CC BY
154
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
МОДЕЛИРОВАНИЕ УЧЕТНОГО ПРОЦЕССА В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ
Т. В. ЗЫРЯНОВА, доктор экономических наук, профессор, заведующая кафедрой бухгалтерского учета, анализа и аудита Уральской академии государственной службы Ж Р. СКРЕБКОВА, старший преподаватель Уральского гуманитарного института
Экономическое моделирование является воспроизведением экономических объектов и процессов в ограниченных, малых, экспериментальных формах и искусственно созданных условиях. Поэтому моделирование является универсальным методом научного познания и предполагает изучение какого-либо объекта посредством создания его модели, обладающей теми же основными характеристиками, что и изучаемый объект. От качества исходной информации об объекте моделирования зависит как адекватность модели, так и достоверность результатов моделирования.
Практически во всех науках о живой и неживой природе построение и использование моделей является мощным инструментом познания реальности. Создание модели позволяет:
— понять, как устроен конкретный объект, какова его структура, основные свойства, законы развития и взаимодействия с окружающим миром (понимание);
— научиться управлять объектом (или процессом) и определить наилучшие способы управления при заданных целях и критериях (управление);
— прогнозировать прямые и косвенные последствия реализации заданных способов и форм воздействия на объект (прогнозирование).
Таким образом, модель — система, используемая для получения представления о каком-либо объекте (процессе), отражающая его в ходе исследования, управления и прогнозирования. Следует отметить, что различие в понятиях «модель» и «проект» состоит в том, что модель отражает сис-
тему, а проект дает лишь общее представление о чем-либо в виде формы описания, раскрывающей сущность замысла и возможность его практической реализации. Следовательно, проектирование отличается от моделирования тем, что оно отражает лишь построение создаваемой системы, объекта или процесса, а не их воспроизведение.
Модель информационной системы является отображением ее свойств через формализованное описание компонентов системы и отношений между ними посредством какого-либо языка (естественного, алгоритмического, математического, графического). При построении такой модели формируется организационно-экономическая модель конкретного субъекта управления, в которой детализированы все связи между информационными совокупностями, присущие объекту, и алгоритмы преобразования информации.
Главной задачей моделирования является максимально возможное приближение свойств и характеристик созданной модели к объекту или явлению, поведение которого необходимо изучить. Моделирование позволяет описать моделируемый объект математическими формулами, по которым в дальнейшем может быть составлена компьютерная программа.
Существует ряд принципов классификации моделей разной природы, из которых наиболее существенными представляются следующие:
— по способу отображения действительности, т. е. по форме;
— по характеру моделируемых объектов, т. е. по содержанию.
Исследователи в области моделирования информационных систем проф. В. А. Абчук, проф. С. И. Волков, А. В. Могилев, М. И. Семенов, К. В. Балдин, А. М. Вендров по способу отображения различают два вида моделей: материальные и абстрактные (идеальные или мысленные).
Материальные модели делятся на следующие подвиды:
• физические модели — материальные модели, имеющие целью воспроизвести различного рода физические связи и зависимости изучаемого объекта (авто- и авиамодели);
• аналоговые модели — модели, описывающие поведение объекта (аналоговые ЭВМ, кибернетические функциональные модели);
• пространственные модели — сооружения, предназначенные для отображения пространственных свойств или отношений объекта (макеты домов, заводов, транспортной сети, расположения оборудования в цехе и т. д.). Абстрактные (идеальные или мысленные) модели
делятся на следующие подвиды:
• знаковые — модели, в которых элементы объекта и их отношения выражены с помощью знаков, в том числе математических символов и формул;
• наглядно-образные модели — модели, образы которых в сознании построены из чувственно-наглядных элементов (произведения искусства, т. е. живопись, скульптура, литература, театр и т. д.);
• описательные (концептуальные) модели, в которых отношения выражены в образах языка. Особое место среди знаковых моделей занимают математические модели, которые, по мнению академика А. А. Самарского, «являются самым большим достижением научно-технической революции XX века». Математические модели делятся на две группы: аналитические и алгоритмические (которые иногда называют имитационными).
Для аналитического моделирования характерно описание процессов функционирования системы посредством системы алгебраических, дифференциальных, интегральных или конечно-разностных уравнений.
При алгоритмическом моделировании описывается процесс функционирования системы во времени, причем имитируются элементарные явления, составляющие процесс с сохранением их логической структуры и последовательности протекания во времени.
Автор В. И. Варфоломеев существующие математические модели называет моделями экономических систем и по масштабу моделирования условно разделяет их на три группы.
К первой группе относятся модели, достаточно точно отражающие какую-либо одну сторону определенного экономического процесса, происходящего в системе сравнительно малого масштаба.
Ко второй группе относятся модели, которые описывают реальные процессы, протекающие в экономических системах малого и среднего масштаба, подверженные воздействию случайных и неопределенных факторов. Разработка таких моделей требует принятия допущений, позволяющих разрешить неопределенности. Среди моделей этой группы наибольшее распространение получили модели так называемых систем массового обслуживания.
К третьей группе относятся модели больших и очень больших (макроэкономических) систем: крупных торговых и промышленных предприятий и объединений, отраслей народного хозяйства и экономики страны в целом.
Автор А. В. Могилев предлагает несколько иную классификацию абстрактных моделей, при которой различают следующие:
1) вербальные (текстовые) модели — это модели, которые используют последовательность предложений на формализованных диалектах естественного языка для описания некоторой области действительности (например, правила дорожного движения, учебник);
2) математические модели — класс знаковых моделей, использующих математические методы, представляющие собой сложную систему уравнений, описывающих физические процессы. Например, можно рассмотреть математическую модель звезды. Эта модель будет представлять собой сложную систему уравнений, описывающих физические процессы, происходящие в недрах звезды. Математической моделью другого рода являются, например, математические соотношения, позволяющие рассчитать оптимальный (наилучший с экономической точки зрения) план работы какого-либо предприятия.
Математическая модель исследуемого процесса или явления на определенной стадии исследования преобразуется в компьютерную (вычислительную) модель, которая затем превращается в алгоритм и компьютерную программу (рис. 1);
3) информационные модели — класс знаковых моделей, описывающих информационные процессы (возникновение, передачу, преобразование и использование информации) в системах различной природы. Информационное моделирование может включать вербальные и математические модели, поэтому граница между вербальными, математическими и информационными моделями может быть проведена весьма условно.
Обобщив мнения ранее перечисленных исследователей в области моделирования информационных систем, авторы предлагают следующую классификацию методов моделирования и соответствующих им моделей, представленную на рис. 2.
Наиболее распространенным методом исследования систем является предметное моделирование, при котором модель воспроизводит основ -ные геометрические, физические, динамические и функциональные характеристики «оригинала», позволяющие сконструировать изучаемую предметную область, изобразив ее с помощью формул, таблиц, графиков, числовых примеров. Предметная область представляет собой элементы материальной системы, информация о которых хранится и обрабатывается в экономической информационной системе. Элементами материальной системы являются совокупность используемых данных, а также связи между ними, реализующие функциональные задачи. Например, если объектом рассмотрения является предприятие, то его предметной областью будет множество его составных элементов, их свойств и связей между ними.
Модель предметной области можно представить в виде пересечения следующих множеств:
МПО = {Б, X, В, I], где Б — словарь понятий предметной области;
X — множество данных;
В — множество связей по определению;
I — множество функциональных связей.
Для г'-й компоненты, входящей в распределенную систему, модель предметной области определятся как объединение подмножеств:
МПО. = {Б, X, В, I],
г 1 ' г' г' г''
где X, В, 11 — соответствующие подмножества X,
В. и I.
В данной статье в качестве предметной области рассматривается бухгалтерский учет как функция управления предприятием и часть ее информационной системы.
Учетные процессы не имеют физических параметров, поэтому для их изучения достаточно смоделировать функциональные характеристики, а также
Алгоритмизация Программирование
моделирование —► —► —► результатов
Рис. 1. Обобщенная схема компьютерного математического моделирования
Рис. 2. Классификация методов моделирования
спрогнозировать поведение изучаемого объекта в различных ситуациях. Этого достигают, разрабатывая знаковые образования определенного вида: математические формулы, схемы, таблицы, графики, унифицированные формы и правила их заполнения и др. Такое моделирование называют логико-математическим, которое является важнейшим видом знакового моделирования. Знаковые образования и их элементы в логико-математическом моделировании рассматриваются вместе с определенными преобразованиями и операциями над ними. Идеальная логико-математическая модель является основой для алгоритмизации учетных процессов и разработки программного обеспечения.
Авторы проф. Г. А. Титоренко и Ю. П. Липун-цов по степени абстракции выделяют следующие типы информационных моделей: концептуальные; логические; физические.
Концептуальная модель отражает наиболее общее описание предметной области без каких-либо подробностей и деталей.
Логическая модель систематизирует разнообразную информацию и отражает ее свойства по содержанию, структуре, объему, связям и динамике с учетом удовлетворения информационных потребностей всех категорий пользователей. Полезность и эффективность логической модели зависят от степени отображения ею моделируемой предметной области.
Физическая модель описывает реальную систему в деталях.
Следует отметить мнение автора А. М. Вендро-ва, который моделирование определяет как процесс создания формализованного описания системы в виде совокупности моделей, имеющих входные и выходные данные. Каждая модель определяет конкретный аспект системы, используя взаимосвязанные компоненты. Автор В. И. Варфоломеев также отмечает, что возможно существование множества моделей одного и того же объекта-оригинала, различающихся целями исследования и степенью адекватности, т. е. соответствия моделируемому объекту или процессу. Адекватность — понятие условное, так как не может быть полного соответствия модели реальному объекту, поэтому при моделировании каждая модель подлежит верификации. Верификация модели заключается в оценке степени ее адекватности объекту (процессу), для анализа или управления которым она предназначена, и сводится к сопоставлению результатов, рассчитанных по модели с соответствующими показателями действительного поведения объекта (процесса). Полное или удовлетворительное их соответствие служит свидетельством истинности модели и основанием для ее практического использования. Адекватность модели является важнейшим понятием экономико-математического моделирования.
В развитии бухгалтерского моделирования проф. М. И. Кутер выделяет три этапа.
На первом этапе бухгалтеры в дидактических целях использовали математическое или символьное иллюстрационное изображение бухгалтерских категорий (например, так называемый Т-счет).
На втором этапе происходит моделирование уже хозяйственных процессов и с помощью графи-
Рис. 3. Функции бухгалтерского моделирования
ческих схем, графиков и математических формул раскрывается структура учетных записей.
Третий этап моделирования связан с развитием кибернетики и теории систем. Так, системы линейных уравнений учета затрат, параллельное построение плановых и отчетных матриц и т. д. предопределили новый уровень в развитии методологии учета.
Функции бухгалтерского моделирования представлены на рис. 3.
Таким образом, задача бухгалтерского моделирования состоит в том, чтобы создать унифицированную модель учетного процесса, которая будет адекватна существующей модели бухгалтерского учета на предприятии, но иметь преимущества в средствах и методах формирования учетной информации. Такое моделирование способствует более полной реализации требований, улучшению качества системы и повышению степени ее управляемости.
Итак, в данной статье при моделировании учетного процесса будут рассмотрены модели, которые отражают предметную область с использованием автоматизированных систем бухгалтерского учета (АСБУ).
Моделирование в бухгалтерском учете в условиях автоматизации преследует цель создания схем обработки, обобщения и группировки бухгалтерской информации. Проф. В. А. Абчук и К. В. Бал-дин предлагают следующую последовательность моделирования систем: концептуальное описание (исследование) системы, ее формализация и алгоритмизация, а также квантификация (количественное выражение, измерение качественных признаков, например оценка в баллах) системы, если это необходимо.
С помощью моделирования появляется возможность комплексного, системного подхода к описанию учетного процесса на предприятии. По мнению авторов, учетный процесс предприятия можно представить в виде совокупности моделей, содержание которых позволяет выделить основные возможности моделирования (табл. 1).
Методика описания моделей предусматривает возможность внесения необходимых изменений, что обеспечивает открытость системы учета. Изменениями могут быть увеличение или уменьшение
номенклатуры показателей, изменения в Плане счетов и классификаторах, расширение количества реквизитов в первичных документах и др.
Проф. Н. Н. Илышева отмечает, что в основе концепции моделирования учетного процесса должны быть положены следующие основные принципы:
— достаточности используемой информации;
— инвариантности используемой информации;
— преемственности моделей;
— адекватности системы моделей;
— достоверности и сопоставимости используемой информации;
— следящего моделирования;
— эффективной реализуемости комплекса экономико-математических моделей в рамках компьютерных технологий.
Данные принципы вытекают из общенаучных принципов системного экономико-математического моделирования и системного анализа. Характеристика основных принципов концепции моделирования учетного процесса представлена в табл. 2.
Таблица 1
Сущность моделей учетного процесса
Название модели Характеристика модели Основные возможности моделирования
Модель первичной учетной информации Отражает обработку документов посредством выполнения следующих операций: составление, регистрация, группировка, контировка и т. д. Описывает жизненный цикл документа, а также его движение из одного подразделения в другое. Позволяет выявить некоторые недостатки существующей системы документооборота, такие как создание невостребованных документов, отсутствие контроля за движением отдельных документов, немотивированное дублирование работ. Является средством оптимизации управления документами. Является инструментом системного анализа при проектировании автоматизированной информационной системы. Совершенствует движение документов и информации по организации посредством внедрения системы электронного документооборота Повышение строгости и точности бухгалтерских построений модели учета, в части определения терминов, формулировок отдельных положений и обоснования теоретических положений. Разработка методики учета, приемлемой для всех отраслей и систем народного хозяйства, каждая из которых трактуется как элемент глобальной модели. Выявление взаимосвязи между элементами системы. Сопоставление различных систем учета их оценкам и выбор наиболее эффективной. Использование технических и программных средств для модельного описания систем. Усиление познавательных возможностей бухгалтерского учета и объединение его задач с задачами планирования и анализа. Использование закономерностей в управлении хозяйственным процессом, выявленных на основе экономического модельного эксперимента и анализа
Модель системы счетов Отражает систематические записи в номенклатуре Плана счетов, которые связывают счета в единую информационную финансовую модель экономического субъекта. Отражает учет данных на счетах о состоянии и изменениях, происходящих в объектах бухгалтерского наблюдения посредством проводки. Показывает влияние бухгалтерских счетов на финансовое положение экономического субъекта в бухгалтерской информационной модели
Модель отчетности Отражает структуру учетных регистров и форм отчетности на предприятии. Является основным источником при оценке (анализе) функционирования хозяйственного субъекта, ее производственно-хозяйственной и финансовой деятельности, направленной на совершенствование или развитие всей системы управления предприятием
Модель оценки Показывает способ отражения объектов бухгалтерского учета в обобщающем стоимостном измерителе. Отражает оценку совокупности хозяйственных операций для формирования бухгалтерской информационной модели в рублях
Модель соответствия между моделью первичной учетной информации, моделью системы счетов и моделью отчетности Систематизирует движение учетной информации от составления первичного документа до формирования отчетности в процессе ее обработки. Реализует схему: первичный документ ^ бухгалтерский счет ^ учетный регистр ^ бухгалтерская отчетность
Таблица 2
Основные принципы концепции моделирования учетного процесса
Название принципа Характеристика принципа Результат реализации принципа
Принцип достаточности используемой информации Использование в каждой частной модели известной информации (нормативные, справочные, прогнозные данные, данные стратегического учета) с требуемой для результатов моделирования точностью Возможность перехода от общих моделей к более подробным, постепенно уточняя и конкретизируя результаты
Принцип инвариантности информации Независимость используемой в модели входящей информации от параметров моделируемой системы, которые еще неизвестны на данной стадии исследования Исключение нередко встречающегося замкнутого круга при построении модели, т. е. когда в модели используется информация, которая может быть известна лишь по результатам моделирования
Принцип преемственности Выбор критериев модели при условии того, что обеспечивается выполнение принципов достаточности и инвариантности используемой информации Сохранение свойств объекта установленного или отраженного в предыдущих моделях системы в каждой последующей модели
Принцип адекватности системы моделей Отражение ряда подмоделей, направленных на решение различных задач и осуществляемых в различных целях в общей модели системы учета на предприятии Формирование адекватной модели системы учетного процесса на предприятии
Принцип достоверности и сопоставимости используемой информации Снижение качества каждой конкретной модели и подмодели, а также ценности полученных при моделировании результатов при наличии недостоверной и несопоставимой информации Обеспечение получения итоговых данных наиболее приближенных к реальным результатам моделирования.
Принцип следящего моделирования Предполагает наличие в модели системы, позволяющей отслеживать ошибки, которые возникают в процессе моделирования Разработка основных методов реагирования на ошибку в результате оценки риска возможной ошибки и ее последствий в рамках разработанной модели
Принцип эффективной реализуемости комплекса экономико-математических моделей в рамках компьютерных технологий Предполагает использование компьютерных технологий в целях эффективной алгоритмизации решения комплекса задач, предусмотренных в моделях учета Сокращение времени на обработку информации. Повышение точности и достоверности полученных результатов при моделировании. Расчеты, выполненные в рамках построенной модели, позволяют строить прогнозы, а также проводить объективные оценки
Экономико-математические модели, так же, как и математические модели, относятся к особому классу моделей, посредством которых осуществляется моделирование экономических процессов и объектов.
На начальном этапе процесса моделирования используют математические модели наибольшей степени обобщения факторов, учитывающих лишь самые общие закономерности — так называемые концептуальные модели, характеризующие «наименьший масштаб» исследования. Затем уточняют объект и предмет исследования, дополняя модель большим числом факторов и измеряя их характеристики в шкалах промежуточной степени совершенства, которые характеризуют «средний масштаб» исследования. Далее, когда определены объект и предмет моделирования, т. е. выделен конкретный элемент из реальной действительности и решены закономерности его воспроизведения во всех деталях, проводят детальное моделирование, характеризующее самый «крупный масштаб» исследования.
На основании ранее изложенного объектом моделирования выделим систему бухгалтерского учета на предприятии, а предметом моделирования — учетный процесс в условиях автоматизации.
Следует отметить, что задачи бухгалтерского учета относятся к структурированным задачам, т. е. имеют точный алгоритм решения и могут быть представлены простой математической моделью. Алгоритмы решения учетных задач не требуют привлечения сложного математического аппарата и базируются на формализации описания правил ведения бухгалтерского учета, содержащихся в нормативных актах и инструкциях.
Помимо алгоритмов решения учетных задач, определяемых нормативной базой бухгалтерского учета, АСБУ включают целую группу моделей, отражающих основные особенности предметной области, по-разному реализованные в программном обеспечении. Особенности реализации моделей определяют специфику технологии использования
программного обеспечения, а также его функциональные возможности.
Таким образом, математические средства, а также совокупность моделей представления и интерпретации учетной информации, используемых при описании алгоритмов решения задач бухгалтерского учета, относятся к математическому обеспечению АСБУ.
Представление некоторых моделей учетного процесса в АСБУ, отражающих особенности предметной области, приведено в табл. 3.
Рассмотрим кратко представление указанных моделей в АСБУ.
Концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных является моделью учетного процесса и отражает его наиболее общие, принципиальные информационные аспекты. Данная модель более подробно будет рассмотрена в дальнейшем.
Модель системы бухгалтерских счетов является основой системы бухгалтерского учета и отражает порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов, применяемых в учете. Данная модель в автоматизированной системе бухгалтерского учета включает систему синтетических счетов, систему аналитических счетов и взаимосвязь между ними.
Реализуемые в программном обеспечении АСБУ модели системы счетов имеют некоторые различия. При построении системы синтетических счетов различия состоят в наборе характеристик, прописываемых в Плане счетов, а также структуре и сервисных возможностях работы со справочником счетов. Различия в организации системы аналитических счетов проявляются в использовании разных моделей организации аналитического учета, составе и структуре справочников объектов аналитического учета (ОАУ), в подходах к их типизации и способах
Модели, отражающие особен
использования аппарата параметров аналитических счетов. Взаимосвязь синтетических и аналитических счетов в программах также реализуется по-разному и во многом зависит от используемой модели организации аналитического учета.
Моделью системы синтетических счетов в АСБУ является компьютерный План счетов, разработанный на основании Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций, утвержденного приказом Минфина России от 31.10.2000 № 94н с последующими изменениями и дополнениями. В соответствии с особенностями финансово-хозяйственной деятельности конкретного предприятия, которые предполагают использование только части счетов общего Плана, а также в связи с отсутствием четкого определения субсчетов отдельных счетов в действующем Плане счетов на предприятии разрабатывается рабочий план счетов, в котором отражается совокупность всех используемых счетов на предприятии. Рабочий план счетов определяет глубину детализации данных в учете, возможность получения необходимых отчетных сведений. Многие из систем автоматизации учета позволяют вести несколько независимых планов счетов. Благодаря этому возможна организация параллельного ведения учета по нескольким методикам, например по национальным и международным стандартам.
Компьютерный план счетов организован в виде списка, в котором каждая запись соответствует определенному счету (субсчету). На различных синтетических счетах (субсчетах) учитываются объекты разного экономического содержания, поэтому в компьютерном Плане счетов должны быть описаны характеристики счетов. Эти характеристики определяют алгоритмы и технологические особенности последующей обработки счетов и задаются в процессе настройки справочника счетов или поддерживаются
Таблица 3
•сти бухгалтерского учета в АСБУ
Название модели Характеристика модели
Концептуальная модель автоматизированной обработки учетныхданных Этапы учетного процесса, повторяемые в каждом отчетном периоде: 1) документирование хозяйственных операций и формирование информационной базы данных учета; 2) обобщение учетных данных и формирование текущих учетных регистров и внутренних отчетов; 3) завершение отчетного периода, формирование отчетности и анализ финансовых результатов деятельности предприятия
Модель системы бухгалтерских счетов 1. Система синтетических счетов. 2. Система аналитических счетов. 3. Связь между синтетическими и аналитическими счетами
Модель организации документооборота 1. Порядок формирования, хранения и обработки документов. 2. Трансформация документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета
Модель представления бухгалтерских записей на счетах 1. Способы ввода данных в информационную систему учета. 2. Формирование записей о хозяйственных операциях на бухгалтерских счетах
системой автоматически. Наиболее типичными характеристиками счетов (субсчетов) являются:
1) код и наименование счета (субсчета);
2) тип счета по отношению к балансу;
3) тип сальдо счета (субсчета);
4) признак наличия аналитического учета по счету (субсчету);
5) признак необходимости ведения натурального (количественного) учета объектов аналитического учета, привязанных к данному счету (субсчету);
6) признак необходимости ведения учета в инвалютном выражении;
7) увязка счетов с типовыми формами выходной информации.
Перечисленный набор характеристик счетов, кроме первой, является альтернативным для программных средств АСБУ. Например, необходимость учета аналитических объектов в натуральном выражении наиболее часто применяется в системах, основанных на модели унифицированного представления учетной информации. Это обеспечивает формирование не только стоимостных, но и натуральных показателей по данным бухгалтерских записей. Указанные характеристики являются внешними и в системах могут быть реализованы по-разному. К внутренним характеристикам относят начальное и конечное сальдо каждого счета/субсчета, а также дебетовые и кредитовые обороты в стоимостном выражении.
Практически любая система автоматизации бухгалтерского учета поддерживает ведение аналитического учета, который наиболее полно раскрывает возможности системы. В практике бухгалтерского учета применяют самые разнообразные аналитические показатели. Их состав определяется как внешними (например, действующей системой налогообложения), так и внутренними (учетной политикой предприятия) факторами, а также требованиями детализации учетных данных, обеспечивающими полноту получения выходной информации.
Некоторые модели аналитического учета,_реа-лизуемые в АСБУ, представлены в табл. 4.
В типизированных моделях для обозначения группы объектов одного вида (типа аналитического счета) используется понятие «Виды субконто». Каждому виду субконто соответствует множество конкретных объектов одного вида, которые образуют массив, т. е. справочник или перечисление объектов аналитического учета (значения субконто). В качестве субконто могут выступать основные средства, товары, материалы и другие реальные и абстрактные объекты. Следует отметить, что термин субконто в переводе с итальянского языка означает субсчет. По мнению авторов, такая терминология является некорректной, с точки зрения теории бухгалтерского учета, поскольку в данном случае имеются в виду именно аналитические счета, а не субсчета.
В нетипизированных моделях типы не устанавливаются.
Отсутствие единых подходов к составу и классификации аналитической информации, субъективность разработчиков в подходе к реализации функций аналитического учета характеризуют разнообразие справочников объектов аналитического учета, используемых в программном обеспечении АСБУ. Модель типизированных аналитических счетов дает возможность получать бухгалтерские итоги (сальдо и оборотов) как по конкретному синтетическому счету в разрезе значений субконто, так и по конкретному объекту аналитического учета субконто в разрезе тех синтетических счетов, на которых учитывается данный объект.
В автоматизированной информационной системе «Галактика 5.71» аналитический учет ведется с помощью механизма Классификатора КАУ (код аналитического учета). Объект аналитического учета характеризуется названием, кодом, под которым он хранится в каталоге, и кодом аналитического учета, под которым этот объект занесен в класси-
Таблица 4
Модели аналитического учета в АСБУ
Наименование модели
Характеристика модели
Схема модели
Модель типизированных аналитических счетов («1С:Бухгалтерия», «Инософт» и др.)
Система синтетичесюгх счетов отделена от системы аналитических счетов
Синтети- Аналити-
ческии ческий
счет счет 1-го
уровня
Аналити-
ческий
счет я-го
уровня
Модель нетипизированных аналитических счетов («Инфо-бухгал-тер», «Финансы без проблем» и др.)
Коды синтетического и аналитического счетов последовательно соединяются в один общий код
Синтетический счет Аналитический счет 1-го уровня Аналитический счет 2-го уровня Аналитический счет я-го уровня
\ ' ' /
Символы-разделители
— при отдельном ведении на предприятии управленческого учета;
— при раздельном ведении учета отдельных подразделений предприятия (филиалов) с дальнейшей консолидацией.
В наиболее развитых программных системах План счетов может содержать описание корреспонденции каждого счета в целях контроля за корректностью формирования бухгалтерских записей.
Установление взаимосвязи синтетических и аналитических счетов в системах автоматизации бухгалтерского учета выполняется несколькими способами, которые определяются различиями в организации аналитического учета и применяемой модели аналитического учета. Представим классификацию способов установления взаимосвязи счетов в табл. 5.
Модель системы синтетических и аналитических счетов, а также связь между ними показана на рис. 4.
Представленная на рис. 4 модель системы счетов применяется не во всех системах автоматизации учета из-за возможных функциональных ограничений в используемом программном обеспечении. Поэтому следует отметить, что в современных автоматизированных системах учета реализуются основополагающие элементы методологии бухгалтерского учета.
Далее рассмотрим модель организации документооборота, которая отражает порядок формирования, хранения, обработки и трансформации документов в систему записей на счетах бухгалтерского учета.
Одним из основополагающих принципов ведения бухгалтерского учета является документальная регистрация фактов хозяйственной деятельности, отражаемых в учете. При осуществлении производственно-хозяйственной или финансовой
Таблица 5
Способы установления взаимосвязи синтетических и аналитических счетов в АСБУ
Способ Наименование модели Модель аналитического учета Описание модели Схема модели
Первый Простая модель Типизированная Одному синтетическому счету соответствует только один вид субконто (тип аналитического счета) Один синтетический счет ^ Один вид субконто
Иерархическая модель Нескольким синтетическим счетам соответствует только один вид субконто Несколько синтетических счетов ^ Один вид субконто
Фасетная модель Одному синтетическому счету соответствует несколько видов субконто Один синтетический счет ^ Несколько видов субконто
Второй Иерархическая модель Нетипизированная Поля для кодов синтетических и аналитических счетов не выделены Синтетический и аналитический счета записаны в одном поле
Третий Пооперационная модель Нетипизированная Нет взаимосвязи синтетического и аналитического счетов Взаимосвязь устанавливается программой при формировании записей о хозяйственной операции
фикатор. Пополнение каталогов ведет к автоматическому созданию новых объектов аналитического учета. В программной системе «Галактика» предусмотрены три уровня аналитического учета, причем допускается произвольное объединение элементов (объектов учета) всех уровней.
В общем случае (по умолчанию) по каждому аналитическому объекту системы поддерживается учет остатков и оборотов в денежном выражении. На счетах с признаком ведения количественного учета дополнительно поддерживаются бухгалтерские итоги в натуральном выражении, а на счетах с признаком ведения валютного учета — итоги в иностранной валюте.
К основным особенностям в построении модели счетов в условиях автоматизации относят: расширение возможностей аналитического учета и одновременное ведение учета в нескольких планах счетов.
В современных компьютерных программах бухгалтерского учета допустимым является использование от трех до пяти разрезов аналитического учета по каждому синтетическому счету. Это дает возможность организовать ведение аналитического учета в соответствии с требованиями утвержденного плана счетов и получать всю необходимую отчетность с нужным уровнем детализации, однако это не исключает построения аналитического учета и по более глубокому иерархическому принципу.
Важной особенностью множества компьютерных программ является возможность вводить корреспонденцию счетов одновременно в нескольких рабочих планах счетов. Данная функциональная возможность применяется в следующих случаях:
— если по первичному документу одновременно формируются две группы корреспонденции счетов: одна в российском Плане счетов, а другая — по международным стандартам;
Область организации синтетического учета
Область организации аналитического учета
Справочник синтетических счетов/ субсчетов (План счетов)
Связь синтетического и аналитиче-
ского учета
Справочник 1 (ОАУ)
Справочник параметров ОАУ 1
Справочник 2 (ОАУ)
Справочник параметров ОАУ 2
Справочник п (ОАУ)
Справочник параметров ОАУ п
ОАУ - объекты аналитического учета
Рис. 4. Организация системы счетов в АСБУ
операции на предприятии формируется первичный документ, подтверждающий ее совершение, законность и достоверность. Он является основанием для отражения хозяйственной операции в информационной базе учета и служит основой информационной системы бухгалтерского учета.
По унификации и типизации форм различают типовые и индивидуальные документы. В автоматизированных системах бухгалтерского учета в соответствии с Федеральным законом от 21.11.1996 № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» используются типовые формы документов, сгруппированные в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Если такая возможность отсутствует, то разрабатываются новые формы документов с учетом предъявляемых к ним требований, которые и утверждаются руководителем предприятия.
Типовые документы бывают двух видов: межотраслевые и отраслевые. Межотраслевые типовые документы являются едиными для всех предприятий любой отрасли и форм собственности. К ним относятся первичные документы по учету основных средств, материальных ценностей, готовой продукции, кассовых, банковских и расчетных операций и др. Отраслевые типовые документы используются в пределах отдельной отрасли. Они отражают специфику оформления учетных операций конкретной отрасли. Чаще всего отраслевые типовые документы используются для регистрации операций по заработной плате, учету затрат, операций учета товаров. Движение документов на предприятии с момента их получения или создания до завершения исполнения и сдачи в архив называется документооборотом.
Рассмотрим классификации моделей документооборота в АСБУ, предложенные проф. Е. Л. Шуре-мовым, проф. С. М. Бычковой и Г. В. Федоровой.
В зависимости от того, является АСБУ локальной или входит в состав комплексной информа-
ционной системы предприятия, сформировались два подхода к работе с учетными документами.
Первый подход заключается в том, что каждый первичный документ в момент создания должен быть отражен на счетах бухгалтерского учета. В основе этого подхода лежит принцип взаимосвязи документов и записей массива информации о хозяйственных операциях, который реализуется во всех моделях, использующих первый подход. Второй подход ориентирован на документооборот всего предприятия и базируется на системе взаимосвязи между документами разных видов. К документам одного вида относят совокупность документов, имеющих общее назначение и единую форму, например приходный кассовый ордер, расходный кассовый ордер и др.
Классификация моделей документооборота при первом подходе, предложенная указанными авторами, показана в табл. 6.
По мнению авторов, обработка первичных документов в первой модели в определенной степени противоречит технологии учетного процесса, при котором хозяйственная операция отражается в учете только после составления и утверждения первичных документов. Поэтому, применяя данную модель, необходимо контролировать записи, по которым был выписан первичный документ, но хозяйственная операция не была совершена.
Основным недостатком первых двух моделей является несоблюдение временного интервала между созданием документа и формированием соответствующих ему записей на счетах.
Основным преимуществом полной модели документирования, по мнению авторов, является обеспечение взаимодействия электронных копий документов. Однако следует отметить, что для небольших предприятий данная модель документирования может оказаться технологически убыточной.
Второй подход к построению документооборота в АСБУ нашел отражение во многих системах, использующих третью и четвертую модели работы с первичными документами. Так, по некоторым хозяйственным операциям устанавливается взаимосвязь между документами разных видов (между документом-основанием и сопроводительным документом), что является элементом модели полного документооборота. Например, на основании выписанного счета покупателю можно сформи-
Таблица 6
Классификация моделей документооборота
Название модели Характеристики модели Особенности модели
1-я модель
Документ как дополнение к хозяйственной операции Выходная форма документа является дополнением к хозяйственной операции. Основой учета является корреспонденция счетов Запись о хозяйственной операции сразу же становится актуальной и определяемые ею корреспонденции счетов участвуют в расчетах оборотов и сальдо. Появление временного интервала от создания первичного документа до актуализации корреспонденций счетов
2-я модель
Документ как средство формирования записи массива информации о хозяйственных операциях Корреспонденции счетов формируются по данным введенного документа. Неадекватность модели документооборота. Документ рассматривается только как вспомогательное средство для введения записей в массив хозяйственных операций. Не учитывается сложный характер движения документа. Система работает по неутвержденным документам. Не соблюдается временной интервал между выпиской документа, совершением операции и отражением их в учете
3-я модель
Документ как вспомогательный информационный объект Соблюдается естественная последовательность работы с документами. Разделение моментов формирования первичного документа и соответствующих ему корреспон-денций счетов Документы, введенные без подтверждения пользователя, не влияют на формирование корреспонденции и обороты счетов
4-я модель
Документ как модель полного документооборота Реализуется в корпоративных информационных системах. Обслуживает систему связи между документами разных типов Бухгалтерские корреспонденции являются вторичной информацией
ровать накладную на отпуск готовой продукции. При этом основные данные автоматически переносятся из одного документа в другой, что поз-
Подходы к классификации
счетов
Взаимосвязь документов разных видов
Взаимосвязь документа и корреспонденции
Модели документооборота
Схема модели документооборота
Документ как дополнение к хозяйственной операции Корреспонденция счетов ^ Первичный документ
Документ как средство формирования информации о хозяйственной операции
Первичный документ ^ Корреспонденция счетов
Документ как вспомогательный информационный объект
Модель полного документооборота
Документ как вспомогательный информационный объект
Модель полного документооборота
воляет автоматизировать процесс формирования производных документов и частично отследить этапы прохождения хозяйственной операции.
Однако такая возможность имеется по ограниченному списку операций и не во всех системах.
Классификация моделей документооборота в АСБУ, обобщенная авторами, приведена на рис. 5.
Следующая модель, отражающая основные особенности предметной области в условиях автоматизации, —модель представления бухгалтерских записей на счетах. Данная модель является основой эффективного функционирования АСБУ и показывает высокую степень автоматизации ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях.
Первичный документ ^ Хозяйственная операция Корреспонденция счетов
Первичный документ-основание ^ Сопроводительный документ ^ Хозяйственная операция ^ Корреспонденция счетов
Рис. 5. Классификация моделей документооборота в АСБУ
❖ ❖ ❖
(Окончание следует)
