CC BY
73
ИНФОРМАЦИОННЫЕ ТЕХНОЛОГИИ
МОДЕЛИРОВАНИЕ УЧЕТНОГО ПРОЦЕССА В УСЛОВИЯХ АВТОМАТИЗАЦИИ*
Т. В. ЗЫРЯНОВА, доктор экономических наук, профессор, заведующая кафедрой бухгалтерского учета анализа и аудита Уральской академии государственной службы Ж Р. СКРЕБКОВА, старший преподаватель Уральского гуманитарного института
Обзор основных АСБУ, имеющихся на российском рынке, показал, что для ведения учета на предприятии используются различные компьютерные программы, которые отличаются функциональными возможностями, способами отладки, интерфейсом, но построены по одной модели. Ее суть заключается в унификации данных и представлении их с использованием метода двойной записи. Такая модель, как правило, усложнена и дополнена специальными вспомогательными деталями, необходимыми для отражения специфики учетного процесса. Специалисты иногда называют ее унифицированной обобщенной моделью учета. Например, проф. В. П. Завгородний отмечает, что «в основе содержания учетно-экономических моделей лежит принцип двойной записи, который отражает экономическую сущность фактов хозяйственной деятельности». Таким образом, двойная запись является универсальным механизмом, с помощью которого можно адекватно отражать факты хозяйственной жизни.
В автоматизированных системах бухгалтерского учета реализуются следующие способы ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях на счетах (табл. 7).
Способ ручного ввода операций/проводок достаточно гибок, т. е. позволяет указывать любые значения реквизитов и формировать
* Окончание. Начало см. журнал «Все для бухгалтера». — 2007. — № 23 (21 %).
любые проводки. Специальные справочники, используемые в АСБУ, подготавливаются ответственными за методологию учета работниками на предприятии.
При вводе данных и автоматизированной генерации бухгалтерских проводок многократно повторяющиеся операции учетной работы в компьютерных программах называют типовыми операциями. Для них разрабатываются шаблоны, которые представляют сценарии формирования проводок, позволяющие отразить хозяйственную операцию в учете.
При автоматической генерации бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов применяется программный язык, используемый для описания этого алгоритма, который, как правило, достаточно сложен и не рассчитан на конечного пользователя.
Рассмотренная классификация способов ввода данных и формирования записей на счетах представлена на рис. 6.
К рассмотренным способам ввода данных и формирования записей о хозяйственных операциях на счетах можно добавить некоторые особенности современных АСБУ. Например, в системе программ «1С» существует возможность отмены функции проведения документа, т. е. формирования корреспонденции счетов. В этом случае сумма по сформированной корреспонденции счетов не учитывается в расчете бухгалтерских итогов.
Таблица 7
Способы формирования записей на счетах бухгалтерского учета
Наименование способа Характеристика способа
Ручной ввод бухгалтерских операций/проводок Выполняется самостоятельное заполнение всех реквизитов хозяйственной операции: определение корреспондирующих счетов, формирование проводок и расчет сумм по хозяйственным операциям. Выполняется контроль корреспонденции счетов в момент ввода записей о хозяйственных операциях или в групповом режиме после их ввода с помощью специальных справочников корректных проводок. Простой в освоении и не требует предварительной настройки системы. Возложение ответственности на учетного работника при определении корреспондирующих счетов и проводки
Автоматизированная генерация бухгалтерских операций и проводок на основе типовых операций Позволяет по шаблонам автоматизировать ввод часто повторяющихся операций, а также операций, по которым формируются несколько проводок и которые требуют расчета сумм. Существует возможность ручного ввода информации о хозяйственных операциях. Позволяет избежать ошибок при определении корреспонденции счетов и заполнении реквизитов повторяющихся хозяйственных операций
Автоматическая генерация бухгалтерских операций и проводок на основе электронных форм документов Отсутствие возможности редактировать реквизиты и проводки по сформированной операции. Используется при проведении первичных документов, оформляющих хозяйственную операцию, и при проведении специализированных документов, оформляющих регламентные операции бухгалтерского учета
Разработчики программы «Виртуоз» при создании документа использовали методику, по которой документы могут быть проведены предварительно (мягко) или окончательно (жестко), т. е. отраженные в системе хозяйственные операции называются предварительными или окончательными (конечными). Главная потребность в предварительном проведении документов состоит в том, что большинство операций имеют продолжительный характер, но уже к своему окончательному завершению должны быть отражены в учете. Таким образом, предварительное проведение документа позволяет проводить анализ предварительных показателей с дальнейшим окончательным проведением документа после завершения операции (например, подготовка платежного поручения, банковская
выписка для которого будет получена с некоторой задержкой).
По мнению авторов, рассмотренные модели в полной мере отражают особенности предметной области в АСБУ. Схема формирования информационной базы данных в АСБУ от регистрации первичных документов до составления отчетности в разрезе нескольких уровней обобщения информации показана на рис. 7.
Согласно рис. 7 посредством кон-тировки первичных документов и обобщения данных аналитического и синтетического учета на бухгалтерских счетах формируется результатная информация необходимая для составления отчетности и принятия управленческих решений.
По мнению многих ученых-экономистов, модель текущего учета хозяйственных процессов должна включать следующие элементы:
— унифицированные формы обобщения и представления бухгалтерской информации;
— единые методы группировки данных, их детализации, распределения для калькулирования и оценки, а также последующей группировки по иным признакам в целях формирования бухгалтерской отчетности для представления заинтересованным пользователям;
— рациональные способы и последовательность обработки бухгалтерской документации.
Обобщив информацию о рассмотренных моделях, можно сделать вывод о том, что единые методы группировки данных, их детализации,
Бухгалтерская и иная отчетность предприятия
Уровень синтетических счетов
Уровень субсчетов
Уровень аналитических счетов
Уровень первичного у учета / .....1 Учет МПЗ Учет труда и заработно! платы Учет 1 затрат ' на производство Учет ГП | 1 Учет ФРО \ Учет ФР \ и др.
к 1 1 J к J к J к Л к 1 к
Первичные документы
Рис. 7. Схема формирования информационной базы данных бухгалтерского учета: ОС — основные средства; МПЗ — материально-производственные запасы; ГП — готовая продукция; ФРО — финансово-расчетные операции; ФР — финансовые результаты
распределения для калькулирования и оценки не могут быть отнесены к модели учетного процесса. Это объясняется тем, что они связаны с определенной информацией, формируемой в управленческом учете, которая зависит от специфики отражаемых процессов и фактов, а также ограничена временным периодом и теряет свое значение для управления после завершения процесса или факта хозяйственной жизни.
Перечисленные ранее элементы модели учетного процесса, за исключением элементов калькулирования и оценки, в теории и практике бухгалтерского учета реализуются в виде:
• учетных регистров — специальных бланков учета, предназначенных для регистрации и группировки данных бухгалтерского учета о наличии и состоянии имущества и обязательств организации и операциях с ними. Учетные регистры могут быть унифицированными (обязательными к применению в масштабах страны, отрасли или типа производства) или разрабатываться самой организацией;
• форм бухгалтерского учета, представляющих собой сочетание учетных регистров и способов записей в них хозяйственных операций;
• учетных процедур — порядок и последовательность действий при заполнении отдельных учетных регистров.
Выбор соответствующей модели учетного процесса обусловливается размером организации,
спецификой осуществляемой деятельности, а также конкретными задачами, поставленными перед бухгалтерской службой хозяйствующего субъекта. Поэтому эффективность ведения бухгалтерского учета на предприятии, а также полнота и своевременность представления необходимой информации всем заинтересованным пользователям зависят от того, насколько адекватно выбрана и грамотно используется модель учетного процесса на предприятии.
В современных условиях сущность моделирования учетных процессов заключается в адекватном выборе АСБУ, которая позволит эффективно автоматизировать учетный процесс на предприятии.
Специалисты, занимающиеся исследованиями в области автоматизированных информационных систем, такие как проф. Е. Л. Шуремов, проф. С. М. Бычкова, проф. В. И. Подольский, Г. В. Федорова, М. И. Семенов и др., выделяют различные подходы к классификации АСБУ, представленные в табл. 8.
Любая классификация позволяет сгруппировать программные средства АСБУ по некоторым признакам в определенные классы. В зависимости от поставленных целей в основу классификации могут быть положены различные признаки. Поэтому любая классификация носит достаточно условный характер.
Следует отметить, что среди предложенной классификации проф. В. И. Подольский выделяет две принципиальные модели построения АСБУ: модульные системы и системы-конструкторы (трансформеры).
Модульные системы состоят из набора функционально независимых блоков-модулей, обладающих определенной степенью законченности и устойчивости к изменениям. Перспективным направлением развития АСБУ, по мнению проф. В. И. Подольского, является переход от учетных алгоритмов формирования экономической информации к модульному принципу ее систематизации. Для осуществления модульного принципа необходимо применение новейших информационных технологий, адаптация компьютерных программ к модели учетного процесса на предприятии, взаимодействие с западными системами бухгалтерского учета и финансовой от-
Таблица 8
Классификация автоматизированных систем бухгалтерского учета
Авторы Классификационные признаки
Проф. Е. Л. Шуремов Два подхода к классификации программного обеспечения бухгалтерского учета: 1) применение развернутых (многофакторных) классификаций; 2) применение интегральных классификаций. Развернутая (многофакторная) классификация программных средств АСБУ выделяет множество разнообразных признаков: - степень охвата задач учета; - концепция построения информационной модели бухгалтерского учета; - способ построения программной системы; - возможность расширения состава базовых учетных функций; - порядок распространения и тиражирования; - программно-аппаратная платформа системы и др. Интегральная классификация группирует программные средства АСБУ одновременно по некоторому набору признаков. Наиболее широко применяются две интегральные классификации АСБУ: - размер хозяйствующего субъекта; - применение нескольких критериев: функциональные возможности системы и сфера ее применения; принципы построения системы; особенности адаптации к условиям пользователя; особенности сопровождения и технической поддержки
Проф. С. М. Бычкова Критерии группировки бухгалтерских программ: - по способам создания; - по размеру предприятия; - по способам реализации бухгалтерских функций; - по назначению
Проф. Подольский В. И. Классификация программных продуктов: - по функциональным возможностям; - по принципам построения и использования; - по способам их привязки к экономической политике конкретных субъектов экономики.
Г. В. Федорова Классификационные признаки: - по масштабу производства предприятия; - по степени охвата функций бухгалтерии; - по уровню автоматизации всей системы управления предприятием; - по архитектуре технического обеспечения (локальные и сетевые системы); - по степени настройки системы (полностью, частично и минимально настраиваемые)
М. И. Семенов Классификация программного обеспечения: - по степени автоматизации (узкоспециализированные, специализированные, универсальные системы); - по форме собственности (бюджетные и коммерческие); - по размеру организации; - по наличию сервисных возможностей адаптации программы к изменяющемуся законодательству, структуре производства и др.
четности, создание новых версий программ, реализующих дополнительные возможности финансового и управленческого учета.
Системы-конструкторы — это системы с расширенными инструментальными возможностями. Характерная особенность программных продуктов данного класса заключается в способности гибко настраиваться на специфику самых разнообразных расчетов. Конструкторы основываются на общей модели бухгалтерского учета, в которой специфика отдельных участков не выделена, и при использовании специальных средств такой программный продукт можно настроить на достаточно большой круг учетных задач. Поэтому системы-конструкторы используют как универсальные заготовки, из
которых с помощью настроек можно создать программу, подходящую для любого предприятия.
Возможно выделение и других классификационных признаков, например, по способам представления и интерпретации системы счетов и системы записей на счетах; особенностям построения документооборота; способам разделения и интеграции учетных данных и др. Следовательно, чем больше признаков, тем более разностороннюю и глубокую информацию можно получить о системе автоматизации бухгалтерского учета.
Проведя анализ классификационных признаков АСБУ, предложенных указанными авторами, авторы разработали обобщенный вариант классификации, который, по их мнению, в большей сте-
В интегральной классификации выделим два классификационных признака: масштаб предприятия и комплексность выполняемых функций.
Первый классификационный признак—масштаб предприятия — определяет особенности технического, программного и информационного обеспечения системы, а также предъявляет определенные требования к квалификации учетных работников в области информационных технологий. Традиционно в основе классификации предприятий по масштабу выделяют следующие признаки: среднесписочная численность работников, обороты за период, численность работников бухгалтерии, распределение работников по участкам учета, объем первичной документации за отчетный период, количество хозяйственных операций и др.
Однако следует отметить мнения проф. Е. Л. Шуремова и С. М. Бычковой, которые считают, что основными классификационными признаками по масштабу предприятия должны быть только два: количество обрабатываемых документов и численность работников бухгалтерии.
Проф. С. М. Бычкова предлагает следующие соотношения критериев классификации по масштабу предприятия (табл. 9). ' Авторы согласны с таким
подходом, так как существуют предприятия с небольшой численностью работников, но большими оборотами при относительно малом количестве операций. Следовательно, комплексность выполняемых функций АСБУ для малых предприятий им будет недостаточна.
Таблица 9
Соотношение критериев классификации по масштабу предприятия
Рис. 8. Классификация АСБУ
пени отражает модельный подход к автоматизации учетного процесса на предприятии (рис. 8).
Рассмотрим два подхода, которые показаны на рис. 8, т. е. используем интегральные и развернутые (многофакторные) классификации.
Масштаб предприятия Количество обрабатываемых документов, шт. Численность работников бухгалтерии, чел.
Малое До 100 От 2 до 5
Среднее От 100 до 500 От 5 до 30
Крупное Более 500 Более 30
Таблица 10
Характеристики программного обеспечения по комплексности выполняемых функций
Название программного обеспечения Характеристики программного обеспечения Название программы
Мини-бухгалтерия Обеспечивает ведение синтетического и несложного аналитического учета. Позволяет вводить и обрабатывать корреспонденции счетов. Формирует первичные документы, журналы-ордера и ведомости. Позволяет составлять Главную книгу, оборотные ведомости и отчетность предприятия «Главный бухгалтер» фирмы «Паритет-Софт». «Баланс-1» фирмы «Овионт»
Интегрированная система бухгалтерского учета Реализует в рамках единой программы замкнутый цикл решения задач учета от обработки первичных документов до получения отчетности. Поддерживает специфику ведения большинства основных участков учета: учет материальных ценностей, учет основных средств, учет кассовых и банковских операций, расчетов с поставщиками и покупателями и др. Имеет ограниченную функцию решения задач по учету труда и заработной платы. Обеспечивает многоуровневый натурально-стоимостной аналитический учет. Поставляется в локальном и сетевом вариантах «Интегратор» фирмы «Инфософт». Разработки фирм «Парус», «Инфин», «Инотек»
Инструментальная система (бухгалтерский конструктор) Обладает функциональными возможностями интегрированных систем. Имеет развитые средства настройки на специфику ведения учета конкретного предприятия. Имеет достаточно простой язык программирования, позволяющий описывать процедуры обработки типовых хозяйственных операций и обеспечивать отражение их в книге учета хозяйственных операций. Имеет возможность создания новых первичных документов и внесения корректировок в действующие. Имеет возможность создания новых форм отчетов и изменения существующих. Имеет возможность настраивать План счетов и другие справочники в соответствии с требованиями ведения учета на предприятии. Имеет возможность адаптации на конкретных предприятиях и в случае внесения изменений в законодательстве. Поставляется в локальном и сетевом вариантах «1С:Бухгалтерия» фирмы «1С», кроме базовых версий «Бухгалтерии» 7.5 и 7.7, которые не допускают реконфигурирования и поставляются как конечные решения. «Финансы без проблем» фирмы «Хакере Дизайн». «Турбо Бухгалтер» фирмы «Диц». «Инфо-Бухгалтер» фирмы «Информатик». «Янус» фирмы «Порт»
Бухгалтерский комплекс Состоит из отдельных функционально законченных и взаимосвязанных программных модулей, которые реализуют функции отдельных участков учета и наиболее полно учитывают особенности их ведения. Представляет собой комплекс автоматизированных рабочих мест (АРМ), на каждом из которых установлен программный модуль, соответствующий выполняемым функциям учета. Имеет высокий уровень специализации, поэтому может эффективно автоматизировать отдельные участки бухгалтерского учета без формирования сводной отчетности. Реализует технологию формирования корреспонденций счетов на основании первичного документа. Поставляется в виде отдельных локальных АРМ и как сетевые системы «БЭСТ-4», «БЭСТ-ПРО» фирмы «Интеллект-Сервис». «ФинЭко» фирмы «Авэр»
Бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления экономическим объектом Наличие в общей системе управления бухгалтерского компонента, который функционирует согласованно с подсистемами планирования, оперативного учета, делопроизводства и т. д. Бухгалтерская составляющая по своим функциям и построению аналогична классу «бухгалтерский комплекс» №-2000 фирмы Никос-Софт. БОСС (Бухгалтерская офисная сетевая система) фирмы АйТи. «Флагман» фирмы «Инфософт»
Окончание табл. 10
Название программного обеспечения Характеристики программного обеспечения Название программы
Индивидуальные (заказные) системы бухгалтерского учета Создаются под конкретный заказ и не являются тиражируемыми. Требуют прямого участия разработчика как на стадии внедрения, так и при эксплуатации. По структуре построения могут быть созданы как интегрированная система, бухгалтерский комплекс или бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы, но чаще создаются как специализированные программы класса инструментальных систем
Следует отметить, что в связи с вступлением в силу с 2008 г. Федерального закона от 24.07.2007 № 209-ФЗ «О развитии малого и среднего предпринимательства в Российской Федерации» среди малых предприятий выделяются микропредприятия с численностью до 15 человек, на которых для ведения бухгалтерского учета, по мнению авторов, достаточно одного бухгалтера.
Второй классификационный признак программного обеспечения АСБУ учитывает комплексность выполняемых функций, т. е. группировка выполняется по нескольким критериям (табл. 10).
Автор Е. В. Михеева в этой классификации выделяет еще две системы: системы учета международного уровня и международные системы.
Системы учета международного уровня позволяют организовать учет и проводить анализ в соответствии с международными стандартами учета (GAAP, IAS). Однако совместить отечественные методики с международными довольно сложно, поэтому такие системы позволяют формировать лишь наиболее распространенные формы внутрифирменной отчетности и проводить анализ хозяйственной деятельности по набору ограниченных показателей с использованием несложных методик. Интерфейс таких программ организован, как правило, на русском и английском языках.
Международные системы поставляются на отечественный рынок программных продуктов иностранными фирмами. Первой отличительной особенностью этих программ является наличие нескольких языков (от 10 до 15 языков), второй — модульность программ, что предполагает наращивание возможностей программы посредством новых модулей, приобретаемых за дополнительную плату.
По мнению авторов, эти системы могут участвовать в моделировании учетного процесса на российских предприятиях, но для некоторой категории предприятий, так как имеются существенные различия в методологии ведения бухгалтерского учета по международным и российским стандартам.
Первым признаком развернутой классификации АСБУ является концепция построения информационной модели учета.
Унифицированная модель учетных данных построена на унифицированной бухгалтерской информации, которая представлена в виде единого массива стандартных бухгалтерских записей с использованием простых или расширенных кор-респонденций счетов.
Специализированные модели данных отдельных участков учета предполагают специализированное представление данных отдельных участков учета в соответствии с требованиями решаемых учетных задач. Эта модель используется в комплексных системах автоматизации учета и корпоративных информационных систем. Комплексная автоматизация процессов управления организацией предполагает интеграцию обработки данных бухгалтерского, оперативно-технического учета и других функциональных подсистем управления на основе единой базы данных. Использование единой базы данных для решения задач разных подсистем не позволяет всю учетную информацию вписать в шаблон корреспонденций счетов. Поэтому формирование информационной базы рассматривается с позиции разделения функций по участкам учета с выделением отдельных задач конкретных подсистем и наиболее полным отражением специфики их документооборота.
Вторым классификационным признаком развернутой классификации является степень охвата учетных функций, который характеризует состав учетных задач, решаемых системой (табл. 11).
Таким образом, приведенная классификация по критерию охвата учетных функций предполагает не только изучение состава имеющихся модулей по интересующим разделам учета, но и анализ конкретного состава решаемых учетных задач.
Третьим классификационным признаком развернутой классификации является возможность расширения состава базовых функций системы, которая позволяет адаптировать систему автоматизации
Таблица 11
Характеристики программного обеспечения по степени охвата учетных функций
Название автоматизированной системы Характеристика автоматизированной системы Основные функциональные возможности
Системы автоматизации отдельных участков бухгалтерского учета Рассмотрены в классификации по комплексности выполняемых функций Способность вводить и накапливать всю информацию о фактах хозяйственной жизни, которые отражают хозяйственную деятельность предприятия. Возможность рассчитывать итоги по счетам бухгалтерского учета (обороты, остатки) на любой момент времени при любом количестве введенных хозяйственных операций. Обрабатывать корреспонденции счетов с указанием конкретных аналитических объектов и формированием отчетов в разрезе аналитики. Вести количественный учет товарно-материальных ценностей. Вести учет в разрезе нескольких валют. Возможность настраивать План счетов, отчетные формы, шаблоны корреспонденций счетов, отчетность по произвольной форме в соответствии со спецификой деятельности конкретного предприятия (независимо от формы собственности и вида деятельности), а также в соответствии с возможными изменениями в законодательстве
Системы частичной автоматизации бухгалтерского учета Ориентированы в основном на реализацию сводного стоимостного учета на основе учетной записи и несложного аналитического учета. Позволяют организовать завершенную технологию автоматизированного ведения бухгалтерского учета от первичного документа до получения стандартной отчетности. Отсутствуют функции количественного учета, что не позволяет полноценно автоматизировать целый ряд расчетов, требующих натуральных показателей
Системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета Способны решать любые задачи по всем разделам бухгалтерского учета. Нуждаются в дополнительной настройке для решения учетных задач конкретного предприятия. Недостающие функции выполняются вручную или с помощью вспомогательных программных средств. Имеют достаточную функциональность для решения важнейших задач бухгалтерского учета в комплексе. Могут включать одну программу или набор программ, предназначенных для решения задач по основным разделам бухгалтерского учета
Системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета Обладают всеми возможностями предыдущей группы и являются ступенью к корпоративным информационным системам управления. Автоматизируют задачи оперативного управления помимо задач бухгалтерского учета
Системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления экономическим объектом В основе заложена технология комплексного управления бизнесом организации. Рассмотрены в классификации систем по комплексности выполняемых функций
учета к условиям и специфике работы предприятия. В процессе эксплуатации система может расширять и изменять состав решаемых задач, т. е. алгоритмы расчета показателей, формы отчетности и первичных документов и т. п. Поэтому, приобретая программу, пользователь должен оценить возможности расширения ее функциональности (табл. 12).
В соответствии с этим классификационным признаком программные продукты, предназначенные для ведения бухгалтерского учета, могут быть использованы:
— как готовое решение;
— как готовое решение с внесением изменений и дополнений, не изменяющих типовую методологию учета предполагаемую комплектом поставки;
— с перенастройкой изменяющей типовую методологию учета.
Как готовые решения могут использоваться только системы с замкнутой функциональностью,
которые сразу после установки можно использовать для ведения учета. При этом для применения учетной политики предприятия в программе достаточно использовать простые средства параметрической настройки. Для малых предприятий, планирующих решение с помощью АСБУ только задач финансового учета и составления отчетности, применение готовых решений обычно является наиболее приемлемым вариантом.
Применение системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета как готового решения предоставляет возможность ввода корреспонден-ций счетов, расчет остатков и оборотов счетов, а также формирование того или иного набора выходных форм, отражающих данные о движении средств на счетах. Однако реализация более специфичных задач, таких как расчет себестоимости списываемых материалов на производство, начисление амортизации основных средств, расчет курсовых
Таблица 12
Характеристики программного обеспечения по возможности расширения состава базовых
функций системы
Название автоматизированной системы Характеристика автоматизированной системы
Системы с замкнутой функциональностью Не имеют возможности внесения изменений в законодательстве, затрагивающих состав и правила формирования показателей отчетности, правила отражения фактов хозяйственной деятельности на счетах бухгалтерского учета, печатные формы первичных документов и т. д. в конфигурацию программы пользователем, так как реализована определенная методология ведения компьютерного учета. Имеют наличие определенного состава форм ввода данных, алгоритмов обработки информации, номенклатуры, состава показателей и форм представления выходной информации. Изменение функциональности очень ограничено и может быть проведено только при непосредственном участии разработчика. Не могут быть настроены на отраслевую или внутрифирменную специфику. Представлены достаточно простыми программными средствами, ориентированными на небольшую часть типовых задач, либо системами, сделанными на заказ под конкретное предприятие
Системы с ограниченно развиваемой функциональностью Имеют возможность расширения и дополнения набора базовых функций некоторыми новыми возможностями без вмешательства разработчика программы. Имеют специальные средства, которые дают возможность определить иные правила конти-ровки документов, создать собственные разновидности типовых операций, позволяющих автоматизировать процесс составления бухгалтерских записей в соответствии с потребностями данного предприятия. Могут быть настроены самим пользователем на изменения в правилах составления отчетности и на изменения в печатной форме первичных документов, кроме изменений в структуре базы данных, т. е. в реквизитной структуре экранных форм, а также расчетных алгоритмах, заложенных в программу
Системы полностью реконфигурируемые Предоставляют неограниченные возможности изменения функциональности. Позволяют спроектировать новые отчеты, новые типы документов, экранные формы для ввода в них информации, структуры данных для ее хранения, правила обработки этих данных, порядок составления корреспонденций счетов для новых типов документов. Позволяют перестроить (реконфигурировать) все встроенные в систему документы, формы ввода и хранения первичной информации. Обеспечивают возможность ввода, накопления и использования в расчетах, при формировании документов и отчетов любой вспомогательной информации
разниц и т. д., программой не обеспечивается, так как в системах автоматизации (как готового решения) не реализован соответствующий алгоритм. Следует отметить, что программные средства обеспечивают правильное выполнение учетной задачи только при соблюдении определенной методологии ведения компьютерного учета, т. е. чтобы наиболее полно использовать возможности готовых решений, необходимо строго соблюдать методические рекомендации разработчика программного продукта. При внедрении готовых программных средств в эксплуатацию часто требуется изменение принятой на предприятии методики ведения бухгалтерского учета.
Системы с ограниченно развиваемой функциональностью и полностью реконфигурируемые системы могут внедряться и использоваться во всех перечисленных вариантах. Системы автоматизации этого типа обычно поставляются с конкретным набором алгоритмов, реализованных в открытом для модификации пользователем слое прикладных
решений. Прежде всего — это настройки типовых операций и правил контировки документов, а также определения порядка формирования выходных форм. Программа (программный комплекс) в совокупности с этой системой настроек может рассматриваться как готовое решение.
Многие программные продукты могут быть дополнены недостающими функциями пользователем, специалистами по внедрению или разработчиком. Поэтому пользователю сначала нужно определиться с классом системы, выделенным по степени охвата учетных функций, затем выяснить конкретный набор решаемых учетных задач и далее при отсутствии решения необходимых задач изучить возможности расширения функциональности выбранной системы.
Четвертый классификационный признак по архитектуре технического обеспечения подразделяет АСБУ на локальные АРМ и информационные системы с сетевой архитектурой обработки данных.
Локальные АРМ позволяют решать отдельные учетные задачи наряду с другими автоматизированными информационными системами. Существуют программные продукты, предназначенные только для автоматизации расчетов с персоналом по оплате труда или складского учета, которые позволяют эффективно решать задачи этих ответственных и сложных участков учета.
Информационные системы с сетевой архитектурой обработки информации создают информационное пространство учетной системы предприятия, благодаря которому обеспечивается оперативность обработки учетных данных. Основная концепция сетевой обработки данных заключается в способности организовать доступ к учетным данным в реальном масштабе времени, т. е. любой введенный в базу данных системы документ может быть оперативно доступен для обработки. Этот подход реализован в системах Abacus professional (фирма «Омега»), «Парус» (фирма «Парус») и др.
Между рассмотренными признаками, определяющими различия построения систем, можно отметить следующие взаимосвязи:
1) связь между информационной моделью учета и способом организации программной системы.
Унифицированное представление учетных данных подразумевает значительную общность основных принципов их обработки, которые различаются деталями интерпретации учетной инфор-
мации и отражаются как отклонения и дополнения в общей модели функционирования системы. Специализированное по участкам учета представление информации подразумевает специфические принципы организации обрабатывающих ее программных подсистем;
2) связь способа представления учетной информации и возможности расширения базовой функциональности.
В случае использования унифицированной модели представления данных для решения задач различных участков учета должны быть сформулированы некоторые правила интерпретации и обработки данных, отражающие специфику задач. Это позволяет гибко настраивать систему, дополняя ее новыми задачами. Очень многие системы автоматизации, построенные на основе унифицированной модели учетных данных, являются полностью реконфигурируемыми.
Обобщенные данные о соответствии основных классификационных признаков классам программных средств АСБУ для последующей их оценки и выбора пользователями приведены в табл. 13.
По мнению авторов, рассмотренная классификация и представленные в табл. 13 данные соответствия основных классификационных признаков АСБУ позволяют провести их сравнительный анализ и на базе сформулированных критериев выбрать программу, адекватную для ведения учетного процесса на конкретном предприятии.
Таблица 13
Соответствие основных классификационных признаков классам программных средств АСБУ
Классификационная группа Степень охвата учетных функций Концепция построения информационной модели Масштаб предприятия Возможность расширения базовых функций системы
Мини-бухгалтерия ЧА У МП ОФР
Интегрированная система бухгалтерского учета КА У МП + СП ОФР
Инструментальная система (бухгалтерский конструктор) КА У МП + СП ПР
Бухгалтерский комплекс КА С СП + КП + МОП ОФР, ЗФ
Бухгалтерский комплекс корпоративной информационной системы управления предприятием БУ-КИС С СП + КП + МОП ОФР
Индивидуальные (заказные) системы ОР, ЧА, КА, КА + ОУ, БУ-КИС у, с КП ОФР, ЗФ
Отдельные участки учета ОР С КП ОФР, ЗФ
Примечание: ОР — системы автоматизации отдельных разделов бухгалтерского учета; ЧА — системы частичной автоматизации бухгалтерского учета; КА — системы комплексной автоматизации бухгалтерского учета; КА + ОУ — системы автоматизации бухгалтерского учета, интегрированные с функциями оперативного учета; БУ-КИС — системы автоматизации бухгалтерского учета корпоративных информационных систем управления хозяйственным субъектом. Концепция построения информационной модели: У — системы с универсальной моделью учетных данных; С — системы со специализированными моделями учетных данных. Масштаб предприятия: МП — малое предприятие; СП — среднее предприятие; КП — крупное предприятие; МОП — многоотраслевые предприятия. Возможность расширения базовых функций системы: ЗФ — системы с замкнутой функциональностью; ОРФ — системы с ограниченно развиваемой функциональностью; ПР — системы полностью реконфигурируемые.
Следует отметить, что технология обработки учетной информации в АСБУ и модель организации учетного процесса представляют автоматизированную форму бухгалтерского учета.
Построение автоматизированной формы учета осуществляется на тех же методических принципах, что и ручной учет, т. е. в соответствии с нормативными актами, регламентирующими порядок ведения учета, а также с соблюдением следующих общеметодологических принципов бухгалтерского учета (табл. 14):
1) регламентации техники балансового обобщения;
2) интеграции данных первичного учета;
3) взаимосвязи регистров и стадий учетного процесса;
4) автоматического формирования регистров;
5) сохранения метода двойной записи;
6) расширения аналитических и контрольных функций;
7) возможности развития.
Таким образом, в автоматизированной форме принципы методологического обеспечения бухгалтерского учета полностью соблюдаются.
Современные технические средства автоматизированной обработки учетной информации, по мнению авторов, должны развиваться на следующих принципах:
— рационализации форм учета;
— системности;
— целостности;
— адаптации автоматизированных информационных технологий к внешней среде;
— организации базы данных;
— автоматизации документооборота;
— автоматизации учетных функций.
Соблюдение данных принципов позволяет более рационально организовать технологию обработки учетной информации.
Обобщенная модель автоматизированной формы учета на предприятии, реализуемая в АСБУ, может быть представлена в виде схемы на рис. 9.
Согласно рис. 9 автоматизированная форма бухгалтерского учета отражает системный подход к описанию учетного процесса в условиях автоматизации в зависимости от выбранных вариантов моделей учета, технических средств и программного обеспечения. На основе выбранных вариантов моделей осуществляются процедуры получения совокупности учетных записей, которые служат исходной базой для составления аналитических и синтетических регистров, а также формирования бухгалтерского баланса и отчетности.
Также следует отметить, что методологические правила и технологические аспекты, отражающие обработку информации, остаются без изменений в условиях применения любой техники, которая делает более эффективной технологию бухгалтерского учета. Для обеспечения практического использования представленной модели необходима дальнейшая ее конкретизация в направлении моделирования информационных процессов и алгоритмизации обработки данных на всех участках учета.
В условиях автоматизации значительное совершенствование техники учета характеризуется расширением аналитических и контрольных функций на основе методологического единства данных первичного учета и основных учетных регистров. Определенный набор учетных функций, заложенный в алгоритмы программы, позволяет автоматизировать элементы метода бухгалтерского учета, а именно: документацию, ведение счетов, двойную запись, оценку, калькуляцию и др.
Таблица 14
Принципы методологического обеспечения бухгалтерского учета
Принципы методологического обеспечения бухгалтерского учета Характеристика принципа
Принцип регламентации техники балансового обобщения Концептуальная модель автоматизированной обработки учетных данных
Принцип интеграции данных первичного учета Интеграция данных всех видов учета
Принцип взаимосвязи регистров и стадий учетного процесса Единая схема формирования исходных и результатных показателей посредством автоматизации этапов информационного процесса бухгалтерского учета
Принцип автоматического формирования регистров Интеграция данных первичного учета с использованием технического, программного и математического обеспечения
Принцип сохранения метода двойной записи Используемые модели документооборота
Принцип расширения аналитических и контрольных функций Модель системы бухгалтерских счетов, отражающая порядок построения и интерпретации всех синтетических и аналитических счетов
Принцип возможности развития Возможность расширения состава базовых функций системы
Рис. 9. Модель автоматизированной формы бухгалтерского учета
Специфические особенности, связанные с технологией регистрации, накопления, обработки учетных данных и формированием отчетности позволяют обобщить и выделить следующие преимущества автоматизированной формы бухгалтерского учета (табл. 15).
По мнению авторов, автоматизация бухгалтерского учета не только предоставляет указанные преимущества, но и частично вносит следующие изменения в методику бухгалтерского учета:
Таблица 15
Преимущества автоматизированной формы бухгалтерского учета
Преимущества Характеристика преимущества
1. Однократная регистрация первичной информации и многократное использование учетных данных Создание единой информационной базы данных
2. Возможность организации бездокументного сбора первичных учетных данных Использование технических средств (сканирующие устройства)
3. Унифицированный способ обобщения учетной информации Сбор учетной информация на бухгалтерских счетах, которые являются универсальным регистром обобщения информации. Единые методы составления и обработки первичной документации, формирования регистров, их аналитической обработки и составления отчетности согласно установленному алгоритму в программе. Компактная и удобная для обзора форма представления результатной информации
4. Неограниченная аналитичность учета Возможность получения аналитической информации в любом разрезе, с необходимой степенью обобщения, за любой период времени, в течение которого накапливаются учетные данные. Обеспечивается за счет возможности автоматической обработки данных и хранения информации всех отчетных периодов в единой интегрированной базе данных. Зависит от модели бухгалтерского учета, использованной при выборе конкретной компьютерной системы
5. Встроенные бухгалтерские знания Автоматизация процедуры трансляции данных о хозяйственных операциях в бухгалтерские записи на основании первичных документов. Автоматизация элементов метода бухгалтерского учета. Сохранение единообразия отображения однотипных операций
6. Автоматизация регламентных процедур закрытия месяца и отчетного периода Расчет итогов оборотов и сальдо по счетам Выполнение процедуры закрытия отчетного периода. Формирование внутренних отчетов. Формирование внешней отчетности
7. Повышение достоверности учетных данных Автоматизация арифметических операций обработки информации на основе встроенных алгоритмов. Автоматизация логических процедур (сортировка информации, выборка, сравнение и др.)
8. Возможность параллельного ведения учета в нескольких стандартах Возможность получать несколько систем оценок и показателей, рассчитываемых по разным методикам на основании одних и тех же однократно вводимых данных. Организация учета и составление отчетности в соответствии с международными стандартами учета (GAAP, IAS)
— при автоматизированной модели документирования появляется возможность одновременно с созданием документа формировать типовые корреспонденции счетов, что значительно сокращает учетный процесс и позволяет своевременно создавать необходимые отчеты;
— повышается аналитичность расчетов за счет возможности добавления к отдельным бухгалтерским счетам дополнительных признаков аналитики, в результате чего на этих счетах, кроме учетных данных, могут отражаться плановые или нормативные показатели;
— ускоряется процесс калькулирования за счет увеличения скорости выполнения арифметических операций, повышается аналитичность информации калькуляционных листов благодаря одновременному использованию большого перечня статей;
— ускорение процесса и неограниченная частота формирования бухгалтерской отчетности, а также повышение достоверности и аналитичности отчетности.
Итак, из ранее сказанного следует, что автоматизированная форма бухгалтерского учета базируется на методологии бухгалтерского учета и охватывает решение взаимосвязанных вопросов информационного, программного и технического обеспечения.
В данной статье были рассмотрены основы моделирования, а также модели, отражающие основные особенности предметной области, позволяющие комплексно описать учетный процесс в информационной системе предприятия. Также было установлено, что моделирование в бухгалтерском учете при построении моделей позволяет оптимизировать ведение учета на предприятии с применением вычислительной техники. В частности, на основании рассмотренной классификации программного обеспечения сделан вывод о том, что модель организации учетного процесса реализуется в автоматизированной форме посредством использования определенных АСБУ, соответствующих методологии ведения бухгалтерского учета на предприятии.
В дальнейшем будет рассмотрена структура учетного цикла на предприятии и представлены концептуальные модели обработки данных бухгалтерского учета в условиях автоматизации.
Литература
1. Абчук В. А. Прогнозирование в бизнесе, менеджменте и маркетинге. — СПб.: Изд-во Михайлова В. А., 2005. — 448 с.
2. Автоматизированные информационные технологии в экономике / М. И. Семенов, И. Т. Трубилин, В. И. Лойко, Т. П. Барановская; Под общ. ред. И. Т. Тру-билина. — М.: Финансы и статистика, 2000. — 416 с.
3. Бычкова С. М., Ивахненков С. В. Информационные технологии в бухгалтерском учете и аудите / под ред. С. М. Бычковой. — М.: ТК Велби, Проспект, 2005. — 216 с.
4. Варфоломеев В. И. Алгоритмическое моделирование элементов экономических систем. — М.: Финансы и статистика, 2000. — 208 с.
5. Вендров А. М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. — М.: Финансы и статистика, 2006. — 544 с.
6. Волков С. И. и др. Методологические основы автоматизированного учета на предприятиях. — М.: Финансы, 1977. — 272 с.
7. Илышева Н. Н., Михайлов О. В. Учет, оценка и управление нематериальными активами / Н. Н. Илышева, О. В. Михайлов. — Екатеринбург: ГОУ ВПО УГТУ-УПИ, 2004. — 314 с.
8. Информационные технологии управления / Под ред. проф. Г. А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. — 280 с.
9. Кутер М. И. Теория бухгалтерского учета. — М.: Финансы и статистика, 2007. — 592 с.
10. Липунцов Ю. П. Управление процессами. Методы управления предприятием с использованием информационных технологий. — М.: ДМК Пресс; М.: Компания АйТи, 2003. — 224 с.
11. Михеева Е. В. Информационные технологии в профессиональной деятельности экономиста и бухгалтера / Е. В. Михеева, О. И. Титова. — М.: ИЦ «Академия», 2005. — 208 с.
12. Могилев А. В. и др. Информатика / А. В. Могилев, Н. И. Пак, Е. К. Хеннер; Под ред. Е. К. Хеннера. — М.: ИЦ «Академия», 2001. — 816 с.
13. Райзберг Б. А., Лозовский Л. Ш., Стародубцева Е. Б. Современный экономический словарь. — М.: ИНФРА-М, 2007. — 495 с.
14. Федорова Г. В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита / Г. В. Федорова. — М.: Омега-Л, 2006. — 304 с.
15. Шуремов Е. Л., Умнова Э. А., Воропаева Т. В. Автоматизированные информационные системы бухгалтерского учета, анализа, аудита. — М.: Перспектива, 2005. — 363 с.
❖ ❖ ❖
