Степень совершенства процессов СМК по результатам самооценки: КУ(АБВ)-02 П2 ПКУ(АБВ)-02_ СЗК .100%, 2 10 где СЗК - среднее значение по критериям, это среднее из значений критериев о самооценке кафедры
КОУ(АБВ)-01 Маркетинг образовательных услуг 1. Процент от среднего конкурса по университету среднего конкурса на специальности кафедры по итогам последней приемной кампании: ГГКОУ(АБВ)-01 П1 /~'тг АБВ П К0У(АБВ)-01 СКгод 100% 1 СК вуз СКгод АБВ где СКгОд - средний конкурс на специальности кафедры по итогам приемной кампании; СКГОд - средний конкурс по всему вузу
2. Степень совершенства по критерию «Влияние кафедры на общество» по результатам самооценки: КОУ(АБВ)-01 П2 ПК0У(АБВ)-01_ Значение_критерия 8 0% 2 10 значение критерия 8 «Влияние кафедры на общество» берется из отчета о самооценке кафедры
Продолжение табл. 2
1 2 3
КОУ(АБВ)-02 Проектирова- ние и разработка процедурных документов образовательных программ 1. Процент учебных дисциплин, обеспеченных рабочими программами, от их общего числа: ГГКОУ(АБВ)-02 П1 Определяется по результатам анализа Журнала регистрации рабочих программ учебных дисциплин (РПД): ПКОУ(АБВ)-02_ Количество_РПД юо% 1 Число_дисциплин
2. Процент учебных дисциплин, обеспеченных учебнометодическими комплексами, от их общего числа: КОУ(АБВ)-02 П2 ПКОУ(АБВ)-02_ Количество_УМК 100% 2 Число_дисциплин где используются данные о регистрации учебнометодических комплексов (УМК)
КОУ(АБВ)-03 Реализация основных образователь- ных программ 1. Средняя успеваемость по итогам последней сессии: ГГКОУ(АБВ)-О3 П1 Определяется на основании анализа сессии
2. Среднее качество знаний по итогам последней сессии: ТТКОУ(АБВ)-О3 П2 Определяется на основании анализа сессии
КОУ(АБВ)-04 Аттестация выпускника 1. Среднее качество защит выпускных квалификационных работ: КОУ(АБВ)-04 П1 Определяется на основе отчетов по ГАК
2. Среднее качество сдачи междисциплинарного экзамена: КОУ(АБВ)-04 П2 Определяется на основе отчетов по ГЭК
КОУ(АБВ)-05 Трудоустрой- ство и послевузовское обслуживание Процент выпускников последнего года, работающих по специальности, от общего числа выпускников кафедры того же года (для анализа на состояния на июнь этого года): ТТКОУ(АБВ)-05 П1 пК0У(АБВ)-05_ ЧРВ 400%, Число_выпускников где ЧРВ - число работающих по специальности выпускников
Окончание табл. 2
1 2 3
1. Степень совершенства по критерию «Ресурсы и партнеры» по результатам самооценки: пКР(АБВ)-01 и1 ПКР(АБВ)-01_ Значение_критерия 4 0%. 1 10 ^ значение критерия 4 «Ресурсы и партнеры» берется из отчета о самооценке кафедры
КР(АБВ)-01 Управление ресурсами 2. Степень совершенства по критерию «Менеджмент персонала» по результатам самооценки: ттКР(АБВ)-01 П2 пКР(АБВ)-01_ Значение_критерия 3 0%. 2 _ 10 ^ значение критерия 3 «Менеджмент персонала» берется из отчета о самооценке кафедры
3. Степень совершенства по критерию «Удовлетворенность персонала» по результатам самооценки: ггКР(АБВ)-01 П3 ПКР(АБВ)-01_ Значение_критерия 7 0%. 3 10 значение критерия 7 «Удовлетворенность персонала» берется из отчета о самооценке кафедры
КМ(АБВ)-01 Сбор и анализ показателей аттестации и госаккреди-тации Степень совершенства по критерию «Результаты деятельности университета» по результатам самооценки: ггКМ(АБВ)-01 П1 ПКМ(АБВ)-01_ Значение_критерия 9 0%. 1 10 ^ значение критерия 9 «Результаты деятельности кафедры» берется из отчета о самооценке кафедры
КМ(АБВ)-02 Мониторинг удовлетворен- ности потребителей и заинтересованных сторон Степень совершенства по критерию «Удовлетворенность потребителей» по результатам самооценки: ггКМ(АБВ)-02 П1 ПКМ(АБВ)-02_ Значение_критерия 6 0%. 1 10 ^ значение критерия 6 «Удовлетворенность потребителей» берется из отчета о самооценке кафедры
КМ(АБВ)-03 Корректирующие и предупреждающие действия Результативность выполнения планов корректирующих и предупреждающих действий на отчетный период: ггКМ(АБВ)-03 П1 пКМ(АБВ)-03_ ЧВМ 400%, 1 общее_ЧМ ЧВМ - число выполненных мероприятий планов корректирующих и предупреждающих действий; общее_ЧМ - общее число мероприятий в планах корректирующих и предупреждающих действий. Если в предшествующем и отчетном периоде выявлены несоответствия в функционировании процессов кафедры, а планы корректирующих ттКМ(АБВ)-03 п действий не разработаны, _0
Отметим особенности обозначения показателей. Каждому показателю соответствует два индекса:
- верхний индекс содержит код процесса, к которому относится показатель;
- нижний индекс - это номер показателя процесса по порядку.
АБВ
Обобщенная результативность РВАмесяц год процессов кафедры по результатам внутренних аудитов в анализируемом периоде находится на основании анализа количества значительных и незначительных несоответствий, выявленных в ходе аудита.
Значение результативности лежит в пределах от 0 до 100% и по результатам внутреннего аудита определяется с использованием формулы
3
РВА^ц ГОд = к • 100%^е3Ъ3 , (1)
j=1
где к - поправочный коэффициент, учитывающий специфические моменты аудита, определяется службой качества университета (он может быть равен взятой в долях результативности выполнения плана внутреннего аудита); с ^ -
коэффициент весомости показателя Ъj, Ъ1 - показатель значительных несоответствий, для которого С1 = 0,5, а значения определяются по таблице 3; Ъз -показатель незначительных несоответствий, для которого С2 = 0,3, а значения определяются по таблице 4; Ъ3 - показатель замечаний, для которого С3 = 0,2 , а значения определяются по таблице 5.
Таблица 3
Количество значительных несоответствий (ЗН) >10 9 8 7 6 5 4 3 2 1 нет
Значение Ъ 0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1
Таблица 4
Количество незначительных несоответствий (НН) >15 15 14 13 12 10-11 8-9 6-7 4-5 2-3 0-1
Значение Ъ2 0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1
Таблица 5
Количество замечаний (З) >20 20 19 18 17 15-16 12-14 9-11 6-8 3-5 0-2
Значение Ъ3 0 0,1 0,2 0,3 0,4 0,5 0,6 0,7 0,8 0,9 1
Несоответствия, выявленные в ходе аудита кафедры, сводят в таблицу 6.
Таблица 6
Подразде- ление Пункт ИСО, содержащий требования Несоответствие
Содержание несоответствия Статус несоответствия
ЗН НН З
По данным таблицы 6 с использованием таблиц 3-5 построится таблица 7, на основе которой и производится расчет по формуле (1).
Таблица 7
Информация по значительным несоответствиям Информация по незначительным несоответствиям Информация по замечаниям
Количество ЗН Количество НН Ь2 Количество З Ь3
Порядок расчета результативности процессов кафедры показан в таблице 8.
В таблице 8 использованы обозначения результативности процессов, имеющие два индекса:
- верхний индекс содержит код процесса;
- нижний индекс содержит дату, для состояния на которую рассчитывается результативность; как правило, дата содержит указание на месяц и год, это не относится к процессам КОУ(АБВ)-04 и КОУ(АБВ)-05 - для этих процессов нижний индекс результативности содержит только год.
В таблице 8 даны рекомендации для расчета результативности по группам процессов:
АГВ
- процессы управленческой деятельности - РУмесяц ГОд ;
- процессы жизненного цикла предоставления образовательных услуг -ржцАБВ .
РЖЦмесяц_год ’
ДГВ
- процессы обеспечения ресурсами - РРмесяц год;
АБВ
- процессы мониторинга и улучшения - РМмесяц год.
Обратите внимание, верхний индекс обозначений результативности по группам процессов содержит аббревиатуру названия кафедры.
Общая результативность процессов кафедры по результатам анализа показателей процессов:
рАБВ _о 35(руАБВ +РЖЦАБВ )+0 15(РРАБВ +РМАБВ )
А месяц_год месяц_год^А 'Л1ЛЛ-,'месяц_год^^’А~'“ А месяц_год^А 1¥Амесяи_год^ •
Результаты оценки регистрируются в журнале мониторинга процессов кафедры.
По результатам анализа результативности процессов могут быть разработаны планы корректирующих и предупреждающих действий.
Таблица 8
Код процесса Формула оценки результативности процесса
Процессы управленческой деятельности кафедры рУАБВ _0 3рКУ(АБВ)-01 +0 7рКУ(АБВ)-02 РУ месяц_год _0,3Рмесяц_год +°,7Рмесяц_год
КУ(АБВ)-01 рКУ(АБВ)-01_ПКУ(АБВ)-01 Рмесяц_год П1
КУ(АБВ)-02 РК«УЯЦБ?о)д02 _0,6ПКУ(АБВ)-02 +0,4пКУ(АБВ)-02 , если был аудит; РКУЯЦБГ2_ПКУ(АБВ)-02, если не было аудита
Процессы жизненного цикла предоставления образовательных услуг РЖТТАБВ _ ЧрКОУ(АБВ)-01 +рК0У(АБВ)-02 + РЖЦмесяц_год _ 5^ Рмесяц_год +Рмесяц_год + +рКОУ(АБВ)-03+рКОУ(АБВ)-04+рКОУ(АБВ)-05 +Рмесяц_год +Ргод +Ргод 1
КОУ(АБВ)-01 рК0У(АБВ)-01 0 6ГГК0У(АБВ)-01+0 4ГГК0У(АБВ)-01 Рмесяц_год _0,6П1 +0,4П2
КОУ(АБВ)-02 рК0У(АБВ)-02 0 4ГГК0У(АБВ)-02 +0 6ГГК0У(АБВ)-02 Рмесяц_год _0,4П1 +0,6П2
КОУ(АБВ)-03 рК0У(АБВ)-03_0 3ПК0У(АБВ)-03+0 7ПК0У(АБВ)-03 Рмесяц_год _0,3П1 +0,/П2
КОУ(АБВ)-04 рКОУ(АБВ)-04 _0 6ПК0У(АБВ)-04+0 4пК0У(АБВ)-04
КОУ(АБВ)-05 рК0У(АБВ)-05 _ПК0У(АБВ)-05 Ргод _П1
Процессы обеспечения ресурсами РРАБВ _рКР(АБВ)-01 РРмесяц_год Рмесяц_год
КР(АБВ)-01 рКР(АБВ)-01 0 6ГГКР(АБВ)-01 +0 2 /ттКР(АБВ)-01^КР(АБВ)-01\ Рмесяц_год _0,6П1 +0,21 П2 +П3 1
Процессы мониторинга и улучшения РМАБВ _ 1 / рКМ(АБВ)-01 +рКМ(АБВ)-02 +рКМ(АБВ)-03 \ Рммесяц_г0д _ 3\ Рмесяц_г0д +Рмесяц_г0д +Рмесяц_г0д 1
КМ(АБВ)-01 рКМ(АБВ)-01 _ПКМ(АБВ)-01 Рмесяц_год _П1
КМ(АБВ)-02 рКМ(АБВ)-02 _ПКМ(АБВ)-02 Рмесяц_год _П1
КМ(АБВ)-03 рКМ(АБВ)-03 _ПКМ(АБВ)-03 Рмесяц_год П1
Рекомендуемая квалиметрическая шкала для заключения о функционировании процесса по значению его результативности, которую условно обозначим как Р:
1. 0 < Р < 25% - процесс не результативен. Цели и задачи не были достигнуты, необходима доработка процесса. Требуется полное переосмысление процесса. Необходимо провести анализ требований к процессу, анализ выбора критериев, анализ взаимодействия процессов и степень их влияния друг на друга.
2. 25% < Р < 50% - низкий уровень результативности процесса. Требуется разработка значительных корректирующих действий для выявления и устранения причин несоответствий.
3. 50% < Р < 75% - средний уровень результативности процесса. Цели и задачи процесса частично достигнуты. Требуется разработка корректирующих действий и проведение анализа процесса с использованием статистических методов.
4. 75% < Р < 100% - процесс результативен. Цели и задачи близки к достижению. Требуется разработка предупреждающих действий и проведение анализа процесса с использованием статистических методов.
5. Р = 100% - высокий уровень результативности. Цели и задачи практически достигнуты. Регулярное проведение статистических исследований необходимо для разработки мероприятий по улучшению процесса.
Аналогичная квалиметрическая шкала может быть использована и для
общей результативности процессов кафедры Р^Сщ год.
Настоящая методика оценки результативности процессов СМК кафедры внедрена в Пензенском государственном университете. Она адаптирована к неравномерному уровню базовой подготовки в области качества уполномоченных по качеству кафедр, которые отвечают за расчет результативности. Методика может быть легко автоматизирована, что обеспечит эффективность ее использования.
Список литературы
1. Методические рекомендации для вузов и ссузов по организации и проведению самооценки эффективности функционирования систем управления в области менеджмента качества на основе модели совершенствования деятельности. - СПб. : ЛЭТИ, 2005.
2. СТУ 151.0.10-2007 Стандарт университета. Менеджмент качества : руководство по качеству [Издание официальное]. - Пенза.
