Единое информационное пространство университета Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

[O precedentnom analize incidentov informacionnoj bezopasnosti] // Tezisy mezhdunarodnoj nauchnoj konferencii "Reshetnevskie chtenija" (Thesis of international conference "Reshetnev Rerading"). Krasnoyarsk, 2013, pp. 657-658.

2. Vagin V. N., Golovina E. Ju., Zagorjanskaja A. A., Fomina M. V. Dostovernyj i pravdopodobnyj vyvod v intellektual'nyh sistemah // Pod redakciej V. N. Vagina, D. A. Pospelova. M2-e izdanie. : Fizmatlit, 2008.

© Шаляпин А. А., 2013

УДК 004.051

ЕДИНОЕ ИНФОРМАЦИОННОЕ ПРОСТРАНСТВО УНИВЕРСИТЕТА

О. А. Эмилова, М. В. Сержантова

Сибирский государственный аэрокосмический университет имени академика М. Ф. Решетнева Россия, 660014, г. Красноярск, просп. им. газ. «Красноярский рабочий», 31

Е-mail:[email protected]

Рассмотрены существующие системы электронного документооборота (СЭД) в подразделениях Сибирского государственного аэрокосмического университета (СибГАУ). Проведен анализ работы этих систем. Выделены три группы документов, обращающихся в подразделениях университета: институт/факультет, кафедра, отделы. Предложена частичная автоматизация документооборота на кафедре института.

Ключевые слова: документооборот, системы электронного документооборота, автоматизация, университет, институт, кафедра.

UNIVERSITY SINGLE INFORMATION SPACE

O. A. Emilova, M. V. Serzhantova

Siberian State Aerospace University named after academician M. F. Reshetnev 31, "Krasnoyarsky Rabochy" Av., Krasnoyarsk, 660014, Russia Е-mail:[email protected]

The existing electronic document management system at the university is studied. The analysis of the systems is performed. Three groups of instruments applied at the university subdivisions: college / faculty, departments are determined. Partial automation of workflow in the institute department is proposed.

Keywords: document management, electronic document management systems, automation, division, university, department.

Документооборот существует в любой организации: от самой аскетичной формы между бухгалтером и директором в бумажном виде, до сложной цепочки параллельных и последовательных действий в рамках работ с электронным документом. Для любой относительно крупной компании ведение документооборота является сложной задачей: систематизировать все документы в организации, описать движение этих документов, особенно при большом количестве документов, очень сложно [1].

Для решения задачи систематизации документов в организации, увеличения эффективности работы с документами применяются системы электронного документооборота.

Тема автоматизации процессов документооборота в настоящее время является актуальной. Все больше компаний достигают необходимого уровня зрелости и приходят к необходимости формализации бизнес-процессов и внедрения средств для их автоматизации.

С другой стороны, компании прошли длительный путь по созданию своих информационных систем, что обеспечивает потенциальные возможности для реализации задач подобного уровня сложности. Однако специалисты информационных систем сталкиваются с большими проблемами при определении методики и выборе программного обеспечения, которое было бы способно обеспечить адекватные средства для решения задач данного класса [2].

В ходе проведения исследования документооборота в СибГАУ были составлены схемы движения документов и информационные потоки в учебно-научном подразделении.

На рисунке представлена общая организационная структура университета, которая отражает иерархию подразделений в вузе.

Во главе всего вуза стоит ректор, который является высшим звеном управления в информационных потоках университета.

Информационно-управляющие системы

Организационная структура СибГАУ

Каждый отдел согласно своим функциям разрабатывает документы, которые передает в другие отделы, а также внешним организациям и предприятиям.

Анализ взаимодействия подразделений СибГАУ позволил выделить основные виды потоков информации, которая циркулирует в вузе, к ним относятся: учебные планы, информация о сотрудниках, приказы, штатное расписание, заработная плата, договоры, служебная информация, отчеты о работе кафедры, планы работы кафедры, учебная нагрузка, документы Государственной аттестационной комиссии и Государственной экзаменационной комиссии и др.

В настоящее время информационная система СибГАУ представляет собой разрозненные подсистемы, эксплуатирующиеся в различных службах университета и зачастую не связанные между собой информационными потоками. Эти подсистемы создавались независимыми друг от друга группами разработчиков на базе различного программного обеспечения. Вследствие этого они не имеют единого системообразующего начала, что делает крайне сложным процесс интеграции их в единую систему [3].

В СибГАУ используется УИС - это университетская информационная система, которая создана для работы деканатов и дирекций, в которой для кафедры применимы лишь учебные планы и списки групп. Учебные планы вбиваются в данную систему сотрудниками выпускающей кафедры, что несет дополнительную нагрузку.

Данные абитуриентов и вновь поступивших студентов заносятся в базу данных Open ERP. Сотрудники ИТ-подразделения осуществляют синхронизацию учётных вуз-специфичных систем на OpenERP (openerp.sibsau.ru) [4]. Это свободная, веб-ориентированная ERP-система под лицензией AGPL. Open ERP-система СибГАУ позволяет производить:

- учёт абитуриентов, автоматизировать работу дирекций/деканатов;

- оформление единой системы программной документации (ЕСПД или ГОСТ 19) (планируется дописать worklow по разработке и утверждению ЕСПД);

- создание документации по госконтрактам (94-ФЗ).

Ввиду постоянной смены образовательных стандартов, расширения направления подготовки и по ряду других причин, документооборот увеличивается, при этом документы, запрашиваемые в различные подразделения, повторяются.

Таким образом, возникает необходимость в программном продукте, который будет содержать архив документов, систему изменяемых шаблонов, если это потребуется при редактировании инструкций или для оформления документов, кроме того, позволит осуществлять удобный поиск требуемой информации. Подобная система была разработана для кафедры информационно-управляющих систем (ИУС).

Автоматизация документооборота кафедры ИУС дает ряд преимуществ:

- многокритериальный поиск документов, регистрация документов;

- параллельная обработка документов, работа с шаблонами документов;

- распределение находящихся на исполнении документов по «папкам» в зависимости от стадии исполнения документа: поступившие, на исполнении, на контроле и др.;

- формирование стандартных отчетов и планов кафедры, обмен документами по электронной почте, систематизированный архив документов, редактирование шаблонов выходных печатных форм.

При использовании СЭД требуется меньше затрат ресурсов на перестройку документооборота при изменении внешних условий.

Автоматизация документооборота позволит рационально распределять ограниченные трудовые и материальные ресурсы, контролировать сроки и порядок заполнения документов, что приведет к увеличению эффективности работы сотрудников кафедры, уменьшению времени, затрачиваемому на поиск и редактирование документов, позволит избежать дублирования документов и актуализировать данные в режиме реального времени.

Применение СЭД уменьшит затраты на перестройку документооборота при изменении внешних условий.

Библиографические ссылки

1. Электронный документооборот в деятельности учреждения [Электронный ресурс]. URL: http://www.klerk.ru (дата обращения 10.09.13).

2. Основные понятия электронного документооборота. [Электронный ресурс]. URL: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php (дата обращения 13.09.13).

3. Калянов Г. Н. Консалтинг при автоматизации предприятий: подходы, методы, средства / Г. Н. Калянов. М. : СИНТЕГ, 1999.

4. Внедрение OpenERP в СибГАУ. [Электронный ресурс]. URL: http://sibskull.livejournal.com/56625.html (дата обращения 19.09.13).

References

1. Electronic document management in the activities of the institution. [Electronic resource]: - Electron. dan. -Mode of access: http://www.klerk.ru

2. Basic concepts of electronic document. [Electronic resource]: Electron. dan. Mode of access: http://www.wss-consulting.ru/workflow.php

3. Kalyanov GN Consulting for factory automation: approaches, methods, tools / GN Kalyanov M. : SINTEG, 1999.

4. The introduction of OpenERP in SibSAU. [Electronic resource]. Electron. dan. Mode of access: http://sibskull.livejournal.com/56625.html

© Эмилова О. А., Сержантова М. В., 2013