CC BY
42
УДК 378 (045)
Функции кафедры в бизнес-процессах Финуниверситета по документам смк
Аннотация. Статья посвящена анализу бизнес-процессов кафедры «Бизнес-информатика» Финансового университета на основе документов системы менеджмента качества (СМК) университета. Проанализированы процессная модель, документированные процедуры и карты процессов. Построена аналитическая таблица, включающая 25 процессов и 501 функцию кафедры. Разработанная аналитическая таблица позволяет оценить сложность управления бизнес-процессами кафедры, уровень изученности и регламентации бизнес-процессов в документах СМК. Она может быть использована в качестве одного из источников данных при проведении исследований в целях совершенствования бизнес-процессов и актуализации документов СМК.
Ключевые слова: бизнес-процесс; управление бизнес-процессами; управление организацией; система менеджмента качества; СМК.
Abstract: The article deals with the business processes analysis of Department of Business Informatics of Financial University on the basis of QMS documents of university. The process model, documentary procedures and cards of processes are analyzed. The analytical table including 25 processes and 501 functions of Department of Business Informatics is constructed. The developed analytical table allows to estimate complexity of the business processes management of structural department, level of study and regulation of business processes in documents QMS. This table can be used as one of data sources for carrying out researches for business processes improvement and updating of documents QMS.
Keywords: business processes; business processes management; BPM; organization management; quality management system; QMS.
Селиверстова П. О.,
Г | студентка магистратуры Sg Финансового университета [email protected]
Y lit
Для начала управления бизнес-процессами необходимо четко понимать, какие имеются бизнес-процессы в организации, кто несет за них ответственность и кто их выполняет [1]. Это особенно важно, когда организация имеет разветвленную структуру с многочисленными подразделениями и использует модель бизнес-процессов, в которой каждую часть процесса выполняет определенное структурное подразделение. В данной работе будут рассмотрены функции, выполняемые структурным подразделением в рамках бизнес-процессов организации с многочисленными подразделениями (17 факультетов, 81 кафедра, 8 отделов, 12 институтов, 15 центров, 3 школы, 2 дирекции, 24 управления, 3 комплекса) -функции кафедры «Бизнес-информатика» в бизнес-
процессах Финансового университета (Финуниверситета) согласно документам системы менеджмента качества [2].
Цели проведенного анализа - определение перечня бизнес-процессов Финуниверситета, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика», и функций кафедры в данных процессах согласно документам СМК Финуниверситета. Для достижения поставленной цели были решены следующие задачи:
• проанализированы документы СМК Финуниверситета, включая документы из реестра документов СМК и процессной модели Финуниверситета;
• выявлены бизнес-процессы, в которых участвует структурное подразделение (кафедра) согласно документам СМК Финуниверситета. Поскольку все кафедры Финуниверситета являются его структурными подразделениями, любая информация, относящаяся к структурным подразделениям, относится и к кафедре «Бизнес-информатика»;
• в бизнес-процессах, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика», согласно документам СМК Финуниверситета выделены функции, выполняемые кафедрой в рамках бизнес-процесса;
Научный руководитель: Точилкина Т.Е., кандидат технических наук, доцент.
1 2 3
4 30
5 25
6
23
7 20
3
13
9
16
10
5
11
5
12 1 4
13
^^ 1 4
14
1 4
15
1 4
16
12
17 11
13
10
19 7
20 5
21 5
22 4
23 4
24 2
25 2
Номера бизнес-процессов, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика» согласно документам СМК
• в рамках функций кафедры согласно документам СМК Финуниверситета определены обязанности, выполняемые сотрудниками кафедры [2, 3, 4].
Была выбрана следующая технология проведения исследования: вначале изучена процессная модель Финуниверситета, затем изучены документы СМК [документированные процедуры (ДП) и карты процессов (КП)]. По тексту документов СМК Финуниверситета был выполнен поиск упоминаний структурного подразделения или кафедры для выявления процессов, в которых участвует структурное подразделение (кафедра). Как результат, в процессной модели Финуниверситета и реестре документов СМК выделены процессы, в которых участвует структурное подразделение (кафедра).
Далее в процессах, в которых определено согласно документам СМК Финуниверситета участие кафедры «Бизнес-информатика», выявлены функции кафедры в данных процессах. Все функции могут быть подразделены на: стандартные; связанные с ведением записей по качеству; функции мониторинга. Было определено, что выполняемые действия в рамках функции зависят от того, какую роль играет кафедра «Бизнес-информатика» в определенной функции.
Роли подразделяются на четыре типа:
• исполнителя;
• ответственного за выполнение функции;
• ответственного за хранение контрольного экземпляра результатов функции (если функция связана с записями по качеству);
• ответственного за сбор и хранение информации о выполнении функции (если функция связана с мониторингом). Перечисленные обязанности могут выполнять разные сотрудники кафедры. Роли не являются исключающими, т.е. в рамках одной функции кафедры могут быть задействованы все четыре варианта ролей. Однако не может быть функций, в рамках которых не задействована ни одна из ролей.
В результате проведенного исследования были получены следующие результаты:
• выявлены согласно документам СМК Финуни-верситета 25 бизнес-процессов, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика» (8 ДП и 17 КП). Номера бизнес-процессов представлены на рисунке, а расшифровка названий по номерам - в табл. 1;
• выявлены несоответствия между документами СМК и процессной моделью Финуниверситета: КП «Проектирование и разработка основных образовательных программ высшего профессионального образования» в процессной модели имеет название «Научная и инновационная деятельность»; КП «Научные исследования кафедр и издательская деятельность» в процессной модели Финансового университета отсутствует, но присутствует в реестре документов СМК; КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность» в процессной модели Финансового университета отсутствует, но присутствует в реестре документов СМК; КП «Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования - обучение» в процессной модели имеет название «Разработка и реализация ООП ВО»; КП «Региональное развитие» в реестре документов СМК входит в КП «Стратегический менеджмент»; КП «Международное сотрудничество» в реестре документов СМК входит в КП «Стратегический менеджмент» и имеет название «Международная деятельность»;
• в бизнес-процессах, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика», согласно документам СМК Финуниверситета выделены функции, выполняемые кафедрой в рамках бизнес-процесса. На рисунке показано количество функций, выполняемых кафедрой в рамках каждого бизнес-процесса. Кафедра выполняет от двух (минимум) (КП «Прием студентов» и КП «Региональное развитие») до 141 (максимум) (КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность») функций;
141
0
20
40
60
30
100
120
140
160
• в рамках функций кафедры согласно документам СМК Финуниверситета определены роли, выполняемые сотрудниками. Если роль выполняется с исполнителями других структурных подразделений (не кафедры «Бизнес-информатика») Финуниверситета, данное обстоятельство отмечается;
• на основе собранного материала построена таблица процессов Финуниверситета, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика», функций, которые она выполняет в рамках данных процессов, и ролей, которые выполняют определенные сотрудники внутри этих функций.
Разработанная аналитическая таблица имеет следующую структуру:
1) порядковый номер бизнес-процесса;
2) номер бизнес-процесса в реестре документов СМК;
3) полное название процесса в реестре СМК;
4) название функции, выполняемой кафедрой в рамках бизнес-процесса;
5) роль исполнителя функции;
6) роль ответственного за выполнение функции;
7) роль ответственного за хранение контрольного экземпляра результатов функции;
8) роль ответственного за сбор и хранение информации о выполнении функции;
9) владельцы бизнес-процессов.
Функции, связанные с записями по качеству, и функции, связанные с мониторингом, помечены отдельными цветами, в отличие от всех остальных функций. Данное выделение функций соответствует выделению отдельных разделов по мониторингу процесса и ведению записей по качеству во всех документах СМК.
Если определенный тип роли присутствует, в ячейке указывается сотрудник кафедры, выполняющий данную роль. Если роль выполняется совместно с исполнителями других структурных подразделений, в ячейке также указывается сотрудник кафедры, выполняющий данную роль, и она выделяется цветом.
Суммарно данная таблица содержит 501 функцию, выполняемую кафедрой в рамках 25 бизнес-процессов. Разработанная на основе анализа документов СМК Финансового университета таблица наглядно демонстрирует сложность управления бизнес-процессами на кафедре.
Вместе с тем разработанная таблица является источником данных для проведения разного рода исследований в целях совершенствования самих бизнес-процессов, а также актуализации документов СМК. Например, из всех функций, выполняемых кафедрой, 332 имеют ответственного, что составля-
Таблица 1
расшифровка номеров бизнес-процессов,
в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика» согласно документам сМк
№ Название бизнес-процесса
1 КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность»
2 КП «Научные исследования кафедр и издательская деятельность»
3 КП «Содействие трудоустройству»
4 ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей»
5 КП «Управление информацией»
6 КП «Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования - обучение»
7 КП «Финансовый менеджмент»
8 КП «Воспитание и социальная работа»
9 ДП «Корректирующие действия»
10 ДП «Предупреждающие действия»
11 ДП «Управление документами»
12 ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внешних потребителей»
13 КП «Управление инфраструктурой»
14 КП «Управление персоналом»
15 КП «Стратегический менеджмент»
16 ДП «Управление несоответствующей продукцией»
17 ДП «Управление записями»
18 КП «Управление закупками»
19 КП «Проектирование и разработка основных образовательных программ высшего профессионального образования»
20 ДП «Внутренний аудит»
21 КП «Маркетинг»
22 КП «Библиотечное и информационное обслуживание»
23 КП «Международное сотрудничество»
24 КП «Региональное развитие»
25 КП «Прием студентов»
Таблица 2
Функции с одинаковыми названиями в рамках различных бизнес-процессов
кафедры «Бизнес-информатика»
№ п/п Функции количество повторений в каких бизнес-процессах присутствует
1 Формирование годового плана работы структурного подразделения 7 КП «Стратегический менеджмент», КП «Финансовый менеджмент», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», КП «Воспитание и социальная работа», КП «Содействие трудоустройству», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внешних потребителей»
2 Составление анкеты студента 2 КП «Стратегический менеджмент», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей»
3 Написание докладных (служебных) записок по вопросам деятельности структурных подразделений 9 КП «Стратегический менеджмент», КП «Управление информацией», КП «Финансовый менеджмент», КП «Управление персоналом», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», КП «Воспитание и социальная работа», КП «Содействие трудоустройству», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внешних потребителей»
4 Выдача распоряжений 5 КП «Стратегический менеджмент», КП «Финансовый менеджмент», КП «Управление закупками», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей», ДП «Внутренний аудит»
5 Формирование отчета о результатах социологического исследования 2 КП «Стратегический менеджмент», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей»
6 Оценка результативности процесса 7 КП «Стратегический менеджмент», КП «Управление информацией», КП «Управление инфраструктурой», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», КП «Воспитание и социальная работа», КП «Содействие трудоустройству», ДП «Предупреждающие действия»
7 Формирование приказа по основной деятельности 3 КП «Стратегический менеджмент», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», ДП «Управление документами»
8 Создание годового отчета о работе структурного подразделения 6 КП «Управление информацией», КП «Финансовый менеджмент», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», КП «Реализация основных образовательных программ высшего профессионального образования - обучение», КП «Содействие трудоустройству», ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей»
9 Ведение журнала регистрации внутренних документов 2 КП «Управление информацией», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность»
Ведение номенклатуры
10 деятельности структурного подразделения 2 КП «Управление информацией», ДП «Управление записями»
11 Ведение описи дел, переданных в архив университета, актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению 4 КП «Управление информацией», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», ДП «Управление записями», ДП «Управление документами»
12 Ведение протокола заседания коллектива структурного подразделения 6 КП «Финансовый менеджмент», КП «Управление инфраструктурой», КП «Библиотечное и информационное обслуживание», КП «Управление персоналом», КП «Воспитание и социальная работа», КП «Содействие трудоустройству»
13 Ведение журнала несоответствующей продукции, корректирующих и предупреждающих действий 9 КП «Управление персоналом», КП «Управление инфраструктурой», КП «Библиотечное и информационное обслуживание», КП «Научные исследования научно-исследовательских структурных подразделений и инновационная деятельность», КП «Воспитание и социальная работа», КП «Содействие трудоустройству», ДП «Управление несоответствующей продукцией», ДП «Корректирующие действия», ДП «Предупреждающие действия»
№ п/п Функции количество повторений в каких бизнес-процессах присутствует
14 Составление протокола заседания совета по качеству 4 ДП «Мониторинг и оценка удовлетворенности внутренних потребителей», ДП «Управление несоответствующей продукцией», ДП «Корректирующие действия», ДП «Предупреждающие действия»
15 Формирование отчета по внутреннему аудиту СМК 4 ДП «Внутренний аудит», ДП «Управление несоответствующей продукцией», ДП «Корректирующие действия», ДП «Предупреждающие действия»
16 Создание отчетов о наблюдении и отчетов о несоответствии по внутреннему аудиту СМК 3 ДП «Управление несоответствующей продукцией», ДП «Корректирующие действия», ДП «Предупреждающие действия»
17 Ведение протокола по совещанию у руководителя структурного подразделения 3 ДП «Управление несоответствующей продукцией», ДП «Корректирующие действия», ДП «Предупреждающие действия»
18 Выявление несоответствующей продукции 2 ДП «Управление несоответствующей продукцией», ДП «Корректирующие действия»
ет лишь 66% общего числа функций. 293 функции имеют исполнителя в виде сотрудника (сотрудников) кафедры «Бизнес-информатика», что составляет 58% общего числа функций. Указанные значения (66 и 58%) показывают недостаточную степень изученности, регламентации бизнес-процессов в документах СМК Финансового университета.
Кроме этого, анализ указанной таблицы выявил наличие функций с одинаковыми названиями в рамках различных бизнес-процессов. Для изучения этого факта создана таблица, акцентирующая внимание на подобные функции (табл. 2). Как показал анализ табл. 2 и соответствующих документов СМК, существует несколько причин появления функции с одним названием в разных процессах. Ряд функций, например оценка бизнес-процесса, является очень важной составляющей многих процессов. Поэтому разработчики стандартов пытаются выявить типовые процедуры в рамках различных бизнес-процессов. С другой стороны, такие функции, как «Формирование годового плана работы структурного подразделения», «Создание годового отчета о работе структурного подразделения», предполагают написание годового плана работы (отчета о работе) по различным направлениям деятельности: годовой план (отчет о работе) стратегического управления, годовой план (отчет о работе) финансового управления и т.д. Совокупность данных планов (отчетов) формирует единый план (отчет) работы структурного подразделения на год (за год) по всем направлениям деятельности. Таким образом, можно сказать, что данные функции являются частями еди-
ной функции,раздробленной по отдельным бизнес-процессам. Возможно, некоторые из этих функций стоит объединить, не разделяя по бизнес-процессам.
В документах СМК Финуниверситета представлена лишь часть бизнес-процессов (бизнес-процессы «верхнего уровня»), в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика». Следующим этапом исследований будет изучение реальной деятельности кафедры «Бизнес-информатика» и затем выявление различий результатов двух исследований. По результатам анализа различий можно разработать предложения по совершенствованию процессов, в которых участвует кафедра «Бизнес-информатика», а также обоснованные рекомендации по актуализации соответствующих документов СМК Финуниверситета.
Литература
1. Наошад Кабир. Управление бизнес-процессами: понимание и внедрение //RUZBIZ.RU [Электронный ресурс] // Электронный журнал. 2005. 28 декабря. URL: http://ezine.rusbiz.ru/article/12. html (Дата обращения: 20.03.2014).
2. Тексты стандартов карт процессов и документированных процедур //Финансовый университет [Электронный ресурс]. 2014. URL: http://www.fa.ru/dep/cko/doc/standarts/Pages/default.aspx (Дата обращения: 19.03.2014).
3. Реестр стандартов СМК Финансового университета //Финансовый университет [Электронный ресурс]. 2014. URL: http://www. fa.ru/dep/cko/doc/Pages/reestr.aspx (Дата обращения: 14.03.14).
4. Процессная модель Финансового университета //Финансовый университет [Электронный ресурс]. 2014. URL: http://www.fa.ru/ dep/cko/doc/Pages/model.aspx (Дата обращения: 11.03.2014).
