Основы проведения аудита адаптации персонала Текст научной статьи по специальности «Науки о здоровье»

СОЦИАЛЬНО-ТРУДОВЫЕ ОТНОШЕНИЯ И ПРОЦЕССЫ

Вестник Омского университета. Серия «Экономика». 2007. № 1. С. 90-92.

© Т.Д. Синявец, 2007 УДК 658.3.01.012

ОСНОВЫ ПРОВЕДЕНИЯ АУДИТА А ДАПТАЦИИ ПЕРСОНАЛА

Т.Д. Синявец

Омский государственный университет им. Ф.М. Достоевского

Within the framework of given article are considered methodology bases to organizations and undertaking audit one of the special function of personnel management, as follows, adapting the personnel in organizations. Her audit is directed on estimation of the velocities and efficiency of the entering the workman in organizing ambience.

С переходом к рыночным отношениям хозяйствования все чаще целью управленческого аудита является поиск внутренних резервов роста результативности и эффективности деятельности организации, поэтому в сферу интересов внутренних аудиторов (руководителей, менеджеров по персоналу) попадают вопросы эффективного использования труда персонала как важнейшего ресурса организации.

Объектами аудита становятся не только качественные и количественные характеристики персонала, уровень его трудового потенциала, отдельные трудовые процессы, но и системообразующие и специальные функции управления персоналом.

Получение объективной информации об объеме и качестве реализации отдельных функций управления персоналом позволяет своевременно принять управленческие решения, позволяющие добиться целей эффективного функционирования и развития организации.

В рамках данной статьи рассмотрим методологические основы организации и проведения аудита одной из специальных функций управления персоналом, а именно адаптации персонала в организации.

Адаптация означает включение личности в новую для нее предметно-вещественную и социальную среду [1, с. 151]. Следовательно, аудит адаптации направлен на оценку скорости и эффективности вхождения работника в организационную среду.

Несмотря на то, что существуют различия в адаптации новичков, пришедших в организацию впервые, и работников, адаптирующихся к изменениям в ее деятельности, связанным с объективными требованиями среды (кризис, диверсификация, реорганизация, банкротство и др.), аудит будет преследовать одни и те же цели. Различия будут состоять в масштабах программ адаптации и численности адаптируемых работников.

Целесообразность и эффективность адаптации персонала в рамках организации опреде-

ляется уровнем организации управления адаптацией, а также скоростью и качеством адаптации работников к организационной среде, поэтому, следуя логике проведения аудита функций управления персоналом, можно выделить следующие основные критерии и показатели оценки адаптации работников:

I. Качество управления процессом адаптации работников.

1. Формальное закрепление функции адаптации в системе управления персоналом, которое возможно определить с помощью показателей:

- закрепление обязанностей по организации адаптации работников за специалистом службы управления персоналом (структурным подразделением);

- документальное оформление принципов и методов адаптации работников в организации (например, «Положение об адаптации персонала»);

- степень взаимодействия линейных менеджеров и специалистов по управлению персоналом по вопросам адаптации;

- величина финансовых средств на адаптацию, закрепленная в бюджете по разделу «Управление персоналом».

2. Уровень организации технологического процесса адаптации можно оценить с помощью следующих показателей:

- уровень подготовки программ общей и специальной адаптации;

- наличие индивидуальных планов адаптации;

- факты помощи новичкам со стороны коллег, и закрепление различных форм стимулирования этой помощи в организационных документах.

3. Уровень информационного обеспечения процесса адаптации.

Например, на заводах американской корпорации «3М» работник получает набор брошюр, способствующих получению официальной информации о принципах работы компании, правилах поведения, ее отношения к лидерству и т. д. Это такие справочники, как «Ориентация

работника», «Руководство для лидерства»,

«Справочник работника», «Правила поведения в организации» и др. Следовательно, уровень информационного обеспечения можно оценить с помощью показателей:

- наличие информационно-справочной литературы об организации, ее политике в отношении персонала, организационной культуре и т. д.;

- уровень соответствия содержания изданий целям адаптации работников и др.

II. Фактический объем работ в рамках функции:

- количество и перечень мероприятий адаптационного характера, проведенных в организации за рассматриваемый период. Например, проведение ознакомительных экскурсий по предприятию, совместные обеды новичков и руководства компании;

- количество принятых мер по устранению факторов, препятствующих успешной адаптации;

- численность новичков в организации за период;

- количество наставников, закрепленных за новыми сотрудниками организации;

- число новичков на одного наставника.

III. Затраты на адаптацию персонала:

- затраты (временные, финансовые, трудовые) на реализацию программ внутрифирменной адаптации;

- стартовые затраты, связанные с привыканием работников к новым условиям деятельности. Например, время на исправление ошибок в оформлении документов, затраты на исправление брака продукции и т. д.;

- затраты на адаптацию одного новичка;

- затраты на адаптацию отдельного работника в условиях постоянных организационных изменений.

IV. Качество адаптации персонала определяется с помощью объективных и субъективных показателей.

К объективным показателям относятся:

- уровень производительности и эффективности труда новичков к концу контрольного периода (1-го, 3-х, 6-ти месяцев работы);

- уровень трудовой активности новичков на конец контрольного периода;

- коэффициент текучести новичков за период.

Субъективные показатели включают:

- уровень озабоченности, неуверенности и неопределенности у новых работников через 3 месяца (6 месяцев) работы;

- уровень удовлетворенности трудом в организации.

Для более глубокого анализа адаптации отдельных работников можно использовать показатели, характеризующие ее отдельные аспекты.

Например, для оценки профессиональной адаптации А.А. Дикарева и М.И. Мирская предлагают использовать показатели соответствия квалификации требованиям рабочего места, отношение к профессии, перспективы роста в данной профессии.

Предложенные выше критерии и показатели аудита организации процесса адаптации и ее результатов могут стать основой для проведения общей диагностики или детального аудита. Общая диагностика будет заключаться в выявлении проблем адаптации у отдельных работников или в выявлении перерасхода (нехватки) финансовых, трудовых ресурсов на ее проведение, т. е. проблемы, ведущие к неэффективности деятельности по управлению персоналом. Детальный аудит целесообразно проводить тогда, когда в работе по управлению адаптацией не наблюдается явных проблем, но ее результаты не удовлетворяют руководителей фирмы или специалистов по управлению персоналом.

Детальный аудит адаптации следует строить на основе оценки стадий адаптационного процесса, к которым относятся ознакомление работника с организацией, приспособление к условиям труда и социальной среде, идентификация и ассимиляция в организационной среде.

На первой стадии трудовой адаптации для ее дальнейшего успеха важен уровень организации информирования новичков и руководителей друг о друге, поэтому в основе аудита должна лежать оценка уровня организации мероприятий информационного характера.

Аудитору следует установить факт проведения мероприятий ознакомительного характера. Так, например, в организации должны проходить экскурсии новичков, направленные на знакомство со структурой и месторасположением отдельных подразделений. Работников обязательно должны ознакомить с их рабочими местами и кругом задач, которые необходимо выполнять, а также со всем коллективом и теми, с кем придется непосредственно контактировать.

На следующем этапе аудита важно оценить наличие и качество внутрифирменных документов, содержащих общие сведения об организации, политике, ее культуре, правилах и нормах поведения, условиях оплаты труда, традициях и т. п. Это, как правило, документы, позволяющие новичкам постепенно усваивать информацию об организации.

Кроме того, важно установить наличие программ адаптации работников и их качество.

На стадии приспособления важно, во-первых, оценить уровень взаимодействия линейных менеджеров и менеджеров по персоналу в рамках работы по адаптации новичков. На-

пример, как распределены между ними обязанности: кто организует и отвечает за контроль уровня адаптации работника к различным факторам среды, кто объясняет задачи и требования к работе, организует помощь и т. д.

Во-вторых, аудитор должен установить наличие планов адаптации конкретных работников и степень фактического их исполнения, а также вынесение оценок, касающихся установления времени освоения и качества выполнения новичком профессиональных обязанностей.

В-третьих, важно оценить проводились ли опросы, беседы с новыми работниками, их непосредственными руководителями и наставниками, направленные на выявление факторов, влияющих на успешность их трудовой адаптации, а также какие меры были предприняты для устранения влияния выявленных негативных факторов.

На стадии идентификации важно установить, насколько работник и организация совпадают в своих оценках по отношению друг к другу и готовы ли они работать вместе дальше. Поэтому задачей аудитора является проверка проведения оценочных мероприятий, направленных на выявление уровня адаптации через 3 или 6 месяцев работы, а также мер, принятых по результатам такой оценки. Можно проверить наличие специальных анкет или опросных листов, содержащих вопросы об уровне удовлетворенности трудом, отношениями в коллективе, принятым нормам поведения и т. д. Кроме того, важно зафиксировать наличие оценок руководителями уровня соответствия работника требованиям рабочего места. Среди формальных оценок важно проверить наличие трудовых договоров, их изменение по истечении испытательного срока.

На последнем этапе адаптации важно вынести оценки о сроках ассимиляции новичков в организации, подвести итоги работы с ними, обсудить наиболее часто возникающие проблемы в процессе адаптации. Эти оценки должны быть зафиксированы в индивидуальных планах и отчетах службы управления персоналом.

Задача аудитора оценить уровень организационной работы на этом этапе, т. е. установить факты проведения совместных бесед руководителей, наставников и специалистов службы управления персоналом, вынесенные ими решения по результатам адаптации и другие меры, направленные на оценку уровня адаптации ра-

ботников. Кроме того, на этом этапе важно оценить качество адаптации новичков по показателям, представленным выше. Для этого необходимо провести специальное социологическое исследование.

В заключение аудита важно сравнить показатели текучести и абсентизма у новичков и работников со стажем; определить уровень затрат на адаптацию за рассматриваемый период и сравнить их с показателями предыдущего периода, а также бюджета.

Ю.Г. Одегов и Т.В. Никонова предлагают оценить стоимость адаптации на основе построения кривой эволюции эффективности новичка в зависимости от времени. Расчет строится на определении среднего времени ознакомления с должностью и эффективности выполнения работ [2].

Оценить значимость затрат на адаптацию (За) возможно соотношением:

N6 геі гпди аааїд аоее КА = —----------------------------.

N6 г еі і пди г ааг да ї адпг г аёа

Значительность затрат на адаптацию в общей доле затрат на подбор персонала говорит о недостатках в подборе на определенные должности или подборе отдельных категорий работников.

Чаще всего затраты на подбор и адаптацию рассматривают как капиталовложения, которые ухудшают результаты финансового года. В управленческом учете существует прием, основанный на погашении затрат на адаптацию за вероятное время, которое работник проведет на предприятии. В случае увольнения работника еще непогашенные расходы относятся к потерям.

Таким образом, аудит позволяет оценить общий уровень управления адаптацией в организации, отдельные стороны организации данного процесса, а также уровень адаптации отдельных сотрудников. Такая система делает более четким учет последствий некоторых решений по персоналу, в том числе связанных с затратами на ротацию и использование неэффективных человеческих ресурсов.

1. Дикарева А.А., Мирская М.И. Социология труда: Учебное пособие. М.: Высшая школа, 1989. 304 с.

2. Одегов Ю.Г., Никонова Т. В. Аудит и контроллинг персонала: Учебник. М.: Экзамен, 2004. 448 с.