CC BY
345
Бадеева Е.А.
ПЛАНИРОВАНИЕ КОРРЕКТИРУЮЩИХ И ПРЕДУПРЕЖДАЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ
В статье даются рекомендации по разработке планов корректирующих и предупреждающих действий в целях обеспечения результативности системы менеджмента качества (СМК) государственных образовательных учреждений высшего профессионального образования (ГОУ ВПО)
Руководство ГОУ ВПО определяет процессы, необходимые для жизненного цикла образовательной услуги, с целью удовлетворения требований потребителей и других заинтересованных сторон. В целях верификации выходные данные процессов ГОУ ВПО документируются и оцениваются относительно входных данных. Такая оценка определяет необходимые корректирующие и предупреждающие действия, влияющие на результативность функционирования СМК, содержащие в себе рекомендации по улучшению процессов управления [1].
Согласно 3.6.4 ГОСТ Р ИСО 9000-2001 предупреждающее действие (en preventive; fr action preventive) - это действие, предпринятое для устранения причины потенциального несоответствия или другой потенциально нежелательной ситуации; согласно 3.6.5 корректирующее действие (en corrective action; fr action corrective) - это действие, предпринятое для устранения причины обнаруженного несоответствия или другой нежелательной ситуации [2]. Отличительные особенности корректирующих и предупреждающих действий, вытекающие из ГОСТ Р ИСО 9000-2001 и практического опыта работы, представлены в таблице 1.
Корректирующие и предупреждающие действия планируются и реализуются на всех уровнях управления СМК: стратегическом (университета), оперативном (институтов или факультетов), тактиче-
ском (кафедр или подразделений) (рисунок 1). Корректирующие действия должны использоваться для оценивания и устранения зафиксированных проблем, влияющих на деятельность ГОУ ВПО и всех его подразделений, а предупреждающие действия - для предотвращения потерь.
Существует также характерные различия между корректирующим действием и коррекцией (en correction; fr correction), которая является действием, предпринятым для устранения обнаруженного несоответствия [1]. В свою очередь коррекция может осуществляться в сочетании с корректирующим действием.
Однако, если после устранения какое-либо несоответствие повторяется, - это означает, его причина не была вскрыта, т.е. корректирующее действие было подменено коррекцией.
Рисунок 1 - Модель влияния корректирующих и предупреждающих действий на деятельность ГОУ
ВПО
Таблица 1 - Отличительные особенности корректирующих и предупреждающих действий_______________________
Характерные признаки Действия
корректирующие предупреждающие
Цель предупреждение повторного возникновения несоответствий предупреждение появления потенциальных несоответствий
Назначение адекватность к последствиям выявленных несоответствий соответствие возможным последствиям потенциальных проблем
Процесс планирования анализ на основе контроля отклонений выявленных в соответствующих процессах подразделений ГОУ ВПО анализ возможности возникновения несоответствий при разработке, внедрении новаций, например нового процесса, при деятельности по разработке новых мероприятий
Процесс реализации устранение выявленных несоответствий устранение возможных причин возникновения анализируемых потенциальных несоответствий
Результат повышается результативность СМК повышается устойчивость, стабильность СМК
Высшее руководство ГОУ ВПО должно обеспечивать использование корректирующих и предупреждающих действий как составные части процесса улучшения качества предоставления образовательных и прочих услуг в рамках бюджетной и внебюджетной деятельности.
Таблица 2 - Направления влияния корректирующих и предупреждающих действий на уровни управления ГОУ ВПО
Уровни Корректирующие действия Предупреждающие действия
Стратегический - на уровне высшего руководства ГОУ ВПО обеспечение повышения квалификации и поддержания компетентности персонала поддержание инфраструктуры (здания, транспорт, связь, средства труда); приобретение прогрессивного учебного, научного и другого оборудования мотивация персонала обеспечение необходимыми финансовыми ресурсами и их рациональное использование другие виды работ, общие для всего ГОУ ВПО
совершенствование выходных данных анализа проекта, верификации, валидации и модификации проектирования и разработки образовательной услуги достижение образовательных целей поддержание результативного и функционирования СМК оптимизацию взаимодействий процессов и использования ресурсов уменьшение уровня отчислений и увольнений устранение жалоб потребителей и других идентифицированных заинтересованных сторон устранение несоответствий, выявленных в процессе мониторинга и измерений образовательных процессов и услуг поддержание устойчивости СМК
Тактический - на уровне руководства факультетами и институтами обеспечение набора, подготовки и переподготовки персонала организация и проведение всех видов мониторинга контроль за соблюдением учебной и производственной дисциплины другие виды работ, осуществляемые в рамках управленческой деятельности института (факультета)
организация проведения внутренних проверок поддержание производственной среды (контроль параметров среды, обеспечение комфортных условий для сотрудников) соответствие образовательных программ и планов обучения персонала устранение жалоб потребителей и других идентифицированных заинтересо-и ванных сторон устранение несоответствий, выявленных в процессе мониторинга и измере-т ний образовательных процессов и услуг организация планово-предупредительных работ
а - и 0 в - совершенствование самостоятельной работы студентов повышение квалификации и вовлечение преподавателей в научно-исследовательскую работу й улучшение всех процедур образовательного процесса
Оперативный уровне руке ства кафедр полразлелени: и обеспечение образовательной услуги е устранение жалоб потребителей и других идентифицированных заинтересо-е ванных сторон устранение несоответствий, выявленных в процессе мониторинга и измере-ра ний образовательных процессов и услуг внедрение новых методов и технологий обучения модернизация лабораторного оборудования
Образовательное учреждение должно проводить предупреждающие действия, которые вытекают из анализа причин потенциальных несоответствий и возможностей улучшения СМК и образовательных процессов. Используемые данные включают в себя:
- информацию об общих тенденциях, показателях обучения, работы преподавателей и административного персонала;
- информацию о достижении целей в области качества;
- анализ затрат, связанных с достижением целей в области качества;
- исследование удовлетворенности потребителей и других идентифицированных заинтересованных
сторон;
- отчеты аудитов и анализ со стороны руководства.
Корректирующие и предупреждающие действия должны быть зарегистрированы, чтобы обеспечить их
выполнение. Действия, вытекающие из процесса корректирующих и предупреждающих действий, должны быть зарегистрированы и доведены до соответствующих подразделений образовательного учреждения. Результаты корректирующих и предупреждающих действий должны быть проанализированы и доведены до сведения всего персонала образовательного учреждения.
Планирование корректирующих и предупреждающих действий включает оценивание важности проблем и выражается через потенциальное воздействие на удовлетворенность потребителей и других заинтересованных сторон. При разработке плана необходимо обращать внимание на результативность процессов, подвергать мониторингу запланированные действия для обеспечения достижения желаемых целей.
На рисунке 2 представлена модель разработки плана корректирующих действий в ГОУ ВПО.
План корректирующих действий рекомендуется оформлять по форме, приведенной в таблице 3.
Источники информации, влияющие на разработку плана корректирующих действий Внешние Внутренние
>
>
отчеты (протоколы) внешнего аудита или инспектирующих органов
результаты анализа удовлетворенности потребителей образовательных услуг отчеты о несоответствиях результаты анализа информации внешней среды
внешняя входная документация
> результаты измерения процессов
> отчеты о внутренних аудитах,
> результаты самооценки, SWOT-анализа
> отчеты о несоответствиях
> результаты анализа со стороны руководства
> анализ удовлетворенности сотрудников университета
> записи по СМК
Выявленные несоответствия
Управление несоответствиями Формируется экспертная комиссия подразделения для анализа причин и места возникновения несоответствия процесса
Формирование проекта плана корректирующих действий
Обсуждение и согласование проекта плана корректирующих действий на совещании «День качества»
Разработка плана корректирующих действий
Примеры планов
Рисунок 2 - Модель разработки плана корректирующих действий в ГОУ ВПО Таблица 3 - Элемент плана корректирующих действий ПЛАН КОРРЕКТИРУЮЩИХ ДЕЙСТВИЙ № ПКД - 97 - 2
Кафедра «Бухгалтерский учет, налогообложение и аудит»
наименование подразделения
на период с 23.10.2008 по по 04.06.2009
дата начала дата завершения Основание для разработки плана Приказ от 01.12.2008 № 1288/0
Номер несо- ответ вет- ствия Пункт ГОСТ Р ИСО 90012001 Причина несоответствия Корректирующие действия Требуемые ресурсы Исполнитель Срок исполнения
№ С Н3 5.4.2 Руководители подразделений не включают в план работы мероприятия по достижению це- Обсудить на заседании кафедры и на «Дне качества» кафедры, ввести дополне- Решение заседания кафедры Заведующий кафедрой 25.10. 2008
лей по качеству ния в план работы кафедры, внести в протокол
и К ю 4.2.4 8.2.3 Не фиксируются результаты мониторинга процессов деятельности подразделений в журнале мониторинга как запись по качеству Обсудить на заседании кафедры и на «Дне качества», результаты мониторинга процессов регистрировать в журнале мониторинга Решение заседания кафедры Документовед Раз в месяц в течение 2008/2009 учебного года
и К С* 5 3 Имеет место формальная констатация ознакомления сотрудников с Политикой при отсутствии рассмотрения и обсуждения Обсудить на заседании кафедры и на «Дне качества» Решение заседания кафедры Уполномоченный по качеству Декабрь 2008 года
и О К ^ 7.5.3 Руководители подразделений не имеют данных по трудоустройству выпускников (наличие копии справки РЦСТАВ) Запросить из налоговых органов справки о трудоустройстве выпускников Решение заседания кафедры Заведующий кафедрой 25.11. 2008
и гК ^ 4 2 3 Отсутствуют учетные записи по внешней документации Осуществлять регистрацию Решение заседания кафедры Заведующий кафедрой В течение 2008/2009 учебного года
Уполномоченный по качеству
должность разработчика плана, подпись, дата, инициалы, фамилии
Заведующий кафедрой ___________________________________________
Уполномоченный по качеству ____________________________________
Документовед __________________________________________________
должность исполнителя пункта отчета, подпись, дата, инициалы, фамилия
Согласовано начальник отдела внутреннего аудита ____________________
должность, подпись, дата, инициалы, фамилии
Литература
1. ГОСТ Р ИСО 9004 - 2001 Системы менеджмента качества. Рекомендации по улучшению деятельности.
2. ГОСТ Р ИСО 9000 - 2001 Системы менеджмента качества. Основные положения и словарь.
3. ГОСТ Р ИСО 9001 - 2001 Системы менеджмента качества. Требования.
4. Стандарт университета СТУ 151.1.13.5-2005. Система менеджмента качества. Мониторинг и
улучшение. Корректирующие действия. Пензенский государственный университет, 2005.
5. Стандарт университета СТУ 151.1.13.6-2005. Система менеджмента качества. Мониторинг и
улучшение. Предупреждающие действия. Пензенский государственный университет, 2005.
