CC BY
71STUD NET
ОПРЕДЕЛЕНИЯ КРИТЕРИЕВ ОЦЕНКИ ЭФФЕКТИВНОСТИ
СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ
DETERMINING CRITERIA FOR EVALUATING THE EFFECTIVENESS OF
THE MANAGEMENT SYSTEM
УДК-004
Нагорский Алексей Станиславович, студент, Тольяттинский Государственный Университет РФ, Тольятти Nagorsky Alexey Stanislavovich, naalst@gmail.com
Аннотация
Данная научная статья посвящена исследованию вопроса эффективности применения информационных систем автоматизации в современных условиях. В статье подробно рассмотрены особенности оценки эффективности применения информационных систем автоматизации. Исследованы особенности методологии оценки эффективности ИС. Исследования в области автоматизированных систем управления приводят к выводу о необходимости дальнейшего развития методологии в плане разработки и реализации стратегий предприятий, для чего в рамках системы управленческого учёта в целом необходимо формирование информационно-управленческого контура как подсистемы стратегического управленческого учета [2].
Annotation
This scientific article is devoted to the study of the effectiveness of information automation systems in modern conditions. The article describes in detail the features of evaluating the effectiveness of information automation systems. The features of the methodology for evaluating the effectiveness of IP are studied. Research in the field of automated control systems leads to the conclusion that further development of the methodology in terms of development and implementation of business strategies, which in the framework of the management accounting system in General to the formation of the management information loop as a subsystem of strategic management accounting [2]
Ключевые слова: эффективность, управление, система, автоматизация
Keywords: efficiency, management, system, automation
Автоматизированный учёт является мировой практикой, обеспечивающей потребности сотрудников в плане оптимизации работы.
Именно поэтому тематика исследования методов и инструментов разработки информационных систем управления является в высшей степени актуальной.
Автоматизированный учёт должен полностью отражать экономические, организационно-технические и технологические процессы компании, разнообразные ресурсы и финансовые возможности предприятия [9].
Анализируя сущность АИС, специалисты определяют их чаще всего как профессионально-ориентированные малые вычислительные системы, расположенные непосредственно на рабочих местах специалистов и предназначенные для автоматизации их работ.
Цель работы - обоснование актуальности оценки эффективности автоматизированных информационных систем в современных условиях.
Исходя из цели работы, в процессе ее выполнения необходимо решить следующие задачи:
- произвести анализ современных литературных источников по теме исследования;
- исследовать показатели качества и эффективности управления;
- представить методику построения модели управления по показателям эффективности ИС.
В связи с огромной популярностью и эффективностью информационных систем управления, данная тематика широко представлена в литературных источниках. Проанализируем некоторые литературные источники по тематике исследования и произведем оценки степени проработанности темы.
В книге автора Калянова Г.Н. «Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства» обобщается опыт разработки консалтинговых проектов автоматизации различных предприятий и учреждений (банк, предприятие связи, автотранспортное предприятие, горнообогатительный комбинат, молокозавод и др.), выполненных под руководством и при участии автора, и предлагаются основы используемого подхода для разработки таких проектов.
В труде авторов Смирновой Г.Н., Сорокина А.А., Тельнова Ю.Ф. «Проектирование информационных систем» подробно изложены теоретические основы проектирования, каноническое проектирование экономических инф. систем, индустриальное проектирование корпоративных экономических информационных систем.
Труд В. Арлазаров и Н. Емельянов «Методы и средства работы с документами» является сборником работ по теоретическим и прикладным аспектам документооборота и смежным задачам распознавания текста,
взаимодействия с базами данных, пользовательского интерфейса. Сборник адресован исследователям и разработчикам систем документооборота. В данной работе собраны разнообразные статьи и очерки, касающиеся тематики организации эффективного документооборота на предприятиях.
Пособие предназначено для студентов вузов и колледжей, обучающихся по направлению "Документоведение и архивоведение", а также может быть использовано для студентов направлений "Менеджмент", "Государственное и муниципальное управление", для практических работников, должностных лиц различного уровня управления, гражданских служащих, работников органов государственной власти, депутатов органов представительной власти, глав муниципальных образований, глав местных администраций, муниципальных служащих и широкого круга читателей, интересующихся вопросами применения информационно-коммуникационных и современных документационных технологий в деятельности органов государственной власти и органов местного самоуправления.
В книге авторов И. Бачило и С. Семилетова «Электронный документ и документооборот: правовые аспекты» анализируются проблемы документирования информации и организации документооборота в условиях современных информационных технологий. Освещаются вопросы классификации документов в социальной сфере, юридическая сила электронных документов, их правовой статус и обеспечение сохранности, роль в правовых отношениях, прежде всего в гражданском обороте и процессуальном законодательстве и практике, исследуются роль и место Федерального закона "Об электронной цифровой подписи" в системе организации документооборота в РФ, зарубежный опыт в сфере электронного документооборота.
Как видно, рассматриваемая тематика в достаточной степени широко представлена в научной литературе.
Эффективное управление позволяет мотивировать коллектив, создавать благоприятные условия, необходимые для достижения поставленных задач в сжатые сроки при малых затратах. Необходимо периодически оценивать показатели эффективности управления, чтобы вовремя вносить коррективы. Для этого можно использовать различные методы.
Под эффективностью управления нередко понимают умение руководителя побуждать, заинтересовывать, а также заставлять сотрудников работать с максимальной отдачей. Ключевые показатели эффективности управления персоналом могут быть рассчитаны по степени достижения
поставленных задач: уровню прибыли, качеству планирования, эффективности вложений, увеличению скорости оборачиваемости капитала.
На практике при оценке применяется несколько подходов:
1. Целевой подход — выполнение определенной программы в зависимости от решения конкретных задач, прогнозных проектировок, достижения намеченных экономических показателей.
2. Ресурсный подход — оценка эффективности управления в зависимости от степени использования всех ресурсов, в том числе человеческих.
3. Оценка состояния предприятия — анализ динамики экономических показателей за период времени, сопоставление полученных измерений с нормативными величинами, региональными показателями, среднеотраслевыми, аналогичными показателями других компаний отрасли или конкурентов.
3. Комплексный подход — метод, сочетающий в себе все предыдущие.
Показатели эффективности управления персоналом в организации отражают динамику развития, качественные и количественные параметры процесса. Если в компании применяется попустительный стиль, ждать высокой эффективности от работников не стоит. Но и слишком жесткие рамки не всегда положительно воспринимаются сотрудниками. Именно по этой причине следует периодически выполнять оценку, чтобы своевременно устранять выявленные проблемы.
При выполнении расчетов оценивается эффективность:
- труда работников аппарата управления;
- управленческой деятельности всего аппарата или отдельных подразделений;
- процесса управления;
- системы управления с учетом иерархии;
- механизма управления, в том числе методов, стимулов;
- совершенствования управления.
Укрупнено рассматривают показатели эффективности управления как совокупность трех составляющих:
- деятельности работников управления;
- деятельности подразделений управления;
- системы управления в целом.
Можно выделить различные цели оценки показателей эффективности управления персоналом: определение состояния и развития системы,
результативности. Кроме того, может выполняться как комплексная оценка, так и исключительно количественная или только качественная. Наиболее часто применяют экспертные, балльные, эвристические, системные, коэффициентные методики.
Во многих компаниях системы управления еще внедряются, совершенствуются, поэтому важна периодическая оценка их эффективности. При выполнении анализа необходимо внимательно изучать все аспекты, чтобы получить достоверную информацию, основанную только на реальных событиях.
Перед тем как анализировать показатели эффективности управления, нужно определить цели, объемы, а также выполнить детализацию. Достичь поставленных задач можно только в том случае, если выбраны методы, установлен предмет анализа или объект. На основе полученных результатов можно сделать выводы о потенциале, возможностях, реальном состоянии системы.
Показатели эффективности системы управления персоналом оцениваются с помощью следующих методов:
- научного исследования с получением теоретических результатов;
- системного подхода, включающего комплексный анализ;
- исследования с целью оценки возможности внедрения чужого опыта.
Способы можно условно поделить на четыре группы:
- основанные на опыте, знаниях, интуиции профессионалов;
- математические, экономические, статические исследования;
- комплексные, включающие первые два способа;
- основанные на изучении информационного потока.
Показатели эффективности управления оцениваются с помощью сценариев, мозговых атак, экспертных оценок, прочих деловых игр. Способы, предполагающие обратную связь, считаются наиболее предпочтительными, так как в ходе них можно легко оценить текущую ситуацию, выявить проблемы.
Чтобы понять, насколько высоки показатели эффективности управления, необходимо определить критерии, по которым можно будет ее оценить. Анализировать лишь по одному параметру невозможно, поэтому достоверные результаты лучше получать при комплексном подходе. Для этого можно использовать количественные и качественные, а также комбинированные методы оценки.
Распространенные способы оценить показатели эффективности управления:
1. Количественные методы — балльный, коэффициентный или их комбинации. Они позволяют получить объективные результаты, сравнивать их, используя математические подходы.
2. Качественные методы — способы оценить систему с помощью письменных или устных характеристик. Распространенные методы: матричный, эталонирования, биографический и групповых дискуссий.
3. Комбинированные методы — тестирование, стимулирующие оценки, группировки работников.
В современных условиях оценка эффективности функционирования информационных систем управления становится обычной практикой.
Рассмотрим основные показатели качества, которые могут использоваться для оценки информационных систем управления.
1. Отношение количества электронных документов, созданных в системе, к количеству бумажных документов.
2. Охват сотрудников.
3. Отношение числа документов, имеющих электронно-цифровую подпись, к числу исходящих документов.
4. Интеграция с существующими системами.
Перечисленные показатели наглядно демонстрируют показатели качества информационных систем управления. Если система не отвечает большинству заданных критериев, то скорее всего эффект от нее получен не будет.
Количественные характеристики при внедрении информационных систем управления в основном связаны с:
- уменьшением затрат рабочего времени в связи с сокращением времени на поиск документов и их согласование, на ознакомление с документами;
- уменьшением объема рутинных операций (анализ просроченных поручений, напоминание о сроках работ, создание типовых отчетов и другие) и т. п.
При выборе информационных систем управления потребителям приходится искать компромиссное решение, по максимуму удовлетворяющее следующим критериям:
- обеспечение требуемой функциональности с возможностью дальнейшей расширяемости системы;
- минимальная совокупная стоимость владения и быстрая окупаемость системы;
- достаточный уровень технической поддержки;
- зарекомендовавший себя производитель с реальными внедрениями;
- учет отечественной законодательной базы;
- субъективные предпочтения заказчика [2].
Если рассматривать методы, основанные на построении моделей, которые входят во вторую группу, с помощью них можно получить точные прогнозы, но только при условии, что реальность не выходит за рамки установленных параметров. Чем больший диапазон и количество учитывается при моделировании, тем лучше и точнее будут результаты.
Эффективная работа позволяет добиваться отличных результатов, быстро занимать лидирующие позиции при минимальных временных и трудовых затратах. Соответственно, это оказывает положительное влияние на благосостояние организации.
Оценка системы управления на предприятии должна осуществляться по методике, выбранной с учетом специфики деятельности. Процедура, приводящаяся по установленным критериям, заключается в сравнении текущих результатов с итогами прошлых периодов. Во внимание берутся и показатели конкурирующих фирм, в которых работает такое же количество сотрудников.
Рассчитывать показатели эффективности управления нужно на основании сведений о сотрудниках. Учитываются следующие параметры: карьерный рост; квалификационные, профессиональные и половозрелые характеристики; медицинские и психологические параметры; производительность и личные качества, помогающие повысить отдачу.
После анализа системы удастся добиться желаемых целей:
- улучшить функционирование системы управления за счет вносимых корректировок;
- наладить обратную связь между линейными менеджерами и другими сотрудниками;
- побудить персонал работать лучше, быстрее, увеличить мотивацию.
Если необходимо определить психологические критерии, можно
использовать анкетирование. В некоторых организациях бланки заполняются анонимно. Чтобы облегчить процесс анализа, можно использовать онлайн-анкеты, составленные с учетом специфики компании. В целом рассчитывать
показатели эффективности управления может штатный специалист, но нередко этим занимается эксперт.
Грамотная оценка, корректировка системы управления способствует снижению себестоимости, экономии рабочего времени, уменьшению трудоемкости, приросту объемов производства. Но нужно заметить, что модернизация не должна негативно отражаться на работниках, иначе уровень их мотивации начнется стремительно снижаться, поэтому положительная динамика сохранится недолго.
Многие компании по мере роста бизнеса приходят к понимаю, что им требуются специализированные системы управления для автоматизации их работы.
Функции систем управления определяются как совокупность действий, которые нужны для достижения определенной частной цели. Все функции АИС можно разделить на информационные, управляющие и вспомогательные.
Информационные функции управления позволяют осуществлять сбор, обработку и представление данных о состоянии автоматизируемого объекта для сотрудников, либо же передают все эти данные для последующей обработки. Это могут быть такие функции, как: изменение параметров, контроль, расчет параметров, формирование и представление их для ответственного персонал или системы, а также оценка и прогноз деятельности для всей АС и ее подсистем. [4]
Управляющие функции сами могут вырабатывать и реализовывать управляющее воздействие на объекты управления. К ним можно отнести логическое воздействие, программное и адаптивное управление, регулирование параметров.
Если функция реализована в автоматизированном виде, то имеются следующие режимы работы:
- диалог - персонал сам выбирает параметры из предложенных рекомендаций по управлению объектом с помощью ПО;
- советчик - персонал имеет возможность принимать решения о внедрении рекомендаций, которые предлагает системы;
- ручной режим - персонал оценивает обстановку на основе показаний приборов и другой измерительной аппаратуры.
В процессе управления компанией одной из важнейших задач руководства является сбор данных, их обработка и передача сотрудникам. Чтобы управлять компанией эффективно, важно предвидеть ситуацию наперед. Помимо интуитивных оценок сегодня очень широко используется
обоснованное оценивание состояния компании на основе уже совершенных изменений, другими словами, экстраполяция. [7]
Проведение экстраполяции можно условно разделить на 3 отдельных
этапа:
- сбор и измерение информации;
- создание моделей динамических процессов, которые могут определять деятельность компании;
- проведение моделирования и выражение результатов оценки компании в будущем.
Для выполнения подобных мероприятий, используют экономические
ИСУ.
ИСУ - это совокупность некоторых средств, предназначенных для сбора, обработки и представления данных для оптимизации принятия решений, которые позволяют меньше участвовать самому человеку в осуществлении того или иного процесса производства или управления. [8]
При этом оптимизация предполагает выбор варианта управления, который позволяет достичь минимальных затрат при максимальном итоговом результате, который обеспечивает наиболее эффективное управление.
Задачи, которые решаются при помощи ИС, определяются целями и условиями работы экономических объектов. С их помощью становится возможным решить такие сложные проблемы, как:
- динамичность и непрерывность принятия решений;
- многовариантность расчетов;
- сбор данных в режиме реального времени;
- реализация комплексного учета и экономического анализа.
В современной практике анализа известно множество показателей, используемых для количественной оценки деятельности организаций. Так как состояние предприятия определяется в первую очередь показателями ликвидности, финансовой устойчивости, деловой активности и рентабельности, то в дальнейшем рассмотрим эти группы.
К первой группе относятся коэффициенты ликвидности и платежеспособности, оперирующие соотношениями величин активов компании и величин краткосрочных и долгосрочных обязательств.
Вторая группа коэффициентов - коэффициенты финансовой устойчивости, показывающие определенные пропорции между отдельными группами активов и пассивов предприятия, а также позволяющие оценить
возможность поступательного развития организации без угрозы возникновения кризисных ситуаций.
Расчет коэффициентов третей группы - коэффициентов деловой активности, необходим для оценки качества управления организацией по критерию скорости преобразования активов в денежные средства
К четвертой группе относятся коэффициенты рентабельности, которые характеризуют относительную эффективность деятельности предприятия и показывают, какие доходы компания извлекает из находящихся в ее распоряжении активов.
Для оценки финансового состояния предприятия более удобно использовать такие методы многомерного анализа как дискриминантный, корреляционный, регрессионный и факторный анализ.
Потребность постоянно повышать производительность и эффективность труда работников, выпускать больше качественной продукции и т.п. послужили основанием к созданию автоматизированных систем управления. Методическое обеспечение оценки эффективности управления каким-либо объектом, как правило, вызывает большое количество вопросов. Используемые в теории и на практике методы носят общий характер и не конкретизированы. Соответственно, возникает необходимость определения критериев оценки эффективности системы управления. Именно этому и была посвящена данная работа.
Методы управления — это способы воздействия на работников и производственные коллективы в целом, обеспечивающие координацию их деятельности в процессе достижения поставленных целей.
Оценка эффективности системы управления базируется на оценке соответствия фактических значений критериев нормативным.
По завершению работы получены следующие результаты:
- произведен анализ современных литературных источников по теме исследования;
- исследованы показатели качества и эффективности управления;
- представлена методика построения модели управления по показателям эффективности ИС.
Литература
1. Баронов, В. В. Автоматизация управления предприятием: Учебник / В. В. Баронов, Г.Н. Калянов, Ю.И. Попов, А.И. Рыбников. - М.: ИНФРА-М, 2012. - 239с.
2. Грекул, В.И. Проектирование информационных систем: Учебник / Г.Н. Денищенко, Н.Л. Коровкина. - М.: Интернет-университет информационных технологий, 2013. - 304 с.
3. Диго, С. М. Базы данных. Проектирование и создание: Учебно-методический комплекс / С. М. Диго. - М.: Изд. центр ЕАОИ, 2012.-171 с.
4. Калянов, Г. Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства: Учебник / Г. Н. Калянов. - М.: СИНТЕГ, 2014. - 172 с.
5. Коберн, А. Современные методы описания функциональных требований к системам: Учебник / А. Коберн. - М.: Лори, 2016. - 263 с.
6. Диго, С. М. Базы данных. Проектирование и создание: Учебно-методический комплекс / С. М. Диго. - М.: Изд. центр ЕАОИ, 2014.-171 с.
7. Маслов, А. В. Проектирование информационных систем в экономике: Учебное пособие / А. В. Маслов. - Т.: Томский политехнический университет, 2014. - 216 с.
8. Моргулец, О. Б. Менеджмент в сфере услуг: Учебное пособие / О. Б. Моргулец. - К.: Центр учебной литературы, 2012. - 384 с.
9. Смирнова, Г.Н. Проектирование экономических информационных систем: Учебник / Г. Н. Смирнова, Ю.Ф. Тельнов - М.: МЭСИ, 2012.-512c.
Literature
1. Baronov, V. V. automation of enterprise management: Textbook / V. V. Baronov, G. N. Kalyanov, Yu. I. Popov, A. I. Rybnikov. - M.: INFRA-M, 2012.
- 239c.
2. Grekul, V. I. Design of information systems: Textbook / G. N. denishchenko, N. L. Korovkina. - M.: Internet University of information technologies, 2013.
- 304 p.
3. Digo, S. M. Databases. Design and creation: Educational and methodical complex / S. M. Digo. Moscow: EAOI Publishing center, 2012. -171 p.
4. Kalyanov, G. N. Consulting in enterprise automation: approaches, methods, tools: Textbook / G. N. Kalyanov. - M.: SINTEG, 2014. - 172 p.
5. Coburn, A. Modern methods for describing functional requirements for systems: Textbook / A. Coburn. - M.: Lori, 2016. - 263 p.
6. Digo, S. M. Databases. Design and creation: Educational and methodical complex / S. M. Digo. - Moscow: publishing center of the EAOI, 2014. -171 p.
7. Maslov, A.V. Designing information systems in Economics: Textbook / A.V. Maslov. - T.: Tomsk Polytechnic University, 2014. - 216 p.
8. Morgulets, O. B. Management in the service sector: Textbook / O. B. Morgulets. - K.: center of educational literature, 2012. - 384 p.
9. Smirnova, G. N. Design of economic information systems: Textbook / G. N. Smirnova, Yu. F. Telnov-M.: MESI, 2012. - 512c.
