CC BY
221
Отчетность - основа информационного обеспечения системы контроллинга нефтегазового холдинга Кожухова Ольга Сергеевна,
кандидат экономических наук, доцент, зав. кафедрой налогов и налогообложения
ГОУ ВПО «Сургутский государственный университет ХМАО-ЮГРЫ» научная специальность 08.00.12 «Бухгалтерский учет и статистика»
е-mail: osk [email protected]
Аннотация: В статье определена роль отчетности в информационном обеспечении контроллинга нефтегазового холдинга. Представлено авторское видение системы отчетности нефтегазового холдинга, которая включает бухгалтерскую, финансовую и управленческую отчетность, а также внутренние отчеты, составленные службой контроллинга. Выделены наиболее значимые обязательные показатели контроллинговых отчетов и правила их формирования.
Ключевые слова: информационное обеспечение; система
контроллинга; контроллинговые отчеты; система отчётности; принятие управленческих решений; нефтегазовые холдинги.
Abstract: In article the reporting role in information support of controlling of oil and gas holding is defined. Author's vision of system of the reporting of oil and gas holding is presented, which includes accounting, financial and administrative reporting, and also the internal reports made by department of controlling. The most significant obligatory indicators of reports in controlling and a rule of their formation are allocated.
Key words: Information support; controlling system; reports in controlling;
1
reporting system; adoption of administrative decisions; oil and gas holdings.
На сегодняшний день большинство российских нефтегазовых холдингов имеют большое количество структурных подразделений, дочерних и зависимых обществ. В результате этого возникновение и использование информации в таких структурах происходит в различных подразделениях и на различных рабочих местах. Важным этапом информационного обеспечения процесса управления в организации является передача информации пользователям. Подобная передача происходит в форме отчетности. В любой нефтегазовой компании, и тем более холдинге, формируется большое количество отчетов различного содержания, структуры, формы и т.д. В некоторых структурных подразделениях нефтегазовых холдингов число обязательных к представлению отчетов достигает полусотни.
Отчетность становится одним из важнейших источников информации для принятия обоснованных управленческих решений, а также важнейшим элементом информационного обеспечения всех уровней управления организации.
С позиции менеджеров, бухгалтерская отчетность ввиду своей формализованности, унифицированности, хорошей структурированности, обязательности представления, регулярности производства и публичности несомненно имеет приоритет в обеспечении информационными ресурсами процесса управления компании. Однако, данных бухгалтерской (финансовой) отчетности не достаточно для оперативного руководства и информационного обеспечения системы контроллинга.
На уровне менеджмента в настоящее время происходит переосмысление необходимой отчетной информации. Все чаще предпринимаются попытки посмотреть на информацию в организации с различных точек зрения и ориентировать на это систему отчетности. Поэтому, необходима внутренняя управленческая отчетность, целью
2
которой, по мнению В.Ф. Палия, является «...обеспечение управленческого персонала всех уровней необходимой управленческой информацией» [1].
Необходимость в проектировании внутренних форм управленческой отчетности обычно вызвана либо отсутствием стандартных аналитических группировок информации в предполагаемых к использованию на предприятиях программных продуктах, либо потребностью в нестандартных группировках информации.
В зависимости от уровня предоставления управленческой информации, требования к ней меняются и увеличиваются. Требования о содержании отчетности должны сформулировать руководители центров ответственности другие лица, относящиеся к управленческому персоналу и заинтересованные во внутренней управленческой информации. На наш взгляд, при разработки требований к построению и содержанию внутренней отчетности, следует руководствоваться требованиями, выработанными наукой и практическим опытом. Причем значение имеют как формальные, так и существенные требования. В научной литературе выделяют следующие формальные требования к управленческой информации и как следствие к показателям управленческой отчетности (таблица 1).
Таблица 1
Требования, предъявляемые к управленческой информации и
отчетности
Требования Характеристика требования
Краткость Информация должна быть четкой, не содержать ничего лишнего и не концентрировать внимание ее потребителя на несущественных или не относящихся к делу сведениях.
Точность Пользователь должен быть уверен, что информация не содержит ошибок или пропусков, а также намеренного искажения.
Оперативность Информация должна предоставляться в сроки,
дающие возможность быстро сориентироваться и вовремя принять эффективное управленческое решение. В противном случае она малопригодна для целей управления.
Объективность Информация должна быть непредвзятой и беспристрастной, дающей объективную оценку ситуации.
Целесообразно сть Информация должна соответствовать той цели, для которой она подготовлена. Информация должна помогать в решении конкретных управленческих задач.
Сопоставимост ь Информация, полученная в разное время и по различным отделам/подразделениям, должна быть сопоставима.
Аналитичность Информация, используемая для внутренних управленческих целей, должна содержать данные текущего экспресс-анализа или предполагать возможность проведения последующего анализа с наименьшими затратами.
Полезность Информация должна привлекать внимание руководителей к сферам потенциального риска и объективно оценивать работу менеджеров предприятия.
Рентабельность Подготовка информации не должна стоить больше, чем выгоды от ее использования. Затраты по подготовке внутрифирменной информации не должны превышать экономический эффект от ее использования.
Адресность Информация должна отвечать требованиям конкретного пользователя и соответствовать уровню его подготовленности и положению в иерархии
компании.
Конфиденциал ьность Управленческая информация носит конфиденциальный характер и требует защиты.
Специальные требования к управленческой информации и отчетности состоят в следующем:
- гибкая, но единообразная структура;
- понятность и обозримость информации;
- оптимальная чистота представления;
- пригодность для анализа и оперативного контроля [1].
Состав управленческой отчетности, а также степень ее детализации зависят от того, кому предоставляется информация. Наиболее общие данные предназначены для корпоративного уровня, более детализированные данные о состоянии предприятия поступают к топ-менеджерам, а максимально подробная информация предоставляется руководителям функциональных подразделений. Впрочем, иногда появляется необходимость предоставления более детальной информации топ-менеджерам. Такие ситуации возникают, если «решение проблемы требует досконального понимания обстановки».
Степень детализации предоставляемой управленческой информации зависит и от требований руководителя. Перечень показателей, предоставляемых для составления управленческой отчетности, различается в зависимости от структурного подразделения.
В качестве основных показателей эффективности своей деятельности большинство нефтегазовых холдингов рассматривают прибыль, выручку и объем затрат как по холдингу в целом, так и по его подразделениям.
Наряду с широко распространенными показателями, входящими в состав управленческой отчетности, существуют и специализированные показатели деятельности нефтегазового холдинга, например: инвестиции в нефтедобычу, инвестиции в нефтепереработку, объём производства собственной электроэнергии, объем переработки нефти, объем переработки газа, объём капитальных вложений в нефтедобычу, в нефтепереработку и
сбыт, ввод новых нефтяных скважин, ввод и реконструкция АЗС и ряд других.
Необходимо периодически пересматривать систему показателей эффективности деятельности нефтегазового холдинга, исходя из поставленных целей и потребностей руководства. Отдел контроллинга нефтегазового холдинга и должен координировать наполнение отчетов, их составление структурными подразделениями и формировать систему отчетности для принятия своевременных управленческих решений. Данная система отчетности должна включать и внутренние отчеты, составленные службой контроллинга. Назовём их контроллинговые отчёты.
В большинстве нефтегазовых холдингов основу системы отчетности составляют стандартные отчеты, поскольку их формирование носит регулярный характер. Стандартные отчеты имеют наибольший удельный вес в структуре контроллинговой отчетности холдинга. Другая группа отчетов -отчеты по отклонениям и запросам - формируются лишь при обнаружении отклонений или в индивидуальном порядке. Эти отчеты несут элементы анализа, интерпретацию фактов и конкретные предложения по проблемной ситуации. Они формируются нерегулярно: по факту возникновения отклонений или по специальному запросу, формулирующему проблему. Составление таких отчетов требует больших временных и стоимостных затрат.
В обеспечении положительного восприятия и успеха системы отчетности особая роль принадлежит её ориентации на получателя. В первую очередь это означает, что информацию необходимо фильтровать и сжимать в соответствии с потребностями получателя.
Контроллинговые отчёты, предназначенные для внутренних пользователей можно разделить на: плановые, контрольные, аналитические и прогнозные.
Плановые отчеты представляют собой отдельные части планов,
сформированных, либо на длительные периоды, либо на короткие временные отрезки и опирающиеся на общую стратегию развития предприятия. Они должны отражать основные направления, в которых предприятие намерено развиваться и темпы этого развития.
Контрольные отчеты содержат результаты сравнения фактических и нормативных величин подконтрольных показателей. Все отчеты, которые формируются в службе контроллинга, в той или иной мере, являются контрольными отчетами.
Отчеты контроллера по результатам деятельности ревизионных служб и отделов представляют собой особую форму контрольных отчетов. Они в меньшей степени отражают текущую деятельность организации и направлены на проверку уже имевших место фактов и процессов.
Аналитические отчеты должны знакомить их пользователей с взаимосвязями, причинами и тенденциями явлений и процессов, так как это является необходимым для разработки корректирующих мероприятий. Большинство этих отчетов формируется регулярно, но некоторые могут составляться по особым запросам. Качество аналитических отчетов во многом зависит от компетентности составителя и его независимости от руководителей тех служб, интересы которых затрагивает указанный отчет. В связи с этим обязанность составления большей части аналитических отчетов на практике передается контроллинговой службе. Как правило, аналитические отчеты составляются по месяцам, кварталам или полугодиям. Годовые аналитические отчеты для внутренних пользователей службой контроллинга не формируются. Они в большей степени носят исторический характер и интересны для внешних пользователей.
Прогнозные отчеты схожи с аналитическими, и содержат данные о предполагаемом развитии процессов и подконтрольных показателей в определенных условиях [2].
При формировании отчётов контроллер должен заботиться о том, чтобы верная информация, соответствующая поставленному руководством
7
или иными пользователями запросу, в необходимое время, в нужном месте и в правильной форме была доступна пользователю.
Из отчетов должно быть ясно, в каком объёме в отдельных функциональных сферах предприятия были реализованы намеченные цели и где должны быть осуществлены дополнительные мероприятия.
Структура отчетов должна быть идентична планированию, поскольку только в таком случае из противопоставления фактических и плановых показателей можно получать наполненную необходимым содержанием информацию. Нахождение действительно релевантной информации составляет одну из сложнейших задач системы отчетности. Информация -это знания с ориентацией на цель. Таким образом, цель определяет значение информации, а не её количество. Качество решений зависти не от количества находящейся в распоряжении информации, а от количества релевантной информации. И эта релевантная информация часто теряется в больших объемах имеющейся информации в целом.
По мнению П. Хорвата, для выделения существенного из отчетной информации можно работать с так называемыми «толерируемыми отклонениями». Это означает, что уже на этапе планирования для каждой отчетной позиции устанавливаются границы колебаний, которые рассматриваются как «нормальные» или «случайные». И только отклонения, выходящие за рамки этой сферы, включаются в отчеты или особо отмечаются.
В этом контексте необходимо различать регулярные отчеты и оперативные отчеты с определенной конкретной целью. Регулярные отчеты могут быть институционализированы, в то время как оперативные отчеты зависят от конкретного единичного случая. Регулярные отчеты учитывают принципиальную потребность в информации ответственных функциональных подразделений. Оперативные же отчеты составляются в особых событиях или ситуациях. Их инициаторами могут быть как структуры контроллинга, так и функциональные подразделения [3].
8
Наряду с фактическими и плановыми показателями отчеты в принципе должны содержать и предполагаемые показатели, например на конец периода. При помощи сравнений «заданное-факт» можно достаточно точно установить расхождения между планом и его фактической реализацией и причины этих отклонений. Тем самым такие отчеты создают основу для мероприятий по улучшению ситуации.
Форма отчетов, формируемых в сфере контроллинга, расположение информации внутри отчета определяется самой службой контроллинга. Как показывает практика, наиболее легко усваивается информация тех отчетов, которые содержат большое количество графиков, диаграмм, рисунков и прочего иллюстративного материала. Поэтому, на наш взгляд, раскрытия могут включать комбинацию кратких описаний и особым образом сгруппированных данных (таблиц и графиков), наиболее полно
соответствующих природе инструментов и их относительной важности для предприятия. Основная цель раскрытий - дать потенциальным пользователям информации необходимые данные для принятия обоснованных управленческих решений.
Содержание конкретных отчетов контроллеров может быть различным, поскольку потребность в информации зависит как от иерархической позиции получателя информации, так и от специфики предприятия. Если на уровне служащих низшего звена прежде всего необходима детальная информация, то при формировании отчетности для высшего руководства предприятия возникает вопрос, какие показатели должны в неё входить. Автор согласен с мнением Королёвой Г.А. [2], что можно выделить следующие показатели, которые должны всегда присутствовать в отчетах, так как составляют их основу (таблица 2).
Таблица 2
Обязательные показатели контроллинговых отчетов по отдельным
участкам и областям
Область или участок Обязательные показатели
Результаты деятельности - Объем реализации - Переменные затраты (с конкретизацией по видам затрат) - Постоянные затраты (с конкретизацией по видам затрат) Общепроизводственные и общехозяйственные расходы - Коммерческие расходы - Мощность
Сбыт - Объем реализации общий - Объем реализации по группам продукции (работ, услуг)
Управление персоналом - Непокрытая потребность в персонале - Количество занятых - Затраты на оплату
Производство - Выпуск продукции (работ, услуг) - Загрузка производственных мощностей - Показатели
Финансы - Платежеспособность - Объем инвестиций за
Снабжение - Цены на ресурсы - Изменение цен за период - Объем складских запасов
Расходы - Расходы по статьям - Переменные затраты - Постоянные затраты - Затраты по центрам
Учитывая требования, предъявляемые к управленческой информации (см. табл. 1), можно сформулировать следующие правила формирования контроллинговых отчётов:
- отчеты должны быть ориентированы на потребности пользователей, но содержать при этом только существенные данные;
- отчеты должны быть целеориентированы, то есть информация, содержащаяся в них должна быть построена таким образом, чтобы быть
10
понятной для пользователей;
- ответственность за достоверность содержания отчета возлагается исключительно на контроллера;
- для каждого отчета должна быть определена периодичность и сроки представления, например ежемесячные отчеты контроллера о выполнении контрольных показателей должны представляться не позднее третьей недели текущего месяца;
- отчеты должны формироваться быстро и своевременно. При этом необходимо, чтобы поступление первичных документов было организовано таким образом, чтобы не замедлять подготовку отчетов;
- данные в отчетах контроллеров должны приводиться в сравнении. В качестве базовых показателей могут быть использованы показатели предыдущего года, предыдущего месяца или усредненные расчетные показатели;
- для составления контроллинговых отчетов должна быть создана и утверждена инструкция (корпоративный стандарт), содержащая разъяснения по общим контроллинговым отчетам;
- содержание отчета должно указывать, какими возможностями обладает пользователь информации, а в отдельных случаях должна даваться детализация информации;
- отчеты о выполнении подконтрольных показателей и отчеты, носящие справочный характер, должны быть легко различимы;
- отчеты контроллера должны быть составлены с учетом существующих на тот момент приоритетов;
- в отчеты контроллеров время от времени должны вводиться новые элементы. Однако такие нововведения не должны быть постоянными;
- отчеты должны содержать данные об отклонениях в подконтрольных процессах. Отклонения могут приводиться как в абсолютных значениях, так и в относительных показателях;
- отчеты контроллеров должны быть ориентированы на
11
организационную структуру предприятия. В ней должны быть четко определены службы и подразделения, несущие ответственность за достоверность данных, предоставляемых контроллеру для конкретных отчетов. Это разграничение должно быть закреплено официально.
Таким образом, резюмируя вышеизложенное можно сделать вывод, что информационные данные бухгалтерского, финансового и управленческого учетов, а также бухгалтерской и управленческой отчетности, вместе с информацией финансовой отчетности, сформированной по требованиям МСФО, составляют основу информационного обеспечения системы контроллинга, образуя вместе с контроллинговыми отчётами, единое учётное информационное пространство нефтегазового холдинга (см. рис.
1.)
Учет:
- бухгалтерский;
- управленческий; - финансовый.
Отчетность:
- бухгалтерская; VI - управленческая;
- финансовая.
Служба
контроллинга
о
Я
н
Г
Контроллинговые
отчеты
§ ° я *
I =
Э я § н ° 2 & я с я
УРОВНИ УПРАВЛЕНИЯ ХОЛДИНГА
Рис. 1. Обобщенная схема формирования учётного информационного
пространства холдинга
Бухгалтерская, финансовая и управленческая отчетности, а также внутренние отчеты, составленные службой контроллинга (контроллинговые отчёты) составляют систему отчетности нефтегазового холдинга, которая призвана обеспечить все уровни управления нефтегазового холдинга отчетной информацией необходимой для принятия своевременных управленческих решений.
Библиографический список:
1. Палий В.Ф. Организация управленческого учета. - М.: Бератор-Пресс, 2003. - 224 с.
2. Королева Г.А. Методические основы и организация системы контроллинга на промышленном предприятии: дисс... канд. экон. наук. Ярославль, 2004. - с.217.
4. Концепция контроллинга: Управленческий учет. Система
отчетности. Бюджетирование / Horvath & Partners; Пер. с нем. - М.: Альпина Бизнес Букс, 2005. - 269 с.
Bibliography:
1. Paly V. F. Organization of management accounting. - M: Berator-Press, 2003. - 224 pages.
2. Queen G. Methodical bases and the organization of system of controlling at the industrial enterprise: dissertation candidate of science in Economics. - St.-Yaroslavl: 2004. - 269 pages.
3. Controlling concept: Management accounting. Reporting system. Budgeting / Horvath & Partners; the Lane with it. - M: Alpina Business Buks, 2005. - 269 pages.
