CC BY
400Управление затратами
УДК 338.242
УПРАВЛЕНИЕ СОВОКУПНОЙ СТОИМОСТЬЮ ВЛАДЕНИЯ ИНФОРМАЦИОННОЙ СИСТЕМОЙ: СОВРЕМЕННОЕ СОСТОЯНИЕ И ПЕРСПЕКТИВЫ
В.Ю. КАРПЫЧЕВ,
доктор технических наук, профессор кафедры информатики и систем управления
E-mail: [email protected] Нижегородский государственный технический университет им Р.Е. Алексеева
Необходимость повышения конкурентоспособности отечественных предприятий обусловливает поиск новых форм и методов управления их экономической эффективностью. Одним из возможных направлений решения этой задачи является оптимизация затрат на информационные технологии, существенно влияющие на итоговые экономические характеристики предприятий. За рубежом в настоящее время для этих целей широко применяются различные подходы к исследованию и совершенствованию экономических параметров информационных систем. В статье предпринята попытка анализа применения в России широко известной методологии оценки совокупной стоимости владения информационных систем, включая определение ее востребованности, современных тенденций, особенностей, ограничений и перспектив применения. Использованы методы сравнительного анализа, экстраполяции, тренд-анализа и др. Проанализированы различные аспекты применения в России методологии оценки совокупной стоимости владения информационными системами. Исследованы факторы, ограничивающие широкое использование методологии. Рассмотрены возможные альтернативные решения по минимизации совокупной стоимости владения информационных систем. Сделан вывод о том, что в настоящее время при актуальности снижения совокупной стоимости владения информационными системами массовое применение соответствующих известных зарубежных методик оценки данного показателя
ограничено рядом факторов, имеющих различную природу. Преодоление рассмотренных ограничений возможно при росте востребованности современного инструментария совершенствования деятельности предприятий. Эта потребность возникает при повышении организационной зрелости предприятий.
Ключевые слова: информационная система, совокупная стоимость владения, анализ, управление затратами
Как известно, любой актив предприятия предполагает осуществление затрат на его владение и пользование. Не являются исключением и корпоративные информационные системы (ИС). Поэтому целесообразно проводить оценку, всесторонний анализ и управление такого рода затратами. Решение этой задачи возможно на основе использования известной методологии оценки совокупной стоимости владения (Total Cost of Ownership, TCO) ИС.
Считается, что термин ТСО ввела в 1987 г.1 американская консалтинговая корпорация Gartner, Inc - мировой лидер в области независимой ана-
1 По некоторым данным, термин использовался еще в начале XX в. См., например, Total Cost of Ownership, (TCO) / Techopedia. URL: http://www.techopedia.com/definition/159/total-cost-of-ownership-tco.
литики информационных технологий (ИТ), разработки проблем их стратегического планирования, развития и эффективного применения. Согласно ее определению, совокупная стоимость владения -комплексная оценка ИТ-затрат предприятия во времени, включая затраты на приобретение аппаратного и программного обеспечения, управление и поддержку, связь, расходы конечных пользователей, обучение, а также издержки простоя и другие потери производительности [24].
Следует отметить, что понятие TCO применимо к любому активу предприятия. Однако ИТ-затратам присущи важные особенности, которые выделяют их в общей структуре расходов предприятия.
Во-первых, стоимость содержания любого материального актива предприятия (например, офиса, цеха или станка) существенно ниже стоимости самого актива. В информационной сфере годовая сумма эксплуатационных затрат значительно превышает первоначальные вложения. По оценкам различных исследовательских организаций, стоимость годовой эксплуатации одного рабочего места в корпоративной сети среднего западного предприятия составляет 3-10 тыс. долл. Так, по данным Gartner (2008 г.), TCO персональных компьютеров и ноутбуков составляет соответственно 5 867 и 9 923 долл. [25]. Это означает, что TCO ИС примерно в 4,5 раза выше цены оборудования и программ [4].
Во-вторых, материальным (не ИТ) активам, как правило, можно поставить в соответствие смету затрат на владение и пользование, статьи которой легко формируются из общей сметы расходов и могут быть адекватно оценены по формальной бухгалтерской отчетности.
Особенностью ИТ является наличие в TCO ИС скрытых затрат, т.е. затрат, которые в явном виде не учитываются (ни на одной статье бухучета). Это может быть время сотрудников, затрачиваемое на перевод документов из одного формата в другой, на восстановление работоспособности компьютера и др.
При расчете TCO в качестве объекта затрат традиционно рассматривают рабочее место, хотя возможен анализ всей ИС или ИТ-услуги. Однако такой выбор не свободен от недостатков, в частности от усреднения значений TCO по рабочим местам и трудностям учета системных расходов.
По некоторым данным, в начале XXI в. методики расчета TCO ИС регулярно использовали до 75% крупных корпораций США [12]. На этот же период пришелся пик популяризации методологии
TCO ИС и в нашей стране. В последующее десятилетие опубликованы десятки статей в специальных изданиях, выпущены монографии [2], проведены научные исследования [8, 14] и, что самое главное, предприняты попытки применения методологии отечественными предприятиями. Постепенно был сформирован следующий тезис: классические принципы TCO были и остаются востребованными и в России, и на Западе [5].
Действительно, за прошедшее время реальная практическая востребованность и широкая рекламная кампания должны были обеспечить переход в инфраструктурную стадию применения методологии TCO ИС, которая характеризуется, по мнению автора, следующими показателями:
- теоретическая адаптация методологии к отечественным условиям применения, ее формализация в нормативных документах и представление в различных учебно-методических материалах;
- массовое применение в государственном секторе и бизнес-сообществе (сведения и примеры);
- физическая и ценовая доступность специального программного обеспечения поддержки анализа TCO ИС;
- развитый рынок TCO консалтинговых услуг. Проведенный анализ интернет-источников по
названным критериям дал следующие результаты.
Во-первых, в отечественном сегменте Интернета можно найти упрощенные методики расчета TCO ИС [10]. Широко представлены различные методики оценки TCO для отдельных аппаратных средств: корпоративных компьютеров [7], принтеров, сайтов [9] и др.
Предпринимаются попытки оценить TCO различных компонент ИС [11, 19] в том числе с учетом требований Налогового кодекса Российской Федерации, а также ведомственных инструкций, регламентирующих порядок постановки на баланс и списание офисного оборудования [7].
Некоторые авторские методики представляют немалый интерес и импонируют продуманностью и глубиной проработки. Однако методологии и методики TCO авторитетных зарубежных консалтинговых корпораций представлены в виде описаний и пересказов.
Во-вторых, косвенно, по кратким информационным сообщениям можно предположить, что значение TCO принимается во внимание различными хозяйствующими субъектами при принятии
решения об использовании того или иного продукта: в банковском секторе (ЗАО «Профибанк» - банковская система БИСквит) [22], на транспорте (ОАО «Аэрофлот» - платформа моделирования информационных систем ARIS) [1] и др.
При этом следует обратить внимание на применение предлагаемых подходов для сравнительного анализа затрат в рамках одного продукта/средства или класса однородных по функциональному назначению продуктов/средств, а не в целом корпоративной ИС (в сравнении с ИС других предприятий).
В современных условиях крупнейшими пользователями ИТ являются не только государство2 и известнейшие компании с государственным участием ОАО «Газпром», ОАО «РЖД», ОАО «Аэрофлот», ОАО «Связьинвест», ОАО «Сбербанк России», но и предприятия финансовой, нефтегазовой сфер, связи, металлургии, транспорта, торговли, а также предприятия среднего и малого бизнеса. Исходя из их организационно-финансовых возможностей, представляется, что методология TCO ИС должна быть интересна для них. Однако сведения о ее использовании, а тем более - о результатах, практически отсутствуют. Поэтому несомненный интерес представляет текущее состояние востребованности данной методологии.
В-третьих, использование специального программного обеспечения. Профессиональный подход к анализу TCO ИС предполагает использование специального программного обеспечения. В различных источниках начала XXI в. делались ссылки на TCO Manager (Gartner), автоматизирующий расчет TCO для различных ИТ-сценариев (лицензия на год - 19 тыс. долл., плюс сопоставимые затраты на обучение - данные на 2001 г.). Однако в последнее время о его судьбе практически неизвестно [10]. На рынке были представлены и другие инструменты, например TCO Analyst, TCO Snapshot Tool, Altiris TCO Management Solution [18]. В российской бло-госфере, например, высказывается мнение, что как и Gartner TCO Manager, вариант Altiris подобного софта тоже не совсем похож на активно развиваемый продукт [21].
Видимо, поэтому не удалось найти в Интернете предложения каких-либо серьезных средств TCO-анализа, хотя в настоящее время, как уже отмечалось, в Интернете предлагаются доступные
2 Например, величина расходов на ИКТ на 2014 г. составляет для МВД России 10 865 670,1 тыс. руб., для ФНС России -8 231 593,7 тыс. руб. [16]
инструментальные средства подсчета TCO, в том числе on-line калькуляторы3.
В-четвертых, ИТ-консалтинг. Современный ИТ-рынок предлагает различные услуги по ИТ-консалтингу, включая определение TCO ИС. В качестве примера можно привести методику (контент сайта) компании TopS BI по определению TCO, которая включает следующие этапы работ:
- сбор данных по существующим активам ИС предприятия, процессам управления ИТ, а также операциям конечных пользователей ИТ;
- формирование модели совокупных затрат предприятия на ИТ и определение эффективности существующих затрат на эксплуатацию информационной системы;
- сравнение совокупных затрат предприятия на ИТ с лучшими мировыми практиками и/или затрат на ИТ в отдельных филиалах или подразделениях между собой;
- определение вариантов изменения TCO в зависимости от возможных вариантов развития информационной системы, связанных с внедрением приложений, развитием инфраструктуры, обучением и повышением квалификации персонала или внедрением новых процессов управления ИТ, например в соответствии с подходом ITSM (IT Service Management - управление ИТ-услугами) [15].
Нетрудно видеть, что данный рекламный материал не содержит важных сведений о базовых методологиях, поддерживающем их программном обеспечении, выполненных проектах, заказчиках (хотя бы обезличенно: общее количество, отраслевая принадлежность, уровень зрелости, масштаб предприятий, результаты анализа и т.д.).
Приведенные результаты наталкивают на следующий вывод: при значительной известности идеи TCO ИС в ИТ-сообществе методология TCO-ана-лиза широкого практического применения в России не получила. Поэтому представляется целесообразным осмыслить эту довольно странную, на первый взгляд, ситуацию. Для этого кратко рассмотрим основные теоретические положения концепции TCO ИС на примере модели корпорации Gartner4.
3 Интернет-адреса некоторых калькуляторов TCO VMware, Citrix, Microsoft и Parallels и др. приведены на сайте VM GURU. URL: http://www.vmgu.ru/articles/vmware-citrix-parallels-microsoft-tco.
4 TCO-консалтинг кроме Gartner осуществляется многими зарубежными компаниями, причем результаты их анализа TCO ИС могут существенно различаться. Данный факт обусловлен
В модели Gartner учитываются фиксированные или капитальные вложения и текущие ИТ-затраты, которые в совокупности составляют единые затраты на ИС в процессе ее создания и эксплуатации. Предполагается, что капитальные вложения осуществляются на этапе создания ИС, текущие затраты - на этапе ее эксплуатации.
В соответствии с моделью Gartner фиксированные затраты включают следующие расходы:
- разработка проекта, в том числе привлечение
внешних консультантов;
- первоначальная закупка аппаратного и лицензионного программного обеспечения;
- внедрение проекта.
Фиксированные затраты производятся, как правило, единовременно на начальных этапах создания ИС. При этом выбор концепции, аппаратной и программной платформ влияет на текущие затраты.
Структуру текущих затрат образуют три группы статей: обновление и модернизация ИС, управление ИС и активность пользователя. В российском Интернете в большом количестве присутствуют материалы, содержащие весовые доли каждой из приведенных групп затрат. Приведем усредненные значения (табл. 1).
Приведенная модель TCO ИС отражает типовую структуру ИТ-затрат предприятия. Ее применение на конкретном предприятии может иметь отличия, отражающие отраслевые особенности, уникальность технологии и традиции ведения бизнеса.
Затраты, связанные с непосредственной работой пользователя, охватываются понятием «активность пользователя». Эта группа затрат имеет наибольший вес в TCO ИС и она же является наиболее интересной с точки зрения природы возникновения и механизмов проявления в модели TCO ИС.Методика Gartner учитывает в ТСО ИС четыре позиции: 1) затрачиваемое время:
- на самообучение пользователей (изучение инструкций, документации, применение метода проб и ошибок) и взаимопомощь (без обращения в службу поддержки);
- на дополнительные настройки (конфигурирование и переконфигурирование компьютеров, приложений и сетевой среды, не вызванные производственной необходимостью, но повышающие комфортность работы:
рядом обстоятельств, рассмотрение которых выходит за пределы настоящей статьи.
Таблица 1 Укрупненная структура TCO ИС (модель Gartner), %
Группа затрат Значение
Капитальные вложения 20-34
Управление системой 14-20
Техническая поддержка и обновление 17-25
Активность пользователя 21-49
модификация установок экрана, реорганизация файлов и папок, настройка звуковых сигналов, параметров печати и т.п.);
- на использование нерациональных приемов работы;
- на подключение переносных компьютеров (подключение к сети, инсталляция ПО, перенос данных и т.п.);
- на плановые простои (модернизация оборудования, обновление ПО);
- на неплановые простои (по техническим причинам, из-за вирусных атак, в связи с использованием устаревшей техники) и др.
2) затраты, связанные с утратой критически важных данных, например удаленных случайно или вследствие вредоносного воздействия, аппаратно-программного сбоя и др.;
3) разработка квалифицированными пользователями приложений, например программ и скриптов, таких как базы данных Access, скрипты для Microsoft Office (выполнение непредусмотренных функций);
4) futz-фактор - параметр, характеризующий затраты, связанные с оппортунистическим поведением (использование ИС в личных целях, например Интернета) и последствиями некомпетентных действий пользователя.
Из этого следует, по мнению автора, очень важный вывод: корпорация Gartner (и другие TCO-консалтинговые компании) не только осознали значимость, но и научились выявлять и количественно оценивать скрытые ИТ-затраты предприятия и на этой основе управлять эффективностью ИС. Отмеченное свойство модели TCO ИС и определяет ее основное достоинство.
Рассмотрим основные факторы, ограничивающие использование данного инструмента экономического анализа ИС в России.
Различия структуры TCO ИС российских и зарубежных предприятий и особенности расчета в условиях России. Структуры TCO ИС российских и зарубежных предприятий имеют существенные
различия. Прежде всего следует отметить ориентацию методик расчета ТСО на зарубежные подходы к бюджетированию, допускающие детализацию трудозатрат на поддержку пользователей, администрирование сетей и управление ИС, а также учитывающие потери от простоя, самообучения, взаимоподдержки пользователей и др.
Техника бюджетирования (в том числе в рамках управленческого учета), принятая российскими предприятиями, как правило,
предполагает учет расходов на закупки и услуги сторонних организаций без отмеченной детализации (см. рисунок).
Расходы на персонал, в частности на ИТ-персонал, при этом учитываются в разделе «бюджет оплаты труда», формируемом на основании действующих нормативных актов [3].
Количественные значения отдельных статей отечественных бюджетов в силу различных причин также могут иметь существенные отличия от одноименных статей зарубежных аналогов.
Отсутствие отечественных отраслевых статистических данных для проведения сравнительного анализа TCO ИС. Теоретически для любого предприятия могут быть определены абсолютное значение ТСО ИС и вес влияющих на него факторов. Однако в связи с отсутствием отечественных статистических отраслевых данных по ТСО ИС невозможно провести сравнение ТСО ИС исследуемого предприятия с ТСО ИС аналогичных (конкурирующих) предприятий. Это означает, что не может быть реализован один из основных принципов концепции ТСО, позволяющий определить необходимость и достаточность ИТ-затрат. Обращение к зарубежным статистическим данным ТСО ИС по отраслям5 представляется не вполне корректным из-за их отличий от соответствующих российских данных.
Поэтому для массового использования методологии ТСО ИС необходимы ориентировочные
Прочие затраты (4,31)
Обучение сотрудников (0,46)
5 В частности, Gartner были определены среднеотраслевые значения TCO одного компьютера в год для некоторых типовых вариантов аппаратных и программных решений.
Источник: [17].
Структура затрат на ИТ крупных и средних предприятий Москвы в 2003 г. (1,5 млрд долл.), %
показатели TCO для России, которые могут быть получены в результате широкомасштабных исследований ИС предприятий. В качестве временной меры некоторые авторы полагают возможным использовать с поправками показатели ТСО для иностранных предприятий. Однако совершенно не понятно, кто будет устанавливать эти поправки и насколько они корректны.
Низкие уровни организационной зрелости предприятий. Одним из важнейших факторов, влияющих на практическое применение методологии анализа TCO ИС в отечественной экономике, является уровень организационной зрелости предприятий. Дело в том, что, по некоторым оценкам, большинство российских предприятий находится на 1-3 уровнях зрелости (табл. 2), на которых попытки локальной оптимизации в части снижения TCO ИС представляются малоэффективными с точки зрения повышения в целом успешности предприятия. Поэтому оценка TCO таких ИС теряет экономический смысл.
На примере одной из самых известных моделей -интегрированной модели технологической зрелости (Capability Maturity Model Integration, CMMI) - рассмотрим взаимосвязь уровней организационной зрелости и зрелости информационной системы предприятия (табл. 2).
На высоких уровнях зрелости предполагается осмысление роли и места ИС в предметной деятельности предприятия, проводится комплекс мероприятий по ее совершенствованию, включая оптимизацию трансакционных издержек на информационное обеспечение. При этом общеорганиза-
Управление затратами Cost management - 30 -
Таблица 2
Взаимосвязь уровней организационной зрелости и зрелости информационной системы предприятия
Уровень зрелости Организационная характеристика уровня зрелости Характеристика информационной системы
Уровень 1. Начальный (Initial), или хаос Характерен для малых предприятий. Хаотичное ведение бизнеса. Как правило, отсутствует стратегия. Концентрация на решении текущих задач. Бизнес-процессы не описаны. Отсутствуют внутренние регулирующие документы. Действия не документируются. Бизнес-знания не отделены от работников, поэтому утрачиваются при их увольнении. Деятельность предприятия не прозрачна даже для основного персонала. Поэтому работники руководствуются своими представлениями о целях работы Информационные связи не регламентированы. Характерная ИТ-инфраструктура: персональные компьютеры в одноранговой сети, электронная почта, Интернет, программное обеспечение бухгалтерского учета, возможно специализированное (предметно ориентированное) программное обеспечение
Уровень 2. Повторяемый (Repeatable) Появляются: - внутренние стандарты, регулирующие основные бизнес-процессы; - оперативное управление (планирование, контроль и др.); - повторяемость выполнения бизнес-процессов и новых проектов, основанная на предыдущем опыте. Изыскиваются возможности снижения издержек прежде всего путем совершенствования повторяющихся процессов. Формируются корпоративные традиции и культура. Предметные знания по-прежнему накапливаются в виде личного опыта работников и утрачиваются при их увольнении Информационные потоки не формализованы, информация не структурирована и не интегрирована. Характерна автоматизация обеспечивающих задач, таких как «кадры», «бухгалтерия», «зарплата». Наличие корпоративного сервера баз данных и файлов. Электронная почта и Интернет
Уровень 3. Регламентируемый (Defined) Все бизнес-процессы документированы и стандартизированы. Система управления отделена от персонала. Выработан регламент деятельности, обязательный для персонала, включая руководство Проводится ретроспективный анализ бизнес-информации. Характерная ИТ-инфраструктура - элементы систем: - планирования ресурсов предприятия (Enterprise Resource Planning); - управления проектами (Project Management); - управления взаимотношениями с клиентами (Customer Relationship Management); - технической поддержки (Service desk) и др.
Уровень 4. Управляемый (Managed), или измеряемый Введена система оценки - эффективности бизнес-процессов, использующая финансовые и натуральные (количественные) показатели; работы персонала, например, увязанная с ключевыми показателями эффективности. Используется мотивация персонала путем установления взаимосвязи систем оценок Характерная ИТ-инфраструктура: ERP-система, поддерживающая достижение целевых значений ключевых показателей
Уровень 5. Оптимизированный (Optimizing) Осуществляется постоянное совершенствование бизнес-процессов на основе анализа количественных показателей. Проводится документирование проведенных изменений Характерная ИТ-инфраструктура: уровень 4 дополняется системами управления бизнес-процессами (Business Process Management)
ционные мероприятия ведут к снижению TCO ИС, в том числе за счет снижения futz-фактора.
Трудности привлечения для экономического ИТ-анализа сторонних организаций (аутсорсинг).
В современном ИТ-консалтинге принято считать, что корректные результаты анализа TCO могут быть получены только при выполнении комплекса работ силами квалифицированных специалистов со спе-
циальной и дорогостоящей подготовкой. Попытки решения задачи анализа TCO собственными силами ведут к ошибочным результатам.
В общем случае, видимо, следует согласиться с подобным утверждением. Однако, по мнению автора, в России существуют ограничения, затрудняющие для многих предприятий обращение к TCO-аутсорсингу, в том числе относительно высокая стоимость услуг и необходимость раскрытия информации с ограниченным доступом (в том числе финансовой) сторонним организациям.
Ориентация методологии TCO на предприятия с большими ИС. Зарубежные методики TCO ИС ориентированы на предприятия, имеющие в структуре ИС не менее 150-200 автоматизированных рабочих мест с соответствующим количеством серверов.
Значения соответствующего показателя для предприятий на постсоветском пространстве представлены в табл. 3 [20].
В 2014 г. согласно отчету Global Information Technology Report (GITR) по исследованию уровня развития информационных технологий в мире Россия занимает 50-е место (Украина - 81-е) в глобальном рейтинге6 государств, наиболее полно использующих потенциал информационно-компьютерных технологий [26].
Таким образом, даже в настоящее время «фирменные» методологии анализа TCO представляются излишне тяжелыми для массового применения отечественными предприятиями.
Не способствует популяризации методологии TCO ИС довольно значительное время анализа TCO, которое зависит от размера предприятия, готовности данных, а также квалификации исполнителей. При наличии на предприятии 5 серверов, 250 рабочих мест, 20 принтеров и 35 сетевых устройств (концентраторов, маршрутизаторов, мостов, коммутаторов), необходимо до шести недель для анализа ТСО. Для предприятий, имеющих более 50 серверов и 1 500 рабочих мест, потребуется не менее двух месяцев. В США обычно на расчет TCO ИС подобного масштаба необходимо около трехсот часов [10].
Многие исходные данные для расчета ТСО (например, средний процент проблем, решенных после
6 Рейтинг GITR характеризует уровень развития ИКТ в разных странах мира и демонстрирует готовность экономики к использованию преимуществ ИКТ для обеспечения экономического роста и процветания.
Таблица 3
Использование компьютеров на украинских предприятиях разного масштаба в 2004 г., %
Количество компьютеров в эксплуатации Масштаб предприятий
крупные средние малые
Не используются 1,6 6,2 40,3
1-10 17,5 60,1 55,1
11-20 24,3 18,6 2,6
21-50 22,3 8,7 0,5
Более 51 32 3,7 -
Респонденты не ответили 2,4 2,8 1,5
первого вызова) могут быть получены только при наличии в службе ИТ-поддержки соответствующей отчетности, включающей различные технические и экономические показатели предприятия.
Отдельно следует отметить специфичное для России применение контрафактного программного обеспечения. Так, по данным BSA7, в 2012 г. российские компании больше всего нарушали авторское право на программное обеспечение в таких отраслях, как строительство, промышленное производство, архитектура и дизайн. Компании данных отраслей используют специализированные программные решения, являющиеся неотъемлемой частью технологического процесса, а для некоторых - основным средством производства продуктов и услуг предприятия [22, 23].
При этом снижение прямых (капитальных) затрат на приобретение нелицензионного программного обеспечения сопряжено со следующими проблемами:
- повышением затрат ИТ-службы на техническую поддержку в связи с отсутствием документации и сервиса производителя, а также затрат, обусловленных простоями, самоподдержкой и взаимоподдержкой пользователей;
- повышенными рисками, связанными с использованием нелицензионного программного обеспечения.
Для повышения точности результата определения TCO ИС в «фирменных» методологиях учитываются профиль (банки, образовательные учреждения, правительственные учреждения, предприятия энергетической промышленности и др. -всего около двадцати) и размер предприятия.
Очевидно, каждый из рассмотренных факторов может иметь решающее значение в принятии реше-
7 Ассоциация производителей программного обеспечения Business Software Alliance - некоммерческая международная организация, ориентированная на продвижение безопасного и легального использования программного обеспечения.
ния об анализе TCO ИС. Причем эти факторы могут воздействовать на предприятие в совокупности, создавая синергетический эффект широкомасштабного воздержания от использования методологии.
Теоретически модель TCO ИС представляется весьма полезным инструментом повышения конкурентоспособности предприятий. Однако результаты анализа TCO сильно зависят не только от методики, но и от условий исследования. Туманные рекомендации в отечественной периодике вроде «выбор методик зависит от цели оценки, сложности системы, а зачастую и размеров компании» также не способствуют мотивации предприятия к использованию рассматриваемого инструментария экономического анализа ИС.
При этом эксперты считают, что получение точной оценки TCO ИС затруднительно, особенно для большого предприятия. Очевидно, возможен учет стоимости оборудования, программного обеспечения, затрат на ремонт, простоев серверов, обучения, но учет активности нескольких тысяч сотрудников провести чрезвычайно трудно, особенно при различии выполняемых функций.
Кроме того, TCO не измеряет и не прогнозирует доходных или иных экономических характеристик предприятия. Методология TCO ИС не учитывает рисков и не позволяет соотнести ИТ со стратегическими целями развития и повышением конкурентоспособности предприятия. Для решения указанных задач в мировом экономическом ИТ-консалтинге используется ряд не менее известных методов и подходов. Это также снижает ценность методики как для ИТ-специалистов, так и для руководства предприятий.
Таким образом, методология TCO ИС, по версии Gartner и других консалтинговых компаний, -
это тонкий инструмент совершенствования ИС на крупных предприятиях, имеющих высокий уровень организационной зрелости, а также готовность руководства и персонала применять методологию, обеспеченную необходимыми ресурсами.
При отсутствии перечисленного набора условий применения «фирменной» методологии TCO ИС для снижения ИТ-затрат предприятие может воспользоваться наработанными лучшими практиками (best practices) и здравым смыслом. Для этого можно использовать перечни факторов, увеличивающих TCO ИС, и рекомендаций по ее снижению, сформированных консалтинговыми компаниями. Рассмотрим некоторые факторы, повышающие TCO ИС.
Отсутствие в ИТ-проектах учета статуса и характера работы персонала. Это проявляется в усреднении по предприятию функциональных и технических характеристик автоматизированных рабочих мест (АРМ). Подобный подход закладывает избыточность возможностей АРМ и, соответственно, ведет к росту их TCO.
Поэтому Gartner рекомендует при ИТ-проектировании производить декомпозицию функций персонала для индивидуального подбора технических средств, исходя из реальных потребностей. Для этого вводится классификация персонала, учитывающая характер и важность выполняемых функций, ожидаемую стоимость владения и стоимость времени простоя (табл. 4).
Некорректные действия пользователя. Как уже отмечалось, значительную часть TCO ИС составляют трудовые затраты ИТ-администраторов, связанные с устранением проблем, возникших в результате неквалифицированной работы пользователей.
Неидентичность технических средств. В силу различных причин большинство предприятий
Таблица 4
Зависимость требований к эксплуатационно-техническим характеристикам ИС от характера деятельности ИТ-персонала
Группа Характеристика ИТ-деятельности персонала Требования к техническим характеристикам и сервису ИТ-техники Стоимость времени простоя
I Выполняет стратегические и уникальные для предприятия задачи, работает с критически важными данными (топ-менеджеры, руководители линейных подразделений, административный ИТ-персонал и др.) Максимальные Высокая
II Мобильный характер деятельности Высокие Высокая
III Обработка информации Зависят от характера ИТ-деятельности Средняя/высокая
IV Рутинные операции (ввод информации) Невысокие Некритична
использует ИТ-средства одного назначения, но от различных производителей, различающиеся по составу, конфигурации и моделям. Эти различия обусловливают трудности их совместной работы, масштабирования, модернизации или ремонта и, соответственно, ведут к росту финансовых и временных затрат ИТ-персонала.
Локальная автоматизация предметной деятельности. Локальная автоматизация предполагает размещение информации и приложений на конкретных автоматизированных рабочих местах. Это архитектурное решение, целесообразное, например, при работе с конфиденциальной информацией, в общем случае ограничивает возможности распределенной обработки, ведет к дублированию информации и приложений на других рабочих местах. Следствием локальной автоматизации являются:
- рост затрат на инсталляцию (число копий) программного обеспечения;
- рост затрат на аппаратные средства (повышенные требования к техническим характеристикам: конфигурации, памяти, быстродействию и др.);
- повышение стоимости технической поддержки и т.д.
Ошибки инвестирования в информационные технологии. Развитие ИТ на предприятии сопряжено с появлением новых и повышением существующих рисков бизнес-процессов. В частности, вероятными представляются ошибки концептуального проектирования и реинжиниринга ИС, а также ошибки, возникающие при обеспечении информационной безопасности.
Недобросовестная маркетинговая политика производителей и поставщиков ИТ-средств. Существенным фактором роста ТСО ИС может стать политика конкретных производителей и поставщиков ИТ-средств, ориентированная на краткосрочные и малобюджетные инвестиционные программы, минимизацию (в том числе недобросовестную) издержек производства и трансакционных издержек (затраты на предпродажную подготовку, ремонт, сервис) и др.
Рассмотрим возможности снижения ТСО ИС, которое может осуществляться организационными и технико-технологическими методами, используемыми в различном сочетании на всех этапах жизненного цикла ИС и в рамках повышения уровня зрелости предприятия.
Некоторые организационные мероприятия, снижающие ТСО ИС, представлены в табл. 5.
Таблица 5
Основные организационные мероприятия, снижающие TCO ИС
Этап жизненного цикла информационной системы Мероприятие
Концептуальное проектирование Проведение конкурсов (тендеров) при выполнении ИТ-проектов сторонними организациями. Использование известных методологий создания ИС, российских и международных ИТ-стандартов, проведение корпоративной ИТ-стандартизации. Сопровождение ИТ-проекта специально созданной рабочей группой, в которую входят представители руководства предприятия, квалифицированные предметные и ИТ-специалисты. Обеспечение баланса потребностей пользователей и функциональных возможностей (исключение функциональной избыточности) АРМ. Использование современных (перспективных) технических решений
Физическая реализация Ограничение количества поставщиков ИТ-средств идентичного назначения. Учет репутационных характеристик поставщиков и исполнителей
Ввод в эксплуатацию и эксплуатация Систематический анализ ТСО ИС и определение узких мест ИТ-инвестиций. Организация корпоративной службы ИТ-сервиса. Обучение персонала работе на технических средствах ИС, прежде всего со специализированным и уникальным программным обеспечением. Обязательно наличие подробных руководств пользователя и должностных инструкций, предусматривающих эффективное использование ИТ. Повышение квалификации и сертификация ИТ-персонала. Мотивация и стимулирование пользователей к эффективному использованию ИТ, а ИТ-персонала - к обеспечению качественного сервиса
Снижение ТСО ИС в некоторых случаях достигается за счет аутсорсинга ИС - передачи части функций ИТ-подразделения сторонним организациям.
Для снижения налоговых платежей можно использовать лизинг аппаратных средств. В соответствии с законодательством о налогах и сборах лизинговые платежи относятся на затраты, умень-
шая тем самым налогооблагаемую базу по налогу на прибыль (ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации).
Кроме того, согласно ст. 374 Налогового кодекса Российской Федерации не признается объектом налогообложения по налогу на имущество организаций движимое имущество, принятое на учет с 01.01.2013 в качестве основных средств8.
Также в соответствии со ст. 31 Федерального закона от 29.10.1998 N° 164-ФЗ «О финансовой аренде (лизинге)» стороны договора лизинга имеют право по взаимному соглашению применять ускоренную амортизацию предмета лизинга. Это позволяет не учитывать на балансе морально и физически устаревшего оборудования.
Видимо, рассмотренные особенности законодательства и определяют наличие довольно большого количества предложений в Интернете о передаче вычислительной техники и иного ИТ-оборудования в лизинг.
Кроме приведенных организационных мероприятий существуют технические, технологические и иные организационные возможности снижения ТСО ИС, предоставляемые специальными техническими решениями, а именно:
- специальная адаптация ИС для конкретной предметной деятельности;
- наличие системы обнаружения ошибок, предназначенной для отслеживания и предупреждения неплановых простоев;
- применение аппаратно-программных решений, снижающих время простоя (рекомендованная величина времени простоя рабочих мест пользователей - 0,8 ч в месяц, предельно допустимая - 3,2 ч [13]);
- использование антивирусного программного обеспечения;
- автоматизированное резервное копирование и восстановление данных;
- разграничение доступа пользователей к вычислительным ресурсам системы и/или функциональное ограничение рабочих мест;
- наличие системы информационной безопасности, соответствующей актуальным угрозам. Иногда ТСО ИС зависит от страны происхождения программного обеспечения. Например, по мнению экспертов, для средних российских предприятий, не имеющих в планах сделки слияния
8 См. письмо Минфина России от 11.02.2013 № 03-05-0501/3372.
и поглощения на международном рынке, всегда выгоднее использовать отечественную систему электронного документооборота. Для обоснования этой позиции приводятся следующие аргументы:
- все компоненты стоимости (лицензии, работы по внедрению, поддержка) оказываются существенно ниже;
- зависимость вендора и внедренца от заказчика сильнее;
- зарубежные системы электронного документооборота исключительно сложны в адаптации и настройке [6].
Методология анализа TCO ИС представляется весьма интересным инструментом повышения экономической эффективности предприятия. Однако в настоящее время ее широкое применение в России ограничено множеством объективных факторов, влияние которых может постепенно нивелироваться по мере общественного развития.
Список литературы
1. Абрамов А. В работе по описанию системы документации СМК «Аэрофлот» перешел на ARIS. URL: http://ict-online.ru/news/n80953/.
2. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.Н., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием. М.: АйТи, 2009. 328 с.
3. Батрин Ю.Д., Фомин П.А. Особенности управления финансовыми ресурсами промышленных предприятий: монография. М.: Высшая школа, 2002.261 с.
4. Бродкин Д. Почему TCO еще важнее, чем кажется. URL: http://www.osp.ru/cw/2007/34/4353831/.
5. Буйдов А. Совокупная стоимость владения. Игра у сетки. URL: http://www.iemag.ru/master-class/ detail.php?ID=15689.
6. Демидов М. Затраты на СЭД: рассчитываем TCO. URL: http://www.it.ru/press_center/ publications/2919/.
7. Зимин К., Шпунт Я. Методика оценки стоимости владения (ТСО) корпоративного ПК. URL: http://www.iemag.ru/researches/detail.php?ID=17612.
8. Информационные технологии в медицине. 2010-2011. URL: http://itm.consef.ru/dl/2011/09/13/ Stoimost-vladeniya-MIS-Mukhin-Kossova.doc.
9. Котырев С. Методика подсчета стоимости владения сайтом. URL: http://cmslist.ru/articles/tco.
10. Козаченко В.Е. Управление общей стоимостью владения КИС. URL: http://www.cfin.ru/itm/kis/ kis tco.shtml.
11. Методика расчета снижения совокупной стоимости владения (TCO) серверной инфраструктурой при помощи технологий виртуализации VMware. URL: http://www.devbusiness. ru/mkozloff/2009/01/19/.
12. Мурадян А. Тайное и явное. URL: http:// www.i2r.ru/static/329/out_7416.shtml.
13. Мурадян А. TCO изнутри. URL: http://old. computerra.ru/1998/238/1156/.
14. ОвчинниковЛ.П. Инвестиции в информационные технологии. Особенности оценки. Парадокс продуктивности информационных технологий // Рефлексия. 2008. № 2. С. 59-63.
15. Оценка совокупной стоимости владения ИТ. URL: http://www.topsbi.ru/default.asp?artID=775.
16. Рейтинг развития ИКТ: Россия поднялась на 4 пункта, войдя в Топ-50. URL: http://www.cnews. ru/reviews/new/2013/articles/rejting_razvitiya_ikt_ rossiya_podnyalas_na_4_punktavojdya_v_top50/.
17. Рынок информационных и коммуникационных технологий г. Москвы. URL: http://oldtelecoms. kondrashov.ru/rating/2003/Minsvyaz_end/it_msc. html.
18. Смирнов А. Оптимизация расходов на IT. URL: http://www.cfin.ru/itm/tco.shtml.
19. Считаем стоимость владения (TCO) системой объединенных коммуникаций предприятия. URL: http://www.devbusiness.ru/mkozloff/2010/05/04/.
20. Черников А. Компьютеризация предприятий -разумный предел достигнут? URL: http://ko.com. ua/kompyuterizatiya_predpriyatij_-_razumnyj_predel_ dostignut_16381/.
21. Экономика ИТ: ключевые инвестиционные показатели. URL: http://cioguru.cnews.ru/pub/ byid/521780.
22. 400-е внедрение ИБС БИСквит. URL: http:// www.progress-tech.ru/news/corporate/71/.
23. BSA - Business Software Alliance. URL: http://www.tadviser.ru/index.php/%D0%9A%D0% BE%D0%BC%D0%BF%D0%B0%D0%BD%D0% B8%D1%8F:Business_Software_Alliance_(BSA).
24. IT Glossary. URL: http://www.gartner.com/it-glossary/ru/?s=TCO+definition.
25. Gartner Says Effective Management Can Cut Total Cost of Ownership for Desktop PCs by 42 Per cent. URL: http://www.gartner.com/newsroom/ id/636308.
26. The Global Information Technology Report 2014. URL: www3.weforum.org/docs/WEF_GlobalI nformationTechnology_Report_2014.pdf.
Economic analysis: theory and practice Cost management
ISSN 2311-8725 (Online) ISSN 2073-039X (Print)
MANAGING THE TCO OF AN INFORMATION SYSTEM: CURRENT STATE AND PROSPECTS
Vladimir Yu. KARPYCHEV
Abstract
Importance The need to increase the competitiveness of domestic enterprises leads to the search for new forms and methods of control of their economic efficiency. One of possible solutions to this problem is to optimize the cost of information technologies that significantly affect the final economic characteristics of enterprises. For this purpose, various approaches to the study and improvement of economic parameters of information systems have widespread application in foreign countries. Objectives This article attempts to analyze the well-known methodology of assessing the Total Cost of Ownership (TCO) of information systems and its
application in Russia, to determine the extent of its importance, current trends, specifics, constraints and prospects for application.
Methods To achieve the objectives, I used the methods of comparative analysis, extrapolation, trend analysis, and others.
Results I analyzed various aspects of the methodology of assessing the total cost of ownership of information systems and its application in Russia. I investigated the factors constraining the widespread use of the methodology. The study includes the consideration of possible alternative solutions to minimizing total cost of ownership of information systems.
Conclusions and Relevance I conclude that at present, when the problem of reducing total cost of ownership of information systems is relevant, the wide use of respective well-known foreign techniques of this indicator evaluation is limited by a number of factors having different nature. It is possible to overcome the considered constraints, if there is growing demand for modern tools of improving enterprise performance. Such demand originates with increasing organizational maturity of enterprises.
Keywords: information system, total cost of ownership, analysis, cost management
References
1. Abramov A. Vrabotepo opisaniyu sistemy doku-mentatsii SMK "Aeroflot" pereshel na ARIS [Aeroflot moved to ARIS to describe the Quality Management System documentation]. Available at: http://ict-online. ru/news/n80953/. (In Russ.)
2. Baronov V.V., Kalyanov G.N., Popov Yu.N., Titovskii I.N. Informatsionnye tekhnologii i upravlenie predpriyatiem [Information technologies and enterprise management]. Moscow, AiTi Publ., 2009, 328 p.
3. Batrin Yu.D., Fomin P.A. Osobennosti uprav-leniya finansovymi resursami promyshlennykh pred-priyatii: monografiya [Specifics of financial management of industrial enterprises: a monograph]. Moscow, Vysshaya shkola Publ., 2002, 261 p.
4. Brodkin D. Pochemu TCO eshche vazhnee, chem kazhetsya [Why TCO is even more important than it seems]. Available at: http://www.osp.ru/ cw/2007/34/4353831/. (In Russ.)
5. Buidov A. Sovokupnaya stoimost' vladeniya. Igra u setki [Total Cost of Ownership. The close-in play]. Available at: http://www.iemag.ru/master-class/ detail.php?ID=15689. (In Russ.)
6. Demidov M. Zatraty na SED: rasschityvaem TCO [Cost of EDMS: calculating the TCO]. Available at: http://www.it.ru/press_center/publications/2919/. (In Russ.)
7. Zimin K., Shpunt Ya. Metodika otsenki stoimosti vladeniya (TCO) korporativnogo PK [Methods of assessing the cost of ownership (TCO) of a corporate PC]. Available at: http://www.iemag.ru/researches/detail. php?ID=17612. (In Russ.)
8. Informatsionnye tekhnologii v meditsine. 2010-2011 [Information technologies in medicine. 2010-2011]. Available at: http://itm.consef.ru/ dl/2011/09/13/Stoimost-vladeniya-MIS-Mukhin-Ko-ssova.doc. (In Russ.)
9. Kotyrev S. Metodika podscheta stoimosti vladeniya saitom [A methodology of calculating the TCO of a website]. Available at: http://cmslist.ru/articles/tco. (In Russ.)
10. Kozachenko V.E. Upravlenie obshchei stoimost'yu vladeniya KIS [Managing the total cost of ownership of a corporate information system]. Available at: http://www.cfin.ru/itm/kis/kis_tco.shtml. (In Russ.)
11. Metodika rascheta snizheniya sovokupnoi stoimosti vladeniya (TCO) servernoi infrastrukturoi pri pomoshchi tekhnologii virtualizatsii VMware [A methodology of computing a decrease in the total cost of ownership (TCO) of server infrastructure using VMware virtualization technologies]. Available at: http://www.devbusiness.ru/mkozloff/2009/01/19/. (In Russ.)
12. Muradyan A. Tainoe i yavnoe [Secret and overt]. Available at: http://www.i2r.ru/static/329/out_ 7416.shtml. (In Russ.)
13. Muradyan A. TCO iznutri [TCO from the inside]. Available at: http://old.computerra. ru/1998/238/1156/. (In Russ.)
14. Ovchinnikov L.P. Investitsii v informatsionnye tekhnologii. Osobennosti otsenki. Paradoks produk-tivnosti informatsionnykh tekhnologii [Investment in information technology. Specifics of evaluation. The paradox of information technology productivity]. Re-fleksiya = Reflection, 2008, no. 2, pp. 59-63.
15. Otsenka sovokupnoi stoimosti vladeniya IT [Estimating the total cost of ownership of IT]. Available at: http://www.topsbi.ru/default.asp?artID=775. (In Russ.)
16. Reiting razvitiya IKT: Rossiyapodnyalas 'na 4 punkta, voidya v Top-50 [Rating of ICT development: Russia moved up 4 points having entered Top 50]. Available at: http://www.cnews.ru/reviews/new/2013/ articles/rejting_razvitiya_ikt_rossiya_podnyalas_na_ 4_punktavojdya_v_top50/. (In Russ.)
17. Rynok informatsionnykh i kommunikatsionnykh tekhnologii g. Moskvy [The information and communication technologies market of Moscow]. Available at: http://oldtelecoms.kondrashov.ru/rating/2003/Mins-vyaz_end/it_msc.html. (In Russ.)
18. Smirnov A. Optimizatsiya raskhodov na IT [Optimizing the cost of IT]. Available at: http://www. cfin.ru/itm/tco.shtml. (In Russ.)
19. Schitaem stoimost'vladeniya (TCO) sistemoi ob "edinennykh kommunikatsii predpriyatiya [Computing the cost of ownership (TCO) of the Unified
Communications system of an enterprise]. Available at: http://www.devbusiness.ru/mkozloff/2010/05/04/. (In Russ.)
20. Chernikov A. Komp'yuterizatsiya predpriya-tii - razumnyi predel dostignut? [Computerization of enterprises: is a reasonable limit reached?]. Available at: http : //ko.com .ua/kompyuterizaciya_predpriyatij _-_razumnyj_predel_dostignut_16381/. (In Russ.)
21. Ekonomika IT: klyuchevye investitsionnye pokazateli [Economics of IT: key investment indicators]. Available at: http://cioguru.cnews.ru/pub/ byid/521780. (In Russ.)
22. 400-e vnedrenie IBSBISkvit [The 400th implementation of IBS BISQUIT]. Available at: http://www. progress-tech.ru/news/corporate/71/. (In Russ.)
23. BSA: Business Software Alliance. Available at: http://www.tadviser.ru/index.php/ %D0%9A%D0%BE%D0%BC%D0%BF%D0%B0%
D0%BD%D0%B8%D1%8F:Business_Software_Alli-ance_(BSA). (In Russ.)
24. IT Glossary. Available at: http://www.gartner. com/it-glossary/ru/?s=TCO+definition.
25. Gartner Says Effective Management Can Cut Total Cost of Ownership for Desktop PCs by 42 Per cent. Available at: http://www.gartner.com/newsroom/ id/636308.
26. The Global Information Technology Report 2014. Available at: www3.weforum.org/docs/WEF_ GlobalInformationTechnology_Report_2014.pdf.
Vladimir Yu. KARPYCHEV
Nizhny Novgorod State Technical University named after R.E. Alekseev, Nizhny Novgorod, Russian Federation [email protected]
