CC BY
32
Научни трудове на Съюза на учените в България-Пловдив Серия A. Обществени науки, изкуство и култура, том I., Съюз на учените сесия 31 октомври - 1 ноември 2014 Scientific research of the Union of Scientists in Bulgaria-Plovdiv, seriesA. Public sciences, art and culture, Vol. I., Union of Scientists, ISSN 1311-9400, Session 31 October - 1 November 2014.
МОДЕЛ ЗА ОЦЕНКА НА АДМИНИСТРАТИВНА РИСК НА ОПИТА НА ОБЛАСТНА АДМИНИСТРАЦИЯ - ПЛОВДИВ
гл. ас. д-р Веселина Тонева Жекова ПУ „Паисий Хилендарски" Факултет по икономически и социални науки Катедра „Управление и количествени методи в икономиката"
Резюме: В доклада се разглежда процеса на управление на риска, като част от общия управленски процес и от осъществяването на управленската отговорност. Подробно анализирана е Стратегията за управление на риска в Областна администрация - Пловдив, която описва етапите, през които преминава процеса по управление на риска, използваните подходи, отговорните лица (структури) и основните изисквания към процеса.
Ключови думи: административен риск, управление на риска, стратегия, администрация
В процеса на модернизация на публичния сектор в Република България, методът за управление на риска е въведен трайно, като ключов елемент в управлението на всяка една публично - правна организация.
Рискът е възможността да настъпи събитие, което може да повлияе негативно върху способностите на организацията да постигне предварително набелязаните цели. Рискът се измерва с неговия ефект и с вероятността от настъпването му.Управлението на риска е нормативно определен, като един от задължителните елементи на финансовото управление и контрол, чрез разпоредбата на чл. 10, ал.2, т. 2 от Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор[1]. Управлението на риска е част от общия управленски процес и от осъществяването на управленска отговорност. Процесът на управление на риска е последователността от действията на администрацията, насочени към изследване и въздействие върху съществуващите рискове. Управлението на риска е непрекъснат и систематичен процес, който подпомага всички протичащи в организацията процеси. Той включва идентифициране, оценяване и мониторинг на рисковете, които могат да повлияят негативно върху постигане целите на организацията, както и въвеждането на необходимите контролни дейности.Управленска отговорност е задължението на ръководителите да осъществяват всяко свое действие, спазвайки принципите за добро финансово управление, законосъобразност и прозрачност, включително да се отчитат за действията си и резултатите от тях пред тези, които са им възложили управленска отговорност (§ 1, т. 2 от Допълнителната разпоредба на Закон за финансово управление и контрол в публичния сектор).
Оценяването на административния риск се осъществява, като се проследят и опишат външните и вътрешните процеси, протичащи в административната организация. Могат да се разграничат два вида административни рискове:
1. Основни административни рискове - те се анализират според следните относително постоянни критерии, отнасящи се към измеренията на административния процес и не се свързват с организационната култура или с индивидуалната позиция: (1) честотата на дейността, протичаща в рамките на административния процес (например, ако дадена дейност се повтаря често в 42
рамките на един ден, рискът е по-висок в сравнение с дейност, която се извършва един път годишно); (2) възможно въздействие (загуба, поражение), при неправилно протичане на административния процес; (3) ефективност на мерките, които биха се предприели за намаляване на административния риск; (4) риска служителят да бъде разкрит, в съчетание със степента на наказанието; (5)степен на социална приемливост на нарушението. Комбинацията от посочените критерии определя основния административен риск, с който са свързани даден административен процес или дейност.
2. Допълнителни административни рискове - критериите, които ги анализират се отнасят към организационната култура, обичаи и нрави: (1) сериозно ли се отнася организацията към прилагането на мерки, допринасящи за ограничаване на риска - мерките, може да съществуват на теория, но не винаги да се изпълняват на практика; (2) какви конфликти на интереси могат да се появят при различните индивиди в организацията; (3) организацията склонна ли е да следва професионалните стандарты - това заложено ли е в нейната мисия, служителите информирани ли са; (4) организацията сериозно ли се отнася към въпросите, касаещи интегритета и прозрачността; (5) съществува ли етичен кодекс за служителите в организацията, провежда ли се обучение по разрешаване на морални казуси, регистрира ли се наличие на конфликт на интереси, практикува ли се прозрачност във вътрешната и външната комуникация.
Оценката на административния риск може да се направи от различни „действащи лица": външни експерти, участниците в процесите (държавните служители), Комисия за жалби и предложения на гражданите, екип за одит на интегритета, екип за мониторинг. На базата на направената оценка следва да бъдат разработени и въведени мерки за намаляване на административния риск за всеки процес или дейност. Въвеждането на вътрешните правила за управление на риска в публичния сектор се регламентира със Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор.
Вътрешните правила за управление на риска се определят съобразно спецификата на дейността на съответната административна структура от публичния сектор. В тях се определят рисковете, които могат да възникнат в процеса на изпълнение на определените за постигане цели, оценка на вероятността за настъпването им и тяхното евентуално влияние. Определят се мерки и контролни дейности за ограничаване на рисковете. Регламентира се текущото наблюдение върху процеса на управление на риска и възможността за актуализирането му при необходимост.
Съгласно Закона за финансовото управление и контрол в публичния сектор е необходимо всяка една административна структура от публичния сектор да има утвърден стратегически план, който да отразява основните цели и приоритета в нейната дейност. Планът се утвърждава от съответния ръководител и обхваща период от 3 години. На базата на Стратегическия план се изготвя Годишен оперативен план за съответната година, обхващащ годишните приоритета, целите, мерките и дейностите за текущата година.Оперативният план се актуализира ежегодно, като чрез него се определят задачите, сроковете за изпълнение и лицата, отговорни за всяка една от заложените цели.
Стратегията за управление на риска в Областна администрация Пловдив е разработена въз основа на изискванията на Закона за финансово управление и контрол в публичния сектор и представлява средносрочна програма, чиято задача е да отрази основните цели и приоритети в дейността на администрацията, и да определи рамките на действие в процеса по управление и оценка на рисковете при постигане на стратегическите и оперативните цели на администрацията. Стратегията е насочена към създаване на ефективна организация на процеса по управление на рисковете, обхваща периода 2010 - 2013 г.
Тя определя приложимата методология, въвежда система за единно докладване и документиране на състоянието на поетите от администрацията рискове, плановете за предприемане на мерки и средства за ограничаване или елиминиране на рисковете с неприемливо ниво.
В настоящата стратегията, процесът по управление на риска се разглежда в съответствие с функциите на Областна администрация Пловдив като цяло и като междинно звено в държавното управление.
Очакваният ефект от реализиране на заложените мерки в Стратегията е свързан
с:
• изграждането и ефективното функциониране на стабилна система за идентифициране, оценка, измерване, докладване и степенуването по важност на всички рискове, свързани с изпълнението на основните дейности на организацията като цяло;
• усъвършенстване на съществуващите контролни механизми;
• осигуряване на ефективни контроли при нововъзникващи процеси и технологични иновации.
Стратегията за управление на риска се прилага в изпълнение на функциите и дейностите на Областна администрация Пловдив като цяло, съгласно утвърдените от Областен управител - Система за финансово управление и контрол и Механизъм за идентифициране на риска. Процесът за управление и оценка на риска обхваща външните и вътрешните условия, които оказват влияние върху постигане на целите и приоритетите, както и на цялостната дейност на администрацията. Най - общо те могат да бъдат групирани като: (1) човешки ресурси - като риск може да бъде предизвикан от недостиг на кадри, недостатъчни квалификация и опит, неефективно или липса на обучение, текучество, загуба на експертен персонал и липса на приемственост; недостатъчна мотивация на персонала;(2) финансови ресурси - като риск може да предизвикан от недостатъчно финансиране;(3) промяна в изискванията на нормативните актове или вътрешните правила, като риск може да бъде предизвикан от промени в националното законодателство или на законодателството на Европейския съюз; (4) промени в управленската структура и управленския персонал, като риск може да бъде предизвикан от липса на приемственост и неефективно функциониране на администрацията; (5) информационни системи - като риск може да бъде предизвикан от лош или несъответстващ на бизнес изискванията дизайн, когато системите не са налични или не оперират съгласно очакванията; (6) заобикалящата среда - като риск може да бъде предизвикан от взаимодействието с външни организации и взаимоотношенията с външни експерти, контрагенти и др. извън контрола на Областна администрация Пловдив [4].
Представеният в стратегията процес за управление на риска интегрира подхода за самооценка. При този подход се дава правото на структурните звена да участват активно в управлението на рисковете, свързани с дейността, която упражняват и да поемат съответните отговорности.
Извършването на самооценка цели да повиши знанията, културата на открита комуникация и прозрачност, да подобри координацията между структурните звена и поемането на обща отговорност в процеса за управление на риска.
Настоящата стратегия определя последователните фази на процеса на управление на риска, които структурните звена следва да изпълняват следните основни дейности:
Установяване на контекста в рамките на структурното звено - целият спектър от осъществявани процеси и поставени цели следва да се идентифицира, дефинира и представи по структуриран начин. На база оценка на характеристиките на бизнес процесите, следва да се осъществява идентифициране и оценяване на рисковете 44
свързани с най-важните и главни цели и процеси на структурните звена;
Идентифициране на рисковите области - оперативни, финансови, риск за репутацията, управленски, технологични, информационни, договорни или партньорски рискове. Идентифицирането на рисковете обхваща събитията, застрашаващи постигането на целите на администрацигята или изпълнението на конкретни дейности, свързани с тези цели. Ето защо вниманието следва да е концентрирано към идентифициране на:
1. „брутните" рискове - рисковете, свързани с целите и процесите следва да се идентифицират, преди да се отчетат съществуващите механизми за техния контрол и ограничаване;
2. Оценяване на остатъчните рискове - структурните звена дават качествена оценка на рисковете от гледна точка на тяхното въздействие (оперативно, финансово, върху репутацията и т.н.) и вероятността те действително да се случат по определени скали;
Реакция на рисковете - ограничаване, прехвърляне, толериране, прекратяване на риска.
Оценка на въздействието на механизмите за вътрешен контрол - съществуващите мерки следва да се идентифицират и да се оцени тяхната ефективност и целесъобразност. Това дава възможност да се оцени „реалната" (или остатъчна) експозиция на разглеждания риск. В случаите на високо ниво на остатъчния риск се съставят Планове за действие[4].
Резултатите от последователно извършените по-горе дейности следва да се документират в Риск-регистър и регистрират в база данни. Ръководството на Областна администрация Пловдив трябва да бъде информирано чрез периодични отчети на всяко тримесечие и чрез консолидиран годишен отчет за състоянието на рисковете и предприетите контролни механизми.
Преди да се пристъпи към идентификацията на риска, всяка цел и всеки процес, следва да се анализират от гледна точка на тяхната значимост и същественост, като се използват бизнес характеристиките (рискови фактори), представени по-долу:
• целта и процесът или групата задачи и процедурата (тясно свързана или не) представляват ли основна функция на Областна администрация Пловдив (определена със закон или друг нормативен акт);
• бизнес средата (вътрешна и външна) дали предпоставя склонност за поемане на рискове за нарушаване на регулаторната уредба или накърняване на репутацията;
• поддържат ли се връзки с външната среда, които увеличават вероятността да се наруши законова уредба или да се накърни репутацията на администрацията;
• оперира ли се с финансови средства или действие, които биха могли да доведат до значителна финансова загуба;
• целта и процесът или групата задачи и процедурата нови ли са или са променяни скоро (изпълнявани проекти);
• докладвано ли е за системни инциденти при тази цел и процес или група задачи и процедура;
• осигурени ли са необходимите човешки ресурси и технологични средства за изпълнение на целта и процеса или групата задачи и процедурата, по отношение на численост, квалификация, информационно-технологично осигуряване;
Процедурата за идентифициране на рисковете предлага няколко взаимно допълващи се подхода:
1. Професионалната интуиция е първият от тях и се основава на анализ (на ниво „основна цел и функция") на информацията, събрана от професионален опит, историческия запис на инцидентите и историята на управление на дейността, като се преценява какво би могло да се случи в бъдеще.
2. Вторият подход представлява един по - подробен систематичен анализ на рисковете, възможните източници и причини за рискове, свързани с естеството на осъществяваните дейности и по-специално с оглед на първоначалната оценка при внедряване на нови дейности, проекти или неясни рискови ситуации. Този подход може да се приложи и при усъвършенстване или промяна на дейността, с цел преразглеждане на съществуващите контролни механизми и рисковете, обусловили тяхното внедряване.
Ръководството на Областна администрация Пловдив следва да бъде информирано чрез периодични консолидирани отчети за състоянието на рисковете и контролите и за предприетите мерки. За целта се изготвя Доклад за оценка и анализ на риска от структурните звена.
Целта на Доклада за оценка и анализ на риска е да осигурява актуална информация на ръководството на администрацията за точната картина на състоянието на рисковете, на които дейностите са изложени.
Отчетът има за цел да даде увереност на ръководството, че: (1) оперативните рискове се управляват в съответствие с определените нива на риск толеранс за администрацията; (2)на база консолидирания риск регистър са определени приоритетите за изпълнение на плановете за действие, разработени от структурните звена; (3) общите рискове (рискове, засягащи повече от едно структурно звено) са идентифицирани и управлявани с приоритет; (4) мерките за намаляване на риска се внедряват в съответствие с одобрените планове за действие; (5) регистрираните случаи на риск събития са докладвани на съответните нива и са взети предвид при анализа и оценката на риска.
В обхвата на отчетите се включват идентифицирането на рисковите области; анализ и оценка на идентифицираните рискове; реакция на рисковете;оценка на въздействието на мерките, приложени за минимизиране на риска; документиране и мониторинг и докладване.
Процесът на управление на риска е непрекъснато развиващ се процес, предназначен да подобрява дейността на Областна администрация Пловдив като цяло и да спомага за постигане на целите чрез прилагането на систематичен, дисциплиниран подход за оценка и управление. Стратегията за управление на риска дава възможност за прилагане на последователни и съгласувани действия, водещи до идентифицирането, анализа и оценката на рисковите фактори и създава координационен механизъм за отчетност и докладване в процеса на оценка и анализ на риск.
Въвеждането на система за управление на риска във всяка една организация е процес, а не еднократен акт. Този процес, който се развива поетапно - от една страна следва да се изгради институционална рамка на система за управление на риска, отчитайки способностите на съответната администрация, а от друга - да се изградят необходимите знания и умения в съответните длъжностни лица и да се изгради съответната управленска култура за прилагане на процеса на управление на риска на практика.
Благодарност
Разработката е част от работата по проект НИ13 ФИСН 001/20.03.2013, финансиран от Фонд „Научни изследвания" при Пловдивски университет „Паисий Хилендарски"
Литература
1. Закон за финансовото управление и контрол в публичния сектор, обн. ДВ, бр. 21 от 10 март 2006 г.
2. Методически насоки по елементите на финансовото управление и контрол, Министерство на финансите, С., 2006 г.
3. Стратегия за развитие на вътрешния контрол в РБ, С., 2006
4. Стратегия за управление на риска - Областна администрация Пловдив, 2010
5. Стратегия за управление на риска - Агенция „Пътна инфраструктура" (2014 - 2016), С., 2013
