CC BY
235
ПРОБЛЕМЫ. МНЕНИЯ. РЕШЕНИЯ
УДК 657.1
ОСОБЕННОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СИСТЕМЫ УЧЕТНО-АНАЛИТИЧЕСКОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ТОРГОВЫХ ОРГАНИЗАЦИЙ"
И. А. БОГАТЫРЕВ,
аспирант кафедры экономики и управления E-mail: il-bogatirev@yandex. ru Северо-Кавказский федеральный университет
В статье произведен обзор особенностей деятельности торговых организаций и определено влияние на учетно-аналитическое обеспечение управления их деятельностью выделенных и сгруппированных организационных и специфических особенностей.
Ключевые слова: учетно-аналитическое обеспечение, торговая организация, организационные и специфические особенности.
Управление организацией в условиях современной экономической действительности становится все более сложным процессом. Высокий уровень конкуренции обусловливает необходимость внедрения новых, более совершенных, подходов в управлении. Успешное ведение бизнеса немыслимо без создания действенного учетно-аналитического обеспечения управления организацией, которое является инструментом, позволяющим повысить качество и оперативность принимаемых управленческих решений, максимизировать ожидаемый результат и эффективно контролировать риски хозяйственной деятельности. Учетно-аналитическое обеспечение включает
* Статья предоставлена Информационным центром Издательского дома «ФИНАНСЫ и КРЕДИТ» при Ставропольском государственном аграрном университете.
в себя учетное обеспечение, поддерживаемое различными видами учета, используемыми в рамках учетно-аналитической системы организации, и аналитическое обеспечение и призвано обеспечивать процесс сбора, систематизации, группировки и обобщения информации, на основании которого принимаются оптимальные управленческие решения. Очень важно системное взаимодействие всех его составных элементов, при этом исключение какого-либо из них снижает общий потенциал и эффективность информационной системы. Только в совокупности они формируют систему внутренней информации, обеспечивающую эффективное управление организацией.
При этом нужно отметить, что каждая организация имеет свои особенности функционирования, в связи с чем, по нашему мнению, вся совокупность учтено-аналитических действий должна быть выстроена в соответствии со специфическими особенностями деятельности хозяйствующего субъекта, определяющими индивидуальный характер информационных потоков в системе управленческого учета и анализа бизнес-процессов предприятия. От того, насколько рационально построена учетно-аналитическая система на предприятии, насколько она адаптирована к специфи-
ческим особенностям организации и объективно отражает хозяйственную деятельность, зависит не только процесс эффективного управления, но и успешное его функционирование в современных условиях.
В качестве объекта исследования выбраны торговые организации. Базируясь на результатах анализа исследуемых предприятий, автор пришел к выводу, что учетно-аналитическая система носит фрагментарный характер и требует разработки дополнительных организационно-методических положений, нацеленных на повышение эффективности системы управленческого учета и анализа.
Хотелось бы отметить, что исследуемые торговые организации достаточно сдержанно относятся к необходимости адаптации имеющихся научных разработок, касающихся системы управленческого учета и анализа, к специфике управления в торговле. Такую предвзятость мы связываем с недостатком научных исследований в данной области. Однако при условии адаптации учетно-аналитической системы организации к специфическим особенностям сферы торговли и наличии соответствующих специалистов создаются дополнительные конкурентные преимущества, так как она положительно влияет на составляющие конкурентоспособности: качество торговых услуг, уровень цен и экономию издержек потребления покупателей.
Таким образом, важность разработки научно аргументированных положений для адаптации учетно-аналитической системы к специфике сферы торговли определена рядом особенностей, которые отличают торговую организацию от любой другой. Результаты анализа деятельности торговых организаций позволили сделать вывод, что особенности хозяйственной деятельности, влияющие на организацию и функционирование учетно-аналитической системы данных предприятий, можно систематизировать в две группы: организационные и специфические (рис. 1).
Изучение информационных потоков, связанных с формированием и функционированием учетно-аналитической системы торговых организаций, считаем целесообразным начать с рассмотрения общих факторов, которые обусловливают в первую очередь построение организационной
структуры учетной работы предприятия. Среди ключевых факторов, обусловливающих особенности построения системы управленческого учета и анализа в организациях, можно назвать следующие:
• вид предприятия (оптовая, розничная торговля);
• построение схемы организационной структуры учетно-аналитической системы, моделирование коммуникационных связей между различными иерархическими уровнями управления;
• подбор специалистов соответствующей квалификации, разработка должностных инструкций;
• разработка внутренних стандартов деятельности, а также систем информационного обеспечения для целей организации [2]. Среди важнейших организационных особенностей можно выделить вид предприятия, относящегося к оптовой или розничной торговле. Отличительные организационные особенности данных предприятий влияют на постановку системы управленческого учета и анализа, в том числе выбор методики учета издержек обращения, специфику управления продажами товаров, определение вопросов централизации и децентрализации управления, выявление функций, взаимосвязи между центрами ответственности и т. д.
Оптовые организации — это, как правило, крупные хозяйствующие субъекты, имеющие поливариантную структуру иерархической системы центров ответственности и мест возникновения затрат с четко установленными функциями, регламентированный график документооборота с применением системы управленческой отчетности, оптимально организованный учет, анализ и контроль за издержеками обращения в рамках учетно-аналитической системы организации.
На розничных торговых предприятиях чаще всего отсутствует иерархическая система центров ответственности, порядок составления управленческих отчетов носит фрагментарный характер, имеет место упрощенная система учета и распределения косвенных расходов.
Как правило, из всех организационных структур наибольшее распространение в оптовой торговле имеет линейно-функциональная струк-
Основные процессы, обеспечивающие формирование и функционирование учетно-аналитической системы торговой организации
Идентификация, измерение и накопление данных
Анализ, подготовка и интерпретация информации
Администрирование учетно-аналитической системы
Разработка и технологическое внедрение информационной системы
Особенности нормативно-правовой
базы организации _
Внутренние стандарты деятельности
Размер организации
Структура управления
Квалификация персонала
Наличие систем информационного обеспечения
Масштаб деятельности _
Организационная структура предприятия
Организационно-правовая форма
Организационные
Интеграционный характер торговли
Специфичная структура затрат
Большая потребность в оборотных средствах _С^
Зависимость от покупательной
способности населения _
Быстрая окупаемость вложений
Сложность структуры и разветвленность торговой сети _Р*
Различия в структуре активов торговых предприятий по сравнению с предприятиями других видов экономической деятельности
Сезонность продажи многих товаров
Специфические
Факторы, оказывающие влияние на организацию учетно-аналитической системы торговой организации
Рис. 1. Особенности хозяйственной деятельности, определяющие учетно-аналитическую систему торговых организаций
тура. Основными функциональными единицами торговой организации выступают: отдел снабжения, склад, отдел продаж, планово-экономический отдел и другие подразделения, что позволяет без труда выделить центры ответственности и соотнести место возникновения затрат с определенной функцией функциональной единицы. В организациях розничной торговли управленческий учет и анализ чаще всего ведутся без детализации по магазинам. Большинство руководителей считают, что вполне достаточно анализировать доходы и расходы сети в целом. Однако, по нашему мне-
нию, даже если у торговой организации имеются розничные точки, уже необходимо учетно-анали-тическую систему рассматривать в разрезе каждого магазина, т. е. они выступают как отдельные центры ответственности. Это обусловлено рядом причин:
— во-первых, если учет и анализ ведется в разрезе каждой розничной точки, то возникает дополнительная возможность оценить, какой финансовый результат приносит каждый магазин, в том числе определить нерентабельные магазины, установить причины их убыточности, проводить
мониторинг деятельности каждой торговой точки с целью разработки мероприятий по снижению затрат и оптимизации их деятельности;
— во-вторых, повышается управляемость розничной сетью в связи с возникновением дополнительной аналитики.
Торговля является одним из самых мобильных видов экономической деятельности. Среди специфических особенностей, определяющих специфику постановки и функционирования учет-но-аналитической системы организации, можно выделить такие, как:
— острая конкуренция и высокие риски торгового бизнеса;
— интеграционный характер торговли;
— специфичность торговой услуги;
— особенности организационной структуры торговли;
— различная структура активов торговых организаций по сравнению с предприятиями других видов экономической деятельности;
— большая потребность в оборотных средствах;
— специфичная структура затрат;
— быстрая окупаемость вложений;
— большая трудоемкость данного вида экономической деятельности;
— зависимость от покупательной способности населения;
— разнородность, сложность структуры и разветвленность торговой сети и т. д.
Все выделенные специфические особенности функционирования организаций торговли накладывают свой отпечаток на построение их учетно-аналитической системы.
Базируясь на результатах системного анализа учетной работы торговых организаций, мы пришли к выводу, что основные направления их управленческой деятельности можно сгруппировать в следующие направления (рис. 2):
• управление товарными запасами;
• управление продажами товаров;
• планирование, прогнозирование, анализ и
контроль за издержками обращения.
Управление товарными запасами зависит от
объема продаж. В этой связи возникает объективная необходимость прогнозирования закупок в зависимости от прогноза продаж, так как недо-
статочное количество товарных запасов может привести к нестабильной коммерческо-сбытовой деятельности, а значит, к потере выручки, при этом излишние запасы требуют повышения издержек обращения.
Для обеспечения эффективного управления товарными запасами необходимо:
• определить оптимальное количество товаров соответствующей номенклатуры, которое должно храниться на складе торгового предприятия для эффективного его функционирования;
• установить оптимальный размер заказа товаров, в нужном ассортименте для пополнения складских запасов и обеспечения беспрерывного процесса продажи;
• разработать график пополнения товарных запасов на складе.
В связи с этим необходимо обеспечивать непрерывный мониторинг состояния и движения товарных запасов на складе торговой организации по выделенным нами характеристикам:
• места хранения;
• ассортиментные группы;
• материально ответственные лица;
• остаточные сроки хранения. Достаточно важными компонентом мониторинга сохранности и движения товарных запасов является их контроль и анализ в разрезе материально ответственных лиц торговой организации и мест хранения. Это в первую очередь необходимо для оптимизации процедуры проведения инвентаризации товара на складе, обеспечения адекватности распределения выявленной недостачи товара по счетам бухгалтерского учета.
С целью предотвращения потери товара из-за несвоевременной его продажи, в основном это касается продовольственных товарных запасов, необходима оценка их остаточных сроков хранения товаров (продажи). Ежедневный контроль за состоянием товаров на складе с критическими остаточными сроками хранения является основанием для принятия оперативных решений по предотвращению потерь товара ввиду несвоевременной его реализации и, соответственно, ухудшения финансового состояния торгового предприятия.
Управление продажами товаров является наиболее сложным объектом управления торговой
I________________________________________] I________________________________________]
Принятие управленческих решений
Рис. 2. Взаимосвязь функциональных блоков в системе управления торговой организации
организацией, так как во многом оно связано не только с внутренними факторами, которые можно планировать с достаточной степенью вероятности, но и с внешними факторами, прогнозирование которых носит в большей степени вероятностный характер, основными из которых являются: наличие рынков сбыта, их емкости, спроса на различные виды товаров, конкурентоспособность товаров, доступность необходимых материальных, трудовых и финансовых ресурсов [1].
В связи с этим для эффективного управления торговой организацией возникает необходимость управления дебиторской и кредиторской задолженностью, денежными средствами, а также выбора оптимального ассортимента. Особым видом оборотных активов является дебиторская задолженность. Для контроля за состоянием расчетов с контрагентами, а также своевременного и полного анализа деятельности организации дебиторскую задолженность целесообразно классифицировать по следующим признакам: глубине кредита, контрагентам и менеджерам.
Отличительной особенностью мониторинга дебиторской задолженности является его комплексный характер, так как оценивается не только величина, но и структура, динамика, качественные характеристики и т. д. Предложенная классификация дебиторской задолженности позволяет быстро получить информацию о каждом контрагенте и каждом договоре на любую дату и способствует укреплению расчетной дисциплины организации, обеспечивает аппарат управления торговой организацией своевременной информацией, необходимой для оценки эффективности ее деятельности и принятия своевременных управленческих решений [3].
Планирование, учет, анализ, и контроль за издержками обращения занимают одно из важнейших мест в управлении торговой организацией, поскольку их сокращение влияет на повышение эффективности ее деятельности. В рамках финансового учета аналитический учет издержек обращения ведется по видам и статьям расходов. При частичном списании в конце
месяца подлежит распределению только часть таких расходов. В торговле транспортные расходы распределяются между товаром и остатком товара на конец месяца в денежном выражении. Однако для стратегического и тактического управления расходами на продажу в соответствии с современными приемами менеджмента такой классификации недостаточно.
В соответствии с организационными особенностями торговых организаций издержки обращения могут различаться:
• по структуре;
• по величине в общем составе затрат торгового предприятия;
• по степени влияния на прибыль предприятия и т. д.
Классификация издержек торговых организаций имеет свою специфику, зависит от целей долгосрочного развития организации и стратегии по их достижению, а также информационных потребностей менеджеров различных уровней и помогает руководству торговой организации в проведении их анализа и принятии управленческих решений.
Таким образом, подводя итоги, необходимо отметить, что каждый вид экономической деятель-
ности имеет свои специфические особенности, которые оказывают определенное влияние на организацию системы учетно-аналитического обеспечения управления организацией. Эффективное управление торговой организацией должно быть неразрывно связано с изучением специфических особенностей деятельности хозяйствующего субъекта. Только тогда оно позволит предприятиям результативно функционировать и принимать оптимальные управленческие решения.
Список литературы
1. Барышев С. Б. Развитие методики управленческого учета в торговых организациях / С.Б. Барышев, В. Г. Иванова // Бухгалтерский учет.
2008. № 7. С. 75—79.
2. Костюкова Е. И. Организационно-методические основы функционирования системы управленческого учета / Е. И. Костюкова Т.А. Башкатова // Международный бухгалтерский учет. 2011. № 36 (186). С. 12—18.
3. Костюкова Е. И. Управленческий учет в различных отраслях: теория и практика: монография / Е. И. Костюкова, А. Н. Бобрышев, В. С. Яковенко и др. Ставрополь: СевКавГТУ,
2009. 305 с.
Публикация годовой и квартальной отчетности
В кратчайшие сроки опубликуем отчетность Вашей организации в наших журналах. Стоимость одной публикации — 8 000 руб. за две журнальные страницы
формата А4.
Тел./факс (495) 721-8575, e-mail: post@fin-izdat.ru
